Ordnung: Produktivität erhöhen mit der 5S-Methode
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die 5S-Methode bietet einen systematischen Ansatz, um Chaos am Arbeitsplatz zu beseitigen und dauerhafte Ordnung zu etablieren. Ursprünglich aus der japanischen Automobilindustrie stammend, hilft sie Schweizer KMU, Suchzeiten zu eliminieren, Prozesse zu optimieren und das Arbeitsklima durch eine saubere, strukturierte Umgebung zu verbessern.
Die wichtigsten Punkte:
- Die fünf Schritte lauten: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin.
- Systematische Ordnung steigert die Produktivität und reduziert Stress durch wegfallende Suchaktionen.
- Ein klar definierter Standard ermöglicht es Teammitgliedern, sich bei Vertretungen mühelos zurechtzufinden.
- Die Methode senkt Unfallrisiken durch eine übersichtliche und sichere Arbeitsumgebung.
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie erhöht die 5S-Methode die Produktivität und Ordnung am Arbeitsplatz in Schweizer KMU?
Ordnung ist das halbe Leben
Ein bekannter Spruch. Und obwohl er so bekannt ist, büsst er nichts an seinem Fünkchen Wahrheit ein. Wie oft wird etwas gesucht. Wie oft wurde vergessen, wo etwas verstaut wurde. Wie oft werden wichtige Details einer Aufgabe übersehen, weil die entsprechenden Unterlagen entweder in der Ablage oder auf dem Computer „verschollen“ sind.
So manches Chaos auf dem Schreibtisch, so manche Unordnung im Büro hat schon viele Nerven gekostet. Ihre Effizienz leidet. Ihre Effektivität nimmt ab. Ihre Produktivität schrumpft. Ganz zu schweigen von der Zeit, die Sie beim Suchen aufwenden. Manches Mal ist diese Zeit im Grunde unnötig verschwendet. Und dies wissen Sie.
Aufräumen und Ordnung schaffen – mit neuer Perspektive
Sie wissen und kennen aber auch die Lösung: Richtig aufräumen. Etwas, das Sie immer wieder tun. Manches Mal mit anhaltendem Erfolg. Manches Mal kehrt aber das „Chaos“ viel zu schnell zurück.
Ändern Sie deshalb ab heute Ihre Vorgehensweise und Ihre Perspektive. Denn es gilt, Ordnung zu schaffen mit System. Dann wird es auch zukünftig gelingen, so fast nebenbei Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und in Ihrem Büro zu schaffen. Die 5S-Methode unterstützt Sie bei Ihrem systematischen Aufräumen.
Die 5S-Methode im Überblick
Ursprung
Die 5S-Methode wurde nach dem Zweiten Weltkrieg von Taiichi Ono in Japan, als ein innovatives Produktionssystem für den Automobilhersteller Toyota, entwickelt. Ziel war es, die Lieferengpässe, die in dieser Zeit herrschten, aufzufangen. Dank der 5S-Methode wurde der gesamte Produktionsprozess so optimiert, dass Verluste von Material und Werkzeug drastisch minimiert werden konnten.
Definition
Die 5S-Methode besteht aus fünf Schritten:
- Sortieren – auch aussortieren
- Systematisieren
- Säubern
- Standardisieren
- Selbstdisziplin
Vorteile
Systematisches Aufräumen mag zwar erst einmal ein wenig mehr Zeit benötigen. Denn es heisst eben, Ordnung mit Struktur zu schaffen und zu etablieren. Längerfristig entstehen aber für Sie, Ihre Kollegen und das Team viele Vorteile:
- Steigerung der Produktivität, weil Materialien und Dokumente griffbereit abgelegt wurden
- Qualitätssteigerung, weil Irrtümer ausgeschlossen werden
- Effizientere Arbeitsprozesse, weil es beispielsweise kürzere Wartezeiten gibt
- Reduktion von Arbeitsunfällen, weil die Arbeitsumgebung sicherer und übersichtlicherer gestaltet wurde
- Optimierung der Übergaben, weil sich jeder am Arbeitsplatz zurechtfindet
- Stressreduktion, weil es keine Suchaktionen mehr gibt
- Erhöhen der Transparenz, weil die festgelegten Standards für alle für eine Übersichtlichkeit sorgen
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Richtig aufräumen und Ordnung schaffen mit der 5S-Methode
Reservieren Sie sich für die Umsetzung ausreichend Zeit. Vielleicht reicht ein Tag. Vielleicht benötigen Sie aber auch mehr Zeit. Überfordern Sie sich in jedem Falle nicht. Denn Sie wollen Ihre Motivation für dieses Ziel „Aufräumen“ hoch halten. Deshalb beachten Sie folgende Tipps:
- Einen Bereich wählen. Fokussieren Sie einen bestimmten Bereich in Ihrem Büro oder auf Ihrem Schreibtisch. Dies mag eine Schublade sein. Dies kann auch Ihr Ordner-System auf Ihrem Computer sein. Sie dürfen in kleinen Schritten vorgehen.
- Kurze Zeitintervalle festsetzen. Richtig und effektiv aufräumen kostet Zeit, aber auch Energie. Beachten Sie deshalb Ihren Biorhythmus. Wann liegen Ihre „produktionsarmen“ Zeiten? Wann sind Sie eher etwas schlapp und müde? Wann ist Ihre Konzentrationskurve abgesunken? All diese Zeiten sind hervorragend, um Ihr Büro aufzuräumen und/oder Büroschränke auszumisten.
Schritt 1: Das Sortieren
Jetzt dürfen Sie loslegen. Sie dürfen ausmisten und auch „entrümpeln“. Ob auf dem Schreibtisch, im Schrank, dem Regal oder auf Ihrem Computer. Damit dies mühelos gelingt, bewerten Sie Dinge und/oder Dokumente nach den folgenden Kriterien:
- Wichtig. Der Gegenstand oder das Dokument, beispielsweise eine Vorlage, benötigen Sie ständig – also mindestens einmal am Tag.
- Sekundär. Alle Dinge oder Dokumente, die Sie nur hin und wieder während Ihrer Arbeit gebrauchen. Vielleicht der Locher. Vielleicht das Formular für die Reisekostenabrechnung.
- Unwichtig. Jetzt kommt wahrscheinlich die grösste Herausforderung: Loslassen, wegwerfen und entsorgen. Gerade dieser Schritt kann schwerfallen, weil Sie unsicher sind, welche – beispielsweise - Dokumente aufgehoben werden müssen, aber auch weil schnell Gedanken aufpoppen wie „Zum Wegwerfen viel zu schade.“ Blockieren Sie sich in solchen Momenten nicht länger. Stellen Sie sich drei entscheidende Fragen:
- Passt dieser Gegenstand jetzt aktuell zu Ihnen und Ihrem Job und Ihrem Leben(sziel)?
- Benötigt jemand anders diesen Gegenstand und/oder das Dokument? An wen reichen und/oder leiten Sie es also weiter?
- Wie schnell könnten Sie die Fakten und/oder den Gegenstand wieder beschaffen – und zwar auf dem aktuellsten Stand des Wissens und der Funktionen?
Checkliste
- Wählen Sie einen spezifischen Bereich aus (z. B. Schreibtisch oder eine Schublade), um klein zu beginnen.
- Sortieren Sie alle Gegenstände in Wichtig, Sekundär und Unwichtig und entsorgen Sie Unnötiges.
- Weisen Sie jedem verbleibenden Gegenstand einen festen Platz zu und beschriften Sie Ablagen klar.
- Markieren Sie Ordner farbig, um Kategorien wie Stammkunden oder Neukunden schnell zu identifizieren.
- Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz täglich vor Feierabend auf und schließen Sie digitale Dateien.
- Kommunizieren Sie die neuen Standards an das Team und vereinbaren Sie gemeinsame Ordnungsregeln.
- Integrieren Sie das Aufräumen fest in den Tagesablauf und prüfen Sie regelmässig die Einhaltung.
- Nutzen Sie Checklisten, um die Motivation aufrechtzuerhalten und Versäumnisse zu vermeiden.
Schritt 2: Das Systematisieren
Stoppen Sie die Endlos-Schleife des Aufräumens. Optimieren Sie Ihre Aufbewahrungs- und Ordnungssysteme. Beschriften Sie Aufbewahrungsboxen, als auch Ihre Schubladen, Fächer und Schränke. Vermerken Sie auf einem Blatt, das Sie beispielsweise in die Innenseite des Schrankes kleben, welche Gegenstände in welchem Fach aufbewahrt wird. Markieren Sie Ordner farbig, um diese so schneller bestimmten Bereichen wie „Stammkunden“ oder „Neukunden“ zuordnen zu können. Weisen Sie den Gegenständen und/oder den Dokumenten einen festen Platz zu.
Hinweis: Weitere Tipps und Tricks, wie Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und/oder Büro etablieren können, gibt Ihnen das Dossier „Office- Management“.
Schritt 3: Säubern
Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz regelmässig auf – und zwar täglich. Vielleicht räumen Sie
- morgens vor Arbeitsbeginn alle Unterlagen und/oder Gegenstände, die Sie für diesen Arbeitstag bzw. für die erste Aufgabe benötigen, auf die Seite Ihres Schreibtisches.
- nach jeder erledigten Aufgabe, erst einmal alle Unterlagen, die Sie dafür benötigt hatten, wieder weg. Hängen Sie Akten wieder in den Schrank. Schliessen Sie entsprechende Dokumente auf Ihrem Computer.
- vor Feierabend auf Ihrem Schreibtisch alles weg, was dort nichts zu suchen hat.
Schritt 4: Standardisieren
Sie haben viel geschafft. Gratulation! Gehen Sie jetzt gezielt einen Schritt weiter. Standardisieren Sie Ihr Ordnung schaffen, indem Sie
- das festgelegte System unbedingt beibehalten,
- den Standard an Ihre Kollegen kommunizieren,
- mit den Teamkollegen zusammenfestlegen, was zum Ordnungs-Standard bei Teamaufgaben oder Arbeitsprozessen werden soll.
Denn durch eine Standardisierung findet sich Ihr Kollege, bei einer Urlaubs- oder Krankheitsvertretung mühelos an Ihrem Arbeitsplatz zurecht.
Schritt 5: Selbstdisziplin
Integrieren Sie die ersten vier Schritte in Ihren Tagesablauf. Planen Sie für das regelmässige Aufräumen Zeit in Ihrem Zeitmanagement ein. Falls Sie gerne mit Checklisten arbeiten, erstellen Sie sich eine, die die einzelnen Posten des Aufräumens aufzeigen.
Sollten Sie bemerken, dass Sie das Aufräumen vernachlässigen, gar aufschieben, überprüfen Sie Ihre Gedanken. Oft boykottieren Sie Ihr Ordnung-Schaffen, indem Sie anderes für wichtiger erklären. Verankern Sie dann unbedingt: „Alles am richtigen Platz spart mir viel Zeit und Energie.“
FAQ: Ordnung
Was sind die fünf Schritte der 5S-Methode?
Die fünf Schritte sind Sortieren (Aussortieren), Systematisieren (Feste Plätze zuweisen), Säubern (Regelmässige Reinigung), Standardisieren (Standards definieren) und Selbstdisziplin (Umsetzung im Alltag).
Welche Vorteile bringt die 5S-Methode für ein KMU-Team?
Sie führt zu höherer Produktivität, weniger Suchzeiten, besseren Übergaben bei Vertretungen, reduzierten Unfallrisiken und einem geringeren Stresslevel durch eine übersichtliche Arbeitsumgebung.
Wie lange dauert die Umsetzung der 5S-Methode?
Die initiale Umstrukturierung kann je nach Grösse des Bereichs einen Tag oder länger dauern. Die eigentliche Methode ist jedoch ein laufender Prozess, der durch tägliche Routinen und Selbstdisziplin aufrechterhalten wird.
Gilt die 5S-Methode auch für digitale Arbeitsplätze?
Ja, die Prinzipien lassen sich direkt auf Computerordner, Dateistrukturen und digitale Ablagesysteme übertragen, um auch dort Chaos zu vermeiden und den Zugriff zu beschleunigen.
