Online-Vorstellungsgespräch: Darauf kommts bei der Einladung an

Wie gestalten Sie eine Einladung für ein Online-Vorstellungsgespräch, die Unsicherheiten bei Bewerbern abbaut?

In der letzten Zeit sind zahlreiche HR-Abteilungen auf Online-Vorstellungsgespräche umgestiegen – und werden diesen Weg auch zukünftig für die Rekrutierung nutzen. Und obwohl Tools wie ZOOM, Skype, MS Teams & Co. natürlich an Bekanntheit gewonnen haben, fühlen sich immer noch viele Bewerbende unsicher, wenn es ums Online-Vorstellungsgespräch am Bildschirm geht.

Viel Sicherheit können wir bereits im Einladungsschreiben vermitteln. Und auch die ersten Fragen damit klären. Wie das gehen kann?

Beispiel einer Online-Vorstellungsgespräch-Einladung

Ein paar Hinweise zum Textbeispiel

• Der Betreff sollte klar machen, worum es in der E-Mail geht. Die Wörter «Link» und «Teilnahme» verdeutlichen bereits, dass sich in dieser E-Mail die Zugangsdaten befinden.
• Um zu Beginn etwas Sicherheit zu schaffen, empfiehlt es sich, das verwendete Tool nicht zu nennen. Stattdessen kann von einem «Treffen am Bildschirm» gesprochen werden. Zudem lohnt es sich, immer wieder dieselben Begriffe zu verwenden. Also nicht einmal vom «Online-Vorstellungsgespräch » zu schreiben und dann plötzlich auf «Online-Meeting» oder auf «Video-Call» oder «ZOOM-Interview» umzuschwenken. Das verwirrt die lesende Person nur.
• Eine gute E-Mail-Struktur schafft Klarheit und ermöglicht eine rasche Übersicht. Wichtiges kann fett hervorgehoben werden. Und in unserem Fall wurde mit einer schattierten Tabelle gearbeitet. Diese hilft insbesondere beim Lesen auf mobilen Endgeräten.
• Es lohnt sich, den Zugangslink optisch hervorzuheben. An dieser Stelle kann auch das verwendete Tool genannt werden.
• Wann soll/darf ich mich einloggen? Und was brauche ich dazu? Diese Fragen stellen sich Bewerbende oft vor dem Online-Vorstellungsgespräch. Die E-Mail kann hier die benötigte technische Ausrüstung erwähnen und einen Hinweis zum Einloggen und zum Support geben.
• Auch hier geht es in erster Linie darum, ein Gefühl von Sicherheit zu erzeugen. Beispielsweise kann erwähnt werden, dass das HR bei technischen Schwierigkeiten gerne Hand bietet.
• Eine Anleitung zur Tool-Verwendung sprengt in der Regel die E-Mail-Nachricht. Es empfiehlt sich, hier eine Anleitung zu verlinken – beispielsweise zu einem Dokument mit Text und Bild oder zu einem kurzen Video-Tutorial.
• Die Nachricht kann mit einem sympathischen Schluss abgerundet werden.

Weitere Möglichkeit: Testlauf anbieten

Je nach Stelle und bewerbende Personen kann es helfen, in der Einladung einen Testlauf anzubieten.

Zum Beispiel mit diesen Worten:

Fühlen Sie sich unsicher, ob technisch alles klappt? Wir können auch gerne vorab einen Testlauf durchführen. Bitte melden Sie sich dazu bei (Vorname) (Name) unter Tel. (Nummer) – vielen Dank.

Erfahrungsgemäss nehmen nur wenige Bewerbende dieses Angebot an. Aber diejenigen, die es tun, schätzen es enorm.

Zwei Varianten ausarbeiten:
Ist dem Bewerbenden das Tool bereits bekannt? Oder ist es sein erstes Online-Meeting? Wer noch gezielter einladen möchte, verfasst zwei Vorlagen für das Einladungsschreiben: eine für Bewerbende, die sich bereits mit Online-Meetings auskennen, und eine für diejenigen, für die das Ganze Neuland ist. Der Kenntnisstand lässt sich dabei einfach telefonisch abfragen, denn in der Regel geht einer schriftlichen Einladung ein Telefongespräch voraus. Ansonsten ist natürlich auch ein Nachfragen via E-Mail möglich.

FAQ: Online-Vorstellungsgespräch

Soll ich das genaue Tool (z. B. Zoom) bereits im Betreff oder Einleitungstext nennen?

Nein, es empfiehlt sich, am Anfang von einem «Treffen am Bildschirm» zu sprechen, um keine Verwirrung durch verschiedene Tool-Namen zu stiften. Das spezifische Tool kann erst direkt beim Zugangslink genannt werden.

Wie gehe ich mit Kandidaten um, die technisch unsicher sind?

Bieten Sie in der Einladung explizit einen Testlauf an und weisen Sie auf Ihre Unterstützung bei technischen Problemen hin. Dies nimmt vielen Bewerbern die Angst vor dem ersten digitalen Gespräch.

Ist es sinnvoll, eine detaillierte Anleitung direkt in die E-Mail zu schreiben?

Nein, detaillierte Anleitungen sprengen meist den Rahmen einer E-Mail. Besser ist es, auf ein separates Dokument oder ein kurzes Video-Tutorial zu verlinken, das die Kandidaten bei Bedarf abrufen können.

Brauche ich verschiedene Einladungsvorlagen?

Ja, idealerweise erstellen Sie zwei Varianten: eine für Kandidaten, die bereits Erfahrung mit Online-Meetings haben, und eine für Einsteiger, die noch Unsicherheiten haben. Den Kenntnisstand können Sie vorab telefonisch erfragen.