09.04.2020

Aufgabenbewältigung: 3 Tipps stoppen Missverständnisse über die Prioritäten

Prioritäten setzen ist für die Aufgabenbewältigung unerlässlich. Oft decken sich Ihre nicht mit denen Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen. Beugen Sie gezielt vor.

Von: Brigitte Miller  DruckenTeilen 

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

Aufgabenbewältigung

Ohne Prioritäten funktioniert die Aufgabenbewältigung nicht

Täglich erledigen Ihre Mitarbeitende viele, viele Aufgaben. Damit dies erfolgreich und fristgerecht gelingt, werden von Ihnen als Führungskraft Prioritäten gesetzt. Aber auch bei der Teamarbeit sind Prioritäten unerlässlich. Oder bei der Zusammenarbeit zwischen einzelnen Kollegen, Teams und/oder Abteilungen geht es nicht ohne Prioritäten. Nur so kann jeder wissen, welche Aufgabe

  • Vorrang hat.
  • welche Bedeutsamkeit innerhalb der Unternehmensziele erhält.
  • bis wann von wem zu erledigen ist.

Die Bedeutung der Priorisierung der Aufgaben ist somit bei allen verankert.

Die Schieflage der Prioritäten

Eigentlich sollte deshalb immer alles reibungslos erledigt werden. Allerdings machen Sie als Führungskraft, aber auch Sie als Teammitglied und Kollege immer wieder gegenteilige Erfahrungen. Ihr Mitarbeiter oder Ihr Kollege kümmert sich um alles andere, als um die Aufgabe, die für Sie Top-Priorität hat. Wie oft haben Sie Aussagen gehört wie beispielsweise:

  • „Ich bin noch nicht dazu gekommen.“
  • „Die Aufgabe XYZ war noch nicht fertig. Die musste ich zuerst erledigen, bevor ich für was Neues Zeit finde.“
  • „Das steht als nächstes auf meiner To-do-Liste.“
  • „Ich kann nicht alles auf einmal erledigen.“
  • „Ich dachte, die Aufgabe, die Sie mir vor drei Tagen gegeben hatten, wäre vorrangig zu erledigen.“
  • „Mir war nicht klar, dass du es sofort benötigst.“
  • „Ich dachte, das könnte warten. Du hast nicht gesagt, wie dringend es sei.“
  • „Zuerst bearbeite ich die Sachen vom Chef. Dann kommst du dran.“

Aussagen, die eins aufzeigen: Für Ihren Mitarbeiter oder Ihren Kollegen war eine andere Aufgabe wichtiger und dringender. Bleibt also etwas vorerst liegen, liegt es nicht am Unwillen, Desinteresse oder mangelndem Engagement des Mitarbeiters oder des Kollegen. Vielmehr hat derjenige für sich selbst eine komplett andere Priorisierung vorgenommen als Sie selbst.

Und genau in diesem Fakt verbirgt sich auch die Lösung für die „ewigen“ Missverständnisse über die Aufgabenbewältigung. Das Ziel lautet: Die gleichen Prioritäten zu setzen. Dafür können Sie als Vorgesetzter, aber auch als Kollege viel tun. Beugen Sie so gezielt Schieflagen der Prioritäten vor.

Klarheiten bei den Prioritäten erzielen: 3 Tipps

Missverständnisse bei den Prioritäten lassen sich also vermeiden. Und falls zukünftig doch mal wieder ein Missverständnis auftreten sollte, sehen Sie es sich selbst und Ihrem Mitarbeiter oder Kollegen nach. Betrachten Sie es als Lernchance – und zwar für alle Beteiligten – die folgenden Tipps mit neu gesammelten Erfahrungen anzuwenden.

Tipp 1: Klare Prioritäten festlegen und kommunizieren

Es ist Ihre Aufgabe, die Priorität festzulegen. Nehmen Sie diese Aufgabe unbedingt wahr und ernst. Gehen Sie nicht davon aus, dass nur, weil Sie als Vorgesetzter die Aufgabe an Ihren Mitarbeiter delegieren, dieser auch weiss, wie wichtig und dringend sie ist. Überlegen Sie sich also im Vorfeld,

  • welchen Zweck diese Aufgabe erfüllt.
  • weshalb diese vorrangig zu erledigen ist.
  • bis wann die Bearbeitung abgeschlossen sein soll.

Kommunizieren Sie diese Priorität beim Delegieren. „Diese Aufgabe muss vorrangig vor allen anderen Ihrer Arbeiten erledigt werden. Ich erwarte die Auswertung bis heute Nachmittag um 15.00 Uhr. Der Kunde ruft mich um 16.00 Uhr wieder an.“

 

Den Tipp bei Kollegen anwenden

Einwände und Widerstand akzeptieren

Ihr Kollege wird Ihre Priorität „Bitte sofort erledigen“ kaum so einfach anerkennen. Vollkommen verständlich. Schliesslich hat er selbst viele Aufgaben zu bewältigen, die für ihn definitiv „Priorität A“ sind.

 

Deshalb wird er jeden erdenklichen Einwand vorbringen. Sie vielleicht auf später vertrösten. Vielleicht sogar ganz abwimmeln wollen. Akzeptieren Sie diesen Widerstand. Solch ein Widerstand hat nichts mit Ihnen persönlich zu tun. 

Einwände hinterfragen

Fragen Sie nach. Klären Sie, welche Aufgaben mit welcher Priorität von Ihrem Kollegen zu erledigen sind.

Eigene Priorität begründen

Erläutern Sie, weshalb Sie jetzt die Unterstützung Ihres Kollegen benötigen „Der Kunde ist ein wichtiger Stammkunde. Er hat jetzt schon zum dritten Mal angerufen. Völlig genervt ist er. Um ihn zufriedenzustellen, benötige ich deine Unterstützung.“

Verhandeln

Ihr Kollege wird sicherlich Verständnis für Ihre Lage zeigen. Nutzen Sie die entstandene Empathie. Treten Sie mit ihm in Verhandlung. Legen Sie dar, bis wann Sie seine Antwort oder die erledigte Aufgabe benötigen. Klären Sie ab, ob es für ihn möglich ist oder welche Art der Unterstützung er Ihnen bieten kann.

Tipp 2: Änderungen der Prioritäten mitteilen  

Jedes Unternehmen unterliegt vielen Faktoren. So auch seine Ziele. Sehr schnell können sich diese Faktoren ändern. Ob Unwetter, Coronakrise oder Absatzflaute. Ob Wechsel im Management oder Kundenabwanderung. Ob Fluktuation der Mitarbeiter oder Fachkräftemangel. Alles wandelt sich. Und dieser Wandel bedingt auch eine Änderung der Prioritäten.

Als Führungskraft sind Sie über diesen Wandel sicherlich bestens informiert. Ihre Aufgabe ist es nun, diese Änderungen auch an Ihre Mitarbeiter zu kommunizieren. Beachten Sie dabei,

  • ob diese Änderungen vorherigen Beschlüssen widersprechen. Erläutern Sie in solch einem Falle, warum eine „Kehrtwende“ stattfindet.
  • nicht zu oft solche Änderungen der Prioritäten durchzuführen. Sie riskieren ansonsten, dass Ihre Prioritäten vom Mitarbeiter nicht mehr ernst genommen werden.
  • die Motivation für das Neue anzukurbeln. Ihr Mitarbeiter muss sich umorientieren. Zuvor hat er für ein anderes Projekt oder eine andere Aufgabe „gebrannt“. Verdeutlichen Sie ihm den Sinn und Zweck dieser veränderten Prioritätensetzung. 

 

Den Tipp bei Kollegen anwenden

Frust teilen

Zeigen Sie als Überbringer „schlechter Nachrichten“ Verständnis für aufkommende Unzufriedenheit. „Ich weiss, einfach nur blöd. Aber die Mehrheit in unserem agilen Team hat so entschieden. Jetzt gibt es andere Prioritäten, die auch die Zusammenarbeit mit euch betrifft.“

Veränderung besprechen

Tauschen Sie sich aus. Klären Sie miteinander, was die Änderung der Prioritäten für die Bewältigung der jeweiligen Aufgaben bedeutet und wie sich diese auf die Teamarbeit bzw. Zusammenarbeit auswirkt.

Neue Vereinbarungen treffen

Besprechen Sie, wie Sie jetzt gemeinsam vorgehen werden. Wie werden Sie die neue Priorität umsetzen? Wie Ihr Kollege? Wie werden Sie die Zusammenarbeit koordinieren?

Tipp 3: Kriterien für die Entscheidungsfindung bestimmen

Missverständnisse bei den Prioritäten basieren oftmals auch auf fehlenden Kriterien. Der Mitarbeiter oder Kollege weiss einfach nicht, nach welchen Sachverhalten er einzelne Aufgaben bewerten soll. Und so greifen dann persönliche Kriterien für die Priorisierung – wie beispielsweise:

  • keine Fehler zu machen.
  • Aufgaben müssen in den eigenen Zeitplan passen.
  • Kunden schnell zufriedenzustellen, um keinen Ärger auszulösen.
  • beim Team beliebt zu sein.
  • herausfordernde Aufgaben erst einmal „liegen“ zu lassen.
  • erst alle Mails zu checken und zu beantworten.
  • Gewohnheiten der Abläufe beizubehalten.

Überlegen Sie als Führungskraft, welche Prioritäten Sie bei welchen Aufgaben standardisieren können. Vielleicht, dass Anfragen der Stammkunden der Kategorie A stets vorrangig behandelt werden. Legen Sie soweit es möglich ist, Kriterien für die Priorisierung bei der Aufgabenbewältigung fest. Dadurch geben Sie Ihrem Mitarbeiter ein Tool an die Hand. Mit diesem Tool kann Ihr Mitarbeiter bei Veränderungen aus organisatorischen Gründen selbst neue und kluge Prioritäten setzen.

Den Tipp bei Kollegen anwenden

Im Team Kriterien festlegen

Besprechen Sie mit Ihren Teamkollegen die Kriterien der Zusammenarbeit. Klären Sie, welche Prioritäten sich das Team bei welchen Aufgaben setzt.

Abweichungen erkennen

Jeder im Team ist aufgerufen, Veränderungen und Abweichungen sofort mitzuteilen.

Prioritäten anpassen

Passen Sie gemeinsam die Prioritäten an. Richten Sie so die Zusammenarbeit neu aus. 

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