Biometrische Zeiterfassung: Was gilt es datenschutzrechtlich zu berücksichtigen?

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Bei einer allfälligen Kontrolle durch das kantonale Arbeitsinspektorat muss die Dokumentation vorgewiesen werden können, wobei die Aufbewahrungspflicht mindestens fünf Jahre beträgt (Art. 73 Abs. 2 und 3 ArGV1). In der Praxis sind sich viele Arbeitgeberinnen dieser Pflicht nicht bewusst.

Zur Erinnerung: Im Regelfall und soweit die Voraussetzungen für einen Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung (Art. 73a ArGV1) oder eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Art. 73b ArGV1) nicht gegeben sind, gilt es, die Arbeitszeiten vollständig und lückenlos zu dokumentieren. Dabei ist unter anderem das Folgende zu erfassen (Art. 73 Abs. 1 ArGV1):

• die Personalien der Mitarbeitenden
• die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage
• die gewährten wöchentlichen Ruhe- und Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
• die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr
• die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge

Formen der Arbeitszeiterfassung

Keine Vorschriften über die Form der Arbeitszeiterfassung

Wie die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden konkret erfasst werden, ist den Arbeitgeberinnen überlassen. Neben den klassischen Stundenzetteln gibt es mittlerweile eine Vielzahl an digitalen Arbeitszeiterfassungsmodellen: Transponder, softwarebasierte Lösungen oder auch die Verwendung spezieller Apps.

Während die analoge Erfassung der Arbeitszeit lange Zeit der Regelfall war, sind heute digitale Alternativen auf dem Vormarsch. Die digitale Erfassung der Arbeitszeit über software- oder webbasierte Zeiterfassungssysteme hat gegenüber der analogen Zeiterfassung einige Vorteile für die Arbeitgeberinnen. Sie kann insbesondere zur Erleichterung der Lohnabrechnung sowie zu mehr Transparenz und Rechtssicherheit für die Arbeitgeberinnen führen.

Verstärkt im Trend sind auch Arbeitszeiterfassungs- und/oder Zutrittskontrollsysteme mittels der Abfrage biometrischer Daten. Dies kommt nicht überraschend, ist die Abfrage von biometrischen Daten in unserem Alltag doch bereits allgegenwärtig, beispielsweise bei der Entsperrung des Mobiltelefons oder des Laptops mittels Fingerabdrucks oder Gesichtserkennung. Eine biometrische Zeiterfassung bietet sodann den Vorteil, dass die Arbeitszeiten eindeutig den Mitarbeitenden zugeordnet werden können und dadurch eine Manipulation der Arbeitszeiterfassung verhindert wird. Im Gegensatz zu Chipkarten, Schlüsseln oder Passwörtern besteht bei der Verwendung biometrischer Daten zudem kein Verlustrisiko.