08.11.2017

Formulierungen: Schreib-Knigge für HR-Leute

Ein Brief sollte den guten Ton treffen, eine E-Mail den richtigen Stil haben. Worauf können Sie dabei speziell im HR achten? Mit diesen sieben Schreib-Tipps gelingen Ihnen Stelleninserate, Absagebriefe & Co.

Von: Andrea Kern   Drucken Teilen   Kommentieren  

Andrea Kern

Andrea Kern ist Inhaberin von Wort & Stil: Kreative Bewerbungen und Texte, Leiterin Personaldienst, HR-Fachfrau und Ausbilderin mit eidg. Fachausweis.

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Formulierungen

Richtig fomulieren

Als HR-Fachperson schreiben Sie täglich. Sie verfassen Absagebriefe, formulieren Arbeitszeugnisse, texten Stelleninserate oder bestätigen einen Vorstellungstermin per E-Mail. Dazu benötigen Sie nicht nur viel Fachwissen. Auch ein guter Schreibstil ist hier gefragt. Diese sieben Schreib-Tipps sind der Schlüssel zu einem gelungenen schriftlichen Auftritt.

1. Verben statt Nomen verwenden

Verben machen einen Text leicht verständlich. Sie wirken ansprechender und lebendiger als Nomen. Schreiben Sie daher nicht «Interesse zeigen», sondern verwenden Sie besser das Verb «interessieren».

Beispiel I
Schwer verständlich: Zu Ihren Aufgaben zählen die Unterstützung der Sekretariatsleiterin, die Erstellung von Statistiken und die Verwaltung des Büromaterials.
Leicht verständlich: Sie unterstützen die Sekretariatsleiterin, erstellen Statistiken und verwalten das Büromaterial.

Beispiel II
Schwer verständlich: Hiermit bestätigen wir Ihnen gerne den Erhalt Ihrer Bewerbung. Leicht verständlich: Ihre Bewerbung haben wir erhalten – vielen Dank.

2. Mann und Frau unterscheiden

Die Gleichstellung von Mann und Frau gehört besonders im HR zum guten Ton. Unterscheiden Sie am besten gendergerecht zwischen «der Mitarbeiterin» und «dem Mitarbeiter» bzw. «den Teilnehmerinnen» und «den Teilnehmern». Wollen Sie gemischte Personengruppen ansprechen, kann ein Komma den Lesefluss erleichtern:

Der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin kann sich bei Fragen zur Lohnabrechnung direkt an Frau Muster wenden.

Variante 1  Die Mitarbeitenden können sich bei Fragen zur Lohnabrechnung direkt an Frau Muster wenden.

Variante 2  Wer Fragen zur Lohnabrechnung hat, kann sich direkt an Frau Muster wenden.

Kurzformen wie «Bewerber/-in» und «BewerberIn» sind typografisch unschön. Daher sollten Sie sie nur ausnahmsweise oder bei Platzmangel verwenden.

3. Positiv formulieren

Verneinungen mit dem Wort «nicht» verwirren unser Gehirn. Formulieren Sie darum besser positiv. Das wirkt sympathischer.

Negativ formuliert Bitte bewerben Sie sich elektronisch. Bewerbungen per Post können wir nicht berücksichtigen.

Positiv formuliert Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich elektronisch – vielen Dank.

4. Im Sie-Stil schreiben

Im Mittelpunkt des Briefes oder der E-Mail sollte der Empfänger bzw. die Empfängerin sein. Dies gilt insbesondere für den ersten Satz. Beginnen Sie nicht mit einem «Wir», sondern verwenden Sie lieber den Sie-Stil.

Unschöner Wir-Stil  Wir freuen uns, dass Sie am 1. Oktober 2017 bei uns anfangen werden und bitten Sie, sich um 08.00 Uhr am Empfang zu melden.

Moderner Sie-Stil  Bald ist es so weit: Am 1. Oktober 2017 haben Sie Ihren ersten Arbeitstag bei uns. Das freut uns sehr. Bitte melden Sie sich um 08.00 Uhr beim Empfang.

5. Veraltete Ausdrücke ersetzen

Verwenden Sie ältere Vorlagen oder Textbausteine? Dann kann es sein, dass diese veraltete Ausdrücke enthalten wie «zur Verfügung stehen», «allfällige», «zur Kenntnisnahme», «Bemühungen», «im Voraus, «in Bezug auf», «beiliegend» oder «gedient haben». Ersetzen Sie diese sogenannten Floskeln durch moderne Formulierungen.

Beispiel I
Veraltet: Bei allfälligen Fragen zum Arbeitsvertrag stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung
Modern: Haben Sie Fragen zum Arbeitsvertrag? Ich beantworte sie Ihnen gerne unter Tel. XXX XXX XX.

Beispiel II
Veraltet: Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass sich der KTG-Beitrag geändert hat.
Modern: Bitte beachten Sie: Der KTG-Beitrag erhöht sich per 1. Januar auf neu XY %.

6. Aktiv schreiben

In Passiv-Sätzen ist nicht erkennbar, wer was macht. Formulieren Sie darum besser aktiv. Das wirkt persönlich und schafft Transparenz.

Beispiel I
Passiv: Bewerbungen sind per E-Mail einzureichen. Aktiv: Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an hans.muster@firma.ch.

Beispiel II
Passiv: Gestern wurde beschlossen, dass die Mitarbeiterzeitschrift eingestellt wird. Aktiv: Die Geschäftsleitung hat gestern entschieden, dass die Mitarbeiterzeitschrift eingestellt wird.

7. Modalverben vermeiden

Müssen, wollen, dürfen, können: Modalverben verändern eine Aussage und sind häufig unnötig.

Beispiel I
Nicht: Wir möchten uns ganz herzlich für Ihre langjährige Mitarbeit bedanken. Besser: Seit 15 Jahren arbeiten Sie für uns. Für diese langjährige Treue bedanken wir uns herzlich.

Beispiel II
Nicht: Wir freuen uns, Sie in unserer Firma begrüssen zu dürfen. Besser: Wir freuen uns, Sie bei uns zu begrüssen.

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