Verwaltungsratsaufgaben: Die Aufgaben des obersten Gremiums
Dr. iur. Bernhard Madörin
Dr. iur. Bernhard Madörin ist in Basel geboren und aufgewachsen. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Gymnasiums studierte er Rechtswissenschaften an der Universität Basel und beendete sein Studium mit der Dissertation im Steuerrecht. Erste Berufserfahrungen im Treuhandbereich sammelte er in den Jahren 1983 bis 1998 als Mitarbeiter und späterer Partner im Treuhandbüro seines Vaters, wodurch er sich in der Branche etablierte. Mit der Gründung seines eigenen Treuhandbüro «Treuhand Dr. iur. Bernhard Madörin» im Jahre 1998 machte er sich selbstständig. Seit 2000 ist Dr. iur. Madörin nun Partner und langjähriges Mitglied des Verwaltungsrates der artax Fide Consult AG. Neben seiner Tätigkeit als Geschäftsführer hat er als Steuer- und Treuhandexperte die Gesamtverantwortung für die Bereiche Steuern, Recht und Unternehmungsberatung inne und kann heute auf rund 30 Jahre Berufserfahrung als Treuhänder und selbständiger Unternehmer zurückblicken. Um das Angebot im Bereich einer umfassenden Finanzberatung abzurunden, hat Herr Dr. iur. Madörin die Ausbildung zum Versicherungsvermittler VBV erfolgreich abgeschlossen und sich über ein Partnerunternehmen im Vermittlerregister der FINMA eintragen lassen.
Oberleitung des Unternehmens
Dem Verwaltungsrat unterliegt die Oberleitung des Unternehmens. Dazu gehören:
- die Festlegung der Unternehmensziele
- die Festlegung der Unternehmensstrategie
- die Kontrolle der Geschäftsführung
Die Festlegung der Oberleitung der Gesellschaft impliziert die Einrichtung eines umfassenden Funktionsgefüges. Wir haben uns schon an früherer Stelle mit diesem Thema befasst. Hier sollen die Kernelemente der Oberleitung noch einmal in Stichworten wiedergegeben werden. Dazu gehören u.a.:
- die Ernennung der Geschäftsleitung
- die Definition des Rekrutierungsprozesses
- die Beobachtung der Entwicklung der Geschäftsleitung
- die Besorgung der notwendigen Ersatzpersonen
- die weitere Definition der gesamten Struktur des Betriebes
- die Gliederungen des Unternehmens in Abteilungen/Divisionen
- die Definition der Unternehmenshierarchien
- die Implementierung von Kontrollmechanismen: die interne Kontrolle
- das interne Kontrollsystem
- die interne Revision
- die Zusammenarbeit von interner Kontrolle und interner Revision
- die Zusammenarbeit mit externer Revisionsstelle
- die Definition der Compliance
- die Ausarbeitung eines längerfristigen Investitionsplanes
- das finanzielle Reporting
- die Definition der periodischen Finanzzahlen
- die Definition und Überwachung des Reportings
- die kurzfristigen und langfristigen Finanzzahlen
- die Cashsituation
- die Personalsituation und die Personalfluktuation
Im Verwaltungsrat konzentrieren sich die Stränge des Unternehmens und diese müssen so definiert werden, dass sie für einen geordneten Prozess garantieren. Dies ist die Aufgabe des Verwaltungsrats.
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Aufgabe der Organisation
Die Festlegung der Organisation wird in der Regel durch einen Organisationsreglement definiert. Dieses regelt Aufgaben, Prozesse, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Dazu gehört Festlegung Struktur der Prozesse sowie die Regelung der Aufgaben und Kompetenzen. Diese Punkte werden in einem Organigramm festgehalten, das aufzeigt: Wer erledigt welche Aufgaben und wie werden Aufgaben und Verantwortlichkeiten voneinander abgegrenzt?
Die Anforderungen der Definition der Organisation sind im Wesentlichen durch das Unternehmen bestimmt. Seine Leistung, seine Grösse und seine Positionierung im Markt bestimmen das
Anforderungsprofil. Je grösser das Unternehmen ist, desto grösser sind auch die Anforderungen an ein klar strukturiertes Unternehmen. Eine einfache Richtgrösse kann darin liegen, dass pro Mitarbeiter eine Seite im Organisationsreglement bestehen sollte.
Aufgaben der Geschäftsleitung
Der Verwaltungsrat legt in einem schriftlichen Dokument den Leistungsauftrag an die Geschäftsleitung fest. Mit diesem Dokument wird der klar definierte Auftrag an die Geschäftsleitung formuliert. In der Regel ist ein solcher Leistungsauftrag das Resultat eines Prozesses der Diskussion zwischen Verwaltungsrat und Geschäftsleitung. Der Verwaltungsrat drückt die Erwartungshaltung gegenüber der Geschäftsleitung aus, die Geschäftsleitung reagiert auf der anderen Seite gegenüber dem Verwaltungsrat und formuliert seinerseits das Machbare. Damit wird das Ziel des Moments definiert - ein Leistungsauftrag ist ein fortwährender Prozess und nicht ein abschliessendes Ziel. Auch hier gilt: der Weg ist das Ziel.
