Zeiterfassung: Darauf müssen Arbeitgeberinnen achten
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Arbeitgeberinnen in der Schweiz sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen, um die Einhaltung des Arbeitsgesetzes (ArG) zu gewährleisten. Während die ordentliche Erfassung detaillierte Angaben zu Beginn, Ende und Pausen erfordert, erlaubt die vereinfachte Arbeitszeiterfassung für autonome Mitarbeitende die Dokumentation der reinen Tagesarbeitszeitsumme. Die Nichterfüllung dieser Pflichten kann zu behördlichen Sanktionen sowie zu erschwerten Beweislagen bei Überstundenansprüchen führen.
Die wichtigsten Punkte:
- Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus Art. 46 ArG und dient dem Vollzug des Arbeitsgesetzes.
- Die ordentliche Erfassung muss tägliche/wöchentliche Arbeitszeit, Ruhezeiten und Pausen von über 30 Minuten dokumentieren.
- Die vereinfachte Erfassung (Art. 73b ArGV 1) gilt nur für Mitarbeitende mit mindestens 25 % zeitlicher Autonomie.
- Alle Aufzeichnungen sind fünf Jahre lang aufzubewahren und für Arbeitsinspektorate einsehbar.
- Bei fehlender Erfassung schätzen Gerichte Überstundenansprüche oft zugunsten der Arbeitnehmenden.
Angelina Pellegrini
Angelina Pellegrini, MLaw, ist Rechtsanwältin bei Walder Wyss AG in Zürich. Sie berät Unternehmen und Privatpersonen in sämtlichen Fragen des Arbeitsrechts und ist auch prozessierend tätig.
Dr. Irène Suter-Sieber
Dr. Irène Suter-Sieber, Rechtsanwältin, ist Partnerin für Arbeitsrecht und Fachanwältin SAV Arbeitsrecht in der Wirtschaftskanzlei Walder Wyss AG in Zürich.
Was müssen Arbeitgeberinnen in der Schweiz zur Arbeitszeiterfassung wissen und wie funktioniert die vereinfachte Erfassung?
Rechtliche Rahmenbedingungen der ordentlichen und vereinfachten Arbeitszeiterfassung
Im Rahmen eines zivilrechtlichen Arbeitsverhältnisses sind nebst dem Einzelarbeitsvertrag und den zwingenden arbeitsrechtlichen Normen des Obligationenrechts (OR) auch öffentlich-rechtliche Vorschriften zu beachten. Zu Letzteren zählt das Arbeitsgesetz (ArG). Dieses enthält unter anderem zahlreiche Vorschriften zur Arbeits- und Ruhezeit. Eine dieser Vorschriften findet sich in Art. 46 ArG: Danach müssen Arbeitgeberinnen Unterlagen, aus denen die für den Vollzug des Arbeitsgesetzes erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Arbeitsämtern zur Verfügung halten. Aus dieser Vorschrift leitet sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ab. Denn die Dokumentation zur Arbeitszeit ermöglicht es den Behörden, zu prüfen, ob Arbeitgeberinnen die Vorschriften des Arbeitsgesetzes hinsichtlich Arbeits- und Ruhezeit, Pausen, Nacht- und Sonntagsarbeit sowie zur Höchstarbeitszeit einhalten.
Die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) unterscheidet zwischen der ordentlichen (Art. 73 Abs. 1 ArGV 1) und der vereinfachten Arbeitszeiterfassung (Art. 73b ArGV 1). Wie der Name schon erkennen lässt, ermöglicht die vereinfachte Arbeitszeiterfassung, weniger Informationen erheben zu müssen. Damit reduziert sich der Aufwand sowohl arbeitgeber- als auch arbeitnehmerseitig. Zudem eröffnet die ArGV 1 in Art. 73a unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, mit Bezug auf bestimmte Arbeitnehmende gänzlich auf die Arbeitszeiterfassung zu verzichten, was jedoch nicht Gegenstand dieses Beitrags ist.
Anwendungsbereich des Arbeitsgesetzes
Obwohl das Arbeitsgesetz einen breiten Anwendungsbereich aufweist, d. h. für viele zivilrechtlich geregelte Arbeitsverhältnisse gilt, gibt es wichtige Ausnahmen zu beachten. Das Arbeitsgesetz findet nämlich unter Umständen nicht oder nur teilweise Anwendung. Der Anwendungsbereich ist in den Art. 1–3 ArG geregelt. So sind beispielsweise Arbeitnehmende, die eine höhere leitende Tätigkeit (in der Regel die höchste Leitungsriege), eine wissenschaftliche oder selbstständige künstlerische Tätigkeit ausüben – mit Ausnahme der Vorschriften zum Gesundheitsschutz – nicht vom Arbeitsgesetz erfasst. Diese Ausnahmen haben grosse praktische Bedeutung: Für solche Arbeitnehmende fällt nicht nur die Arbeitszeiterfassung weg, sondern es finden insbesondere auch die arbeitsgesetzlichen Bestimmungen zur Höchstarbeits- und Ruhezeit keine Anwendung. Den betreffenden Arbeitsvertragsparteien bleibt damit mehr Spielraum und Flexibilität. Die Arbeitgeberin bleibt allerdings an die allgemeinen Bestimmungen zur Fürsorgepflicht aus dem Obligationenrecht und des Gesundheitsschutzes aus dem Arbeitsgesetz gebunden. Wenn Arbeitgeberinnen ihre Praxis zur Arbeitszeiterfassung auf ihre Konformität mit den gesetzlichen Regelungen überprüfen möchten, ist also vorab zu prüfen, auf welche Arbeitnehmende das Arbeitsgesetz überhaupt Anwendung findet und ob es gegebenenfalls zusätzlich (branchen-) spezifische Sondervorschriften oder Gesamtarbeitsverträge zu beachten gibt.
Inhalt der ordentlichen Arbeitszeiterfassung
Art. 73 Abs. 1 ArGV 1 stipuliert, welche Informationen Arbeitgeberinnen zur Arbeitszeiterfassung zu erheben haben. Es handelt sich insbesondere um folgende Angaben:
- geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage
- gewährte wöchentliche Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
- Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr
Die Pflicht zur Erfassung dieser Informationen obliegt der Arbeitgeberin. Jedoch kann sie diese Pflicht den Arbeitnehmenden überbinden, d. h. sie dazu auffordern, eine Arbeitszeittabelle (z. B. mittels Excel) zu führen. Letztlich bleibt aber die Arbeitgeberin in der Verantwortung.
Bei der Art und Weise der Arbeitszeiterfassung sind viele Optionen möglich und anerkannt: z. B. Ein- und Ausstempeln mittels Badge, Computer-Log-in oder das Erfassen der Daten in einer Excel-Liste. Möglich sind auch vorausgefüllte Angaben, wenn sichergestellt ist, dass die Eingaben bei Abweichungen (z. B. früheres Kommen oder Gehen, andere Lage der Pause) angepasst werden können.
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