14.03.2017

Ansprechende Texte: So schreiben Sie lebendig

Formulieren Sie ansprechende Texte. Denn viele Briefe werden nicht gelesen, weil sie zu unpersönlich sind. Wer sich persönlich angesprochen fühlt, der reagiert. Deshalb ist ein Mix aus «Sie»-, «wir»- und «ich»-Formen am wirkungsvollsten. Und praktischerweise werden dadurch gleich auch noch automatisch viele Floskeln ersetzt.

Von: Claudia Scherrer   Drucken Teilen   Kommentieren  

Claudia Scherrer

Claudia Scherrer ist Inhaberin und Geschäftsführerin von Tipptopp. Ihre Kernkompetenzen liegen im Bereich Kommunikation, Lektorat und Korrektorat. Vom Know-how aus ihrer langjährigen Berufserfahrung profitieren ihre Kunden auch in den beliebten Tipptopp-Workshops: Ganzheitliche Bewerbung – Erfolg auf der ganzen Linie; Moderne Korrespondenz – Erfolg ohne Floskeln; Die neue deutsche Rechtschreibung – modern, systematisch und einfach gelernt; Souverän Telefonieren – Kommunikation in Höchstform; Business-Knigge – optimales Verhalten in jeder Situation.

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Ansprechende Texte

Schreiben Sie persönlich

Der «Wir»-Stil ist veraltet und wirkt unpersönlich. Wer schreibt «Wie wir Ihnen mit Schreiben vom 13. August bereits mitgeteilt hatten ...» bezieht sich wahrscheinlich auf eine unangenehme Nachricht und möchte davon ablenken, dass er oder sie deren Urheber ist. Das spürt auch der Leser und ärgert sich, dass Sie ihm nicht in die Augen schauen. Meiden Sie dieses «Wir», das ein verkapptes «Ich» ist. Ein echtes «Wir», das Sie und Ihren Kunden meint, ist natürlich erlaubt. «Rufen Sie mich einfach an. Dann können wir in Ruhe über Ihre Wünsche sprechen.»

 

VeraltetBesser, tipptopp und präzise
  • Wir informieren Sie über unser Angebot.
  • Ersatzlos streichen, direkt das Angebot ­ausformulieren.
  • Angebot: ...
  • Wir bitten Sie, das Formular auszufüllen und uns bis am ... zu retournieren.
  • Bitte füllen Sie das Formular aus und senden Sie es bis zum ... zurück. Danke.
  • Danke senden Sie das Formular bis zum ... zurück.
  • Wir beziehen uns auf das Telefongespräch vom ... mit Ihrer Tochter.
  • Danke für das Gespräch.
  • Am ... habe ich mit Ihrer Tochter gesprochen.
  • Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass ...
  • Ersatzlos streichen.
  • Es ist uns wichtig, Sie darauf aufmerksam zu machen, ...
  • Wir rufen Sie nächste Woche an.
  • Nächste Woche erhalten Sie einen Anruf.
  • Ich rufe Sie am Mittwoch an. Passt Ihnen dieser Termin?
  • Am Mittwochmorgen oder am Freitagnachmittag kann ich Sie anrufen. Wann ist es für Sie am ­besten?
  • Gerne erwarten wir Ihren Bescheid und danken für Ihre Bemühungen.
  • Danke für Ihre Unterstützung.


Stellen Sie sich auf die gleiche Höhe mit Ihrem Gegenüber, um optimal zu kommunizieren. Dazu gehört auch, dass Sie als Mensch wahrgenommen werden. Sie stehen für Gradlinigkeit und professionelle Kompetenz. Was Sie versprechen, das halten Sie auch. Nützen Sie das aus: Statt «Wir melden uns bei Ihnen.» verwenden Sie «Ich erledige das gerne für Sie.».

Formulieren Sie höflich

C’est le ton qui fait la musique. In einer gemütlichen Runde am Esstisch wird nicht über den Tisch nach «Salz» gerufen. Es heisst dort: «Bitte gib mir das Salz, danke.» Dies gilt auch in der Korrespondenz. Deshalb formuliert man in Briefen Bitten und sagt «Danke».  

Kurz heisst noch lange nicht unhöflich. Falls eine Formulierung unhöflich klingt, liegt dies am Tonfall. Und dieser wiederum wird durch die Verben geprägt. Als Erstes streichen Sie deshalb am besten die Modalverben können, mögen, wollen, sollen, müssen und dürfen aus Ihrer Korrespondenzsprache. Diese Verben sind oft überflüssig und geben Ihren Texten einen relativierenden und damit unkonkreten, unhöflichen Unterton. Vermeiden Sie ausserdem alle negativen Wörter wie «nicht», «keine», «nein», «aber», … Positive Formulierungen tönen viel besser.

 

VorwurfsvollBesser, höflich und zuvorkommend
  • Sie haben Ihrem Brief nicht alle Unterlagen beigelegt.
  • Bitte schicken Sie uns noch ein Foto. Danke.
  • Unsere Buchhaltung hat die Überweisung nicht ­veranlasst.
  • Unterdessen ist der Zahlungsauftrag bei der Bank eingetroffen.
  • Die Buchhaltung hat die Überweisung gestern ­veranlasst.
  • Aus Ihren Unterlagen geht nicht hervor, ob ...
  • Bitte informieren Sie mich, wie ...
  • Diese Information fehlt noch: ...
  • Wir würden uns freuen, wenn ...
  • Sind Sie auch dabei? Bitte ...

Der Tonfall kann grosse Folgen haben. Denn Kommunikation und Unternehmensimage sind eng verknüpft. Nach einem unhöflichen Brief auf eine Reklamation wird sich die Geschäftsbeziehung wahrscheinlich nicht mehr erholen. Mit einem Brief, der in der Kommunikation alles richtig macht, können Fehler behoben und die Beziehung wieder in Ordnung gebracht werden.

Abwechslung macht das Leben süss

Stress mit dem Bürokollegen wegen einer Formulierung? Uneinigkeit mit dem Chef? Es gibt unzählige Möglichkeiten, ein und denselben Satz zu texten. Probieren Sie es einmal aus, es lohnt sich. Sie finden garantiert eine Version, die für alle passt. Und auch wer gleichbleibende Inhalte und immer gleiche Empfänger von Briefen und Mails hat, wird die Abwechslung schätzen.

  • Welche Vorteile haben Sie? Dieses Produkt ist beliebig mit ... kombinierbar.
  • Sie haben viele Vorteile: Das Produkt ist mit ... kombinierbar.
  • Dieses Produkt ist beliebig mit ... kombinierbar. Das ist Ihr Vorteil.
  • Beliebig mit ... kombinierbar – das Produkt hat für Sie diesen Vorteil.
  • Ein beliebig mit ... kombinierbares Produkt zu Ihrem Vorteil.

Tipps und Tricks für ansprechende Texte

Tipps zum Vorwärtsarbeiten

  • Bleiben Sie am Pult sitzen und vermeiden Sie Essen, Trinken, Telefonieren, Mailen.
  • Setzen Sie die Prioritäten so, dass Sie sich für diesen Text Zeit nehmen können.
  • Streichen Sie einmal Geschriebenes nicht gleich wieder durch. Lassen Sie auch nicht Optimales stehen – es liefert Ideen und Ansätze.
  • Schreiben Sie möglichst zusammenhängend, ohne längere Pausen zwischen den Sätzen.
  • Grübeln Sie nicht an einzelnen Wörtern herum. Schreiben Sie alles auf, was Ihnen in den Sinn kommt. Denken Sie an Ihren letzten gelungenen Brief zurück und baden Sie im Selbstbewusstsein.

Tipp zum Verhalten bei «Das haben wir schon immer so gemacht …»

Schreiben Sie Ihren neuen modernen Satz und den Floskelsatz so gross wie möglich auf je ein A4-Blatt. Dann hängen Sie beide nebeneinander an eine dafür geeignete Wand. Kommentare oder Erklärungen sind unnötig. Selbst hartnäckig Konservative gewöhnen sich schnell an neue Formulierungen. Tauschen Sie die Sätze von Zeit zu Zeit aus. So sammeln Sie neue Ideen für ansprechende Texte.

Tipp zur Bekämpfung der Ingenieurskrankheit

Akademiker werden darauf trainiert, möglichst lange Sätze zu schreiben. Was auf einem Campus erwünscht ist, hat in der Geschäftswelt nichts verloren. Zu lange Sätze kann man fast immer verkürzen, indem bei «und» ein Punkt gesetzt wird.

Tipp zum Finden der modernsten Wörter

Schauen Sie bei den Stellenanzeigen für Kaderstellen nach, welche Business-Wörter aktuell sind. In den Partnerschaftsinseraten finden Sie geeignete Eigenschaftswörter. Was im Moment aktuell, modern und wichtig ist, ist dort im Überfluss vorhanden.

Zusammenfassung

  • Schreiben Sie persönlich: Sie erhalten …
  • Mit «Sie»-, «wir»- und «ich»-Formen: Sie profitieren, wir liefern, ich berate.
  • Formulieren Sie höflich: Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
  • Korrespondieren Sie abwechslungsreich: Ihr Vorteil: ein beliebig mit ... kombinierbares Produkt.

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