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Geschäftsbriefe schreiben: 7 klare Regeln für den Aufbau

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Auch bei Ihren Geschäftsbriefen gilt dieses Prinzip. Gestalten Sie deshalb Ihre Geschäftskorrespondenz einheitlich. Mühelos Geschäftsbriefe schreiben – Mit diesen 7 klaren Regeln für den Aufbau gelingt Ihnen das spielend.

15.02.2022 Von: Brigitte Miller
Geschäftsbriefe schreiben

Ein Brief sagt mehr als 1000 Worte

Jeder Geschäftsbrief enthält eine Botschaft: Antworten auf Anfragen, Auftragsbestätigungen, Terminvereinbarungen, Genesungswünsche, Dankesworte oder beste Wünsche zu besonderen Anlässen. Jeder Geschäftsbrief ist aber auch ein Imageträger des Unternehmens: Über die Wahl der Worte, die getroffenen Aussagen und – ganz wichtig – über die Struktur und den Aufbau.

Obwohl Sie Ihre Botschaft individuell gestalten, ist es empfehlenswert, sich beim Aufbau der Geschäftskorrespondenz an den Regeln nach DIN zu orientieren, weil

  • eine übersichtliche Struktur die Akzeptanz und Lesbarkeit beim Empfänger erhöht.
  • somit jeder Geschäftsbrief des Unternehmens einheitlich gestaltet wird.
  • aus Versandgründen bestimmte Standards eingehalten werden müssen.
  • ein genormtes Layout garantiert, dass der Brief gefalzt, gelocht und in den gängigen Fensterbriefhüllen verschickt werden kann.

7 Regeln für den Aufbau Ihrer Geschäftsbriefe

Erstellen Sie nach den DIN-Regeln zum einen die Vordrucke für die Briefbögen des Unternehmens – falls die Gestaltung nicht ein Grafikstudio übernimmt. Zum anderen eine Maske, die jeder Mitarbeiter auf seinem PC vorfindet, um die Daten der Geschäftskorrespondenz korrekt und mühelos eingeben zu können.

Tipp: Am Ende des Beitrags finden Sie genaue cm-Angaben zur Platzierung.

    Regel 1: Das Anschriftenfeld

    Sie verfügen im Anschriftenfeld über neun Zeilen, die sich in drei Bereiche aufgliedern:

    • Zeile 1 bis 3 für Vermerke. Einzeilige Vermerke beginnen in der Zeile 3, zweizeilige in der Zeile 2 und dreizeilige in der Zeile 1. Gibt es keine Zusätze oder Vermerke zur Adresse des Empfängers bleiben nach der DIN die ersten drei Zeilen leer.
    • Zeile 4 bis 6 für die Anschrift. Empfohlen wird für das Anschriftenfeld eine Schriftgrösse von 10 Punkt. So stellen Sie sicher, dass die automatischen Lese- und Sortiermaschinen der Briefbeförderer die Briefe schneller ordnen und weiterleiten können. Zwischen den Adressdaten gibt es keine Leerzeilen. Ein Beispiel verdeutlicht Ihnen den Aufbau:
    1. Warensendung

    2. Wenn unzustellbar, bitte mit
    3. neuer Anschrift zurück
    4. Muster GmbH
    5. Herrn Michael Muster
    6. 1234 MUSTERSTADT
    7. SCHWEIZ

    Geht Ihr Brief ins Ausland, gibt es drei weitere wichtige Regeln zu beachten:

    1. Keine Länderkennzeichnung verwenden – wie D-12345 Musterstadt.
    2. Den Ort in der Sprache des Landes schreiben – also München, Roma, Bucuresti -, um die Zustellung im Empfängerland zu erleichtern.
    3. Den Ort und das Bestimmungsland in Grossbuchstaben schreiben – also MÜNCHEN/DEUTSCHLAND oder ROMA/ITALIEN.

    Regel 2: Korrekte Anrede mit Titel und Amtsbezeichnungen

    Das Adressfeld ist das erste, was Ihr Empfänger sieht und liest. Vermeiden Sie deshalb Fehler, die sich gerade bei der Anrede einschleichen. Hier einige Tipps:

     

    Berufsbezeichnungen stehen neben „Frau“ oder „Herr“ in der ersten Zeile

    Herr Rechtsanwalt

    Frau Direktor

    Titelbezeichnungen stehen unmittelbar vor dem Namen und werden meist abgekürzt.

    Herr Rechtsanwalt

    Dr. Hans Meier

    Frau Direktor

    Professor Michael Müller

    Herr Dipl.-Ing. Michael Mustermann

    Ehepaare

    Frau und Herr

    Tanja und Guido Gerber

    Alle Mitglieder einer Familie Familie Schmid
    Unverheiratetes Paar

    Frau Andrea Brunner

    Herr Stefan Widmer

    Partner trägt Doppelnamen

    Frau Laura Müller-Schmid

    Herr Martin Schmid

    Partner hat Titel

    Frau Dr. Isabelle Roth

    Herr Nicolas Roth

    Regel 3: Die zweizeilige Bezugszeichenzeile

    Unter dem Anschriftenfeld folgt die Bezugszeile – und zwar mit einem Abstand von zwei Leerzeilen. In diese Zeile gehören in folgender Reihenfolge die Informationen als Leitwörter (nicht benötigte entfallen natürlich):

    Herrn Rechtsanwalt          

    Dieter Müller

    Musterstrasse 12     

    1234 Musterstadt

             

    Ihr Zeichen

    MM

    Ihre Nachricht vom,

    12.08.2016

    Unser Zeichen

    JK7

    Unsere Nachricht vom,

    15.08.2016

    Telefon, Name

    -123, Müller

    Datum

    2016-08-17

     Regel 4: Das Datum

    Eingebettet in die Bezugszeile hat die Schreibweise des Datums sich dem internationalen Schriftverkehr angepasst.

    Schreibweise Beispiel Erläuterung
    Jahr-Monat-Tag 2016-07-22 Entspricht der europäischen Norm
    Tag.Monat.Jahr 20.07.2016 Weiterhin verbreitete Schreibweise
    Tag. (als Zahl). Monat (als Text) Jahr (als Zahl) 22. Juli 2016 Wird heute noch verwendet.

    Regel 5: Die Betreffzeile

    Bringen Sie in der Betreffzeile die wesentliche Information des Briefes auf den Punkt. Mit einer knappen und aussagekräftigen Botschaft wecken Sie so das Interesse des Kunden oder Geschäftspartners.

    • Zwei Zeilen Abstand zur Bezugszeile – und sollte diese „nur“ aus dem Datum bestehen.
    • Einleitende Wörter entfallen. Streichen Sie also „Betreff“, „Betr.“ oder „Betrifft“.
    • Kein Punkt, aber Ausrufezeichen gerne. Werbliche Satzzeichen wie „Sparen Sie jetzt 500 CHF!“ sind in der Betreffzeile erlaubt, ein Punkt als Satzzeichen jedoch nicht.
    • Hervorheben erlaubt. Betonen Sie die Betreffzeile – entweder durch eine „Fett-„ oder farbliche Markierung.

    Regel 6: Die Anrede

    Zwei Zeilen nach der Betreffzeile folgt die Anrede. Punkten Sie jedoch nicht allein durch die korrekte Platzierung, sondern vielmehr durch eine persönliche und passende Ansprache.

     

    Adressat Regel Beispiele
    Bekannt Stets den korrekten Namen nennen. Sehr geehrte Frau Müller, … Guten Tag, Herr Gerber,…
    Bekannt und vertraut Stets den korrekten Namen nennen, eventuell eine vertrauliche Anrede Lieber Herr Widmer,… Lieber Guido,… Guten Tag, liebe Frau Schmid,…
    Name unbekannt Auf der sicheren Seite mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,…“ Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren,… Sehr geehrte Damen und Herren,…
    Name bekannt, Geschlecht jedoch unbekannt Die Oder-Variante einsetzen oder noch besser Geschlecht eruieren Sehr geehrte Frau Gerber oder Herr Gerber, …
    Titel Doktor Wird abgekürzt Sehr geehrte Frau Dr. Bäumler,…
    Professor Wird ausgeschrieben Mit „Frau/Herr“ möglich Sehr geehrte Frau Professorin Huber,… Sehr geehrter Professor Meier,…
    Professor und Doktor Professor überlagert Doktor Sehr geehrte Frau Professorin Müller,..

     

    Regel 7: Die Grussformel, Unterschrift und Anlagen

    Auch beim Ende des Briefes gibt es einiges zu beachten.

    • Die Grussformel. Setzen Sie diese mit einer Leerzeile zu Ihrem Brieftext ab: „Mit freundlichen Grüssen“, „Freundliche Grüsse und ein schönes Wochenende“ oder „Mit herzlichen Grüssen aus Zürich“ sind gängige Formulierungen.
    • Die Unterschrift. Planen Sie drei bis vier Leerzeilen für die Unterschrift ein. Da manche Unterschriften schwer lesbar, empfiehlt es sich, den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners ausgeschrieben unterhalb der Unterschrift maschinenschriftlich zu wiederholen.
    • Die Anlagen. Unter die Unterschrift (bzw. die maschinenschriftliche Wiederholung des Namens des Unterzeichners) platzieren Sie den Hinweis auf beigefügte Anlagen. Der Abstand beträgt eine Leerzeile. Als Hervorhebung für das Wort „Anlage(n)“ wird nur die Fett-Markierung angewendet. Es wird kein Doppelpunkt hinter „Anlage(n)“ gesetzt. Listen Sie einzelne Anlagen untereinander auf, ohne Aufzählungszeichen zu verwenden.

    Geschäftsbriefe schreiben - Eckdaten zum Aufbau

    Ihre Absenderangaben

    • Form Briefkopf + Höhe des Briefkopfes 
      • Form A: 27mm für kleinere Firmenlogos
      • Form B: 45 mm übliche Variante
    • Textpositionierung im Briefbogen
      • Bei Form A: 2,0 cm zur linken Blattkante 2,7 cm zur oberen Blattkante
      • Bei Form B: 2,0 cm zur linken Blattkante 4,5 cm zur oberen Blattkante
    • Grösse : 0,5 cm x 8,5 cm
    • Schriftgrösse: zwischen 6 und 8 Punkten
    • Besonderheiten: Das gesamte Feld wird optisch durch einen waagerechten Strich vom Anschriftenfeld abgesetzt, d.h. die Absenderabgaben werden im Brieffenster unterstrichen                                                   

    Das Anschriftenfeld

    • Zeilenzahl: Neun Zeilen
    • Zeilen 1 – 3: Zusätze und Vermerke wie „Einschreiben“. Es wird von unten - also der Zeile 3 – begonnen. Nicht benutzte Zeilen bleiben leer.
    • Zeile 4 – 9: Die Adresse des Empfängers
    • Grösse: 4,0 x 8,5 cm
    • Schriftgrösse: 10 Punkt sind optimal. Auf keinen Fall kleiner als 8 Punkt.

    Die zweizeilige Bezugszeichenzeile

    • Position der Informationen – Leitwörte: 2,41 cm Abstand zum linken Blattrand
    • Einzelne Leitwörter: linksbündig anordnen
    • Bezugszeichen zu den Leitwörtern: Bündig in der nächsten Zeile

    Die Betreffzeile

    • Leerzeilen:  immer zwei Leerzeilen vor der eigentlichen Betreffzeile
    • Position:  Am linken Rand nach 2,41 cm von der linken Blattkante
    • Anschluss zum nächsten Briefelement: Zwei Leerzeilen vor der Anrede
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