Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Welche internen Prozesse sollten KMU digitalisieren?
Was spricht wirklich für die Digitalisierung von Prozessen?
KMU können von zahlreichen Vorteilen profitieren, wenn sie sich näher mit den Digitalisierungsmöglichkeiten beschäftigen. Digitale Transformation und Softwareentwicklung führen in KMU dazu, dass sie die internen Abläufe massgeblich optimieren können. Dies bedeutet auch für ihre Kunden eine wesentlich bessere Erfahrung.
Sie sparen nicht nur viel Zeit, sondern auch Kosten. Zudem geht es im Büroalltag wesentlich ruhiger zu und neue Optimierungspotenziale lassen sich wesentlich einfacher identifizieren.
Digitale Geschäftsprozesse sorgen dafür, dass sie Arbeiten, die sich immer wieder wiederholen, einfach und schnell erledigen lassen. Zudem lässt sich die Sicherheit erhöhen, denn die menschlichen Fehlerquellen fallen weg. Werden Dokumente in einer Cloud gespeichert, gibt es zudem keine veralteten Versionen oder Duplikate mehr, die häufig für Verwirrungen und Missverständnisse sorgen.
Nicht zu vernachlässigen ist ein digitales Dokumentenmanagement natürlich auch für das immer beliebtere Konzept des Remote Work. Den Mitarbeitern wird so die Möglichkeit gegeben, vollkommen zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten.
Die Hauptvorteile der Digitalisierung bestehen somit in einer höheren Transparenz, einem besseren Überblick und einer gesteigerten Effizienz – dies gilt im Übrigen für sämtliche Branchen. Die Zeit, die so gewonnen wird, können die Mitarbeiter wiederum für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen.
Die Rolle von digitalen Geschäftsprozessen
Jedes Unternehmen ist auf bestimmte Prozesse angewiesen. Unter Prozessen werden grundsätzlich Arbeitsschritte und Aufgaben verstanden, die logisch miteinander zusammenhängen.
Im Rahmen der Digitalisierung von analogen Prozessen und der Automatisierung von Workflows entstehen digitale Geschäftsprozesse. Durch sie werden sowohl die tägliche Arbeit als auch das Management massgeblich unterstützt und ein ortsunabhängiges, digitales Arbeiten gefördert.
Allerdings handelt es sich bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen nicht um die einzige Stellschraube, die den Weg zu einem wesentlich effizienteren und papierlosen Büroalltag ebnet.
Cloudanwendungen und smarte Softwareprogramme stellen zwar wichtige Helfer dar, wenn es darum geht, die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Allerdings müssen die KMU zur gleichen Zeit auch ein prozessorientiertes Denken gewährleisten. In diesem Zusammenhang spielt ein effektives Prozessmanagement eine essentielle Rolle, denn nur durch dieses lässt sich wirklich eine Steigerung der Effizienz erzielen.
Ein professionelles Prozessmanagement umfasst somit unter anderem auch, Prozesse und Workflows zu identifizieren, die im Grunde überhaupt nicht nötig sind. Bei diesen ist es dann natürlich nicht sinnvoll, diese lediglich in eine digitale Form umzuwandeln – vielmehr sollten sie vollständig überdacht werden.
Diese Prozesse sollten KMU digitalisieren
Vor der eigentlichen Digitalisierung müssen sich KMU selbstverständlich mit der Frage auseinandersetzen, welche Prozesse sie automatisieren und digitalisieren möchten. Es bieten sich dafür insbesondere Routineaufgaben an, welche eine monotone und dennoch aufwändige Bearbeitung erfordern.
Das sogenannte Lean Management profitiert von der Digitalisierung solcher Arbeitsschritte ebenfalls in hohem Masse. Bei diesem geht es darum, die Ressourcen des Unternehmens möglichst ohne jegliche Verschwendungen zu nutzen.
Darüber hinaus ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen immer zu empfehlen, wenn die Arbeiten dadurch effizienter ausfallen und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, da sich die Angestellten ihren eigentlichen Kerntätigkeiten widmen können.
Passende Produkt-Empfehlungen
Digitalisierungen im HR-Bereich
Im HR-Bereich lassen sich zum Beispiel die Mitarbeiterführung oder das Recruiting im Rahmen neuer digitaler Prozesse optimieren. Mit der passenden Software können jedoch auch digitale Urlaubsanträge mit nahtlosen Workflows realisiert werden. Die Mitarbeiter können dann sogar eine automatisch generierte Rückmeldung erhalten.
Onboarding digital gestalten
Für einen effektiven und schnellen Einstieg neuer Mitarbeiter geht von einem professionellen Onboarding eine grosse Bedeutung aus. Allerdings werden die Checklisten dabei in vielen KMU heute noch immer händisch abgehakt. Im Zuge dessen kommt es nicht selten vor, dass wichtige Details, wie etwa der Rundgang durch das Büro, die Zugänge oder die nötige Hardware vergessen werden.
Automatisierte Erinnerungen können hier jedoch bereits eine grosse Hilfe darstellen. Es sind zudem spezielle Softwareanwendungen für einen umfangreichen Onboarding-Prozess erhältlich. Als Alternative können allerdings auch in Projektmanagement-Tools feste Workflows inklusive der nötigen Reminder angelegt werden. Im ersten Schritt ist dann jedoch natürlich noch immer eine manuelle Erstellung dieser nötig.
Digitalisierung der Briefpost
Unabhängig davon, ob es sich um Amtsbescheide oder Rechnungen handelt: Viele KMU sind zumindest im Bereich ihrer Post von einem papierlosen Büro noch sehr weit entfernt. Allerdings lassen sich auch die Prozesse rund um den Posteingang heute ohne grossen Aufwand digital gestalten und damit wesentlich effizienter ausführen.
Nicht zu vernachlässigen ist ausserdem, dass die Digitalisierung der Briefpost die Möglichkeit eröffnet, auch gleich die anschliessenden Prozesse digital auszuführen. Werden beispielsweise die Inhalte der eingehenden Postrechnungen digital ausgelesen, ist eine automatische Übertragung in die Buchhaltung möglich. Zudem reduzieren sich dadurch die potentiellen Fehler, die gerne bei dem händischen Abtippen passieren.
Optimierung des Projektmanagements
Geht es um das Projektmanagement, können KMU ebenfalls in hohem Masse profitieren, wenn sie die damit verbundenen Prozesse digitalisieren und innovative Softwareanwendungen für sich nutzen. Wählen sie genau das Tool für das Projektmanagement, was zu den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen passt, ersparen sie sich in Zukunft viel Arbeit.
Geschäftsprozesse mit Hilfe von ERP planen
ERP-Systeme, also ein Enterprise Ressource Planning System, stellen einen besonders wichtigen Faktor dar, wenn es um ein digitalisiertes Management von Prozessen geht. Dieses ermöglicht die abteilungsübergreifende Organisation von Personal, Materialien und Ressourcen.
Allerdings handelt es sich bei den ERP-Programmen um äusserst komplexe Systeme, sodass ihre Anschaffung gut geplant und durchdacht werden sollte. Wichtig ist beispielsweise, welcher Funktionsumfang wirklich benötigt wird und welche Anforderungen das System erfüllen muss.
Digitalisierung der Buchhaltung
Auch die Finanzbuchhaltung stellt ein gutes Beispiel für einen Unternehmensbereich dar, in dem viele wiederkehrende Prozesse zu finden sind. Daher eignet sich die Buchhaltung ideal, um mit Hilfe der Digitalisierung viele zeitliche und finanzielle Ressourcen einzusparen.
Mit den passenden Programmen für die Online-Buchführung können beispielsweise die Cashflow-Prozesse ohne grossen Aufwand zuverlässig automatisiert werden.
