Neue Software einführen: Die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Implementierung
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Change-Management: Herausforderung Neue Software einführen
Halten Sie jetzt einmal inne. Für einen kurzen Moment. Und stellen Sie sich einmal eine Frage: In welchen Bereichen Ihres Unternehmens nutzen Sie (welche) Software? Ihre Antwort wird vielleicht erstaunen. Vielleicht auch nicht. Denn in der Regel gibt es eigentlich kaum noch einen Unternehmensbereich, der ohne Software auskommt. So viel ist digitalisiert. Ob
- im Controlling und der Buchhaltung,
- dem Marketing und der Werbung,
- der internen und externen Kommunikation,
- der Logistik,
- der Produktion,
- der Produktentwicklung,
- bei den Bestellungen,
- dem Brief-/E-Mail-Schriftverkehr
- undundund…
Wunderbar. Ja, wunderbar. Da es bedeutet: Sie und Ihre Mitarbeiter sind vertraut mit Software und erfahren in der Anwendung bzw. dem Einsatz von unterschiedlicher Software. Solche Kompetenzen dürfen und sollten verankert werden – gerade dann, wenn Sie neue Software einführen. Bei Ihnen. Bei Ihren Mitarbeitern.
Denn – leider – werden die eigenen Kompetenzen, gar das eigene Wissen manches Mal schnell vergessen, sobald es heisst: Es gibt eine neue Software. Die Reaktionen, die Ihnen entgegenschwappen sind vielfältig:
- Muss dies sein?
- Muss dies jetzt sein?
- Die alte funktioniert doch hervorragend.
- Bei der Umstellung gibt es nur wieder Chaos. Das habe ich schon zweimal erlebt.
- Wie sollen wir denn dann unsere Arbeit machen, wenn eine neue Software installiert wird?
- Wurde die getestet? Ist sie für unsere Zwecke überhaupt brauchbar?
- Gehen dann Daten verloren, wie beim letzten Mal?
- Wann und wie soll ich mich in die neue Software einarbeiten?
- Jetzt laufen doch unsere Arbeitsabläufe wunderbar rund. Und danach?
- Gekoppelt mit Unmut, Widerstand, Demotivation und Abneigung.
Aus diesem Grunde darf und sollte eine Implementierung, wenn Sie neue Software einführen, stets als ein Change-Prozess gesehen werden. Und wie jeder Change-Prozess dürfen Komponenten des Change-Management greifen. Sichern Sie auf diese Weise den Erfolg, wenn Sie im Unternehmen neue Software einführen.
Roadmap zum Erfolg: 5 Phasen der Softwareeinführung
Okay. Gut. Manches Mal „brennt“ es. Die neue Software sollte am besten schon gestern laufen. Leider unrealistisch. Und erzeugt zu viel Druck – bei allen Beteiligten. Eile mit Weile sollte bei der Implementierung neuer Software daher eher das Motto lauten. Planen Sie deshalb für die einzelnen Phasen ausreichend Zeit ein – auch Pufferzeit, da bekanntlich Komplikationen auftreten, als auch so mancher Widerstand der Mitarbeiter einkalkuliert werden sollte.
Phase 1: Die Vorbereitung
Mit einer guten Vorbereitung stellen Sie die Weichen für eine erfolgreiche Softwareeinführung, d.h. Sie planen noch keine Schritte. Nein, Sie lenken vielmehr Ihren Fokus auf folgende Aspekte:
Die passende Software:
Es gibt in der Zwischenzeit eine Vielzahl an IT-Software-Lösungen. Nicht allein für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche, sondern auch für die Zusammenarbeit im Team und/oder für agile Teams wie Kanban-Boards, Videokonferenzen und vieles mehr. Und jeden Tag werden neue entwickelt, die bessere Lösungen versprechen.
Der Einsatz von optimaler Software wird somit zu einem Muss. Denn Sie wollen kaum, dass Ihre Konkurrenz Sie überholt – beispielsweise bei der Produktentwicklung, der Produktion, der Kundenansprache. Und dies alles „nur“, weil die Konkurrenz mit einer neueren Software arbeitet. Deshalb beleuchten Sie in Ruhe Ihren Software-Bedarf:
- Für welchen Bereich im Unternehmen benötigen Sie neue Software?
- Haben Sie in diesem bereits digital gearbeitet? Falls ja, welche Software wurde genutzt?
- Was soll die neue Software können?
- Was benötigen Sie an IT-Lösungs-Komponenten, die erfüllt werden müssen?
- Welche Prozesse im Unternehmen soll die Software abbilden und erfassen?
- Sollen alle Mitarbeiter auf alle Komponenten Zugriff haben? Oder abhängig von der Abteilung nur zu bestimmten Daten?
- Welche Software-Variante ist für Sie und Ihr Unternehmen die geeignetere: On-Premises-Software oder Software-as-a-Service?
Überblick der Software-Angebots-Varianten | |||
| On-Premises-Software | Software-as-a-Service | ||
| Vorteile | Nachteile | Vorteile | Nachteile |
● Schnelle Installation auf dem Firmenrechner. ● Die Daten verweilen bei Ihnen im Unternehmen. ● Ermöglicht dadurch eine vollständige Kontrolle über die Daten. ●Einmaliger Kostenbeitrag für die Software und/oder Nutzungslizenzen. ● Unbegrenzte Nutzung der Software. | ● Die jeweilige Lizenz bezieht sich in der Regel nur auf eine bestimmte Anzahl von Rechnern. ● Diese ist oft zeitlich begrenzt. ● Durch diese Beschränkung kann es zu Mehrkosten kommen. ● Eigenes IT-Fachpersonal im Unternehmen ist notwendig, um die Software zu installieren und zu warten. | ● Oft Software-Cloud-Dienste. ● Nutzen wie ein Abo, bei dem das Unternehmen einen monatlichen oder jährlichen Betrag zahlt. ● Unbegrenzter Rechner-Zugriff auf die Software. ● Regelmässige, professionelle Wartung ist im Preis enthalten. ● Updates werden zeitgerecht aufgespielt. | ● Abo kann teurer sein, als der einmalige Betrag. ● Daten befinden sich in der Cloud – immer. Hohes Risiko für Hacks. ●Keine alleinige Kontrolle über die Daten.
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Den richtigen Zeitpunkt:
Die Einführung einer neuen Software kostet – einiges: Zeit, Geld, Nerven, aber auch Mitarbeitermotivation und manches Mal sogar Kundenabwanderung. Deshalb wählen Sie den bestmöglichen Zeitpunkt, den richtigen Zeitpunkt. Nehmen Sie dafür die internen, aber auch externen Prozesse, falls die Software diese auch betrifft, unter die Lupe. Fragen Sie sich:
- In welchen Bereichen hat die bisherige Software ausgedient?
- In welchen Bereichen könnten moderne Tools Verbesserungen bescheren?
- Wie viel Zeit – und damit auch Geld – kann bzw. soll durch die neue Software eingespart werden?
- Welche Erleichterungen soll es geben?
- Wie viel Budget steht dafür wann zur Verfügung?
- Abhängig davon, ob Sie sich für eine On-Premises-Software entscheiden, hat das IT-Fachpersonal Kapazitäten frei, um die Implementierung durchzuführen?
- Wie schnell kann die Software erworben werden? Oder ein Abo gestartet werden?
- Wann lassen die internen Ressourcen – aller Beteiligten – es somit zu, eine neue Software einzuführen?
- Welcher Zeitpunkt kristallisiert sich heraus? WANN wollen Sie starten?
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