22.10.2019

HR Kommunikation: So schreibt HR überraschend anders

Welche Wörter wollen Bewerbende und Mitarbeitende in der Kommunikation mit HR-Leuten lesen? Welche Floskeln gilt es zu vermeiden und wie schreiben wir einladend, modern – einfach anders? Dieser Beitrag zeigt anhand mehrerer Tipps auf, wie HR Kommunikation gelingt und bietet Ihnen als Gratis-Download eine Mustervorlage für einen Eintrittsbrief.

Von: Andrea Kern  DruckenTeilen 

Andrea Kern

Andrea Kern ist Inhaberin von Wort & Stil: Kreative Bewerbungen und Texte, Leiterin Personaldienst, HR-Fachfrau und Ausbilderin mit eidg. Fachausweis.

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HR Kommunikation

HR Kommunikation

Wer im HR tätig ist, kennt das vielleicht: Für die schriftliche Kommunikation mit Bewerbenden und Mitarbeitenden werden Textvorlagen verwendet. Oft sind diese Textvorlagen seit vielen Jahren im Einsatz – entsprechend verstaubt und unattraktiv klingen sie darum.

Allerdings: Gerade in der HR Kommunikation lohnen sich frische, wertschätzende Formulierungen. Denken wir nur einmal an das Employer Branding und damit an das Bewerber-Management. Bewerbende erhalten über die Kommunikation mit dem HR einen ersten Eindruck vom Unternehmen. Und dieser sollte natürlich möglichst positiv ausfallen. Aber auch Mitarbeitende bzw. angehende Mitarbeitende freuen sich über eine einladende Kommunikation.

TIPP 1

Vorsicht vor Abkürzungen. Diese können rasch salopp wirken. Also besser «Informationen» anstatt «Infos» schreiben.

TIPP 2

Benutzen Sie am Anfang des Schreibens keine Floskeln wie «Wir beziehen uns auf ...». Zudem sollte ein Brief nicht mit einem «Wir» beginnen, sondern den Lesenden ins Zentrum stellen.

TIPP 3

Wörter wie «nachfolgend» oder «voranstehend» können verwirren und sollten besser weggelassen werden.

TIPP 4

Aufforderungen wie «Wir bitten Sie, sich um 08.00 Uhr zu melden ...» kann in der modernen Korrespondenz einfach in einen Sie-Stil umformuliert werden: «Bitte melden Sie sich ...». Der Sie-Stil ist dem Wir-Stil denn auch immer vorzuziehen, da der Lesende so viel mehr mit einbezogen wird.

TIPP 5

Vorsicht bei der Gross-/Kleinschreibung. Beispielsweise muss «ihre» zwingend grossgeschrieben werden, wenn es sich um die Höflichkeitsform handelt.

TIPP 6

Vorsicht vor zu langen Sätzen. Bei Print-Texten sind maximal 25 Wörter pro Satz gut verständlich, bei Online-Texten sollte ein Satz nicht mehr als 16 Wörter beinhalten.

TIPP 7

Vornamen wirken persönlich und sollten immer hingeschrieben werden.

TIPP 8

Achtung: Verschachtelte Sätze sind nicht gut verständlich. Einfache Satzstellungen helfen dem Lesenden.

TIPP 9

«Wir stehen jederzeit gerne zur Verfügung» ist die wohl aktuell noch am häufigsten verwendete Floskel. Das «jederzeit» ist dabei auch im digitalen Zeitalter übertrieben. Und das «zur Verfügung stehen» wirkt passiv und wenig einladend. Besser: «Sind Sie schon etwas nervös? Das verstehe ich gut. Umso mehr wünsche ich Ihnen einen gelungenen Start und bin bei Fragen gerne für Sie da. Bis am 1. Juni – ich freue mich. »

TIPP 10

Auch die Darstellung hat eine Wirkung. In der modernen Korrespondenz wird Flattersatz anstatt Blocksatz verwendet. Zudem sollte der Brief in mehrere Abschnitte gegliedert werden.

Diese Tipps zur HR Kommunikation wurden nach den Grundsätzen der modernen Korrespondenz verfasst. Verwenden Sie viele Sie-Sätze und stellen Sie den Lesenden ins Zentrum. Mit der Ich-Form formuliert, wirkt das Schreiben persönlich verleiht einen verbindlichen Ausdruck.

Wichtig: Je nach Unternehmen kann der Schreibstil stark variieren. Beispielsweise könnte bei einem Startup mit Du-Kultur der Einstieg auch so lauten:

«Am 1. Juni 20** ist es so weit: Du läufst zum ersten Mal als Mitarbeiterin durch unsere Eingangstüre. Schlägt dein Puls schon etwas schneller, wenn du daran denkst? Bei uns ist das jedenfalls so. Gleichzeitig freuen wir uns unheimlich, dass du bald zu unserem Team gehörst.»

Um möglichst gut von diesem Beitrag zu profitieren, finden Sie untenstehend einen Gratis-Download mit einer Mustervorlage für einen Eintrittsbrief. Diese ist unter Berücksichtigung der 10 Tipps verfasst worden und zeigt Ihnen, wie erfolgreiche HR Kommunikation aussehen kann.

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