Ansprechende Texte: So schreiben Sie lebendig
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Viele Geschäftskorrespondenzen bleiben unbeantwortet, weil sie zu unpersönlich und voller Floskeln sind. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Kommunikation liegt in einem bewussten Mix aus «Sie»-, «wir»- und «ich»-Formen. Dies ersetzt nicht nur steife Standardphrasen, sondern signalisiert dem Empfänger, dass sich ein konkreter Mensch hinter dem Text verbirgt, der direkt und ehrlich kommuniziert.
Die wichtigsten Punkte:
- Vermeiden Sie das unpersönliche «Wir», das oft ein verkapptes «Ich» ist.
- Nutzen Sie direkte «Ich»-Aussagen für Verantwortung und Klarheit.
- Ersetzen Sie Modalverben wie «müssen» oder «sollen» durch konkrete Handlungsaufforderungen.
- Formulieren Sie positiv statt negativ, um den Tonfall zu verbessern.
- Kürzen Sie lange Sätze, um die Lesbarkeit und Verständlichkeit zu erhöhen.
Claudia Scherrer
Claudia Scherrer ist Inhaberin und Geschäftsführerin von Tipptopp. Ihre Kernkompetenzen liegen im Bereich Kommunikation, Lektorat und Korrektorat. Vom Know-how aus ihrer langjährigen Berufserfahrung profitieren ihre Kunden auch in den beliebten Tipptopp-Workshops: Ganzheitliche Bewerbung – Erfolg auf der ganzen Linie; Moderne Korrespondenz – Erfolg ohne Floskeln; Die neue deutsche Rechtschreibung – modern, systematisch und einfach gelernt; Souverän Telefonieren – Kommunikation in Höchstform; Business-Knigge – optimales Verhalten in jeder Situation.
Wie schreibe ich Texte, die persönlich, höflich und lebendig wirken?
Schreiben Sie persönlich
Der «Wir»-Stil ist veraltet und wirkt unpersönlich. Wer schreibt «Wie wir Ihnen mit Schreiben vom 13. August bereits mitgeteilt hatten ...» bezieht sich wahrscheinlich auf eine unangenehme Nachricht und möchte davon ablenken, dass er oder sie deren Urheber ist. Das spürt auch der Leser und ärgert sich, dass Sie ihm nicht in die Augen schauen. Meiden Sie dieses «Wir», das ein verkapptes «Ich» ist. Ein echtes «Wir», das Sie und Ihren Kunden meint, ist natürlich erlaubt. «Rufen Sie mich einfach an. Dann können wir in Ruhe über Ihre Wünsche sprechen.»
| Veraltet | Besser, tipptopp und präzise |
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Stellen Sie sich auf die gleiche Höhe mit Ihrem Gegenüber, um ansprechende Texte zu verfassen. Dazu gehört auch, dass Sie als Mensch wahrgenommen werden. Sie stehen für Gradlinigkeit und professionelle Kompetenz. Was Sie versprechen, das halten Sie auch. Nützen Sie das aus: Statt «Wir melden uns bei Ihnen.» verwenden Sie «Ich erledige das gerne für Sie.».
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Formulieren Sie höflich
C’est le ton qui fait la musique. In einer gemütlichen Runde am Esstisch wird nicht über den Tisch nach «Salz» gerufen. Es heisst dort: «Bitte gib mir das Salz, danke.» Dies gilt auch in der Korrespondenz. Deshalb formuliert man in Briefen Bitten und sagt «Danke».
Kurz heisst noch lange nicht unhöflich. Falls eine Formulierung unhöflich klingt, liegt dies am Tonfall. Und dieser wiederum wird durch die Verben geprägt. Als Erstes streichen Sie deshalb am besten die Modalverben können, mögen, wollen, sollen, müssen und dürfen aus Ihrer Korrespondenzsprache. Diese Verben sind oft überflüssig und geben Ihren Texten einen relativierenden und damit unkonkreten, unhöflichen Unterton. Vermeiden Sie ausserdem alle negativen Wörter wie «nicht», «keine», «nein», «aber», … Positive Formulierungen tönen viel besser.
| Vorwurfsvoll | Besser, höflich und zuvorkommend |
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Der Tonfall kann grosse Folgen haben. Denn Kommunikation und Unternehmensimage sind eng verknüpft. Nach einem unhöflichen Brief auf eine Reklamation wird sich die Geschäftsbeziehung wahrscheinlich nicht mehr erholen. Mit einem Brief, der in der Kommunikation alles richtig macht, können Fehler behoben und durch ansprechende Texte, die Beziehung wieder in Ordnung gebracht werden.
Checkliste
- Prüfen Sie, ob Sie das unpersönliche «Wir» durch «Ich» oder «Sie» ersetzt haben.
- Entfernen Sie alle Floskeln wie «Wie wir Ihnen bereits mitgeteilt hatten».
- Streichen Sie überflüssige Modalverben (können, mögen, wollen, sollen, müssen, dürfen).
- Vermeiden Sie negative Wörter wie «nicht», «keine» oder «aber».
- Formulieren Sie Bitten höflich mit «Bitte» und «Danke».
- Kürzen Sie lange Schachtelsätze durch Setzen von Punkten anstelle von «und».
- Stellen Sie sicher, dass Sie als Mensch wahrgenommen werden und nicht nur als Institution.
- Variieren Sie Ihre Satzstrukturen, um Monotonie zu vermeiden.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie für das halten, was Sie versprechen.
- Testen Sie alternative Formulierungen, falls Sie unsicher über den Tonfall sind.
Abwechslung macht das Leben süss
Stress mit dem Bürokollegen wegen einer Formulierung? Uneinigkeit mit dem Chef? Es gibt unzählige Möglichkeiten, ein und denselben Satz zu texten. Probieren Sie es einmal aus, es lohnt sich. Sie finden garantiert eine Version, die für alle passt. Und auch wer gleichbleibende Inhalte und immer gleiche Empfänger von Briefen und Mails hat, wird die Abwechslung schätzen.
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Tipps und Tricks für ansprechende Texte
Tipps zum Vorwärtsarbeiten
- Bleiben Sie am Pult sitzen und vermeiden Sie Essen, Trinken, Telefonieren, Mailen.
- Setzen Sie die Prioritäten so, dass Sie sich für diesen Text Zeit nehmen können.
- Streichen Sie einmal Geschriebenes nicht gleich wieder durch. Lassen Sie auch nicht Optimales stehen – es liefert Ideen und Ansätze.
- Schreiben Sie möglichst zusammenhängend, ohne längere Pausen zwischen den Sätzen.
- Grübeln Sie nicht an einzelnen Wörtern herum. Schreiben Sie alles auf, was Ihnen in den Sinn kommt. Denken Sie an Ihren letzten gelungenen Brief zurück und baden Sie im Selbstbewusstsein.
Tipp zum Verhalten bei «Das haben wir schon immer so gemacht …»
Schreiben Sie Ihren neuen modernen Satz und den Floskelsatz so gross wie möglich auf je ein A4-Blatt. Dann hängen Sie beide nebeneinander an eine dafür geeignete Wand. Kommentare oder Erklärungen sind unnötig. Selbst hartnäckig Konservative gewöhnen sich schnell an neue Formulierungen. Tauschen Sie die Sätze von Zeit zu Zeit aus. So sammeln Sie neue Ideen für ansprechende Texte.
Tipp zur Bekämpfung der Ingenieurskrankheit
Akademiker werden darauf trainiert, möglichst lange Sätze zu schreiben. Was auf einem Campus erwünscht ist, hat in der Geschäftswelt nichts verloren. Zu lange Sätze kann man fast immer verkürzen, indem bei «und» ein Punkt gesetzt wird.
Tipp zum Finden der modernsten Wörter
Schauen Sie bei den Stellenanzeigen für Kaderstellen nach, welche Business-Wörter aktuell sind. In den Partnerschaftsinseraten finden Sie geeignete Eigenschaftswörter. Was im Moment aktuell, modern und wichtig ist, ist dort im Überfluss vorhanden.
Zusammenfassung
- Schreiben Sie persönlich: Sie erhalten …
- Mit «Sie»-, «wir»- und «ich»-Formen: Sie profitieren, wir liefern, ich berate.
- Formulieren Sie höflich: Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
- Korrespondieren Sie abwechslungsreich: Ihr Vorteil: ein beliebig mit ... kombinierbares Produkt.
FAQ: Ansprechende Texte
Warum wirkt der «Wir»-Stil oft unpersönlich?
Der «Wir»-Stil wird oft genutzt, um Verantwortung von sich zu weisen oder unangenehme Nachrichten zu verdecken. Der Leser spürt dies und fühlt sich nicht direkt angesprochen. Ein echtes «Wir», das Sie und den Kunden verbindet, ist jedoch erlaubt und wünschenswert.
Welche Wörter sollte ich aus meinen Texten streichen?
Vermeiden Sie primär Modalverben wie «können», «müssen» oder «sollen», da sie den Text relativieren und unhöflich wirken lassen. Auch negative Wörter wie «nicht» oder «aber» sollten durch positive Formulierungen ersetzt werden.
Wie kann ich lange Sätze verbessern?
Lange Sätze, die oft im akademischen Stil trainiert werden, lassen sich leicht verkürzen, indem Sie bei jedem «und» einen Punkt setzen. Dies erhöht die Lesbarkeit und wirkt moderner und direkter.
Was tun, wenn Kollegen an alten Formulierungen festhalten?
Hängen Sie den neuen, modernen Satz und den alten Floskelsatz nebeneinander an eine Wand. Der direkte Vergleich zeigt meist schnell die Überlegenheit der neuen Formulierung, und selbst konservative Kollegen gewöhnen sich rasch daran.
Wie finde ich moderne Wörter für meine Texte?
Schauen Sie in Stellenanzeigen für Kaderstellen nach aktuellen Business-Begriffen oder in Partnerschaftsinseraten nach passenden Eigenschaftswörtern. Dort finden Sie oft die aktuellsten und treffendsten Formulierungen.
