Geschäftskorrespondenz: Verwenden Sie Verben statt Substantive
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Geschäftsbriefe leiden oft unter einem übermässigen Gebrauch von Substantiven, was Sätze unnötig lang und schwerfällig macht. Der Wechsel zu Verben macht den Text dynamischer, erleichtert das Lesen und fordert den Empfänger klarer zum Handeln auf. Diese einfache Stiländerung sorgt dafür, dass Ihre Mitteilungen schneller erfasst werden und professioneller wirken.
Die wichtigsten Punkte:
- Substantiv-Stile machen Sätze langatmig und schwer verständlich.
- Verben bringen Bewegung und Dynamik in den Text.
- Der Empfänger erfasst den Inhalt schneller und weiss sofort, was zu tun ist.
- Beispiele wie «Prüfung unterziehen» werden zu «geprüft» gekürzt.
- Die Umstellung erfordert Übung, verbessert aber die Wirkung nachhaltig.
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie verbessern Sie die Lesbarkeit und Wirkung Ihrer Geschäftskorrespondenz durch den Einsatz von Verben?
Kompliziert, langatmig und schwerer verständlich
Die deutsche Sprache liebt ihre Substantive. Und die Geschäftskorrespondenz scheint dieser Liebe verfallen zu sein. Kaum ein Geschäftsbrief, in dem es nicht von Sätzen mit ihnen wimmelt:
- Unser Angebot hat Gültigkeit bis…
- Ihren Vorschlag haben wir einer eingehenden Prüfung unterzogen…
- Bitte geben Sie uns Bescheid, bis wann Sie die Bestellung ausführen können…
- Wir bitten um die Beantwortung unserer Fragen und wären Ihnen für die Rücksendung des aufgefüllten Formulars bis …dankbar.
- Für Ihren besonderen Einsatz in dieser Angelegenheit möchten wir Ihnen unseren Dank aussprechen.
Obwohl formal und stilistisch kaum etwas einzuwenden ist, lassen Sie einmal die Sätze auf sich wirken. Fragen Sie sich:
- Lässt sich der Inhalt schnell erfassen?
- Wissen Sie sofort und vor allem mühelos, welche Aktivität von Ihnen gefordert ist?
- Macht es Spass einen Brief mit solchen Aussagen zu lesen?
Die Antwort lautet in der Regel auf alle drei Fragen «Nein». Und das Schlimmste ist: Ihren Kunden – also dem Empfänger Ihrer Geschäftsbriefe – wird es kaum anders ergehen. Allerdings können Sie dies mit wenig Aufwand ändern.
Verben bringen Bewegung in Geschäftsbriefe
Ersetzen Sie ab heute so oft als möglich jedes Substantiv durch ein Verb. Bringen Sie auf diese Weise Bewegung in Ihre Sätze. Denn Verben
- wirken dynamischer.
- erleichtern das Lesen.
- fordern zum Handeln auf.
Ihre Geschäftskorrespondenz gewinnt deshalb in jedem Fall durch einen verstärkten Einsatz von Verben. Lassen Sie die folgenden Beispiele einmal in Ruhe auf sich wirken.
| Vertrauter Substantivstil… | wird ersetzt durch Verben |
|---|---|
| Unser Angebot hat Gültigkeit bis… | Unser Angebot ist bis …gültig. |
| Ihren Vorschlag haben wir einer eingehenden Prüfung unterzogen… | Ihren Vorschlag haben wir geprüft. |
| Bitte geben Sie uns Bescheid, bis wann Sie die Bestellung ausführen können… | Bitte teilen Sie uns mit, wann Sie liefern können. |
| Wir bitten um die Beantwortung unserer Fragen und wären Ihnen für die Rücksendung des ausgefüllten Formulars bis …dankbar. | Bitte beantworten Sie unsere Fragen. Senden Sie uns das ausgefüllte Formular bis … zurück. Danke. |
| Für Ihren besonderen Einsatz in dieser Angelegenheit möchten wir Ihnen unseren Dank aussprechen. | Vielen Dank für Ihren besonderen Einsatz in dieser Angelegenheit. |
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Verwenden Sie Verben statt Substantive bei der Geschäftskorrespondenz: 5 Schritte
Den Schreibstil zu ändern, benötigt schon ein wenig Übung. Deshalb gehen Sie Schritt für Schritt vor.
Schritt 1: Briefe prüfen
Öffnen Sie auf Ihrem PC die Briefe, die Sie in den letzten Tagen geschrieben haben. Falls Sie Standardantworten auf typische Anfragen abgespeichert haben, öffnen Sie auch diese. Markieren Sie nun mit der Funktion «F(ett)» oder Schriftfarbe in Ihrer Office-Software alle Substantive, die im Grunde als Verb fungieren. Deshalb werden solche Substantive auch Streckverben genannt. Beispiel: Abrechnung vornehmen, einen Antrag stellen, in Auftrag geben, Mitteilung machen.
Checkliste
- Prüfen Sie Ihre letzten Briefe und Standardantworten auf versteckte Verben (Streckverben).
- Markieren Sie alle Substantive, die eigentlich eine Handlung beschreiben.
- Überlegen Sie für jedes Substantiv das passende aktive Verb.
- Ersetzen Sie die Substantive durch Verben und lesen Sie den Text neu.
- Lassen Sie den überarbeiteten Text einige Tage ruhen, bevor Sie ihn finalisieren.
- Nutzen Sie den Thesaurus in Ihrer Office-Software für präzisere Verben.
- Achten Sie bei neuen Broschüren oder Flyern von Anfang an auf den verbalen Stil.
- Passen Sie bestehende Printmaterialien langfristig vor dem nächsten Druck an.
Schritt 2: Den Verben auf die Spur kommen
Nehmen Sie sich nun einen Brief nach dem anderen vor. Überlegen Sie in Ruhe, welches Verb das Substantiv ersetzen kann. Sollte Ihnen das etwas schwerfallen, fragen Sie sich:
- Welche Aktivität sprechen Sie an? Was wurde von Ihnen und/oder dem Unternehmen getan?
- Welche Handlung soll der Empfänger ausführen? Was soll dieser tun?
Notieren Sie Ihre Ideen neben dem Substantiv. Geben Sie sich so Zeit, bevor Sie sich entscheiden. Denn manches Mal erscheint der verbale Schreibstil ungewohnt und weniger professionell.
Schritt 3: Durch Verben ersetzen
Löschen Sie schliesslich die Streckverben (die Substantive) aus Ihrem Geschäftsbrief. Lesen Sie Ihre neuen Formulierungen durch. Lassen Sie den Brief auf sich wirken. Speichern Sie ihn ab und schliessen Sie ihn – für einige Tage.
Schritt 4: Briefe überarbeiten
Nach einigen Tagen «Ruhezeit», widmen Sie sich erneut Ihren Geschäftsbriefen. Lesen Sie sie durch. Prüfen Sie:
- Hat sich die Aussage verbessert?
- Wird beim Lesen deutlich, was Sie (bzw. das Unternehmen) getan haben und was der Leser tun soll?
- Gibt es Synonyme für einzelne Verben, die aussagekräftiger sind? Rufen Sie in Ihrer Office-Software einfach die Thesaurus-Funktion auf (in Word in der Registerkarte «Übersicht» zu finden). Wählen Sie das passendere für Sie aus. Fügen Sie es ein.
Ein klarer und aktiver Stil in Ihrer Geschäftskorrespondenz verbessert die Lesbarkeit und steigert die Wirkung Ihrer Mitteilungen.
Schritt 5: Anlagen überarbeiten
Viele Briefe enthalten zusätzliche Informationen wie Broschüren, Faltblätter oder Flyer. Werden diese aktuell erstellt, achten Sie unbedingt auf einen verbalen Schreibstil. Liegen diese bereits als Printversion vor, sollte mittel- und langfristig der Schreibstil unbedingt vor dem nächsten Druckauftrag angepasst werden.
FAQ: Geschäftskorrespondenz
Warum sind Substantive in Geschäftsbriefen problematisch?
Sie machen Sätze länger und schwerer lesbar. Der Empfänger muss sich die eigentliche Handlung erst aus dem Substantiv erschliessen, was die Kommunikation verlangsamt.
Was sind «Streckverben»?
Das sind Substantive, die eigentlich eine Verbalhandlung beschreiben, wie zum Beispiel «Abrechnung vornehmen» statt «abrechnen» oder «Antrag stellen» statt «beantragen».
Wie gehe ich am besten beim Umstellen vor?
Gehen Sie schrittweise vor: Markieren Sie zuerst die Substantive, überlegen Sie das passende Verb, ersetzen Sie es und lassen Sie den Text dann einige Tage zur Ruhe kommen, bevor Sie ihn final prüfen.
Verliert der Text durch Verben an Professionalität?
Nein. Ein klarer, aktiver Stil wirkt sogar professioneller und respektvoller, da der Leser den Inhalt mühelos erfassen und die geforderten Handlungen sofort erkennen kann.
