11.07.2017

Protokoll schreiben: 3 Tipps, wie Sie schnell und korrekt ein Protokoll schreiben

Eine schnöde Aufgabe: Meetings zu protokollieren. Aber eine wichtige. Denn ein Protokoll fixiert die Ergebnisse. 3 Tipps unterstützen Sie bei der Protokollführung.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Protokoll schreiben: Auch in digitalen Zeiten sinnvoll

Ein wenig wie aus einer anderen Zeit mutet es schon an: Ein Meeting zu protokollieren. Doch auch heutzutage bietet ein Protokoll für die Zusammenarbeit des Teams viele Vorteile:

  • Informieren. Mitarbeiter, die am Meeting nicht teilnehmen konnten, erfahren so wichtige Fakten und Ergebnisse.
  • Unklarheiten festhalten. Sind einzelne Punkte zu klären, wird dies vermerkt.
  • Ergebnisse fixieren. Wichtige Aufgaben werden festgehalten. Dadurch lassen sich (mögliche spätere) Unklarheiten bei den Arbeitsschritten vermeiden.

Protokolle dienen somit einem konkreten Zweck: Den Arbeitsverlauf zu unterstützen.

Allerdings erfüllt nicht jedes Protokoll die Kriterien für eine optimale Unterstützung der Arbeitsprozesse. Weder Gesprächsprotokolle noch Verlaufsprotokolle sind hierfür geeignet, weil, wie der Name schon verrät, diese die Meetings Wort für Wort protokollieren. Deshalb fokussieren Sie ein Format: Das Ergebnisprotokoll. Denn mit dem Ergebnisprotokoll halten Sie Vereinbarungen und Handlungsabsprachen fest – für die weiteren Arbeiten unerlässlich.

Vermeiden Sie beim Protokoll schreiben 3 typische Fehler

Ihr Fokus ist ausgerichtet: Ergebnisse sollen festgehalten werden. Eine einfache Aufgabe, so scheint es. Nur der Schein trügt. Anders als beim Gesprächsprotokoll oder Verlaufsprotokoll heisst es: Wesentliches vom Unwesentlichen zu trennen. Oft ist gerade dies eine Herausforderung. Als Folge schleichen sich dann oftmals 3 typische Fehler ein.

 

Typischer Fehler beim Protokoll schreiben……und so vermeiden Sie ihn
Fehler Nr. 1: Sie notieren zu viel
  • Thema fokussieren
  • Diskussion verfolgen bzw. an ihr teilnehmen
  • Fragen festhalten, die noch geklärt werden müssen
  • Nur Zwischenergebnisse oder Ergebnisse erfassen
Fehler Nr. 2: Sie formulieren Sätze aus und verlieren deshalb die Übersicht
  • Stichworte notieren
  • MindMap erstellen
  • Prioritäten setzen
  • Nach Meeting Protokoll ausformulieren
Fehler Nr. 3: Sie klären Vereinbarungen und Ergebnisse nicht ab
  • Nachfragen
  • Unklarheiten klären
  • Ergebnis zusammenfassen
  • Zustimmung einholen «Habe ich das Ergebnis korrekt erfasst?»

Schnell und effektiv ein Meeting protokollieren: 3 Tipps für Ihr Ergebnisprotokoll

Der obige Infokasten bietet bereits erste Ideen, welche Aspekte Sie beachten dürfen. Damit es noch müheloser gelingt, wenden Sie die folgenden 3 Tipps an.

Tipp 1: Vorlage erstellen

Fertigen Sie ein Protokoll-Formular an, das Sie und/oder Ihre Teamkollegen zukünftig nutzen, wenn Sie ein Protokoll schreiben.

Obwohl es erst einmal ein wenig Zeit kostet, überwiegen die Vorteile:

  • Abfragen gleicher Kriterien wie Ergebnis, Arbeitsschritte, Deadline, Verantwortlich.
  • Übersichtliche Struktur durch die nichts vergessen wird.
  • Schneller Wiedererkennungseffekt bei allen Beteiligten.
  • Gute Übersichtlichkeit, die beim Eintragen hilft.
  • Müheloses Ausfüllen der einzelnen Punkte. Abhängig vom eigenen Schriftbild kann das Protokoll anschliessend sofort für alle kopiert werden.
Ergebnisprotokoll
Anlass des Meetings:Datum:
Agendapunkt:
ErgebnisVereinbarte SchritteDeadlineVerantwortlich
Agendapunkt:
ErgebnisVereinbarte SchritteDeadlineVerantwortlich
Agendapunkt:
ErgebnisVereinbarte SchritteDeadlineVerantwortlich

Tipp 2: Basisdaten als Erstes erfassen

Zu Beginn des Meetings notieren Sie die bekannten Eckdaten wie Datum und Anlass des Meetings. Liegt Ihnen eine Agenda für das Meeting vor, übernehmen Sie die einzelnen Punkte in Ihre Vorlage. Dies hat zwei Vorteile: Sie können

  1. der Moderation problemloser verfolgen.
  2. die Art der Ergebnisse leichter benennen.

Oft liegt jedoch keine Agenda vor. Ist dies der Fall, ist es auch Ihre Aufgabe

  • dem jeweiligen Besprechungspunkt eine aussagekräftige Überschrift zu geben.
  • zu klären, falls die Moderation keine klaren Strukturen setzt, ob ein neuer Besprechungspunkt begonnen wurde. Scheuen Sie sich nicht nachzufragen. Denn ein Springen zwischen verschiedenen Themen sorgt für Verwirrung – und zwar nicht nur bei Ihnen als Protokollant, sondern auch bei Ihren Teamkollegen.

Tipp 3: Ergebnisse notieren

Sie wissen es aus Erfahrung: Zu den einzelnen Besprechungspunkten gibt es nicht immer nur eindeutige Ergebnisse, sondern viel mehr oft genug Zwischenergebnisse oder gar keine. All dies sind jedoch Ergebnisse im weitesten Sinne und sollten deshalb vermerkt werden – beispielweise

  • Ohne Ergebnis:
    • Dieser Punkt wurde nicht besprochen. Vertagt auf Meeting am…
    • Informationen fehlen. Zuständiger Mitarbeiter krank.
    • Besprechungspunkt war nur zur Kenntnisnahme.
  • Zwischenergebnis:
    • Folgende Frage muss geklärt werden… Deadline… Verantwortlich…
    • Fehlende Informationen müssen recherchiert werden… Deadline… Verantwortlich…
    • Änderung des bisherigen Zeitplans notwendig. Rücksprache mit Projektleitung. Deadline… Verantwortlich…
  • Ergebnis:
    • In den jeweiligen Spalten die notwendigen Informationen vermerken.

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