Protokoll schreiben: 3 Tipps, wie Sie schnell und korrekt ein Protokoll schreiben
Inhalt
- Wie erstelle ich ein effektives Ergebnisprotokoll und vermeide die drei häufigsten Fehler?
- Protokoll schreiben: Auch in digitalen Zeiten sinnvoll
- Vermeiden Sie beim Protokoll schreiben 3 typische Fehler
- Schnell und effektiv ein Meeting protokollieren: 3 Tipps für Ihr Ergebnisprotokoll
- FAQ: Protokoll schreiben
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein gutes Meeting-Protokoll dient nicht der wortwörtlichen Wiedergabe, sondern fixiert Ergebnisse und Handlungsabsprachen für den Arbeitsverlauf. Der Schlüssel zum Erfolg liegt im Fokus auf das Ergebnisprotokoll, bei dem Wesentliches von Unwesentlichem getrennt wird. Durch die Vermeidung von drei typischen Fehlern – zu viel Notieren, ausformulierte Sätze und unklare Absprachen – sowie die Nutzung einer strukturierten Vorlage lässt sich die Dokumentation schnell und präzise gestalten.
Die wichtigsten Punkte:
- Nutzen Sie ausschliesslich das Ergebnisprotokoll, um Vereinbarungen und Arbeitsschritte festzuhalten.
- Vermeiden Sie Gesprächs- und Verlaufsprotokolle, da diese zu detailliert und unübersichtlich sind.
- Fokussieren Sie sich auf Ergebnisse, Aufgaben, Deadlines und Verantwortliche, nicht auf Diskussionen.
- Erstellen Sie eine wiederverwendbare Vorlage für eine einheitliche und schnelle Erfassung.
- Klären Sie Unklarheiten und Ergebnisse direkt während oder unmittelbar nach dem Meeting ab.
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie erstelle ich ein effektives Ergebnisprotokoll und vermeide die drei häufigsten Fehler?
Protokoll schreiben: Auch in digitalen Zeiten sinnvoll
Ein wenig wie aus einer anderen Zeit mutet es schon an: Ein Meeting zu protokollieren. Doch auch heutzutage bietet ein Protokoll für die Zusammenarbeit des Teams viele Vorteile:
- Informieren. Mitarbeiter, die am Meeting nicht teilnehmen konnten, erfahren so wichtige Fakten und Ergebnisse.
- Unklarheiten festhalten. Sind einzelne Punkte zu klären, wird dies vermerkt.
- Ergebnisse fixieren. Wichtige Aufgaben werden festgehalten. Dadurch lassen sich (mögliche spätere) Unklarheiten bei den Arbeitsschritten vermeiden.
Protokolle dienen somit einem konkreten Zweck: Den Arbeitsverlauf zu unterstützen.
Allerdings erfüllt nicht jedes Protokoll die Kriterien für eine optimale Unterstützung der Arbeitsprozesse. Weder Gesprächsprotokolle noch Verlaufsprotokolle sind hierfür geeignet, weil, wie der Name schon verrät, diese die Meetings Wort für Wort protokollieren. Deshalb fokussieren Sie ein Format: Das Ergebnisprotokoll. Denn mit dem Ergebnisprotokoll halten Sie Vereinbarungen und Handlungsabsprachen fest – für die weiteren Arbeiten unerlässlich.
Vermeiden Sie beim Protokoll schreiben 3 typische Fehler
Ihr Fokus ist ausgerichtet: Ergebnisse sollen festgehalten werden. Eine einfache Aufgabe, so scheint es. Nur der Schein trügt. Anders als beim Gesprächsprotokoll oder Verlaufsprotokoll heisst es: Wesentliches vom Unwesentlichen zu trennen. Oft ist gerade dies eine Herausforderung. Als Folge schleichen sich dann oftmals 3 typische Fehler ein.
| Typischer Fehler beim Protokoll schreiben… | …und so vermeiden Sie ihn |
|---|
| Fehler Nr. 1: Sie notieren zu viel |
|
| Fehler Nr. 2: Sie formulieren Sätze aus und verlieren deshalb die Übersicht |
|
| Fehler Nr. 3: Sie klären Vereinbarungen und Ergebnisse nicht ab |
|
*Bei Bedarf können Sie hierfür nützliche Hilfsmittel wie ein Tool zum Text umschreiben verwenden, um sicherzustellen, dass der Inhalt klar, präzise und gut verständlich wiedergegeben wird.
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Schnell und effektiv ein Meeting protokollieren: 3 Tipps für Ihr Ergebnisprotokoll
Der obige Infokasten bietet bereits erste Ideen, welche Aspekte Sie beachten dürfen. Damit es noch müheloser gelingt, wenden Sie die folgenden 3 Tipps an.
Tipp 1: Vorlage erstellen
Fertigen Sie ein Protokoll-Formular an, das Sie und/oder Ihre Teamkollegen zukünftig nutzen, wenn Sie ein Protokoll schreiben.
Obwohl es erst einmal ein wenig Zeit kostet, überwiegen die Vorteile:
- Abfragen gleicher Kriterien wie Ergebnis, Arbeitsschritte, Deadline, Verantwortlich.
- Übersichtliche Struktur durch die nichts vergessen wird.
- Schneller Wiedererkennungseffekt bei allen Beteiligten.
- Gute Übersichtlichkeit, die beim Eintragen hilft.
- Müheloses Ausfüllen der einzelnen Punkte. Abhängig vom eigenen Schriftbild kann das Protokoll anschliessend sofort für alle kopiert werden.
| Ergebnisprotokoll |
|---|
| Anlass des Meetings: | Datum: |
| Agendapunkt: |
| Ergebnis | Vereinbarte Schritte | Deadline | Verantwortlich |
|---|
| Agendapunkt: |
| Ergebnis | Vereinbarte Schritte | Deadline | Verantwortlich |
|---|
| Agendapunkt: |
| Ergebnis | Vereinbarte Schritte | Deadline | Verantwortlich |
|---|
Checkliste
- Erstellen Sie eine standardisierte Vorlage mit Feldern für Ergebnis, Schritte, Deadline und Verantwortlichen.
- Notieren Sie zu Beginn des Meetings Datum, Anlass und die Agendapunkte.
- Fokussieren Sie sich während der Diskussion auf das Thema und die Zwischenergebnisse.
- Verwenden Sie Stichworte statt ausformulierter Sätze, um die Übersicht zu behalten.
- Erfassen Sie nur Zwischenergebnisse oder definitive Ergebnisse, nicht den gesamten Gesprächsverlauf.
- Stellen Sie bei unklaren Punkten direkt Nachfragen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Fassen Sie jedes Ergebnis zusammen und holen Sie die Zustimmung der Beteiligten ein.
- Formulieren Sie die Stichworte nach dem Meeting in klare, verständliche Sätze um.
- Sichern Sie sich, dass alle Deadlines und Verantwortlichkeiten eindeutig zugeteilt sind.
- Verteilen Sie das fertige Protokoll zeitnah an alle Meeting-Teilnehmer und Betroffene.
Tipp 2: Basisdaten als Erstes erfassen
Zu Beginn des Meetings notieren Sie die bekannten Eckdaten wie Datum und Anlass des Meetings. Liegt Ihnen eine Agenda für das Meeting vor, übernehmen Sie die einzelnen Punkte in Ihre Vorlage. Dies hat zwei Vorteile: Sie können
- der Moderation problemloser verfolgen.
- die Art der Ergebnisse leichter benennen.
Oft liegt jedoch keine Agenda vor. Ist dies der Fall, ist es auch Ihre Aufgabe
- dem jeweiligen Besprechungspunkt eine aussagekräftige Überschrift zu geben.
- zu klären, falls die Moderation keine klaren Strukturen setzt, ob ein neuer Besprechungspunkt begonnen wurde. Scheuen Sie sich nicht nachzufragen. Denn ein Springen zwischen verschiedenen Themen sorgt für Verwirrung – und zwar nicht nur bei Ihnen als Protokollant, sondern auch bei Ihren Teamkollegen.
Tipp 3: Ergebnisse notieren
Sie wissen es aus Erfahrung: Zu den einzelnen Besprechungspunkten gibt es nicht immer nur eindeutige Ergebnisse, sondern viel mehr oft genug Zwischenergebnisse oder gar keine. All dies sind jedoch Ergebnisse im weitesten Sinne und sollten deshalb vermerkt werden – beispielweise
Ohne Ergebnis:
- Dieser Punkt wurde nicht besprochen. Vertagt auf Meeting am…
- Informationen fehlen. Zuständiger Mitarbeiter krank.
- Besprechungspunkt war nur zur Kenntnisnahme.
Zwischenergebnis:
- Folgende Frage muss geklärt werden… Deadline… Verantwortlich…
- Fehlende Informationen müssen recherchiert werden… Deadline… Verantwortlich…
- Änderung des bisherigen Zeitplans notwendig. Rücksprache mit Projektleitung. Deadline… Verantwortlich…
Ergebnis:
- In den jeweiligen Spalten die notwendigen Informationen vermerken.
FAQ: Protokoll schreiben
Warum ist das Ergebnisprotokoll besser als das Gesprächsprotokoll?
Das Gesprächsprotokoll hält den Wortlaut fest, was oft unübersichtlich ist und den Arbeitsfluss nicht direkt unterstützt. Das Ergebnisprotokoll fokussiert sich hingegen auf die getroffenen Vereinbarungen, Aufgaben und Deadlines, was für die weitere Arbeit unerlässlich ist.
Was sind die drei häufigsten Fehler beim Protokoll schreiben?
Die drei typischen Fehler sind: 1. Zu viele Details notieren statt zu fokussieren, 2. Sätze ausformulieren statt Stichworte zu nutzen, was die Übersicht verliert, und 3. Vereinbarungen nicht direkt mit den Beteiligten abklären, was zu Unklarheiten führt.
Wie gehe ich mit Zwischenergebnissen oder fehlenden Informationen um?
Notieren Sie diese explizit als Zwischenergebnis oder offene Frage. Dokumentieren Sie, welche Information fehlt, wer dafür zuständig ist und bis wann (Deadline) sie geliefert werden muss.
Ist es sinnvoll, eine Vorlage für Protokolle zu erstellen?
Ja, eine Vorlage sorgt für eine einheitliche Struktur, verhindert das Vergessen wichtiger Kriterien wie Deadlines und Verantwortliche und beschleunigt den Schreibprozess erheblich.
Was tun, wenn während des Meetings keine Agenda vorliegt?
Es liegt in Ihrer Aufgabe als Protokollant, dem Besprechungspunkt eine aussagekräftige Überschrift zu geben und bei unklaren Strukturen nachzufragen, ob ein neues Thema beginnt, um Verwirrung zu vermeiden.
