Problemlösungsprozess: Mit Hilfe des PLP Antworten finden
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Der Problemlösungsprozess (PLP) bietet einen strukturierten Rahmen, um von der Problemdefinition bis zur Umsetzung einer Lösung zu gelangen. Er unterteilt sich in fünf klare Phasen: Formulierung des Problems, Suche nach Lösungen, Bewertung der Alternativen, Entscheidung und schliesslich die Formulierung von Umsetzungsmassnahmen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass nicht nur Symptome behandelt, sondern die eigentlichen Ursachen identifiziert und behoben werden.
Die wichtigsten Punkte:
- Unterscheidung zwischen Wirkungen (wahrnehmbar) und Ursachen (erkennbar durch Analyse) ist der Schlüssel zur Problemdefinition.
- Kreativitätstechniken wie Brainstorming, Walt-Disney-Methode oder Biostrategie helfen, vielfältige Lösungsansätze zu generieren.
- Die Bewertung der Lösungen erfolgt entweder durch paarweisen Vergleich oder mittels festgelegter Kriterien wie Kosten und Realisierbarkeit.
- Eine klare To-do-Liste mit Verantwortlichkeiten und Fristen ist essenziell für die erfolgreiche Umsetzung.
- Der Prozess kann sowohl individuell als auch moderiert in Gruppen durchgeführt werden.
Anita Bischof
Anita Bischof unterstützt Menschen in Führungsfunktionen bei konkreten Fragestellungen zu Führung, Selbstmanagement und Kommunikation. Sie arbeitet als Coach, Trainerin und Autorin.
Wie funktioniert der systematische Problemlösungsprozess (PLP) in der Praxis?
1. Problem formulieren
Für die Lösungssuche ist es wichtig, dass Sie zwischen Wirkungen und Ursachen des Problems klar differenzieren. Dafür halten Sie zu Beginn des Problemlösungsprozess schriftlich fest:
- «Das Problem ist, dass …» Das ‚Problem‘ liefert das Thema, zu dem Sie Lösungen suchen.
- «Die Wirkungen des Problems sind …» Die ‚Wirkungen‘ können Sie mit Ihren fünf Sinnen wahrnehmen. Die Wirkungen zeigen, was schief läuft. Sie sehen etwa, dass jemand zu spät kommt. Sie hören laute Diskussionen. Sie spüren angespanntes Klima. Sie riechen Abgase, usw.
- «Die Ursachen des Problems sind …» Die ‚Ursachen‘ eines Problems erkennen Sie mittels Nachdenken und über Zusammenhänge erkennen. Die Ursachen zeigen, weshalb etwas schief läuft. Um ein Problem zu beseitigen, müssen funktionierende Lösungen die Ursachen ablösen.
Nehmen Sie sich für die Problemdefinition Zeit. Achten Sie darauf, dass das Problem mit seinen Wirkungen und Ursachen am Ende klar und eindeutig formuliert ist. Beenden Sie diesen Schritt erst, wenn Sie der vorliegenden Problemdefinition zustimmen und es keine Ergänzungen mehr gibt. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass Sie Lösungen zu einem Problem erarbeiten, das gar nicht die zentrale Rolle spielt.
2. Lösungen suchen im Problemlösungsprozess
Die Ausgangslage haben Sie in der Problemformulierung beschrieben. Jetzt stehen folgende Fragestellungen im Mittelpunkt:
- Welche Ideen gibt es zur Problemlösung?
- Wie soll die Situation aussehen, wenn das Problem gelöst ist?
- Woran merken Sie, dass Ihr Problem gelöst ist? Nutzen Sie als Checkliste auch hier wieder die fünf Sinne: Was sehen, hören, riechen, fühlen und schmecken Sie dann?
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Um Antworten auf diese Fragen zu erhalten, schauen Sie in die Zukunft. Dazu können Sie zum Beispiel folgende Kreativitätstechniken nutzen:
- Brainstorming, Brainwalking: Bei beiden Techniken sammeln Sie ungefiltert Ideen zu einem Thema.
- Analogiebildung: Man versucht, mithilfe der Lösung eines ähnlichen Problems eine analoge Lösung für das eigene Problem zu finden.
- Walt-Disney-Methode: Sie erstellen zu einer Problemlösungsidee eine Tabelle mit vier Spalten: Die erste Spalte ist eine neutrale Spalte, die zweite die des Träumers, die dritte Spalte ist die des Realisten und die vierte Spalte ist die des Kritikers. Nun schreiben Sie Ihre Idee zur Lösung des Problems in die erste Spalte ein. Anschliessend überlegen Sie, was der Träumer, der Realist und der Kritiker zu dieser Idee sagen, und feilen so lange an ihrem Lösungsvorschlag, bis alle drei – Träumer, Realist und Kritiker – zufrieden sind.
- Umkehrmethodik: Das Problem wird dabei in das Gegenteil umformuliert. Hierfür suchen Sie eine Lösung und transformieren diese wiederum ins Gegenteil. Das Ergebnis muss dann auf Umsetzbarkeit überprüft werden.
- Tabula rasa: Wie würde die Lösung aussehen, wenn Sie sozusagen auf der grünen Wiese beginnen würden? Die Teilnehmer suchen eine Lösung, ohne dass sie auf bestehende Systeme Rücksicht nehmen müssen. Beispielsweise überlegen sie sich, wie sie den Produktionsablauf gestalten würden, wenn sie eine neue Produktionshalle bauen würden.
- Biostrategie: Die Biostrategie orientiert sich bei der Lösungsfindung an der Natur. Die Frage lautet: Wie hat die Natur diese Aufgabe gelöst? Geht es z. B. um den Umgang mit knappen Ressourcen im Unternehmen, könnte man sich fragen, wie Pflanzen mit der zeitweise knappen Ressource ‚Wasser‘ umgehen.
Ziel dieses Schritts ist es, Lösungen zum Problem zu suchen und zu finden. Dabei handelt es sich um einen zentralen Bestandteil des Problemlösungsprozess. Wie viele Alternativen Sie suchen, legen Sie im Vorfeld fest oder passen dies an die Begebenheiten an. In der Regel wird der Punkt schnell ersichtlich, an dem genügend Alternativen vorliegen.
3. Gefundene Lösungen bewerten
Zur Bewertung der einzelnen Lösungen gibt es verschiedene Ansätze. Ein Ansatz ist, dass Sie jede Lösung mit jeder anderen Lösung vergleichen und festlegen, welche der beiden Lösungen in diesem Vergleich auf Platz 1 und welche auf Platz 2 landet. Diese Bewertung machen Sie solange, bis jede Lösung mit jeder anderen Lösung verglichen wurde. Anschliessend zählen Sie die Punkte (Platz 1 = 1 Punkt, Platz 2 = 2 Punkte) zusammen. Die Lösung mit den niedrigsten Punkten (= die Lösung, die am häufigsten auf Platz 1 gewählt wurde) hat gewonnen.
Im zweiten Ansatz bewerten Sie die einzelnen Lösungen anhand konkreter Kriterien. Konkrete Kriterien können z. B. finanzieller Aufwand, schnelle Realisierbarkeit oder erwartete Lebensdauer sein. Legen Sie bei dieser Variante die Bewertungskriterien am besten vor der Lösungssuche fest. Sie können dann einen Punkt für jedes Bewertungskriterium vergeben oder pro Lösung und Bewertungskriterium einen Punkt (z. B. bei drei Lösungen und vier Kriterien zwölf Punkte, pro Kriterium zu einer Lösung können dann höchstens drei Punkte vergeben werden.). So sehen Sie auch, ob eine Lösung noch eine Schwachstelle hat, etwa wenn eine Lösung bei zwei Kriterien absoluter Favorit ist, bei einem Kriterium im Mittelfeld liegt und beim vierten Kriterium schlecht abschneidet. Möglicherweise lässt sich diese Schwachstelle durch Anpassungen nahezu oder ganz beheben.
Checkliste
- Problem schriftlich mit klaren Wirkungen und Ursachen definieren und alle Beteiligten stimmen zu.
- Zukunftsbild der gelösten Situation visualisieren und mit den fünf Sinnen prüfen.
- Mind mindestens drei verschiedene Kreativitätstechniken zur Ideengenerierung anwenden.
- Lösungsvorschläge entweder paarweise vergleichen oder nach festen Kriterien bewerten.
- Bei unklarer Entscheidung zurück zum Schritt der Lösungssuche gehen.
- Ausgewählte Lösung mit einer To-do-Liste in konkrete Massnahmen übersetzen.
- Für jede Massnahme einen Verantwortlichen und ein fälliges Datum festlegen.
- Überprüfungsmechanismen für die Umsetzung der Massnahmen einplanen.
- Bei Gruppenarbeit einen unabhängigen Moderator oder Prozessverantwortlichen bestimmen.
4. Entscheidung für eine Lösung
Ist die Wahl eindeutig, haben Sie eine erste wichtige Etappe geschafft. Schliessen Sie die Wahl mit einer Blitzlichtrunde mit sich selber ab - nehmen Sie Stellung zur Ihrer Entscheidung. Ist die Wahl nicht eindeutig, sollten Sie nochmals ein Schritt zurückgehen. Möglicherweise ist es sogar notwendig, dass Sie zur Lösungssuche zurückgehen und die vorhandenen Vorschläge überarbeiten oder einen ganz neuen Vorschlag entwickeln. In einem solchen Fall müssen Sie auch alle anschliessenden Schritte bis zur Entscheidung erneut durchlaufen.
5. Massnahmen zur Umsetzung der Lösung formulieren
Bei diesem Schritt werden alle Massnahmen gesammelt, die die Umsetzung der Lösung erfordert. Als Hilfsmittel nutzen Sie eine To-do-Liste, aus der ersichtlich ist, was zu tun ist, wie die Massnahme zu tun ist, wer für sie verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein soll. Eine Massnahme, die bei allen Lösungen in der Liste steht, ist die Überprüfung der Umsetzung. Die To-do-Liste erfüllt dabei mehrere Zwecke: Sie gibt allen Beteiligten einen Überblick über alle notwendigen Massnahmen. Sie ist für jeden Einzelnen, der für eine Aufgabe verantwortlich ist, eine Art ‚Auftragspapier‘. Ausserdem dient sie als ‚Review Paper‘, mit der die Umsetzung der Lösung Massnahme für Massnahme überprüft werden kann.
Der Problemlösungsprozess kann auch gut mit mehreren Teilnehmern genutzt werden. Wichtig dabei ist, dass dann entweder ein unabhängiger Moderator die Gruppe durch den Prozess führt oder ein Teilnehmer die Moderation des Prozesses übernimmt.
FAQ: Problemlösungsprozess
Wie unterscheide ich bei einem Problem zwischen Wirkung und Ursache?
Wirkungen können Sie mit Ihren fünf Sinnen wahrnehmen, etwa laute Diskussionen hören oder ein angespanntes Klima spüren. Ursachen erkennen Sie hingegen durch Nachdenken und Analyse der Zusammenhänge; sie erklären, weshalb etwas schief läuft.
Welche Kreativitätstechniken eignen sich besonders für die Lösungssuche?
Geeignete Techniken sind Brainstorming, Brainwalking, Analogiebildung, die Walt-Disney-Methode (Träumer, Realist, Kritiker), Umkehrmethodik, Tabula rasa sowie die Biostrategie, die sich an natürlichen Lösungen orientiert.
Wie bewerte ich gefundene Lösungen am besten?
Sie können Lösungen entweder paarweise vergleichen und Punkte vergeben oder sie anhand konkreter Kriterien wie finanziellen Aufwand, Realisierbarkeit und Lebensdauer bewerten. Letzteres hilft auch, Schwachstellen einzelner Lösungen aufzudecken.
Was passiert, wenn die Entscheidung für eine Lösung nicht eindeutig ist?
Sollte die Wahl nicht eindeutig sein, müssen Sie einen Schritt zurückgehen. Oft ist es notwendig, zur Lösungssuche zurückzukehren, um Vorschläge zu überarbeiten oder neue zu entwickeln, bevor die nachfolgenden Schritte erneut durchlaufen werden.
Wie stelle ich sicher, dass die Lösung auch tatsächlich umgesetzt wird?
Nutzen Sie eine To-do-Liste, die für jede Massnahme das Was, Wie, Wer und Bis wann festlegt. Diese Liste dient als Auftragspapier und als Review Paper zur schrittweisen Überprüfung der Umsetzung.
