Protokollvorlage: So strukturieren Sie Protokolle leserfreundlich
Heide R. Koppenhöfer
Heide R. Koppenhöfer ist seit 20 Jahren selbstständige Trainerin für Fach- und Führungskräfte auf den Gebieten: Office Management, Kundenorientierung, Arbeitsorganisation und Kommunikation sowie Fachautorin. Sie engagiert sich ehrenamtlich in Vereinen und Verbänden und arbeitet im deutschen Landesfachausschuss „Geprüfte/r Fachkauffrau/-mann für Büro- und Projektorganisation“ mit. Sie leitet das WEKA-Seminar „Effektive Protokollführung“.
Vom Muss zum Genuss: Protokolle sind wichtige Beweise und Arbeitsunterlagen
Protokolle sind unerlässlich. Bei Sitzungen von Aufsichtsgremien, Mitglieder- oder Generalversammlungen gehören Protokolle zu den „erforderlichen Büchern“ im Sinne des Gesetzes. Sie sind oft Grundlage für behördliches Handeln. Manchmal findet sich in Organisations- oder Geschäftsreglementen ein Hinweis auf die gewünschte Protokollart und –form. Ansonsten informiert sich ein Protokollführer hierzu vor einer Veranstaltung. Denn schon beim Mitschreiben während eines Meetings, einer Sitzung, einer Konferenz sind die spätere Auswertung von Protokollen und die Weiterverfolgung von Massnahmen wichtige Vorbereitungskriterien.
Es gibt so gut wie keine Vorschriften über die Art und Weise von Protokollen oder welcher Inhalt zwingend notwendig ist. Für Verwaltungsrats-Sitzungen ist zu lesen, dass Verhandlungen und Beschlüsse zu protokollieren sind und das Protokoll vom Vorsitzenden und vom Sekretär zu unterzeichnen ist. Hier sprechen wir von einem Verlaufsprotokoll oder ausführlichem Ergebnisprotokoll. Innerbetrieblich werden meistens effektive Beschluss- oder Ergebnis- oder Kurz-protokolle geschrieben. Hierin werden Entscheidungen dokumentiert, weniger die Diskussionen, die zu ihnen geführt haben.
Protokollvorlage
Ein Protokoll – gleichgültig ob Verlaufs- oder Beschlussprotokoll – muss diese Angaben enthalten:
- das Wort „Protokoll“
- Bezeichnung des Verhandlungsgegenstandes z. B. Mitgliederversammlung 2015 des Golfclubs Grün-Weiss Zürich
- Datum, Ort und Zeit (Beginn und Ende)
- Namen und Funktionen der Teilnehmer (auch als Liste beifügen, dann jedoch Hinweis „siehe Anlage Nr. 2)
- Angabe von entschuldigt/unentschuldigt fehlenden Teilnehmern
- Vermerk einer zeitlich limitierten Anwesenheit einzelner Teilnehmer
- Verteiler des Protokolls an Nichtanwesende (z. B. Jurist, Steuerberater)
- Nummer des Protokolls (empfiehlt sich bei häufigen Projektmeetings)
- Bezeichnung des Vorsitzenden und des Protokollführers
- Auflistung der Verhandlungspunkte/Traktanden/Tagesordnung/Agenda
- Eventuell die Genehmigung dieser Traktandenliste
- Eventuell Nennung der Einhaltung von Frist- und Formvorschriften
- Eventuell Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung bzw. Änderungswünsche für das letzte Protokoll
Was interessiert den Teilnehmer eines Meetings nach dem Meeting?
Einmal selbstverständlich die Richtigkeit der Darstellung. Wenn Protokollführer neu in ihrem Amt sind, empfiehlt sich eine exakte Absprache mit dem Besprechungsleiter über die allgemeinen und seine speziellen Zielsetzungen. Dann ist die schnelle Auffindbarkeit der eigenen oder zu kontrollierenden Aufgaben wichtig. Hierfür hat sich eine einfache Strukturierung sehr bewährt, nämlich eine Tabelle, die aus den Spalten
Nr. |Thema/Massnahme | Termin/Frist | Verantwortlich | Erledigt
besteht.
Ein Protokoll muss wahr, knapp und objektiv sein, soll nur Tatsachen, keine Vermutungen oder Gefühle und wirklich nur das Wesentliche enthalten.
Alle Massnahmen sind so klar und konkret wie möglich zu formulieren und Termine als Datum prüfbar sein. Formulierungen wie „sofort“, „so schnell wie möglich“, „zeitnah“ bringen immer Missverständnisse. Protokollführer können notfalls auch noch nach einer Veranstaltung wegen des genauen Termins nachhaken. Damit steuern sie Angelegenheiten der Erledigung zu, andernfalls droht oft Verschleppung.
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Wertvolle Tipps für lesefreundliche Protokolle
Eine einheitliche Protokollvorlage, z. B. in Tabellenform, erleichtert allen Beteiligten das Finden von Aufgaben, Terminen/Fristen und Verantwortlichkeiten. Zu überlegen ist, ob ein DIN A 4-Querformat praktischer ist als DIN A 4-Hochformat.
Protokolle mit einfachem Zeilenabstand und breitem Rand sowie im Flattersatz (wirkt freundlicher und weniger förmlich) geschrieben, lassen sich leichter lesen. Es soll doch der Blocksatz sein? Dann nur eine Proportionalschriftart (Times) wählen, die die Abstände zwischen den Buchstaben und nicht den Wörtern einfügt. Die Schriftgrösse Arial 11 ist gut zu lesen und hält den Umfang des Gesamtprotokolls in Grenzen. Menschen lesen ungern Unterlagen mit mehr als fünf Seiten.
Überschriften und Zwischenüberschriften fett gedruckt und klar formuliert sind wie Wegweiser im Text. Sie lockern lange Texte auf. So können alle Leser später leicht die gesuchten Stellen finden.
Durchnummerierte Absätze sind äusserst hilfreich beim späteren Follow-up der Entscheidungen und Aufgaben.
Ausführliche Informationen, z. B. Statistiken, Tabellen, Diagramme, Abbildungen, Präsentationen, Zahlenreihen, werden geschickter als Anlagen beigefügt. Sie sind dann besser aufzunehmen als wenn sie einem Text entnommen werden müssen. Leser sind für kurze Protokolle dankbar. Niemand wird glauben, dass der Protokollführer faul gewesen ist oder Wichtiges nicht mitbekommen hat. Perfekt ist ein Hinweis auf die Anlage im Text. Gibt es mehrere Anlagen, werden sie durchnummeriert.
Aufzählungen fallen ins Auge und bieten Struktur. Wenn sie dann noch richtig gewichtet sind: Also das Wichtigste zuerst, selbst wenn es im Meeting eher ein Durcheinander gab.
Und nun ist das Protokoll doch 30 Seiten lang? Mit einem Inhaltsverzeichnis sammelt jeder Protokollführer Pluspunkte. Ebenso ist ein Glossar mit Erklärungen für Fachbegriffe und Abkürzungen für neue Teilnehmer einer Runde oder Laien im Fachgebiet sehr hilfreich.
Und ans Ende kommt das Erstellungsdatum. Es versteht sich von selbst, dass Protokolle nach zwei Tagen, maximal nach einer Woche, fertiggestellt sind. Dazu brauchen Protokollführer einen ungestörten Arbeitsplatz. Aufschieben bringt niemals weiter. Das Zeitfenster für die Übertragung des Protokolls wird schon vor dem Meeting im Kalender reserviert.
Und nun kommen noch die Unterschriften vom Leiter der Veranstaltung und vom Protokollführer. Die Namen werden maschinenschriftlich mit der jeweiligen Funktion eingesetzt.
Wie bei einem Brief werden zum Schluss noch die Anlagen mit ihrem genauen Titel aufgelistet.
Wenn Protokollführer aus den offenen Tagesordnungspunkten dann noch einen ersten Entwurf für die nächste Agenda/Traktandenliste entwickeln, haben sie perfekte Arbeit geleistet.
Ist ein Unternehmen zertifiziert, kann eine mit allen Bereichen abgestimmte Protokollvorlage in den Dokumentensatz des Qualitätsmanagementhandbuchs aufgenommen werden.
Viele Kollegen und Vorgesetzte wissen gar nicht, dass Protokollführen eine der höchsten Konzentrationsaufgaben ist. Protokollführer können sie hierüber ruhig einmal informieren. Fishing for Compliments müssen sie nicht praktizieren; denn schon Goethe war der Meinung, dass Karrieren erschrieben und erredet werden. Mit exzellenten Protokollen haben schon einige grosse Karrieren begonnen.
