Prozessorganisation: Organisieren Sie die Prozesse nachhaltig
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Nachhaltige Prozessorganisation erfordert, dass die Unternehmensstruktur den Prozessen folgt und nicht umgekehrt. Anstatt strikte Abgrenzungen zwischen Funktionen zu schaffen, gilt es, Schnittstellen zu minimieren und die Zusammenarbeit übergreifend zu gestalten. Die Wertschöpfungskette bildet dabei die Basis, um alle Aktivitäten von der Vorleistung bis zum Kundenwert effizient und flexibel zu steuern.
Die wichtigsten Punkte:
- Unternehmen funktionieren in Prozessen, die mehrere Funktionen durchfliessen.
- Die Struktur muss dem Durchlauf der Prozesse untergeordnet werden.
- Schnittstellen zwischen Funktionen sind zu vereinfachen.
- Die Wertschöpfungskette definiert die grundlegende Unternehmensstruktur.
- Zusammenarbeit muss reibungslos und kompetenzbündelnd gestaltet werden.
WEKA Redaktionsteam
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Wie organisieren Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen nachhaltig und effizient?
Prozessorganisation und Strukturen
Eine Betrachtungsweise der Organisation als Ordnungssystem, das vor allem Abgrenzung schafft, führt deshalb zwangsläufig dazu, dass viele der Energien eben vor allem in diese Abgrenzung fliessen. Um die Flexibilität von Prozessen zu erhöhen, ist es notwendig, möglichst wenig Schnittstellen zu schaffen. Im Sinne einer effizienten Prozessorganisation bedeutet das, dass in der Strukturierung einer Unternehmung dem Durchlauf der Prozesse ein höheres Gewicht beigemessen werden muss als der Abgrenzung von Stellen.
Die Konsequenz dieser Überlegungen ist nicht die, dass künftig keine Funktionen innerhalb der Unternehmen mehr geschaffen werden. Vielmehr bedeutet sie, dass künftig in der Strukturierung der Organisation die Schnittstellen zwischen den Funktionen einfacher und die Zusammenarbeit zwischen den Funktionen durch geeignete Massnahmen effizient und übergreifend gestaltet werden.
Grundsatz der Organisation
Während es früher hiess, die Organisationsstruktur folgt der Strategie, und die Mitarbeiterqualifikationen folgen der Organisation, heisst heute der Grundsatz: «die Prozesse folgen der Strategie, die Struktur folgt den Prozessen, die Mitarbeiterqualifikation folgt der Struktur».
Die Beschreibung und Festlegung von Funktionen und Stellen konzentriert sich daher weniger auf die Frage, wie kann ich klare Kompetenzen, Aufgaben und Verantwortungen abgrenzen, sondern wie kann ich Kompetenzen und Know-how bündeln, sicherstellen, dass die geeigneten Leute, die ihnen entsprechenden und ihrem Wissen und ihrer Erfahrung adäquaten Aufgaben erfüllen können, gleichzeitig aber auch, wie kann ich sicherstellen, dass die Zusammenarbeit zwischen diesen Funktionen und Stellen auf möglichst reibungslose Art geschieht. Die Erfassung und Beurteilung dieser Schnittstellen richtet sich dabei nicht nur auf interne Prozessorganisation, sondern bezieht auch die Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden mit ein.
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Wertschöpfungskette als Grundlage der Organisation
Basis für die erfolgreiche Strukturierung von Unternehmen bildet die Wertschöpfungskette. Sie beschreibt,
- was dem Unternehmen von Dritten als Vorleistung zugeführt wird,
- was im Unternehmen wo durch wen mit welchen Ressourcen und Qualifikationen an Wert zugefügt wird
- und wem dieser Mehrwert einen möglichst hohen Nutzen bringt.
Um diese Wertschöpfung möglichst effizient, flexibel und kostengünstig zu erbringen wird der Durchlauf der Leistungserstellung zum wesentlichen Erfolgskriterium für Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmung. Dabei wird nicht der Durchlauf der eigentlichen operativen Leistung, d.h. der unmittelbaren Herstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung betrachtet, sondern auch die für diese Herstellung notwendigen Neben- und Subleistungen. Dazu gehören unter anderem
- die Produktentwicklung,
- die Personalbeschaffung und -entwicklung,
- alle indirekten Verkaufs- und Marketingaktivitäten etc.
Die grafische Darstellung der Wertschöpfungskette definiert bereits die grundlegende Struktur eines Unternehmens, sowohl bezüglich notwendiger Funktionen wie bestehender Prozessorganisation. Die Prozessstufe «Operationen» betrifft die eigentliche Herstellung der Leistung bzw. Erbringung der Dienstleistung und ist selbstverständlich nach Sachfunktionen feiner zu untergliedern.
Checkliste
- Analysieren Sie die aktuelle Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens.
- Identifizieren Sie alle Schnittstellen zwischen verschiedenen Funktionen.
- Bewerten Sie, ob die Struktur den Prozessen oder umgekehrt folgt.
- Minimieren Sie unnötige Abgrenzungen und Bürokratie zwischen Abteilungen.
- Bündeln Sie Kompetenzen und Know-how statt Aufgaben strikt zu trennen.
- Integrieren Sie Lieferanten und Kunden in die Prozessbetrachtung.
- Sichern Sie, dass Mitarbeiterqualifikationen der neuen Struktur entsprechen.
- Optimieren Sie auch Neben- und Subleistungen wie Personalbeschaffung.
- Stellen Sie sicher, dass die Zusammenarbeit übergreifend gestaltet ist.
- Messen Sie den Erfolg am reibungslosen Durchlauf der Leistungserstellung.
FAQ: Prozessorganisation
Warum ist eine prozessorientierte Organisation flexibler als eine strukturorientierte?
Da Prozesse mehrere Funktionen durchfliessen, führt eine starre Struktur mit vielen Abgrenzungen zu Bremsstellen. Eine prozessorientierte Ausrichtung minimiert Schnittstellen und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Marktveränderungen.
Was ist der Grundsatz der modernen Organisation?
Der heutige Grundsatz lautet: «Die Prozesse folgen der Strategie, die Struktur folgt den Prozessen, die Mitarbeiterqualifikation folgt der Struktur». Dies stellt sicher, dass die Organisation den tatsächlichen Arbeitsabläufen dient.
Welche Rolle spielt die Wertschöpfungskette bei der Organisation?
Die Wertschöpfungskette beschreibt den gesamten Wertzuwachs von der Vorleistung bis zum Kunden. Sie definiert die grundlegende Struktur des Unternehmens und hilft, alle notwendigen Funktionen und Prozesse effizient zu steuern.
Müssen Funktionen und Stellen in Unternehmen abgeschafft werden?
Nein, Funktionen bleiben bestehen. Allerdings verschiebt sich der Fokus von der Abgrenzung von Kompetenzen hin zur Bündelung von Know-how und der Sicherstellung einer reibungslosen Zusammenarbeit über Funktionsgrenzen hinweg.
Wie beeinflussen externe Partner die Prozessorganisation?
Eine effektive Prozessorganisation betrachtet nicht nur interne Abläufe, sondern bezieht auch die Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden mit ein, um den gesamten Mehrwertfluss zu optimieren.
