08.06.2020

Online-Meetings: Die 4 Faktoren für mehr Sitzungsproduktivität

Die aktuelle Zeit verändert die Art und Weise unserer Zusammenarbeit. Viele von uns befinden sich im Homeoffice. Meetings werden nun online durchgeführt. Doch wie kann dabei die Produktivität der Teamleistungen aufrecht erhalten bleiben? In diesem Beitrag erfahren Sie konkrete Möglichkeiten, wie Sie die 4 Faktoren für mehr Sitzungsproduktivität positiv beeinflussen können. So lösen Sie nicht nur die aktuellen Herausforderungen, sondern stellen auch die Weichen für die Zukunft.

Von: Katharina Chicherio  DruckenTeilen 

Katharina Chicherio, M SC BA, Betriebsökonomin, Dipl. Kontextual Coach, Geschäftsführerin

Katharina Chicherio ist Geschäftsführerin des Celo Coaching Instituts in Pfäffikon SZ. Als unabhängiger Coach und Sparringspartner unterstützt sie Unternehmer und Führungskräfte souveräne Gelassenheit zu gewinnen und wirkungsvoll in Führung zu gehen.

Online-Meetings

Viele von uns verbringen unzählige Stunden in Besprechungen. Deshalb ist es wichtig, diese wertvolle Lebenszeit so produktiv und positiv wie nur möglich zu gestalten. Aus diesem Grund haben sich Prof. Dr. Martin Eppler und Dr. Sebastian Kernbach (2018) auf die Suche nach cleveren Impulsen für produktives Sitzungsverhalten gemacht. Diese cleveren Impulse haben sie Meeting-Nudges genannt, welche auf 4 Faktoren basieren: Fokus, Orientierung, Involvierung und Verpflichtung.

Diese 4 Faktoren haben in der aktuellen Zeit mit den Herausforderungen rund um das Coronavirus noch mehr an Bedeutung gewonnen. Denn nur wenn wir es auch online schaffen fokussiert, orientierend, involvierend und verantwortungsvoll unsere Meetings durchzuführen, werden wir die neue Form der Zusammenarbeit als Chance nutzen. So können Online-Meetings der Startpunkt für Innovation und Veränderung sein!

Die 4 Faktoren für mehr Sitzungsproduktivität

Eppler und Kernbach (2018) deckten in ihrer Forschung und Zusammenarbeit mit Unternehmen die folgenden vier Faktoren für erfolgreiche Meetings auf.

1. Fokus

Konzentration und Reduktion auf das Wesentliche, um sich nicht zu verzetteln. Dies kann durch nützliche Vorgaben und Einschränkungen gefördert werden. Ziel ist es die Anzahl Online-Meetings auf das Notwendigste zu reduzieren und die Meeting-Qualität durch Konzentration zu steigern.

2. Orientierung

Klare Gesprächsnavigation, um Zeitverschwendung und Konfusion zu vermeiden. Ziel ist es Orientierung in jedem Online-Meeting zu geben und somit die Verständigung zwischen den virtuellen Teilnehmenden zu erhöhen.

3. Involvierung

Konstruktive Beteiligung fördern, sonst dominieren immer die Gleichen das Meeting. Ziel ist es, dass sich alle Teilnehmenden konstruktiv am Online-Meeting beteiligen.

4. Verpflichtung

Klare Verantwortlichkeiten und gemeinsames Engagement, damit Beschlossenes umgesetzt wird. Ziel ist es Klarheit und Transparenz in den Online-Meetings zu schaffen, damit sich die Meeting-Teilnehmenden ihrer Verantwortung bewusst werden können.

Was sind Meeting-Nudges?

Der Begriff «Nudge» kann aus dem Englischen mit Stupser oder Impuls übersetzt werden. Gemeint sind subtile kleine Anstosse, um positives und produktives Verhalten zu fördern sowie negatives und kontraproduktives Verhalten zu vermeiden.

Das wohl am häufigsten genannte Beispiel für einen Nudge spielt sich am Amsterdamer Flughafen auf den Männertoiletten ab. Dort sind Fliegen auf den Pissoiren aufgemalt. Seither sind die hohen Reinigungsaufwände stark gesunken. Denn Männer lieben Zielübungen.

Ein weiteres Beispiel ist, dass Länder, welche ihre Bürger automatisch als Organspender registrieren und man sich aktiv abmelden muss, eine massiv höhere Spenderquote aufweisen. Denn Menschen neigen nun mal zu Bequemlichkeit.

Beide Nudges zeigen die wesentlichen Merkmale des Nudging-Ansatzes auf: Nudging fördert positives Verhalten der Menschen, indem es deren Bequemlichkeit und Denkmuster nutzt. Ein Nudge ist also lediglich ein Impuls oder ein kleiner Anstoss, der durch eine subtile Veränderung in der Umwelt ausgelöst wird. Der Mensch entscheidet sich von sich aus für die Verhaltensveränderung. Nudges sind also freiwillig und völlig ohne Zwang.

Übertragen auf die Herausforderungen in der heutigen Unternehmenspraxis, bieten Nudges ein grosses Potenzial zur Förderung von gewünschtem Verhalten an Online-Meetings. Diese haben wir für Sie aus rund 100 Nudges von Eppler und Kernbach (2018) herausgefiltert. Sie können sie sofort umsetzen. Damit steigern Sie nicht nur die Sitzungsproduktivität in Ihrem Unternehmen, sondern öffnen auch den Weg zu einer neuen Online-Meeting Kultur. Eine Kultur, die sich durch mehr Orientierung, mehr Beteiligung, mehr Verantwortungsübernahme sowie mehr Freude und Zufriedenheit auszeichnet.

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Mit kleinen Nudges zu grossen Veränderungen

1. Meeting-Nudges für besseren Fokus

«Ohne Stühle»: Steigert das Engagement der Sitzungsteilnehmenden und führt zu kürzeren Meetings. Wenn immer möglich richten Sie sich im Homeoffice einen Stehplatz für Online-Meetings ein.

Tipp: Kleine Bartische gibt es bereits unter hundert Franken und sind eine wertvolle Abwechslung für den Arbeitsplatz zu Hause.

«Vorabstart»: Die Umsetzung dieses Meeting-Nudge kann sich leicht anhand der 5+30-Formel gemerkt werden. Alle Sitzungsteilnehmenden treffen sich virtuell vor dem Online-Meeting zu einer Aufwärmphase von 5 bis maximal 10 Minuten. Das anschliessende Online-Meeting dauert nicht länger als 30 Minuten. Die Aufwärmphase ist besonders in der heutigen Zeit sehr wichtig, in welcher soziale Kontakte zum informellen Austausch seltener sind. Darüber hinaus wird ein Kaltstart vermieden, weniger Teilnehmende wählen sich zu spät ein und die Effizienz der Meetings wird nachweislich gesteigert.

Tipp: Vielleicht verfügt Ihr Tool für Online-Meetings über die Möglichkeit Meetingräume zu beschriften. Dann richten Sie sich einen Kaffee-Raum ein und trinken Sie vor dem Online-Meeting gemeinsam einen Kaffee.

«Check-ins» mittels der «Perspektivenmethode»: Mit dieser Kombination von zwei Meeting-Nudges wird die Konzentration in Meetings gesteigert. Dafür bekommen die Sitzungsteilnehmer zu Beginn der Sitzung nacheinander 5 Minuten Sprechzeit. Die Aussagen werden in Fragen (?), wichtige Informationen oder Hinweise (!), Herausforderungen/Bedenken (-) und Erfolge bzw. gute Neuigkeiten (+) gegliedert und mit auf einer 4-Felder-Matrix festgehalten.

Tipp: Handelt es sich um regelmässige Online-Meetings mit denselben Teilnehmenden, dann lassen Sie die Aufgabe zur Dokumentation der 4-Felder-Matrix von Meeting zu Meeting rotieren.

2. Meeting-Nudge für bessere Orientierung

«Standardagenda»: Das A&O für eine bessere Orientierung in Online-Meetings ist die Agenda. Diese sollte durchgehend sichtbar und laufend nachgeführt werden. Eine Standardagenda im Unternehmen zu kultivieren, bringt nicht nur Orientierung und Verbindlichkeit, sondern macht gleichzeitig auch Spass, weil es in den Meetings vorwärts geht und klare Spielregeln existieren. Die Literatur schlägt einige hilfreiche Universalagenden vor. Die Folgende hat sich in der Praxis bewährt, da sie mit dem motivierenden Namen «GROW» sehr einprägsam ist und in lediglich 4 Schritten die wichtigsten Punkte abdeckt.

Die GROW-Agenda:

Goal: Was ist das Ziel der Besprechung?

Reality: Wie sieht die IST-Situation aus?

Options: Welche Optionen gibt es?

Way forward: Was wird wer bis wann jetzt tun?

Tipp: Versenden Sie die Agenda im Vorfeld des Online-Meetings an alle Teilnehmenden. So ist allen klar, was sie erwartet und was im Vorfeld zu tun ist.

3. Meeting-Nudge für bessere Involvierung

«Think-Pair-Share-Nudge»: Mit ihm lässt sich in kurzer Zeit viel erreichen und verführt auch die stilleren Sitzungsteilnehmenden zur Beteiligung. Dieser Meeting-Nudge besteht aus den folgenden drei Schritten.

1. Schritt: Jeder Teilnehmer für sich, notiert Ideen (Think) – 5 Minuten

2. Schritt: Zu zweit werden die Ideen ausgetauscht (Pair) – 10 Minuten

3. Schritt: Die Paare teilen ihre Ideen im Plenum (Share) – 20 bis 40 Minuten

Die Forschung zeigt, dass durch den ersten Schritt mehr und originellere Ideen entstehen können. Und durch den Austausch zu zweit kann mehr Akzeptanz im Plenum erreicht werden.

Tipp: In Tools für Online-Meetings, wie bspw. Adobe Connect, kann der Hauptraum virtuell verlassen werden und Gruppenarbeiten in virtuellen Arbeitsgruppenräumen durchgeführt werden. Verfügt Ihr Meeting-Tool nicht über eine solche Einstellung, können Sie den zweiten Schritt auslassen und nach der 5-minütigen individuellen Ideensammlung die Ideen im Plenum teilen.

4. Meeting-Nudges für bessere Verpflichtung

«Schnell-Evaluations-Nudge»: Dieser sorgt dafür, dass sich die Teilnehmenden von Beginn an zu einem produktiven Verhalten verpflichten. Dafür wird vor dem Online-Meeting ein Evaluationsbogen an alle Teilnehmenden versendet. Dieser beinhaltet die folgenden drei Punkte:

1. Welchen Beitrag konnte ich im heutigen Meeting leisten?

2. Welche Aufgaben werde ich übernehmen?

3. War die Meeting-Teilnahme sinnvoll für mich?

Mit diesen Fragen lenken Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden und nehmen positiv Einfluss auf ihr verantwortungsvolles Verhalten.

Tipp: Planen Sie sich für den Schluss des Meetings genügend Zeit ein, damit jeder Teilnehmende die Fragen kurz beantworten kann.

«Anzahl-Lösungen-Entscheidung-Nudge»: Dieser Meeting-Nudge steigert den Willen, Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen. Dafür werden dem Sitzungsprotokoll zwei Felder hinzugefügt: 1. Die Anzahl der gelösten Probleme und 2. die Anzahl der getroffenen Entscheidungen. Beide KPI’s steigern sowohl das Engagement als auch die Verantwortungsübernahme der Sitzungsteilnehmenden.

Tipp: Führen Sie einen KPI-Tracker, der allen Sitzungsteilnehmenden die aktuelle Anzahl gelöster Probleme und getroffener Entscheidungen online aufzeigt.

Mit diesen Meeting-Nudges nutzen Sie die aktuelle Situation als Chance hin zu Höchstleistungen in Online-Meetings. Sie stellen damit also gewissermassen die Weichen für die Zukunft. Gehen Sie dabei kleine Schritte und geben Sie sich und Ihrem Team genügend Zeit, sich auf die neue Situation einzustellen. Wichtig ist, dass Sie mit Flexibilität an die neue Situation herangehen und Freude an der neuen Art der Zusammenarbeit entwickeln.

Referenz & Literaturempfehlung: Eppler, M., Kernbach, S. (2018). Meet up! Einfach bessere Besprechungen durch Nudging. Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag.

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