HR-Korrespondenz: So geht Anrede heute

Wie wähle ich die richtige Anrede in der modernen HR-Korrespondenz?

Die Anrede als Erfolgsfaktor in der HR-Korrespondenz

Klick, das neue E-Mail öffnet sich. Und sogleich flimmert Sarah F. ein lockeres «Hallo Frau ...» auf dem Bildschirm entgegen. Sie stutzt. Kennt sie die Person vielleicht, die sie in ihrer E-Mail so vertraut mit «Hallo» anschreibt? Sarah F. scrollt hinab zur Signatur, der Name des Absenders sagt ihr nichts. Sie überlegt: Ist das «Hallo» vielleicht die neue Art, sich in der digitalen Welt anzusprechen? Sie kann es sich nicht vorstellen.

Und dennoch: Viele Menschen schreiben E-Mails heute viel legerer als Briefe. Beginnen sie im Brief mit einem «Sehr geehrte Frau ...», verwenden sie im E-Mail beispielsweise «Hallo Frau ...» oder «Liebe Frau ...». Warum ist das so? Sollten wir unsere Anrede nicht besser der angeschriebenen Person anpassen, statt sie auf das Medium auszurichten?

Diese Fragen sind gar nicht so leicht zu beantworten. Folgende vier Überlegungen zur HR-Korrespondenz helfen, die richtige Anrede zu wählen.

Praxis-Tipp: Natürlich werden E-Mails tendenziell etwas lockerer geschrieben als Briefe. Allerdings sollte eine E-Mail nicht zu einem Brief zweiter Klasse verkommen, denn die angeschriebene Person ist dieselbe wie in einem Brief. Zudem sind Stil und Höflichkeit in E-Mails genauso wichtig. Es lohnt sich darum, sich auch hier an eine gewisse Etikette zu halten.

Wer ist die angeschriebene Person?

In der HR-Korrespondenz spielt vor allem eine Rolle, wer die angeschriebene Person ist. Es lohnt sich daher, sich vorgängig zu überlegen, an wen sich der Brief oder die E-Mail konkret richtet: Wer ist die angeschriebene Person? Wie alt ist sie? Welchen Beruf übt sie aus? Welche Ausbildung hat sie absolviert? Welche Anrede benutzt sie allenfalls selbst? Und nicht zuletzt: Welchen Inhalt will ich ihr wie vermitteln?

Ein Beispiel: Eine 86-jährige Frau ist sich in der Regel an die Anrede «Sehr geehrte ...» gewöhnt. Bei einer jungen Familie hingegen wird oft «Liebe Familie ...» oder «Geschätzte Familie ...» geschrieben.

Natürlich lässt sich die Frage nach der angeschriebenen Person nicht immer klar beantworten. Oft wissen wir gar nicht so genau, wen wir vor uns haben. In diesen Fällen gilt es, eine der üblichen höflichen Anreden zu wählen. Dabei greifen viele zur altbewährten Form «Sehr geehrte ...». Doch: Ist diese Anrede wirklich die beste und einzige Lösung?

Ist «Sehr geehrte ...» veraltet?

Bei «Hochachtungsvoll» sind sich alle einig: Dieses Wort gehört zu den sogenannten Floskeln und damit zu den veralteten bzw. verstaubten Ausdrücken. Bei «Sehr geehrte ...» scheiden sich hingegen die Geister. Während zahlreiche Unternehmen vehement an dieser Anrede festhalten, gehört sie für andere schon längst zum «alten Eisen».

Wird der Ausdruck einmal genauer betrachtet, so «ehren» wir mit der Anrede «Sehr geehrte ...» die angeschriebene Person. Dies ist vielleicht grundsätzlich nicht falsch, allerdings zählen Wörter wie «ehren», «gedient haben» sowie «erlauben» heute zu den Floskeln. Zudem erschwert eine solche Anrede eine Kommunikation auf Augenhöhe.

Es empfiehlt sich daher, mit «Sehr geehrte ...» sparsam umzugehen und diese Anrede nur gezielt einzusetzen – also eben nur dann, wenn sie optimal zur angeschriebenen Person oder zur aktuellen Situation passt.

Welche Alternativen existieren?

Als moderne Alternativen zur Anrede «Sehr geehrte ...» gelten «Guten Tag Frau ...» oder «Grüezi Herr ...» bzw. «Grüessech Frau ...» oder «Geschätzter Herr ...» – zumindest bei den ersten Kontakten. Dabei können sich viele Menschen insbesondere mit der Anrede «Guten Tag Herr ...» bestens anfreunden. Bei E-Mails ist zusätzlich ein Zeitbezug möglich, zum Beispiel mittels «Guten Morgen Frau ...».

Ist der Kontakt schon etwas gefestigt, haben die Anreden «Hallo Herr ...» oder «Liebe Frau ...» bestimmt auch ihre Berechtigung. Allerdings ist auch hier Fingerspitzengefühl gefragt. Denn insbesondere die Anrede «Hallo Frau ...» gefällt nicht allen Menschen. Zudem ist «Liebe» ein starkes Wort und sollte ebenfalls nur gezielt eingesetzt werden. 

«Geschätzte Mitarbeitende» ist heute zudem eine gute Alternative zum früher oft verwendeten «Werte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter».

Wer bin ich selbst?

In die Überlegungen miteinzubeziehen ist sicher auch die eigene Persönlichkeit bzw. der persönliche Geschmack: Wer bin ich selbst? Welche Anrede entspricht mir oder meiner Funktion? Mit welcher fühle ich mich persönlich wohl? Und wie möchte ich selbst angeschrieben werden?

Die Individualität spielt also auch bei der Anrede eine zentrale Rolle. Daher gibt es auch nicht «die eine richtige Anrede». Vielmehr ist sie auf die Beziehung zwischen der schreibenden und der lesenden Person auszurichten.

Kurz gefasst: Für eine Kommunikation auf Augenhöhe braucht es keine zu saloppen Anreden, aber auch keine verstaubten Ausdrücke. Mit einem «Grüezi», einem «Guten Tag» oder mit einem «Guten Morgen» liegen wir selten falsch. Aber auch ein «Sehr geehrte ...» kann durchaus einmal stimmig sein.

FAQ: HR-Korrespondenz

Ist die Anrede «Sehr geehrte Frau …» heute noch zeitgemäss?

Nicht pauschal. Sie wirkt oft veraltet und erschwert die Kommunikation auf Augenhöhe. Sie kann jedoch gezielt eingesetzt werden, wenn die angesprochene Person formelle Anreden bevorzugt oder in sehr traditionellen Kontexten.

Darf ich in einer E-Mail «Hallo» verwenden?

Ja, aber nur, wenn ein gewisses Vertrauensverhältnis besteht oder die Unternehmenskultur dies zulässt. Bei Erstkontakten oder gegenüber älteren Personen kann «Hallo» als zu salopp empfunden werden.

Welche Anrede ist sicher für den Erstkontakt?

Formeln wie «Guten Tag Frau …», «Grüezi Herr …» oder «Geschätzte Familie …» sind modern, höflich und für die meisten Situationen in der Schweiz geeignet.

Sollte die Anrede im E-Mail anders sein als im Brief?

Nein, die Anrede sollte sich primär an der Person orientieren, nicht am Medium. Stil und Höflichkeit sind sowohl im Brief als auch im E-Mail wichtig.

Wie gehe ich mit der Anrede «Liebe Frau …» um?

Das Wort «Liebe» ist stark und sollte nur gezielt eingesetzt werden, wenn eine gewisse Nähe besteht. Bei formellen Anlässen oder unbekannten Personen ist es oft unangebracht.