23.11.2018

Arbeitszeiterfassung: Die gesetzlichen Pflichten

In der Regel sind gleitende Arbeitszeiten mit einer elektronischen Arbeitszeiterfassung kombiniert. Dabei wird mindestens die Sollarbeitszeit, die Ist-Arbeitszeit und der Arbeitszeitsaldo laufend ausgewiesen. Als Alternative zu professionellen Arbeitszeittools werden in kleineren Unternehmen auch beispielsweise Excellösungen eingesetzt.

Von: Gerhard Koller  DruckenTeilen Kommentieren 

Dr. iur. Gerhard Koller

Dr. Gerhard L. Koller Arbeitet seit über 25 Jahren am Bezirksgericht Zürich und ist seit 1990 ordentlicher Gerichtsschreiber und Ersatzrichter am Arbeitsgericht in Zürich. Er ist Herausgeber und Autor des Online Ratgebers «ArbeitsrechtsPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

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Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitsgesetz (ARG) regelt die Arbeits- und Ruhezeit der Angestellten und ist sowohl von Arbeitgeber wie Arbeitnehmer einzuhalten. Es handelt sich hier in erster Linie um Schutzvorschriften für die Angestellten. Diejenigen Betriebe und Angestellten, welche nicht unter das ArG fallen, sind in den Art. 1 bis 5 ArG geregelt.

In industriellen Betrieben, Büros, für technische und andere Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels gilt eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 Stunden. Für andere Angestellte zum Beispiel in Gewerbebetrieben oder im Gesundheitswesen gilt eine Höchstarbeitszeit von 50 Stunden. Weitere Ausnahmen sind im ArG bzw. den Verordnungen speziell geregelt.

Was gilt als Arbeitszeit

Als Arbeitszeit gilt die Zeit, während der sich der Arbeitnehmer zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat; der Weg von und zur Arbeit gilt nicht als Arbeitszeit (vorbehalten bleiben Pikettdienste). Zur Arbeitszeit gehören also auch blosse Präsenzzeiten oder der Pikettdienst im Betrieb, der Kleiderwechsel im Betrieb sowie Vor- oder Nacharbeiten zum eigentlichen Einsatz. Hat der Arbeitnehmer betriebsfremde Einsatzorte aufzusuchen, gilt die dafür verwendete Mehrzeit als Arbeitszeit.

Korrekte Arbeitszeiterfassung im Unternehmen

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit der Angestellten zu erfassen. Er kann die Aufzeichnung aber an die Angestellten delegieren.  Zu erfassen sind grundsätzlich die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, inklusive Ausgleichszeiten, Überstunden und Pausen von mehr als einer halben Stunde. Die Erfassung hat so zu erfolgen, dass der Arbeitgeber den Behörden detaillierte Auskunft geben kann. Die Einzelheiten ergeben sich aus Artikel 73 ArGV 1 (siehe auch Wegleitung des SECO zu diesen Bestimmungen):

Die Verzeichnisse und Unterlagen haben alle Angaben zu enthalten, die für den Vollzug des Gesetzes notwendig, namentlich müssen daraus ersichtlich sein:

  • Die Personalien der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen
  • die Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austritt der Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen
  • die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage
  • die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
  • die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr
  • die betrieblichen Abweichungen von der Tag-, Nacht- und Sonntagsdefinition nach den Artikel 10, 16 und 18 ArG
  • Regelungen über den Zeitzuschlag nach Artikel 17b Absätze 2 und 3 ArG
  • die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge
  • die Ergebnisse der medizinischen Abklärungen hinsichtlich der Eignung oder Nichteignung bei Nachtarbeit oder Mutterschaft
  • das Vorliegen von Ausschlussgründen oder die Ergebnisse der Risikobeurteilung bei Mutterschaft und gestützt darauf getroffene betriebliche Massnahmen.

Verzeichnisse und andere Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit für mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Die Vollzugs- und Aufsichtsorgane können Einsicht nehmen in weitere Verzeichnisse und Unterlagen soweit das für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist. Sofern es für die Ermittlung notwendig ist, kann die zuständige Behörde diese Unterlagen und Verzeichnisse mitnehmen. Nach Abschluss der Ermittlungen sind diese dem Arbeitgeber zurückzugeben.

Vereinfachte Zeiterfassungsmöglichkeiten ab 2016

Seit Anfang 2016 gibt es die Möglichkeit, nur noch eine vereinfachte Zeiterfassung zu führen oder auf die Erfassung gänzlich zu verzichten. Die Voraussetzungen dafür sind in den Art. 73a und b ArGV 1 enthalten.

Voraussetzungen für den gänzlichen Verzicht auf die Erfassung (Art. 73a ArGV 1)

Es muss ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmerorganisationen (Gewerkschaften) vorliegen, der vorsieht, dass in den Verzeichnissen und Unterlagen die Angaben nach Art. 73 Abs. 1 Buchstaben c-e (tägliche Arbeitszeit, Ruhetage, Pausen) und h (geschuldete Zuschläge) nicht enthalten sein müssen. Der GAV muss für die Beteiligten Gültigkeit haben, aber nicht allgemeinverbindlich erklärt worden sein.

Auf die Zeiterfassung komplett verzichten können Arbeitnehmende, die bei ihrer Arbeit über eine grosse Freiheit bezüglich der Gestaltung ihrer Tätigkeit verfügen und ihre Arbeits- und Ruhezeit mehrheitlich selber bestimmen können (mind. 50 %). Dazu ist das Arbeitsumfeld als Ganzes in Betracht zu ziehen. Gemäss Wegleitung des SECO sind dabei folgende Faktoren zu berücksichtigen:

Positive Faktoren:

  • Telearbeit ohne festgelegten Zeitplan
  • Gleitende Arbeitszeiten
  • Keine zwingenden Präsenzzeiten

Negative Faktoren:

  • obligatorische Sitzungen usw.
  • Blockzeiten
  • Pflicht der ständigen Erreichbarkeit
  • Pflichtenheft, welches eine ständige Präsenz verlangt
  • Grosser Koordinationsbedarf mit zwingender Verfügbarkeit

Zudem muss ihr Bruttogehalt mindestens CHF 120 000.- (inkl. Boni usw., aber ohne Sozialzulagen) pro Jahr betragen. Dieser Ansatz richtet sich nach demjenigen des UVG und wird jeweils entsprechend angepasst. Bei Teilzeitarbeit reduziert sich der Ansatz entsprechend.

Dieser Verzicht muss zusätzlich auch schriftlich und individuell mit jedem Angestellten (ev. auch in elektronischer Form) vereinbart werden und kann von beiden Parteien jährlich per Ende Jahr widerrufen werden.

Diese drei Faktoren müssen kumulativ erfüllt sein.

Der GAV muss von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet sein und besondere Massnahmen für den Gesundheitsschutz und die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten sowie die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bezeichnung einer internen Anlaufstelle für Fragen zu den Arbeitszeiten enthalten. Ein Mini-GAV oder eine Vereinbarung mit der Betriebskommission genügt also nicht. Es muss sich um einen GAV handeln, der mit vom Arbeitgeber unabhängigen Verbänden geschlossen wurde. Ein bereits bestehender GAV kann entsprechend ergänzt werden. Möglich ist auch die Anwendung eines regionalen oder branchenübergreifenden GAV.

Der Arbeitgeber hat den GAV und die Verzichtserklärungen zur Verfügung der Vollzugs- und Aufsichtsorgane zur Verfügung zu halten.

Vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Art. 73b ArGV 1)

Die Arbeitnehmervertretung einer Branche oder eines Betriebs, oder wo eine solche nicht besteht, die Mehrheit der Angestellten im Betrieb können mit dem Arbeitgeber vereinbaren, dass für Angestellte, die ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil (mindestens 25 %) selber festlegen können, einzig die geleistete tägliche Arbeitszeit erfasst werden muss. Das dürfte vor allem für das mittlere und obere Kader zutreffen. Liegen die Blockzeiten schon bei 75 %, ist eine vereinfachte Erfassung nur möglich, wenn darüber hinaus keine zusätzlichen fixen Einsätze vorhanden sind.

Hinfällig wird damit, die genaue Lage der Arbeits- und Ruhezeiten zu dokumentieren. Wichtig: Bei Nacht- und Sonntagsarbeit müssen aber weiterhin Beginn und Ende dieser Einsätze dokumentiert werden.

In der Vereinbarung muss Folgendes festgelegt werden:

  • die Arbeitnehmerkategorien oder Stellen, für welche die vereinfachte Arbeitszeiterfassung gilt;
  • besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen;
  • ein paritätisches Verfahren, mit dem die Einhaltung der Vereinbarung überprüft wird.

In Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmenden kann die vereinfachte Arbeitszeiterfassung auch individuell zwischen dem Arbeitgeber und den Angestellten schriftlich vereinbart werden.  Massgebend ist die Anzahl der beschäftigten Personen und nicht die Höhe der Stellenprozente. Ausgeliehene Arbeitnehmer (Temporärangestellte) sind nicht dazu zu rechnen. Als Betrieb gilt die selbständige organisatorische Einheit im Sinne des Mitwirkungsgesetzes (inklusive der dazu gehörenden Filialen).

In der Vereinbarung ist auf die Einhaltung und Kontrolle der geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hinzuweisen. Zusätzlich muss jährlich ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung geführt und dokumentiert werden.

Aufzeichnungsmöglichkeiten

Die Arbeitszeit kann mit verschiedenen Hilfsmittel erfasst werden. Hierunter fallen vor allem:

  • Manuelle Erfassung auf Papier usw.
  • Stempelkarten
  • Elektronische Erfassung in der EDV
  • Erfassung durch elektronische Impulse mittels Smartphone
  • Erfassung durch Login-/Logout-Badge in der EDV
  • Bei fix vorgegebenen Arbeits- und Pausenzeiten oder Schichtplänen müssen nur die Abweichungen erfasst werden

Private Aufzeichnung der Arbeitszeiten

Den betroffenen Angestellten steht es frei, trotz Vorliegen einer Vereinbarung die Angaben nach Artikel 73 Abs. 1 c-e ArGV 1 (siehe oben) aufzuzeichnen. Der Arbeitgeber hat dafür ein geeignetes Instrument zur Verfügung zu stellen.  

Wichtiger Hinweis!
Während bei einem gänzlichen Verzicht auf die Erfassung der Arbeitszeit kaum mehr im Nachhinein "angeblich" geleistete Überstunden geltend gemacht werden können, hat sich bei der vereinfachten Erfassung nichts geändert. Der Arbeitgeber ist daher gut beraten, wenn er weiterhin schriftliche monatliche Meldungen von Überstunden verlangt mit dem Hinweis, dass diese sonst verfallen. Nur so kann er sich vor bösen Überraschungen schützen.

Fehlende Arbeitszeiterfassung

Kommt ein Arbeitgeber seinen Verpflichtungen nicht nach, sieht das ArG entsprechende Massnahmen vor. (Art. 51 f. ArG) . Diese gehen von Abmahnung über Busse bis zur Betriebsschliessung.

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