26.04.2017

Arbeitszeiterfassung: Die gesetzlichen Pflichten

In der Regel sind gleitende Arbeitszeiten mit einer elektronischen Arbeitszeiterfassung kombiniert. Dabei wird mindestens die Sollarbeitszeit, die Ist-Arbeitszeit und der Arbeitszeitsaldo laufend ausgewiesen. Als Alternative zu professionellen Arbeitszeittools werden in kleineren Unternehmen auch beispielsweise Excellösungen eingesetzt.

Von: Gerhard Koller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Dr. iur. Gerhard Koller

Dr. Gerhard L. Koller Arbeitet seit über 25 Jahren am Bezirksgericht Zürich und ist seit 1990 ordentlicher Gerichtsschreiber und Ersatzrichter am Arbeitsgericht in Zürich. Er ist Herausgeber und Autor des Online Ratgebers «ArbeitsrechtsPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

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Arbeitszeiterfassung

Korrekte Arbeitszeiterfassung im Unternehmen

Die Arbeitszeit, die Ruhezeit, die Pausen usw. sind so zu erfassen, dass der Arbeitgeber den Behörden detaillierte Auskunft geben kann. Die Einzelheiten ergeben sich aus Artikel 73 ArGV 1 (siehe auch Richtlinien des seco):

Die Verzeichnisse und Unterlagen haben alle Angaben zu enthalten, die für den Vollzug des Gesetzes notwendig, namentlich müssen daraus ersichtlich sein:

  • Die Personalien der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen
  • die Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austritt der Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen
  • die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage
  • die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
  • die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr
  • die betrieblichen Abweichungen von der Tag-, Nacht- und Sonntagsdefinition nach den Artikel 10, 16 und 18 ArG
  • Regelungen über den Zeitzuschlag nach Artikel 17b Absätze 2 und 3 ArG
  • die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge
  • die Ergebnisse der medizinischen Abklärungen hinsichtlich der Eignung oder Nichteignung bei Nachtarbeit oder Mutterschaft
  • das Vorliegen von Ausschlussgründen oder die Ergebnisse der Risikobeurteilung bei Mutterschaft und gestützt darauf getroffene betriebliche Massnahmen.

Verzeichnisse und andere Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit für mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Die Vollzugs- und Aufsichtsorgane können Einsicht nehmen in weitere Verzeichnisse und Unterlagen soweit das für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist. Sofern es für die Ermittlung notwendig ist, kann die zuständige Behörde diese Unterlagen und Verzeichnisse mitnehmen. Nach Abschluss der Ermittlungen sind diese dem Arbeitgeber zurückzugeben.

Vereinfachte Zeiterfassungsmöglichkeiten

Mit der örtlichen und zeitlichen Flexibilität der Arbeit hat sich diesbezüglich eine Anpassung aufgedrängt (Richtung Vertrauensarbeitszeit). Nach langem Hin und Her hat der Bundesrat nun die Ausnahmebestimmungen festgelegt, welche in den Art. 73a und b ArGV 1 enthalten sind. Diese treten per 1. Januar 2016 in Kraft. Vorgesehen sind für bestimmte Personenkreise der gänzliche Verzicht auf die Erfassung der Arbeitszeit und für andere eine stark vereinfachte Erfassung.

Voraussetzungen für den gänzlichen Verzicht auf die Erfassung (Art. 73a ArGV 1)

Es muss ein Gesamtarbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmerorganisationen (Gewerkschaften) vorliegen, der vorsieht, dass in den Verzeichnissen und Unterlagen die Angaben nach Art. 73 Abs. 1 Buchstaben c-e (tägliche Arbeitszeit, Ruhetage, Pausen) und h (geschuldete Zuschläge) nicht enthalten sein müssen.

Auf die Zeiterfassung komplett verzichten können Arbeitnehmende, die bei ihrer Arbeit über eine grosse Freiheit bezüglich der Gestaltung ihrer Tätigkeit verfügen und ihre Arbeitszeit mehrheitlich selber bestimmen können (mind. 50 %). Zudem muss ihr Bruttogehalt mindestens CHF 120 000.- (inkl. Boni usw.) pro Jahr betragen. Dieser Ansatz richtet sich nach demjenigen des UVG und wird jeweils entsprechend angepasst. Bei Teilzeitarbeit reduziert sich der Ansatz entsprechend.

Dieser Verzicht muss zusätzlich auch schriftlich und individuell mit jedem Angestellten (ev. auch in elektronischer Form) vereinbart werden und kann von beiden Parteien jährlich per Ende Jahr widerrufen werden. Der GAV muss von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet sein und besondere Massnahmen für den Gesundheitsschutz und die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten sowie die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bezeichnung einer internen Anlaufstelle für Fragen zu den Arbeitszeiten enthalten. Ein Mini-GAV oder eine Vereinbarung mit der Betriebskommission genügt also nicht. Der Arbeitgeber hat den GAV und die Verzichtserklärungen zur Verfügung der Vollzugs- und Aufsichtsorgane zur Verfügung zu halten.

Vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Art. 73b ArGV 1)

Die Arbeitnehmervertretung einer Branche oder eines Betriebs, oder wo eine solche nicht besteht, die Mehrheit der Angestellten im Betrieb können mit dem Arbeitgeber vereinbaren, dass für Angestellte, die ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil (mindestens 25 %) selber festlegen können, einzig die geleistete tägliche Arbeitszeit erfasst werden muss. Wichtig: Bei Nacht- und Sonntagsarbeit müssen aber weiterhin Beginn und Ende dieser Einsätze dokumentiert werden.

Die Vereinbarung muss Folgendes festlegen:

  • die Arbeitnehmerkategorien, für welche die vereinfachte Arbeitszeiterfassung gilt;
  • besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen;
  • ein paritätisches Verfahren, mit dem die Einhaltung der Vereinbarung überprüft wird.

In Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmenden kann die vereinfachte Arbeitszeiterfassung auch individuell zwischen dem Arbeitgeber und den Angestellten schriftlich vereinbart werden. In der Vereinbarung ist auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hinzuweisen. Zusätzlich muss jährlich ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung geführt und dokumentiert werden.

Private Aufzeichnung der Arbeitszeiten

Den betroffenen Angestellten steht es frei, trotz Vorliegen einer Vereinbarung die Angaben nach Artikel 73 Abs. 1 c-e ArGV 1 (siehe oben) aufzuzeichnen. Der Arbeitgeber hat dafür ein geeignetes Instrument zur Verfügung zu stellen.  

Wichtiger Hinweis! Während bei einem gänzlichen Verzicht auf die Erfassung der Arbeitszeit kaum mehr im Nachhinein "angeblich" geleistete Überstunden geltend gemacht werden können, hat sich bei der vereinfachten Erfassung nichts geändert. Der Arbeitgeber ist daher gut beraten, wenn er weiterhin schriftliche monatliche Meldungen von Überstunden verlangt mit dem Hinweis, dass diese sonst verfallen. Nur so kann er sich vor bösen Überraschungen schützen.

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