19.08.2016

Geschäftsbriefe schreiben: 7 klare Regeln für den Aufbau

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Auch bei Ihren Geschäftsbriefen gilt dieses Prinzip. Gestalten Sie deshalb Ihre Geschäftskorrespondenz einheitlich. Mühelos Geschäftsbriefe schreiben – Mit diesen 7 klaren Regeln für den Aufbau gelingt Ihnen das spielend.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Ein Brief sagt mehr als 1000 Worte

Jeder Geschäftsbrief enthält eine Botschaft: Antworten auf Anfragen, Auftragsbestätigungen, Terminvereinbarungen, Genesungswünsche, Dankesworte oder beste Wünsche zu besonderen Anlässen. Jeder Geschäftsbrief ist aber auch ein Imageträger des Unternehmens: Über die Wahl der Worte, die getroffenen Aussagen und – ganz wichtig – über die Struktur und den Aufbau.

Obwohl Sie Ihre Botschaft individuell gestalten, ist es empfehlenswert, sich beim Aufbau der Geschäftskorrespondenz an den Regeln nach DIN zu orientieren, weil

  • eine übersichtliche Struktur die Akzeptanz und Lesbarkeit beim Empfänger erhöht.
  • somit jeder Geschäftsbrief des Unternehmens einheitlich gestaltet wird.
  • aus Versandgründen bestimmte Standards eingehalten werden müssen.
  • ein genormtes Layout garantiert, dass der Brief gefalzt, gelocht und in den gängigen Fensterbriefhüllen verschickt werden kann.

7 Regeln für den Aufbau Ihrer Geschäftsbriefe

Erstellen Sie nach den DIN-Regeln zum einen die Vordrucke für die Briefbögen des Unternehmens – falls die Gestaltung nicht ein Grafikstudio übernimmt. Zum anderen eine Maske, die jeder Mitarbeiter auf seinem PC vorfindet, um die Daten der Geschäftskorrespondenz korrekt und mühelos eingeben zu können.

Tipp: Am Ende des Beitrags finden Sie genaue cm-Angaben zur Platzierung.

Regel 1: Das Anschriftenfeld

Sie verfügen im Anschriftenfeld über neun Zeilen, die sich in drei Bereiche aufgliedern:

  1. Zeile 1 bis 3 für Vermerke. Einzeilige Vermerke beginnen in der Zeile 3, zweizeilige in der Zeile 2 und dreizeilige in der Zeile 1. Gibt es keine Zusätze oder Vermerke zur Adresse des Empfängers bleiben nach der DIN die ersten drei Zeilen leer.
  2. Zeile 4 bis 6 für die Anschrift. Empfohlen wird für das Anschriftenfeld eine Schriftgrösse von 10 Punkt. So stellen Sie sicher, dass die automatischen Lese- und Sortiermaschinen der Briefbeförderer die Briefe schneller ordnen und weiterleiten können. Zwischen den Adressdaten gibt es keine Leerzeilen. Ein Beispiel verdeutlicht Ihnen den Aufbau:
  1. Warensendung
  2. Wenn unzustellbar, bitte mit
  3. neuer Anschrift zurück
  4. Muster GmbH
  5. Herrn Michael Muster
  6. 1234 MUSTERSTADT
  7. SCHWEIZ

Geht Ihr Brief ins Ausland, gibt es drei weitere wichtige Regeln zu beachten:

  1. Keine Länderkennzeichnung verwenden – wie D-12345 Musterstadt.
  2. Den Ort in der Sprache des Landes schreiben – also München, Roma, Bucuresti -, um die Zustellung im Empfängerland zu erleichtern.
  3. Den Ort und das Bestimmungsland in Grossbuchstaben schreiben – also MÜNCHEN/DEUTSCHLAND oder ROMA/ITALIEN.

Regel 2: Korrekte Anrede mit Titel und Amtsbezeichnungen

Das Adressfeld ist das erste, was Ihr Empfänger sieht und liest. Vermeiden Sie deshalb Fehler, die sich gerade bei der Anrede einschleichen. Hier einige Tipps:

 

Berufsbezeichnungen stehen neben „Frau“ oder „Herr“ in der ersten Zeile

Herr Rechtsanwalt

Frau Direktor

Titelbezeichnungen stehen unmittelbar vor dem Namen und werden meist abgekürzt.

Herr Rechtsanwalt

Dr. Hans Meier

Frau Direktor

Professor Michael Müller

Herr Dipl.-Ing. Michael Mustermann

Ehepaare

Frau und Herr

Tanja und Guido Gerber

Alle Mitglieder einer Familie Familie Schmid
Unverheiratetes Paar

Frau Andrea Brunner

Herr Stefan Widmer

Partner trägt Doppelnamen

Frau Laura Müller-Schmid

Herr Martin Schmid

Partner hat Titel

Frau Dr. Isabelle Roth

Herr Nicolas Roth

Regel 3: Die zweizeilige Bezugszeichenzeile

Unter dem Anschriftenfeld folgt die Bezugszeile – und zwar mit einem Abstand von zwei Leerzeilen. In diese Zeile gehören in folgender Reihenfolge die Informationen als Leitwörter (nicht benötigte entfallen natürlich):

Herrn Rechtsanwalt          

Dieter Müller

Musterstrasse 12     

1234 Musterstadt

Ihr Zeichen

MM

Ihre Nachricht vom,

12.08.2016

Unser Zeichen

JK7

Unsere Nachricht vom,

15.08.2016

Telefon, Name

-123, Müller

Datum

2016-08-17

 Regel 4: Das Datum

Eingebettet in die Bezugszeile hat die Schreibweise des Datums sich dem internationalen Schriftverkehr angepasst.

Schreibweise Beispiel Erläuterung
Jahr-Monat-Tag2016-07-22Entspricht der europäischen Norm
Tag.Monat.Jahr20.07.2016Weiterhin verbreitete Schreibweise
Tag. (als Zahl). Monat (als Text) Jahr (als Zahl)22. Juli 2016Wird heute noch verwendet.

Regel 5: Die Betreffzeile

Bringen Sie in der Betreffzeile die wesentliche Information des Briefes auf den Punkt. Mit einer knappen und aussagekräftigen Botschaft wecken Sie so das Interesse des Kunden oder Geschäftspartners.

  • Zwei Zeilen Abstand zur Bezugszeile – und sollte diese „nur“ aus dem Datum bestehen.
  • Einleitende Wörter entfallen. Streichen Sie also „Betreff“, „Betr.“ oder „Betrifft“.
  • Kein Punkt, aber Ausrufezeichen gerne. Werbliche Satzzeichen wie „Sparen Sie jetzt 500 CHF!“ sind in der Betreffzeile erlaubt, ein Punkt als Satzzeichen jedoch nicht.
  • Hervorheben erlaubt. Betonen Sie die Betreffzeile – entweder durch eine „Fett-„ oder farbliche Markierung.

Regel 6: Die Anrede

Zwei Zeilen nach der Betreffzeile folgt die Anrede. Punkten Sie jedoch nicht allein durch die korrekte Platzierung, sondern vielmehr durch eine persönliche und passende Ansprache.

AdressatRegel Beispiele
BekanntStets den korrekten Namen nennen. Sehr geehrte Frau Müller, … Guten Tag, Herr Gerber,…
Bekannt und vertrautStets den korrekten Namen nennen, eventuell eine vertrauliche Anrede Lieber Herr Widmer,… Lieber Guido,… Guten Tag, liebe Frau Schmid,…
Name unbekanntAuf der sicheren Seite mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,…“ Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren,… Sehr geehrte Damen und Herren,…
Name bekannt, Geschlecht jedoch unbekanntDie Oder-Variante einsetzen oder noch besser Geschlecht eruieren Sehr geehrte Frau Gerber oder Herr Gerber, …
Titel DoktorWird abgekürztSehr geehrte Frau Dr. Bäumler,…
Professor Wird ausgeschrieben Mit „Frau/Herr“ möglich Sehr geehrte Frau Professorin Huber,… Sehr geehrter Professor Meier,…
Professor und DoktorProfessor überlagert DoktorSehr geehrte Frau Professorin Müller,..

 

Regel 7: Die Grussformel, Unterschrift und Anlagen

Auch beim Ende des Briefes gibt es einiges zu beachten.

  • Die Grussformel. Setzen Sie diese mit einer Leerzeile zu Ihrem Brieftext ab: „Mit freundlichen Grüssen“, „Freundliche Grüsse und ein schönes Wochenende“ oder „Mit herzlichen Grüssen aus Zürich“ sind gängige Formulierungen.
  • Die Unterschrift. Planen Sie drei bis vier Leerzeilen für die Unterschrift ein. Da manche Unterschriften schwer lesbar, empfiehlt es sich, den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners ausgeschrieben unterhalb der Unterschrift maschinenschriftlich zu wiederholen.
  • Die Anlagen. Unter die Unterschrift (bzw. die maschinenschriftliche Wiederholung des Namens des Unterzeichners) platzieren Sie den Hinweis auf beigefügte Anlagen. Der Abstand beträgt eine Leerzeile. Als Hervorhebung für das Wort „Anlage(n)“ wird nur die Fett-Markierung angewendet. Es wird kein Doppelpunkt hinter „Anlage(n)“ gesetzt. Listen Sie einzelne Anlagen untereinander auf, ohne Aufzählungszeichen zu verwenden.

Geschäftsbriefe schreiben - Eckdaten zum Aufbau

Ihre Absenderangaben

  • Form Briefkopf + Höhe des Briefkopfes 
    • Form A: 27mm für kleinere Firmenlogos
    • Form B: 45 mm übliche Variante
  • Textpositionierung im Briefbogen
    • Bei Form A: 2,0 cm zur linken Blattkante 2,7 cm zur oberen Blattkante
    • Bei Form B: 2,0 cm zur linken Blattkante 4,5 cm zur oberen Blattkante
  • Grösse : 0,5 cm x 8,5 cm
  • Schriftgrösse: zwischen 6 und 8 Punkten
  • Besonderheiten: Das gesamte Feld wird optisch durch einen waagerechten Strich vom Anschriftenfeld abgesetzt, d.h. die Absenderabgaben werden im Brieffenster unterstrichen

                                                             

Das Anschriftenfeld

  •  Zeilenzahl: Neun Zeilen
  • Zeilen 1 – 3: Zusätze und Vermerke wie „Einschreiben“. Es wird von unten - also der Zeile 3 – begonnen. Nicht benutzte Zeilen bleiben leer.
  • Zeile 4 – 9: Die Adresse des Empfängers
  • Grösse: 4,0 x 8,5 cm
  • Schriftgrösse: 10 Punkt sind optimal. Auf keinen Fall kleiner als 8 Punkt.

 

Die zweizeilige Bezugszeichenzeile

  •  Position der Informationen – Leitwörte: 2,41 cm Abstand zum linken Blattrand
  • Einzelne Leitwörter: linksbündig anordnen
  • Bezugszeichen zu den Leitwörtern: Bündig in der nächsten Zeile

 

Die Betreffzeile

  • Leerzeilen:  immer zwei Leerzeilen vor der eigentlichen Betreffzeile
  • Position:  Am linken Rand nach 2,41 cm von der linken Blattkante
  • Anschluss zum nächsten Briefelement: Zwei Leerzeilen vor der Anrede

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