Kommunikationskanäle: So fördern Sie die interne Kommunikation
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Rein funktionell gesehen ist eine Information eine Folge von Signalen, die beim Empfänger etwas bewirken soll. Sie ist also immer zweckgebunden und ermöglicht einen geordneten und zielgerichteten Betriebsablauf. Funktionierende Informationskanäle fördern das Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Fehlt es an ihnen oder werden sie als Machtinstrument taktisch eingesetzt, wird der Informationsfluss schwächer und kann schliesslich versiegen: Dies kann die Leistungsbereitschaft und -fähigkeit eines Teams vollständig lähmen.
Betriebsinterne Kommunikationskanäle
Die Kommunikation kann, analog der organisatorischen Gliederung eines Betriebs – über vertikale, horizontale und diagonale Kanäle erfolgen. Vertikale Kanäle funktionieren zwischen Mitarbeiter und direktem Vorgesetzten (Dienstweg), horizontale Kommunikationskanäle ermöglichen den Fluss zwischen Mitarbeitern der gleichen Hierarchieebene (zur Entlastung der Vorgesetzten), diagonale Kanäle verbinden Mitarbeiter unterschiedlicher Stufen miteinander, die nicht in einem direkten Abhängigkeitsverhältnis stehen.
Die wichtigsten betriebsinternen Instrumente zur Informationsvermittlung sind:
- Telefon, E-Mail
- Sprechstunde
- Sitzung
- Rundschreiben
- Anweisung/Richtlinie
- Anschlagbrett
- Hauszeitung
- Geschäftsbericht
- Mitarbeiterhandbuch
E-Mail als Informationsträger
Das E-Mail (elektronische Form der Mitteilung mittels einer E-Mail-Software) ist ein Kommunikationskanal mit enormem Zukunftspotential. Es kann in einem Intranet firmenintern oder über das offene Internet genutzt werden. Innert Sekunden können ganze Belegschaften oder mehrere Filialen eines Unternehmens nicht nur schnell und einfach, sondern auch kostengünstig (ohne Kopier- und Verteilungsaufwand wie bei Memos) erreicht werden. Die einfache und komfortable Handhabung erhöht auch die Informationsbereitschaft. Hinweise auf interessante Informationen im Internet sind ebenfalls möglich, da Webangebote, resp. deren Internet-Adresse (URL), per Mausklick vom Empfänger aufgerufen werden können. Auch das Einrichten von Verteilergruppen (nach Abteilungen oder Funktionen wie z.B. Kader, Produktion, Kundendienst) ist einfach. Eine E-Mail-Adresse ist immer am "@" zu erkennen, z.B. personenname@provider.ch.
Intranet
Vorteile wie Schnelligkeit, Aktualität sowie Orts- und Plattformunabhängigkeit lassen das Intranet im internen Kommunikationsmix immer wichtiger werden. Wer es richtig nutzen will, sollte sowohl klassische Kommunikationspostulate als auch Eigenheiten des neuen Mediums berücksichtigen.
Passende Produkt-Empfehlungen
Intranet richtig ausschöpfen
- offene Kommunikations- und Informationskultur anbieten
- Nach Möglichkeiten einer Identifizierung für die Mitarbeitenden suchen
- Intranet zu dem wichtigsten internen Info-Kanal etablieren
- Informationen auf die Zielgruppen und Ihre Bedürfnisse richten
- Intranet-Redaktion bei der internen Kommunikationsabteilung ansiedeln
- Aktive News-Redaktion führen
- Aufbereiten von firmeninternem und -spezifischem Wissen
- Push- und Pull-Möglichkeiten per E-Mail ausnutzen
- Dezentrale Erfassung in den Abteilungen ermöglichen
- Befürchtungen der Leute ernst nehmen und Nutzen aufzeigen
- Benutzerfreundliche Differenzierungen für Info-Filtern oder eine Suchmaschine integrieren
- Feedback und Dialogmöglichkeiten nutzen
- Statistiken verfolgen und auswerten
- Aktualitätscheck
- Intranetseite bei der Softwareverteilung als Startseite in den Browser laden
Intranet – Wozu es Sie nicht verleiten sollte
- Vermeiden von Mitteilungen unangenehmer Entscheide
- Intranet ist kein Ersatz für das persönliche Gespräch
- Verzichten auf Spielereien
- bestehende Kommunikationskanäle nur dann abschaffen, wenn alle Mitarbeitenden via Intranet erreicht werden können und die Technik funktioniert.
- Beliebte und erfolgreiche Massnahmen der internen Kommunikation wegen des Intranets nicht absetzen.
- Keine Veröffentlichung von passwortgeschützten Inhalten.
- Keine komplizierte Technik einsetzen und auf Standardversion des Browsers im Betrieb achten.
Anschlagbrett
Das Anschlagbrett – wohl am ehesten in Form einer freundlich gefärbten Pinnwand zu realisieren – eignet sich dazu, leicht fassliche Informationen zu vermitteln, die von allgemeinem Interesse für die ganze Belegschaft sind. Das Anschlagbrett sollte an einem zentralen, hellen, beleuchtbaren Ort aufgestellt werden, an dem auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig und ungestört die Mitteilungen lesen können. Um zu vermeiden, dass die Pinnwand verlottert und von veralteten Informationen überwuchert wird, muss sie unbedingt von einer dafür bestimmten Person betreut werden. Um Wildwuchs zu vermeiden, sollten über Weisungen klare Richtlinien erlassen werden, welche Informationen von wem angeschlagen werden dürfen. Nutzen Sie das Anschlagbrett als Kommunikationsmittel: Die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihre Anliegen und Ideen in einem Briefkasten zu deponieren.
Hauszeitschrift (Personalzeitschrift)
Die in journalistischer Weise aufgebaute Hauszeitschrift informiert alle Mitarbeiter und interessierten externen Stellen in einer allgemeinverständlichen Sprache über wichtige Betriebsereignisse, unternehmenspolitische Pläne und Entscheidungen sowie über das Unternehmen betreffende externe Geschehnisse.
Eine Hauszeitschrift ist ein hervorragendes Instrument, um die Betriebsverbundenheit der Mitarbeiter und ihrer Familien zu fördern sowie das Ansehen in der Öffentlichkeit zu steigern. Mit ihrer Hilfe kann gezielt Imagepflege betrieben werden, indem ein Teil der Auflage den ehemaligen Mitarbeitern, den Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, Schulen etc. zugeschickt wird.
Richtlinien für einen optimalen Informationsfluss
Jeder Mitarbeiter muss zum richtigen Zeitpunkt die notwendige Information haben, um seine Aufgaben bewältigen zu können.
Der Mitarbeiter hat das legitime Bedürfnis, über die absolut notwendige Arbeitsinformation hinaus, den Zusammenhang seiner Arbeit mit den übergeordneten Zielen zu erkennen. Dies bedeutet, dass die rein funktionsbezogene "Muss-Information" mit einer menschlich notwendigen "Wunsch-Information" verknüpft sein sollte. Andernfalls wird ein fragmentarisch informierter Mitarbeiter immer mehr über immer weniger wissen, vereinsamen und letztlich in seiner Tätigkeit keinen Sinn erkennen. Überspitzt gesagt: Nicht oder schlecht motivierte Informationen erzeugen unmotivierte Mitarbeiter.
Die Mitarbeiter sollen durch erweiterte Informationen (etwa die plausible Begründung für eine Arbeit) zum Mitdenken gebracht werden und komplexe Zusammenhänge erkennen können.
Andererseits darf ein Mitarbeiter nicht in einer unübersehbaren Informationsflut ertrinken. Ein Vorgesetzter muss aus der Fülle an vorhandenen Informationen jene auswählen, die dem Mitarbeiter nützen und bei der Arbeit förderlich sind. Er muss sich fragen:
- Welche Informationen sind für welche Mitarbeiter wichtig?
- Ist es notwendig, die Information zu gliedern (in Teilinformationen zu zerlegen)?
- Ist die Information wichtig genug, um überhaupt weitergegeben zu werden?
- Ist jetzt der richtige Zeitpunkt? Könnte sie nicht vielmehr zu einem späteren Zeitpunkt mit anderen Informationen gekoppelt werden?
- Ist die Information dem Empfänger angepasst und verständlich?
- Widerspricht die Information einer früheren Information?
