Code of conduct: Wie formulieren Sie den Verhaltenskodex?

Wie formulieren Sie einen effektiven und verständlichen Code of Conduct für Ihr Unternehmen?

1. Welches Ziel verfolgt ein Code of Conduct?

Der Code of Conduct dient als Verhaltenskodex für Mitarbeiter*innen. Er enthält neben Gesetzen, nach denen sich Unternehmen richten müssen, auch eine Sammlung von unternehmensinternen Richtlinien und Regelungen. Diese sind im Detail von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausgestaltet. Sie sind an die jeweiligen individuellen Bedürfnisse bzw. Tätigkeiten angepasst und sollten auf diese Weise das Unternehmen unterstützen, die Arbeitskultur der Arbeitnehmenden mit der Unternehmenskultur in Einklang zu bringen.

Ein weiteres Ziel des Verhaltenskodex ist es, dem Unternehmen dabei zu helfen, rechtliche Risiken aufzudecken und intern zu kommunizieren. Der Code of Conduct sollte jedoch niemals als eine Belastung für das Unternehmen angesehen werden. Vielmehr sollte dieses Vertrauen zwischen den Interessengruppen wie Mitarbeiter*innen, Lieferanten und der allgemeinen Öffentlichkeit aufbauen. Der Verhaltenskodex kann eine Atmosphäre des Engagements innerhalb der Organisation schaffen, Unternehmen auf einem einheitlichen Kurs halten sowie als kulturelles Fundament dienen. Der Code of Conduct sollte als Leitfaden die «Dos and Dont’s» aus rechtlicher und ethischer Compliance-Sicht für die Mitarbeiter*innen und Dritte verständlich aufzeigen.

Je nach Grösse und Branche des Unternehmens kommen weitere Themenbereiche dazu wie z.B.:

• OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen
• UN-Kinderrechtskonvention für Unternehmen, welche in Entwicklungsländern aktiv sind
• Grundsätze der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen (UN)
• Verhaltenskodex für die globalisierte Wirtschaft (Global Compact)
• Antikorruption
• Arbeit entsprechend den Prinzipien der ILO (Vereinigungsfreiheit, Zwangsarbeit, Kinderarbeit)

3. Wie ist ein Code of Conduct zu formulieren?

Beim Formulieren des Verhaltenskodex wird keine Unterscheidung von Führungskräften und Mitarbeiter*innen niedrigerer Rangordnungen vorgenommen – lediglich die Kommunikation des Verhaltenskodex ist zwischen den Hierarchieebenen häufig unterschiedlich ausgestaltet. Durch die in der Regel unternehmensweit geltenden Verhaltensanweisungen können sich Mitarbeiter*innen leichter und intensiver mit dem Unternehmen und ihren jeweiligen Vorgesetzten identifizieren. Ein erfolgreich formulierter Code of Conduct ermöglicht es den Mitarbeiter*innen, zu erkennen, wie gesetzliche Bestimmungen mit ihren Praktiken am Arbeitsplatz zusammenhängen.

Um das zu erreichen, sollten Sie folgende Punkte bei der Formulierung und dem Erstellen des Kodex entsprechend berücksichtigen:

1. keine Rechtsexpertise: Der Text sollte einfach und verständlich sein. Mitarbeiter*innen haben oftmals bereits ein gewisses Rechtsempfinden, sind jedoch keine Juristen. Deshalb sollten lange Schachtelsätze, erklärungsbedürftige juristische Fachbegriffe sowie allzu viele Querverweise vermieden werden.
2. klare Formulierungen: Vermeiden Sie vage Formulierungen, welche zu viel Interpretationsspielraum bieten, wie z.B.: «Geschenke können bei einem zu hohen Wert unzulässig sein.» Verwenden Sie stattdessen Sätze wie: «Geschenke dürfen einen Wert von CHF X nicht überschreiten.»
3. «Wir»-Formulierungen: Verwenden Sie beim Verfassen des Verhaltenskodex sogenannte «Wir»-Formulierungen. Diese dienen dazu, die Mitarbeiter*innen persönlich mit dem gemeinsamen Ziel zu sensibilisieren. Sie können Sätze verwenden wie: «Wir unterlassen diskriminierende Verhaltensweisen, indem […]».
4. Zielgruppe miteinbeziehen: Lassen Sie solche Mitarbeiter*innen, welche am stärksten betroffen sind, wie z.B. Vertriebsmitarbeiter*innen oder Einkauf und Accounting den Entwurf Korrektur lesen und binden Sie deren Feedback mit ein.
5. Unterschrift: Mit der Unterschrift der Mitarbeiter*innen verpflichten sich diese zur Einhaltung der festgelegten Leitlinien und der Umsetzung der darin enthaltenen Weisungen. Auf dieser Grundlage sind anschliessende Sanktionen und/oder Strafen im Fall eines Verstosses möglich. Diese können disziplinarischen, aber auch medienwirksamen Nutzen haben.

FAQ: Code of conduct

Warum ist ein Code of Conduct auch für kleinere KMU wichtig?

Auch kleinere Unternehmen profitieren von klaren Regeln, die Vertrauen bei Kunden und Lieferanten aufbauen sowie rechtliche Risiken minimieren. Ein Kodex schafft zudem eine einheitliche Unternehmenskultur und hilft, ethische Standards im Alltag zu verankern.

Wie formuliere ich den Kodex, damit ihn alle Mitarbeitenden verstehen?

Verwenden Sie einfache Sprache und vermeiden Sie juristische Fachbegriffe. Klare, direkte Anweisungen und konkrete Beispiele sind besser als vage Formulierungen. Die Nutzung der «Wir»-Form fördert zudem die Identifikation mit den Inhalten.

Welche Themen müssen zwingend in einen Verhaltenskodex aufgenommen werden?

Zu den Kernthemen gehören das soziale Miteinander, der Umgang mit Dritten, Geschenke und Einladungen, der Schutz von Informationen sowie Diskriminierungsverbote. Je nach Branche können weitere Punkte wie Umweltschutz oder Menschenrechte hinzukommen.

Ist eine Unterschrift der Mitarbeitenden rechtlich notwendig?

Eine Unterschrift ist keine zwingende gesetzliche Voraussetzung, schafft aber Verbindlichkeit. Sie dokumentiert, dass die Mitarbeitenden den Inhalt zur Kenntnis genommen haben und sich zur Einhaltung verpflichten, was bei Verstössen als Grundlage für Sanktionen dient.

Wie oft sollte ein Code of Conduct aktualisiert werden?

Ein Verhaltenskodex sollte regelmässig, idealerweise jährlich oder bei wesentlichen Änderungen in Gesetzen oder der Unternehmensstruktur, überprüft und angepasst werden, um seine Relevanz und Wirksamkeit zu gewährleisten.