Kommunikationskanäle: So fördern Sie die interne Kommunikation
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Eine funktionierende interne Kommunikation ist das Fundament für Vertrauen und Leistungsbereitschaft in Schweizer KMU. Sie umfasst vertikale, horizontale und diagonale Kanäle, die je nach Hierarchieebene und Zielgruppe eingesetzt werden müssen. Während klassische Instrumente wie das Anschlagbrett oder die Hauszeitung nach wie vor wichtig sind, gewinnen digitale Lösungen wie E-Mail und Intranet aufgrund ihrer Geschwindigkeit und Reichweite zunehmend an Bedeutung.
Die wichtigsten Punkte:
- Klare Informationswege verhindern Lähmungen der Teamleistung und stärken das Vertrauensverhältnis.
- Der Mix aus persönlichen Gesprächen, digitalen Tools und klassischen Medien sorgt für einen optimalen Fluss.
- E-Mail und Intranet ermöglichen kostengünstige und schnelle Verteilung an ganze Belegschaften oder Filialen.
- Jeder Mitarbeiter benötigt zum richtigen Zeitpunkt die passende Information, um Sinn in der Arbeit zu erkennen.
- Überinformation muss vermieden werden; Vorgesetzte müssen Informationen selektieren und aufbereiten.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Wie können Schweizer KMU die interne Kommunikation effektiv gestalten und Vertrauen im Team fördern?
Rein funktionell gesehen ist eine Information eine Folge von Signalen, die beim Empfänger etwas bewirken soll. Sie ist also immer zweckgebunden und ermöglicht einen geordneten und zielgerichteten Betriebsablauf. Funktionierende Informationskanäle fördern das Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Fehlt es an ihnen oder werden sie als Machtinstrument taktisch eingesetzt, wird der Informationsfluss schwächer und kann schliesslich versiegen: Dies kann die Leistungsbereitschaft und -fähigkeit eines Teams vollständig lähmen.
Betriebsinterne Kommunikationskanäle
Die Kommunikation kann, analog der organisatorischen Gliederung eines Betriebs – über vertikale, horizontale und diagonale Kanäle erfolgen. Vertikale Kanäle funktionieren zwischen Mitarbeiter und direktem Vorgesetzten (Dienstweg), horizontale Kommunikationskanäle ermöglichen den Fluss zwischen Mitarbeitern der gleichen Hierarchieebene (zur Entlastung der Vorgesetzten), diagonale Kanäle verbinden Mitarbeiter unterschiedlicher Stufen miteinander, die nicht in einem direkten Abhängigkeitsverhältnis stehen.
Die wichtigsten betriebsinternen Instrumente zur Informationsvermittlung sind:
- Telefon, E-Mail
- Sprechstunde
- Sitzung
- Rundschreiben
- Anweisung/Richtlinie
- Anschlagbrett
- Hauszeitung
- Geschäftsbericht
- Mitarbeiterhandbuch
E-Mail als Informationsträger
Das E-Mail (elektronische Form der Mitteilung mittels einer E-Mail-Software) ist ein Kommunikationskanal mit enormem Zukunftspotential. Es kann in einem Intranet firmenintern oder über das offene Internet genutzt werden. Innert Sekunden können ganze Belegschaften oder mehrere Filialen eines Unternehmens nicht nur schnell und einfach, sondern auch kostengünstig (ohne Kopier- und Verteilungsaufwand wie bei Memos) erreicht werden. Die einfache und komfortable Handhabung erhöht auch die Informationsbereitschaft. Hinweise auf interessante Informationen im Internet sind ebenfalls möglich, da Webangebote, resp. deren Internet-Adresse (URL), per Mausklick vom Empfänger aufgerufen werden können. Auch das Einrichten von Verteilergruppen (nach Abteilungen oder Funktionen wie z.B. Kader, Produktion, Kundendienst) ist einfach. Eine E-Mail-Adresse ist immer am "@" zu erkennen, z.B. personenname@provider.ch.
Intranet
Vorteile wie Schnelligkeit, Aktualität sowie Orts- und Plattformunabhängigkeit lassen das Intranet im internen Kommunikationsmix immer wichtiger werden. Wer es richtig nutzen will, sollte sowohl klassische Kommunikationspostulate als auch Eigenheiten des neuen Mediums berücksichtigen.
Passende Produkt-Empfehlungen
Intranet richtig ausschöpfen
- offene Kommunikations- und Informationskultur anbieten
- Nach Möglichkeiten einer Identifizierung für die Mitarbeitenden suchen
- Intranet zu dem wichtigsten internen Info-Kanal etablieren
- Informationen auf die Zielgruppen und Ihre Bedürfnisse richten
- Intranet-Redaktion bei der internen Kommunikationsabteilung ansiedeln
- Aktive News-Redaktion führen
- Aufbereiten von firmeninternem und -spezifischem Wissen
- Push- und Pull-Möglichkeiten per E-Mail ausnutzen
- Dezentrale Erfassung in den Abteilungen ermöglichen
- Befürchtungen der Leute ernst nehmen und Nutzen aufzeigen
- Benutzerfreundliche Differenzierungen für Info-Filtern oder eine Suchmaschine integrieren
- Feedback und Dialogmöglichkeiten nutzen
- Statistiken verfolgen und auswerten
- Aktualitätscheck
- Intranetseite bei der Softwareverteilung als Startseite in den Browser laden
Intranet – Wozu es Sie nicht verleiten sollte
- Vermeiden von Mitteilungen unangenehmer Entscheide
- Intranet ist kein Ersatz für das persönliche Gespräch
- Verzichten auf Spielereien
- bestehende Kommunikationskanäle nur dann abschaffen, wenn alle Mitarbeitenden via Intranet erreicht werden können und die Technik funktioniert.
- Beliebte und erfolgreiche Massnahmen der internen Kommunikation wegen des Intranets nicht absetzen.
- Keine Veröffentlichung von passwortgeschützten Inhalten.
- Keine komplizierte Technik einsetzen und auf Standardversion des Browsers im Betrieb achten.
Anschlagbrett
Das Anschlagbrett – wohl am ehesten in Form einer freundlich gefärbten Pinnwand zu realisieren – eignet sich dazu, leicht fassliche Informationen zu vermitteln, die von allgemeinem Interesse für die ganze Belegschaft sind. Das Anschlagbrett sollte an einem zentralen, hellen, beleuchtbaren Ort aufgestellt werden, an dem auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig und ungestört die Mitteilungen lesen können. Um zu vermeiden, dass die Pinnwand verlottert und von veralteten Informationen überwuchert wird, muss sie unbedingt von einer dafür bestimmten Person betreut werden. Um Wildwuchs zu vermeiden, sollten über Weisungen klare Richtlinien erlassen werden, welche Informationen von wem angeschlagen werden dürfen. Nutzen Sie das Anschlagbrett als Kommunikationsmittel: Die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihre Anliegen und Ideen in einem Briefkasten zu deponieren.
Checkliste
- Analysieren Sie die bestehenden vertikalen, horizontalen und diagonalen Kommunikationswege im Betrieb.
- Stellen Sie sicher, dass das Anschlagbrett zentral liegt, beleuchtet ist und regelmässig von einer festen Person betreut wird.
- Richten Sie eine klare Richtlinie ein, welche Informationen wo und von wem veröffentlicht werden dürfen.
- Nutzen Sie das Intranet als zentrale Plattform für firmeninternes Wissen und News, aber vermeiden Sie den Ersatz persönlicher Gespräche.
- Sorgen Sie für eine offene Feedbackkultur, indem Sie Briefkästen oder digitale Dialogmöglichkeiten integrieren.
- Prüfen Sie regelmässig, ob Informationen verständlich, zeitgerecht und für den Empfänger relevant sind.
- Vermeiden Sie die Veröffentlichung von passwortgeschützten Inhalten auf dem Intranet, um Transparenz zu gewährleisten.
- Ermöglichen Sie dezentrale Erfassung von Informationen in den Abteilungen, um die Aktualität zu sichern.
- Nutzen Sie Verteilergruppen per E-Mail effizient, um spezifische Zielgruppen wie Kader oder Produktion gezielt zu erreichen.
- Führen Sie Statistiken über die Nutzung der Kanäle aus, um den Erfolg Ihrer Massnahmen zu messen.
Hauszeitschrift (Personalzeitschrift)
Die in journalistischer Weise aufgebaute Hauszeitschrift informiert alle Mitarbeiter und interessierten externen Stellen in einer allgemeinverständlichen Sprache über wichtige Betriebsereignisse, unternehmenspolitische Pläne und Entscheidungen sowie über das Unternehmen betreffende externe Geschehnisse.
Eine Hauszeitschrift ist ein hervorragendes Instrument, um die Betriebsverbundenheit der Mitarbeiter und ihrer Familien zu fördern sowie das Ansehen in der Öffentlichkeit zu steigern. Mit ihrer Hilfe kann gezielt Imagepflege betrieben werden, indem ein Teil der Auflage den ehemaligen Mitarbeitern, den Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, Schulen etc. zugeschickt wird.
Richtlinien für einen optimalen Informationsfluss durch Kommunikationskanäle
Jeder Mitarbeiter muss zum richtigen Zeitpunkt die notwendige Information haben, um seine Aufgaben bewältigen zu können.
Der Mitarbeiter hat das legitime Bedürfnis, über die absolut notwendige Arbeitsinformation hinaus, den Zusammenhang seiner Arbeit mit den übergeordneten Zielen zu erkennen. Dies bedeutet, dass die rein funktionsbezogene "Muss-Information" mit einer menschlich notwendigen "Wunsch-Information" verknüpft sein sollte. Andernfalls wird ein fragmentarisch informierter Mitarbeiter immer mehr über immer weniger wissen, vereinsamen und letztlich in seiner Tätigkeit keinen Sinn erkennen. Überspitzt gesagt: Nicht oder schlecht motivierte Informationen erzeugen unmotivierte Mitarbeiter.
Die Mitarbeiter sollen durch erweiterte Informationen (etwa die plausible Begründung für eine Arbeit) zum Mitdenken gebracht werden und komplexe Zusammenhänge erkennen können.
Andererseits darf ein Mitarbeiter nicht in einer unübersehbaren Informationsflut ertrinken. Ein Vorgesetzter muss aus der Fülle an vorhandenen Informationen jene auswählen, die dem Mitarbeiter nützen und bei der Arbeit förderlich sind. Er muss sich fragen:
- Welche Informationen sind für welche Mitarbeiter wichtig?
- Ist es notwendig, die Information zu gliedern (in Teilinformationen zu zerlegen)?
- Ist die Information wichtig genug, um überhaupt weitergegeben zu werden?
- Ist jetzt der richtige Zeitpunkt? Könnte sie nicht vielmehr zu einem späteren Zeitpunkt mit anderen Informationen gekoppelt werden?
- Ist die Information dem Empfänger angepasst und verständlich?
- Widerspricht die Information einer früheren Information?
FAQ: Kommunikationskanäle
Warum ist die interne Kommunikation für die Leistungsbereitschaft so wichtig?
Fehlende oder taktisch eingesetzte Informationen schwächen das Vertrauensverhältnis und können die Leistungsfähigkeit eines Teams vollständig lähmen. Klare und rechtzeitige Information motiviert Mitarbeiter und hilft ihnen, den Sinn ihrer Arbeit zu erkennen.
Welche Rolle spielt das Intranet im Vergleich zum persönlichen Gespräch?
Das Intranet bietet Vorteile in puncto Schnelligkeit, Aktualität und Reichweite, ist jedoch kein Ersatz für das persönliche Gespräch. Es sollte genutzt werden, um Wissen zu bündeln und Informationen breit zu streuen, während sensible oder komplexe Themen weiterhin im direkten Dialog geklärt werden sollten.
Wie vermeidet man eine Informationsflut bei den Mitarbeitern?
Vorgesetzte müssen als Filter fungieren und nur jene Informationen weitergeben, die dem Mitarbeiter in seiner Arbeit nützen. Es gilt zu prüfen, ob eine Information notwendig, zeitgerecht und verständlich ist, bevor sie verbreitet wird.
Was sind die Vorteile der E-Mail als Kommunikationskanal?
E-Mails ermöglichen eine schnelle, kostengünstige und zielgerichtete Verteilung von Informationen an ganze Belegschaften oder spezifische Gruppen. Sie erlauben zudem das einfache Verlinken von Webangeboten und die Einrichtung von Verteilerlisten nach Abteilungen.
Welche Kriterien sollten für ein funktionierendes Anschlagbrett gelten?
Ein Anschlagbrett sollte zentral und hell gelegen sein, um von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig gelesen zu werden. Es muss regelmässig gepflegt werden, um veraltete Informationen zu entfernen, und klare Richtlinien sollten festlegen, wer welche Inhalte anschlagen darf.
