Formulierung: 5 Tipps um leserfreundlich zu Schreiben
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Leserfreundliche Texte entstehen nicht durch komplizierte Fachbegriffe, sondern durch klare Strukturen und eine positive Ausrichtung. Vermeiden Sie Negationen, Scheinsubjekte und vage Ortsangaben, um Missverständnisse zu verhindern. Stattdessen setzen Sie auf konkrete Beispiele, präzise Beschreibungen und eine logische Abfolge, die den Leser mühelos zum Ziel führt.
Die wichtigsten Punkte:
- Vermeiden Sie Negationen wie «nicht» oder «kein», um den Fokus auf Lösungen zu lenken.
- Ersetzen Sie Scheinsubjekte wie «Es ist darauf zu achten» durch direkte Handlungsaufforderungen.
- Nutzen Sie konkrete Beispiele, die sich an der Erfahrungswelt Ihrer Zielgruppe orientieren.
- Prüfen Sie Ortsangaben auf Präzision, statt sich auf vage Verweise wie «weiter unten» zu verlassen.
- Optimieren Sie die Textstruktur, damit der Lesefluss ohne Unterbrechungen für Nachschlagen möglich ist.
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie schreibe ich leserfreundliche Geschäftstexte mit einfachen Formulierungen?
Leserfreundlich schreiben dank einfacher Formulierung
Ob Brief, Broschüre oder Flyer, Ihr Leser will schnell und mühelos Antworten auf seine Fragen finden. Denn er hat einfach zu wenig Zeit. Doch eine komplizierte Formulierung, Schachtelsätze oder Fachjargon verhindern gerade das rasche Scannen Ihrer Ausführungen.
Behalten Sie deshalb beim Schreiben stets den Leser im Auge. Nicht allein, beim Inhalt, sondern auch wie Sie diesen Inhalt vermitteln wollen. Ihr Kunde wird es Ihnen danken mit
- weniger Nachfragen, um Missverständnisse aufzuklären.
- positiven Rückmeldungen.
- Bestellungen und Auftragserteilung.
- einer guten Kundenbindung.
Setzen Sie also auf Formulierungen, die beim Leser – also Ihrem Kunden – ankommen. Die folgenden Tipps unterstützen Sie dabei.
5 Tipps, wie Sie leserfreundlich schreiben
Lesen Sie sich die 5 Tipps in Ruhe durch. Vielleicht wenden Sie den einen oder anderen sogar schon an. Gratulation! Falls nicht, kein Problem. Schreiben Sie erst einmal Ihren Erstentwurf. Prüfen Sie anschliessend, welchen Tipp Sie besser anwenden sollten. Optimieren Sie so Schritt für Schritt Ihren Brief oder Ihre Präsentation.
Tipp 1: Vorsicht Negationen
Nicht, kein, nimmer, nie, niemals, bestimmt nicht sind alles typische Formulierungen, die in keiner Geschäftskorrespondenz fehlen. Leider. Denn solche Negationen lenken den Fokus des Lesers auf das, was nicht geht wie beispielsweise «Leider können wir Ihnen keine schnellere Lieferung garantieren». Sie verweisen damit auf Probleme, statt auf Lösungen.
Ideen zur Umsetzung:
- Positiv formulieren. Meiden Sie Negationen, soweit es Ihnen möglich ist. Schreiben Sie, was machbar ist «Wir garantieren Ihnen eine Lieferung in zehn Tagen. Drei Tage früher als vereinbart.»
- Doppelte Verneinungen streichen. Manches Mal ergeben sich durch Wortkombinationen von keine, nicht, nie mit un-(glück etc.) oder dis-(kreditieren etc.) sogar eine doppelte Negation. Wandeln Sie diese dann in eine einfache Negation um.
- Verneinungen in Wörtern. Suchen Sie für Wörter, die mit Un- beginnen, andere Begriffe. So wird aus Unmenge eine grosse Menge. Oder aus Unglück Pech. Aus unablässig wird ein stets.
Tipp 2: Beispiele, die ansprechen
Beispiele veranschaulichen Sachverhalte. Beispiele schaffen auch eine Möglichkeit der Identifikation. Deshalb bauen Sie Beispiele in Ihren Text mit ein. Allerdings nur Beispiele, mit denen Ihr Leser auch etwas anfangen kann.
Ideen zur Umsetzung:
- Zielgruppe bestimmen. Verdeutlichen Sie sich, für wen Sie schreiben. Listen Sie alle Eigenschaften auf, die der Zielperson entsprechen.
Beispiele ableiten. Überlegen Sie, welche Beispiele den Erfahrungen des Lesers entsprechen könnten. Als Katzenbesitzer wird er wohl kaum Beispiele über Hunde lesen wollen. Oder als Eltern Beispiele von Singlefrauen, die einen Partner suchen.
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Tipp 3: Subjekte klar benennen
So mancher Satz hat ein Scheinsubjekt: «Es» wie beispielsweise «Es ist darauf zu achten, dass…» oder «Für gehbehinderte Besucher gibt es einen barrierefreien Eingang». Dadurch entstehen Missverständnisse.
Ideen zur Umsetzung:
- Scheinsubjekt markieren. Unterstreichen Sie in Ihrem Text, alle Sätze, die ein «Es» als Subjekt enthalten.
Formulieren Sie um. Aus «Es ist darauf zu achten…» wird «Achten Sie darauf…».
Tipp 4: Genaue Angaben beschreiben
Der Leser soll Sie finden. Ob auf der Messe oder im Gewerbegebiet. Vielleicht wollen Sie ihm auch Örtlichkeiten Ihres Unternehmens beschreiben, damit er sich am «Tag der offenen Tür» zurechtfindet. Dafür verwenden Sie Präpositionen wie «in, auf, unter, neben, oben, durch…». Und Sie formulieren Sätze wie «Die Behindertentoilette findet sich neben dem Empfang.» Liest sich erst einmal leicht und ganz verständlich. Nur, sobald sich der Leser – also Ihr Kunde – auf die Suche begibt, wird deutlich: Ihre Formulierung löst nur ein Fragezeichen bei ihm aus.
Ideen zur Umsetzung:
- Genauigkeit prüfen. Überlegen Sie, welche Angaben für eine präzise Beschreibung nötig sind. Notieren Sie die Eckdaten.
- Formulieren Sie explizit. Schreiben Sie in solchen Fällen lieber längere Sätze, als durch kurze Angaben Verwirrung zu stiften. Beispielsweise «Die Behindertentoilette finden Sie nach 3 Metern, nachdem Sie am Empfang rechts abgebogen sind.»
Tipp 5: Vage Verweise meiden
Kaum ein Schriftstück kommt ohne Sie aus: Die Verweise. «Wir verweisen auf unser Schreiben vom …» oder «Füllen Sie den Antrag unten aus.» Eine typische Formulierungen für ein solchen Verweis ist «weiter unten, siehe auch oben, auf den Folgeseiten, im Anhang, auf Seite 3». Obwohl Sie eindeutig sind, verwirren Sie dennoch den Leser. Und zwar aus einem einfachen Grund: Der Leser muss seinen Lesefluss unterbrechen, um die angegebene Stelle zu finden. Tut er dies nicht – was in der Regel der Fall ist – wird er vielleicht am Ende nicht mehr wissen, was er mit dem Formular tun soll oder was es mit der Info «weiter unten» auf sich hat.
Ideen zur Umsetzung:
- Verweise markieren. Unterstreichen Sie Ihre Verweise. Fragen Sie sich, ob Ihre Angabe stimmig ist, d.h. befindet sich der Antrag wirklich unten auf der Seite?
Lesestruktur optimieren. Vermeiden Sie Verweise, soweit als möglich. Verändern Sie dafür den Aufbau Ihres Textes. Verknüpfen Sie die Abschnitte in einer logischen Folge, die keine Hinweise auf «oben, unten, etc.» benötigt.
Checkliste
- Haben Sie alle Negationen (nicht, kein, nie) entfernt oder durch positive Formulierungen ersetzt?
- Sind doppelte Verneinungen (z. B. «nicht unglücklich») in einfache Aussagen umgewandelt?
- Verwenden Sie konkrete Beispiele, die Ihre spezifische Zielgruppe direkt ansprechen?
- Haben Sie Scheinsubjekte wie «Es» am Satzanfang eliminiert und durch klare Subjekte ersetzt?
- Sind alle Handlungsaufforderungen direkt an den Leser gerichtet (z. B. «Achten Sie darauf»)?
- Enthalten Ortsbeschreibungen exakte Daten (Meterzahl, Richtung) statt vager Begriffe?
- Haben Sie vage Verweise wie «siehe oben» oder «im Anhang» durch eine logische Umstrukturierung des Textes überflüssig gemacht?
- Kann der Leser den Inhalt ohne Unterbrechungscoupe erfassen und sofort umsetzen?
- Führt der Text den Leser schrittweise zum gewünschten Ergebnis oder zur gewünschten Handlung?
FAQ: Formulierung
Warum sollte ich Negationen in Geschäftstexten vermeiden?
Negationen lenken den Fokus des Lesers auf Probleme statt auf Lösungen. Eine positive Formulierung wie «Wir garantieren eine Lieferung in zehn Tagen» wirkt handlungsorientierter und motivierender als «Wir können keine schnellere Lieferung garantieren».
Was sind Scheinsubjekte und wie vermeide ich sie?
Scheinsubjekte wie «Es» (z. B. «Es ist darauf zu achten») machen Sätze passiv und unklar. Formulieren Sie diese Sätze aktiv um, indem Sie das eigentliche Subjekt nennen oder eine direkte Aufforderung verwenden, etwa «Achten Sie darauf».
Wie mache ich Ortsangaben für Kunden verständlicher?
Vermeiden Sie vage Beschreibungen wie «neben dem Empfang». Nutzen Sie stattdessen präzise Angaben mit Richtungen und Distanzen, beispielsweise «nach 3 Metern, nachdem Sie am Empfang rechts abgebogen sind».
Warum sind vage Verweise wie «weiter unten» problematisch?
Solche Verweise unterbrechen den Lesefluss, da der Leser die Stelle suchen muss. Oft wird dieser Schritt übersprungen, was zu Missverständnissen führt. Besser ist eine logische Umstrukturierung des Textes, die den Kontext direkt am richtigen Ort liefert.
Wie wähle ich passende Beispiele für meine Zielgruppe?
Definieren Sie zuerst Ihre Zielgruppe und ihre Eigenschaften. Wählen Sie anschliessend Beispiele, die deren Alltag und Erfahrungen widerspiegeln, um eine schnelle Identifikation zu ermöglichen.
