Biometrische Zeiterfassung: Was gilt es datenschutzrechtlich zu berücksichtigen?
Inhalt
- Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen und Risiken bestehen bei der Einführung biometrischer Zeiterfassungssysteme in der Schweiz?
- Grundsätzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit
- Formen der Arbeitszeiterfassung
- Was sind biometrische Daten?
- Zulässigkeit der Arbeitszeiterfassung oder Zutrittskontrollen mittels biometrischer Erkennungssysteme
- Leitprinzipien für eine biometrische Zeiterfassung
- FAQ: Biometrische Zeiterfassung
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Seit dem 1. September 2023 unterstehen biometrische Daten wie Fingerabdrücke oder Gesichtsscans im Rahmen des revidierten Datenschutzgesetzes (revDSG) einem erhöhten Schutz, da sie als besonders schützenswert eingestuft werden. Arbeitgeberinnen dürfen diese Daten nur bearbeiten, wenn ein spezifischer Rechtfertigungsgrund vorliegt und das Prinzip der Verhältnismässigkeit gewahrt ist, wobei die Einwilligung im Arbeitsverhältnis aufgrund des bestehenden Zwangsverhältnisses meist nicht ausreicht. Dezentrale Speicherung auf Sicherheitsmedien und die Bereitstellung nicht-biometrischer Alternativen sind zwingende Voraussetzungen für einen rechtmässigen Betrieb.
Die wichtigsten Punkte:
- Biometrische Daten gelten gemäss revDSG als besonders schützenswert und unterliegen strengen Auflagen.
- Eine Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis oft ungültig; ein anderer Rechtfertigungsgrund (z. B. überwiegende private Interessen) ist nötig.
- Das Verhältnismässigkeitsprinzip verlangt, dass weniger intrusive Methoden (z. B. Chipkarten) geprüft werden müssen.
- Biometrische Daten dürfen nicht zentral gespeichert werden, sondern müssen dezentral auf einem Sicherheitsmedium liegen.
- Arbeitgeberinnen müssen Alternativen für Mitarbeitende anbieten, die kein biometrisches System nutzen möchten.
Marcel Isch
Marcel Isch, Rechtsanwalt, LL.M., ist Partner bei der Scope Law AG und vorwiegend in den Bereichen des Arbeitsrechts, inkl. datenschutz- und sozialversicherungsrechtlicher Themen, tätig.
Michael Kuhn
Michael Kuhn, Rechtsanwalt, LL.M., ist Partner bei der Scope Law AG und vorwiegend in den Bereichen Start-up & Venture Capital, Immaterialgüter, Technologie & IT sowie Datenschutzrecht tätig.
Passende Arbeitshilfen
Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen und Risiken bestehen bei der Einführung biometrischer Zeiterfassungssysteme in der Schweiz?
Grundsätzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit
Die Erfassung der Arbeitszeit ist für die meisten Arbeitgeberinnen in der Schweiz Pflicht. Letztere ergibt sich aus dem Arbeitsgesetz (Art. 46 ArG i. V. m. Art. 73 ff. Verordnung zum Arbeitsgesetz 1) und bezweckt in erster Linie die Kontrolle über und die Einhaltung der vertraglichen Mindestarbeitszeiten sowie der gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeiten. In diesem Sinne ist die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit auch eine Vorschrift zum Schutz der Gesundheit der Mitarbeitenden, indem eine korrekte Abrechnung der geleisteten Arbeit, Überstunden und/oder Überzeit sichergestellt wird. Gerade in der heutigen Zeit, in welcher vermehrt flexible und ortsungebundene Arbeitsmodelle implementiert werden, erweist sich die Arbeitszeiterfassung als wichtiges Instrument – sowohl für die Arbeitgeberinnen als auch für die Mitarbeitenden.
Bei einer allfälligen Kontrolle durch das kantonale Arbeitsinspektorat muss die Dokumentation vorgewiesen werden können, wobei die Aufbewahrungspflicht mindestens fünf Jahre beträgt (Art. 73 Abs. 2 und 3 ArGV1). In der Praxis sind sich viele Arbeitgeberinnen dieser Pflicht nicht bewusst.
Zur Erinnerung: Im Regelfall und soweit die Voraussetzungen für einen Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung (Art. 73a ArGV1) oder eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Art. 73b ArGV1) nicht gegeben sind, gilt es, die Arbeitszeiten vollständig und lückenlos zu dokumentieren. Dabei ist unter anderem das Folgende zu erfassen (Art. 73 Abs. 1 ArGV1):
- die Personalien der Mitarbeitenden
- die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage
- die gewährten wöchentlichen Ruhe- und Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
- die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr
- die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge
Formen der Arbeitszeiterfassung
Keine Vorschriften über die Form der Arbeitszeiterfassung
Wie die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden konkret erfasst werden, ist den Arbeitgeberinnen überlassen. Neben den klassischen Stundenzetteln gibt es mittlerweile eine Vielzahl an digitalen Arbeitszeiterfassungsmodellen: Transponder, softwarebasierte Lösungen oder auch die Verwendung spezieller Apps.
Während die analoge Erfassung der Arbeitszeit lange Zeit der Regelfall war, sind heute digitale Alternativen auf dem Vormarsch. Die digitale Erfassung der Arbeitszeit über software- oder webbasierte Zeiterfassungssysteme hat gegenüber der analogen Zeiterfassung einige Vorteile für die Arbeitgeberinnen. Sie kann insbesondere zur Erleichterung der Lohnabrechnung sowie zu mehr Transparenz und Rechtssicherheit für die Arbeitgeberinnen führen.
Verstärkt im Trend sind auch Arbeitszeiterfassungs- und/oder Zutrittskontrollsysteme mittels der Abfrage biometrischer Daten. Dies kommt nicht überraschend, ist die Abfrage von biometrischen Daten in unserem Alltag doch bereits allgegenwärtig, beispielsweise bei der Entsperrung des Mobiltelefons oder des Laptops mittels Fingerabdrucks oder Gesichtserkennung. Eine biometrische Zeiterfassung bietet sodann den Vorteil, dass die Arbeitszeiten eindeutig den Mitarbeitenden zugeordnet werden können und dadurch eine Manipulation der Arbeitszeiterfassung verhindert wird. Im Gegensatz zu Chipkarten, Schlüsseln oder Passwörtern besteht bei der Verwendung biometrischer Daten zudem kein Verlustrisiko.
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