Arbeitszeiterfassung: Die gesetzlichen Pflichten

Welche gesetzlichen Pflichten gelten für die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz und wann ist eine vereinfachte Erfassung möglich?

Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitsgesetz (ArG) regelt die Arbeits- und Ruhezeit der Angestellten und ist sowohl von Arbeitgeber wie Arbeitnehmer einzuhalten. Es handelt sich hier in erster Linie um Schutzvorschriften für die Angestellten. Diejenigen Betriebe und Angestellten, welche nicht unter das ArG fallen, sind in den Art. 1 bis 5 ArG geregelt.

In industriellen Betrieben, Büros, für technische und andere Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels gilt eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 Stunden. Für andere Angestellte zum Beispiel in Gewerbebetrieben oder im Gesundheitswesen gilt eine Höchstarbeitszeit von 50 Stunden. Weitere Ausnahmen sind im ArG bzw. den Verordnungen speziell geregelt.

Was gilt als Arbeitszeit

Als Arbeitszeit gilt die Zeit, während der sich der Arbeitnehmer zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat; der Weg von und zur Arbeit gilt nicht als Arbeitszeit (vorbehalten bleiben Pikettdienste). Zur Arbeitszeit gehören also auch blosse Präsenzzeiten oder der Pikettdienst im Betrieb, der Kleiderwechsel im Betrieb sowie Vor- oder Nacharbeiten zum eigentlichen Einsatz. Hat der Arbeitnehmer betriebsfremde Einsatzorte aufzusuchen, gilt die dafür verwendete Mehrzeit als Arbeitszeit.

Korrekte Arbeitszeiterfassung im Unternehmen

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit der Angestellten zu erfassen. Er kann die Aufzeichnung aber an die Angestellten delegieren. Zu erfassen sind grundsätzlich die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, inklusive Ausgleichszeiten, Überstunden und Pausen von mehr als einer halben Stunde. Die Erfassung hat so zu erfolgen, dass der Arbeitgeber den Behörden detaillierte Auskunft geben kann. Die Einzelheiten ergeben sich aus Artikel 73 ArGV 1 (siehe auch Wegleitung des SECO zu diesen Bestimmungen):

Dazu ist das Arbeitsumfeld als Ganzes in Betracht zu ziehen. Gemäss Wegleitung des SECO sind dabei folgende Faktoren zu berücksichtigen:

Positive Faktoren:

• Telearbeit ohne festgelegten Zeitplan
• Gleitende Arbeitszeiten
• Keine zwingenden Präsenzzeiten

Negative Faktoren:

• obligatorische Sitzungen usw.
• Blockzeiten
• Pflicht der ständigen Erreichbarkeit
• Pflichtenheft, welches eine ständige Präsenz verlangt
• Grosser Koordinationsbedarf mit zwingender Verfügbarkeit

Zudem muss nach Art. 73a Abs. 1 lit. b ArGV 1 ihr Bruttogehalt mindestens CHF 120 000.– (inkl. Boni usw., aber ohne Sozialzulagen) pro Jahr betragen. Dieser Ansatz richtet sich nach demjenigen des UVG und wird jeweils entsprechend angepasst. Bei Teilzeitarbeit reduziert sich der Ansatz entsprechend.

Dieser Verzicht muss nach Art. 73a Abs. 1 lit. c ArGV 1 zusätzlich auch schriftlich und individuell mit jedem Angestellten (ev. auch in elektronischer Form) vereinbart werden und kann von beiden Parteien jährlich per Ende Jahr widerrufen werden.

Diese drei Faktoren gemäss Art. 73a Abs. 1 lit. a–c ArGV 1 müssen kumulativ erfüllt sein.

Der GAV muss von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet sein und besondere Massnahmen für den Gesundheitsschutz und die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten sowie die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bezeichnung einer internen Anlaufstelle für Fragen zu den Arbeitszeiten enthalten. Ein Mini-GAV oder eine Vereinbarung mit der Betriebskommission genügt also nicht. Es muss sich um einen GAV handeln, der mit vom Arbeitgeber unabhängigen Verbänden geschlossen wurde. Ein bereits bestehender GAV kann entsprechend ergänzt werden. Möglich ist auch die Anwendung eines regionalen oder branchenübergreifenden GAV.

Der Arbeitgeber hat den GAV und die Verzichtserklärungen zur Verfügung der Vollzugs- und Aufsichtsorgane zur Verfügung zu halten.

Vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Art. 73b ArGV 1)

Die Arbeitnehmervertretung einer Branche oder eines Betriebs, oder wo eine solche nicht besteht, die Mehrheit der Angestellten im Betrieb können mit dem Arbeitgeber vereinbaren, dass für Angestellte, die ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil (mindestens 25%) selbst festlegen können, einzig die geleistete tägliche Arbeitszeit erfasst werden muss. Das dürfte vor allem für das mittlere und obere Kader zutreffen. Liegen die Blockzeiten schon bei 75%, ist eine vereinfachte Erfassung nur möglich, wenn darüber hinaus keine zusätzlichen fixen Einsätze vorhanden sind.

Hinfällig wird damit, die genaue Lage der Arbeits- und Ruhezeiten zu dokumentieren. Wichtig: Bei Nacht- und Sonntagsarbeit müssen aber weiterhin Beginn und Ende dieser Einsätze dokumentiert werden.

In der Vereinbarung muss Folgendes festgelegt werden:

• die Arbeitnehmerkategorien oder Stellen, für welche die vereinfachte Arbeitszeiterfassung gilt;
• besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen;
• ein paritätisches Verfahren, mit dem die Einhaltung der Vereinbarung überprüft wird.

In Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmenden kann die vereinfachte Arbeitszeiterfassung auch individuell zwischen dem Arbeitgeber und den Angestellten schriftlich vereinbart werden.  Massgebend ist die Anzahl der beschäftigten Personen und nicht die Höhe der Stellenprozente. Ausgeliehene Arbeitnehmer (Temporärangestellte) sind nicht dazu zu rechnen. Als Betrieb gilt die selbständige organisatorische Einheit im Sinne des Mitwirkungsgesetzes (inklusive der dazu gehörenden Filialen).

In der Vereinbarung ist auf die Einhaltung und Kontrolle der geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hinzuweisen. Zusätzlich muss jährlich ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung geführt und dokumentiert werden.

FAQ: Arbeitszeiterfassung

Wer ist verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen. Er kann diese Aufgabe jedoch an die Angestellten delegieren, bleibt aber für die Vollständigkeit und Richtigkeit verantwortlich.

Unter welchen Bedingungen kann auf eine Arbeitszeiterfassung verzichtet werden?

Ein gänzlicher Verzicht ist nur möglich, wenn ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) dies vorsieht und die Mitarbeitenden über grosse zeitliche Freiheit verfügen sowie ein Bruttogehalt von mindestens CHF 120'000 pro Jahr beziehen. Alle drei Bedingungen müssen kumulativ erfüllt und schriftlich vereinbart sein.

Was gilt als Arbeitszeit und was nicht?

Als Arbeitszeit gilt die Zeit, während der sich der Arbeitnehmer zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten muss. Dazu gehören Präsenzzeiten, Pikettdienste im Betrieb und Vor- oder Nacharbeiten. Der Weg von und zur Arbeit zählt grundsätzlich nicht als Arbeitszeit, es sei denn, es liegen besondere Umstände wie längere Anfahrtswege zu Einsatzorten vor.

Wie lange müssen Aufzeichnungen zur Arbeitszeit aufbewahrt werden?

Verzeichnisse und andere Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit für mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Welche Konsequenzen hat das Fehlen einer Arbeitszeiterfassung?

Kommt ein Arbeitgeber seinen Verpflichtungen nicht nach, können die Vollzugs- und Aufsichtsorgane Massnahmen ergreifen. Dies reicht von einer Abmahnung über Geldbusse bis hin zur Schliessung des Betriebs.