E-Mail schreiben: 18 Tipps für Ihre E-Mail-Korrespondenz
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Effektive E-Mail-Kommunikation ist für den reibungslosen Geschäftsalltag unverzichtbar. Durch einen klaren Betreff, prägnante Formulierungen und eine strukturierte Aufbereitung vermeiden Sie Missverständnisse und sparen Zeit. Beachten Sie dabei stets die Regeln der Netiquette, wie den Verzicht auf Grossbuchstaben und die korrekte Handhabung von CC sowie die Einfügung relevanter Kontextteile aus Vorgängernachrichten.
Die wichtigsten Punkte:
- Verwenden Sie immer einen aussagekräftigen und thementreuen Betreff.
- Halten Sie Nachrichten kurz, prägnant und grammatikalisch korrekt.
- Strukturieren Sie Texte mit Absätzen und Aufzählungszeichen für bessere Lesbarkeit.
- Fügen Sie nur relevante Teile der Originalnachricht ein und trennen Sie diese optisch.
- Achten Sie sorgfältig auf die Empfängeradresse und die Weiterleitungsoptionen.
WEKA Redaktionsteam
Das WEKA Redaktionsteam besteht aus 8 hochmotivierten Redakteuren/Redakteurinnen mit fundiertem Know-how und Praxiserfahrung aus verschiedensten Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, Sie bei der effizienten und sicheren Umsetzung Ihrer Aufgaben in der Praxis kompetent zu begleiten und Sie bei Herausforderungen beratend zu unterstützen. Dies mit einem hohen Anspruch an Qualität und Aktualität.
Wie können Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz professionell, klar und effizient gestalten?
1. Aussagekräftiger Betreff
Geben Sie beim E-Mail schreiben immer einen aussagekräftigen Betreff für Ihre Nachricht an. Beim Auffinden oder Zuordnen von alten Nachrichten ist der Betreff meistens der einzige Hinweis auf den Inhalt, ohne dass man alle Nachrichten noch einmal komplett durchlesen muss.
2. Treffender Betreff
Achten Sie darauf, dass der Betreff den Inhalt Ihrer Nachricht möglichst treffend charakterisiert.
3. Betreff ändern bei Themawechsel
Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, aber in der Nachricht das Thema wechseln, ist es besser, auch den Betreff dieser Nachricht zu ändern oder sogar eine ganz neue Nachricht mit diesem Thema zu verfassen. Der Betreff ist üblicherweise das einfachste Kriterium, eine Diskussion über ein Thema zu verfolgen, und ein oder mehrere Themenwechsel unter gleicher Überschrift verwirren nur.
4. Kurz und prägnant schreiben
Versuchen Sie, die Nachrichtenlänge beim E-Mail schreiben dem Tenor der Unterhaltung anzupassen. Schreiben Sie Nachrichten kurz und prägnant.
5. Inhalt soll zum Betreff passen
Der Inhalt einer Nachricht sollte so gut wie möglich zum Betreff passen. Wenn Sie noch auf ein anderes Thema verzweigen wollen, dann ist es meist besser, hierzu eine getrennte Nachricht mit entsprechendem Betreff zu schicken.
6. Wörter in Grossbuchstaben vermeiden
Vermeiden Sie es, beim E-Mail schreiben, eine Nachricht in Blockbuchstaben zu schreiben – zum einen ist ein Text in Grossbuchstaben schwer zu lesen und wird zum anderen in der Regel als Schreien empfunden.
7. Sorgen Sie für Übersicht und Struktur
Versuchen Sie ausserdem, sinnvolle Absätze zu bilden und kurze, prägnante Sätze zu schreiben. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, Aufzählungszeichen zu verwenden. Sie sind übersichtlich und schnell zu erfassen.
8. Auch beim E-Mail schreiben gilt: Korrekte Syntax und Grammatik
Verwenden Sie korrekte Syntax und Grammatik. Elektronische Post dient der Kommunikation und schlecht und fehlerhaft geschriebene Nachrichten sind für das Verständnis beim Empfänger nicht eben gut geeignet. Nur weil E-Mail ein schnelles Medium ist, heisst das noch nicht, dass man dort schlampen kann – leider wird dies häufig getan. Eine einfache Lösung ist es, eine Rechtschreibprüfung mit einem Online-Tool vorzunehmen. Wenn das, was Sie zu sagen haben, wichtig genug ist, um es zu schreiben, dann ist es auch wichtig genug, es ordentlich zu schreiben.
9. Mail-Programm des Empfängers checken
Wenn Ihr Mail-System fortgeschrittene Formatierungen wie Fett- oder Kursivschrift für gesendete Nachrichten erlaubt, dann stellen Sie sicher, dass auch das Mail-Programm des Empfängers Ihrer Nachricht solche Formatierungen beherrscht.
10. Maximal 72 Zeichen pro Zeile
Pro Zeile sollten Sie maximal 72 Zeichen schreiben. Richten Sie ggf. E-Mail-Programme so ein, dass bei ausgehenden E-Mails spätestens in Spalte 72 ein Text automatisch umgebrochen wird.
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11. Originalnachricht in Antwort miteinfügen
Fügen Sie ausreichend Text der Originalnachricht in Ihre Antwort ein, um den Kontext wiederherzustellen. Rufen Sie sich ins Gedächtnis, dass E-Mails nicht so unmittelbar wie ein Telefongespräch sind und dass der Empfänger sich nicht unbedingt sofort an den Vorgang erinnern könnte – besonders dann, wenn er täglich sehr viele Nachrichten erhält.
12. Doch nur so viel wie nötig aus der Originalnachricht einfügen
Andererseits sollte man nur die signifikanten Stellen einfügen und nicht die gesamte alte Nachricht wiederholen. Hier gilt: so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Es kann sehr lästig sein, wenn Sie in einer Antwort Ihre originale, fünfseitige Nachricht wieder finden mit einem lapidaren «Ich auch» am Ende. Die Antworten sollten immer oben (vor dem Ursprungstext) eingefügt werden.
13. Optische Trennung zwischen Originalnachricht und Antwort
Verwenden Sie eine optische Trennung zwischen dem von Ihnen in der Antwort neu geschriebenen Text und dem aus der Originalnachricht eingefügten Text – hierdurch ist eine Antwort erheblich leichter nachzuvollziehen.
14. Achten Sie auf die Weiterleitungsoptionen (CC)
Achten Sie auf die Weiterleitungsoptionen (CC) bei E-Mail-Diskussionen. Senden Sie E-Mails nicht an mehrere Personen gleichzeitig weiter, wenn sich die E-Mail-Diskussion zu einer Zwei-Mann-Konversation gewandelt hat.
Checkliste
- Ist der Betreff präzise und deckt er den Inhalt vollständig ab?
- Bei einem Themawechsel: Wurde der Betreff angepasst oder eine neue E-Mail erstellt?
- Sind die Sätze kurz, verständlich und frei von Schachtelkonstruktionen?
- Wurden Grossbuchstaben vermieden, um den Eindruck des «Schreiens» zu verhindern?
- Enthält der Text sinnvolle Absätze und evtl. Aufzählungszeichen?
- Ist die Rechtschreibung und Grammatik mit einem Tool geprüft?
- Kann das Mail-Programm des Empfängers die verwendeten Formatierungen anzeigen?
- Wurde die Zeilenlänge auf maximal 72 Zeichen begrenzt?
- Enthält die Antwort nur die notwendigen Teile der Originalnachricht?
- Sind die Empfängeradresse und CC-Felder korrekt und sinnvoll gewählt?
15. Achten Sie auf den Empfänger
Achten Sie sorgfältig darauf, wohin Ihre Antwort adressiert ist. Es kann sehr peinlich sein, wenn Sie eine Nachricht beantworten, diese Nachricht aber nicht den Adressaten persönlich, sondern eine Mailingliste erreicht; auf jeden Fall ist eine persönliche Antwort auf eine Nachricht lästig für die anderen Listenteilnehmer.
16. Kündigen Sie lange E-Mails an
Kündigen Sie lange E-Mails im Betreff an. Überraschen Sie E-Mail-Empfänger nicht mit unaufgeforderten, überlangen E-Mails. Es ist eine freundliche Geste, bei überlangen E-Mails das Wort «LANG» in die Betreffzeile aufzunehmen, damit der Empfänger erkennt, dass es einige Zeit in Anspruch nehmen könnte, Ihre E-Mail durchzulesen und zu beantworten. Eine E-Mail gilt ab etwa 100 Zeilen Inhalt als überlang.
17. Seien Sie freundlich
Beim Schreiben von Mails sind grundsätzlich die gleichen Regeln wie bei einem normalen Brief zu beachten. Seien Sie freundlich, beachten Sie die Anredeformen und verwenden die üblichen Grussformeln.
18. Fassen Sie sich beim E-Mail schreiben kurz
Versuchen Sie sich kurz zu fassen und formulieren sie keine Schachtelsätze. Bedenken Sie, dass einige Mitarbeiter sehr viele Mails am Tag bekommen.
FAQ: E-Mail schreiben
Was tun, wenn sich das Thema während einer E-Mail-Kette ändert?
Ändern Sie den Betreff der Antwort entsprechend dem neuen Thema oder verfassen Sie eine komplett neue E-Mail. Ein fortlaufender Betreff bei wechselnden Themen führt zu Verwirrung und erschwert die Zuordnung.
Wie viel Text aus der Originalnachricht sollte ich in die Antwort einfügen?
Fügen Sie nur die signifikanten Stellen ein, die für Ihr Verständnis und Ihre Antwort notwendig sind. Vermeiden Sie das Wiederholen langer, ganzer Nachrichten, da dies den Empfänger belastet. Die Antwort sollte stets vor dem zitierten Text stehen.
Wann gilt eine E-Mail als überlang und wie sollte man damit umgehen?
Eine E-Mail gilt ab etwa 100 Zeilen Inhalt als überlang. Kündigen Sie solche Nachrichten im Betreff an, indem Sie beispielsweise das Wort «LANG» hinzufügen, damit der Empfänger weiss, dass er Zeit für das Lesen einplanen muss.
Warum sollte man auf die Weiterleitungsoptionen (CC) achten?
Vermeiden Sie es, E-Mails an viele Personen weiterzuleiten, wenn sich die Diskussion zu einer Zwei-Personen-Konversation entwickelt hat. Senden Sie solche Nachrichten nur an die direkt Beteiligten, um unnötige Belastungen für Dritte zu vermeiden.
