27.06.2018

Anforderungen Zeiterfassung: Gesetzliche Regelungen und Ausnahmen

Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung, die Arbeitszeiten aufzuzeichnen, damit die Einhaltung der Vorschriften betreffend Höchstarbeitszeit, Einhaltung der Grenzen, der Tagesarbeit und evtl. Abendarbeit etc. dokumentiert sind. Dazu eignet sich am einfachsten ein elektronisches Zeiterfassungssystem.

Von: Thomas Wachter   Drucken Teilen   Kommentieren  

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren im Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, aktuell als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

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Anforderungen Zeiterfassung

Das Wichtigste in Kürze

Um eine Vereinfachung zu ermöglichen, sieht die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz in Art. 73b eine sogenannte vereinfachte Arbeitszeiterfassung vor. Es sind dann lediglich die Anzahl Stunden pro Tag zu dokumentieren. Dazu ist eine entsprechende Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung oder der Mehrzahl der Mitarbeitenden eines Betriebes erforderlich. Lediglich in Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann auch eine individuelle Vereinbarung getroffen werden. Zudem besteht die Möglichkeit des Verzichts auf die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten, sofern dies in einem Gesamtarbeitsvertrag vorgesehen ist.

Die gesetzlichen Regelungen

Arbeitgeber sind, gestützt auf das Arbeitsgesetz gemäss der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz, verpflichtet, die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit mit Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende, Überzeitarbeit sowie Ersatzruhezeiten seiner Mitarbeitenden aufzuzeichnen und fünf Jahre aufzubewahren. Dies gilt soweit es sich nicht um das Topkader («höhere leitende Tätigkeit») einer Unternehmung handelt.

Ist kein Verzicht oder keine vereinfachte Arbeitszeiterfassung möglich, ist die tägliche Arbeitszeit, der Beginn und das Ende der Arbeitszeit und die Dauer der Pausen zu erfassen.

Genauer regelt die Verordnung die Anforderungen an die Arbeitszeitunterlagen wie folgt (Buchstaben entsprechen Art. 73 Abs. 1 ArGV1):

c) die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;

d) die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;

e) die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr;

f) die nach (dem Arbeits-) Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge. Dabei bestehen drei Ausnahmen:

Ausnahme 1: Topmanagement

Für das Top Management gilt das Arbeitsgesetz nicht, also für die höheren leitenden Angestellten im Sinne des Gesetzes und der Rechtsprechung. Als solche gelten aber nur die obersten Geschäftsleitungsmitglieder, welche für den Betrieb Entscheide treffen können, die den Geschäftsgang nachhaltig und massgeblich beeinflussen, typischerweise also CEO, CFO, etc.

Folglich gilt für das Topmanagement keine Vorschrift aus dem Arbeitsgesetz für die Zeiterfassung. Zu beachten ist jedoch die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.

Ausnahme 2: Vereinfachte Arbeitszeiterfassung

Bei der vereinfachten Arbeitszeiterfassung wird ermöglicht, dass für bestimmte Arbeitnehmende einzig die tägliche Arbeitszeit erfasst werden muss. Aufzuzeichnen ist dann lediglich die Gesamtdauer der täglich geleisteten Arbeit in Stunden. Der Beginn und das Ende der Arbeitszeit und die Dauer der Pausen sind nicht zu erfassen.

Es gibt keine Vorschrift, in welcher Form diese Aufzeichnung gemacht werden muss. Die Arbeitszeiterfassung kann zum Beispiel mit einer Excel-Tabelle erfolgen. Die Angaben müssen der Realität entsprechen und täglich aufgezeichnet werden. Anhand dieser Angaben können die Arbeitsinspektorate überprüfen, ob die täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeiten, die Anzahl Arbeitstage in Folge (6 Arbeitstage) sowie das Sonntagsarbeitsverbot eingehalten wurden und somit beurteilen, ob die wichtigsten Eckpunkte für den Schutz der Gesundheit beachtet wurden.

Ausnahme: Bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind zusätzlich Anfang und Ende dieser Arbeitseinsätze zu dokumentieren. Damit lässt sich die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Kompensation für Nacht- und Sonntagsarbeit und die gesetzlich festgelegte maximale tägliche Arbeitszeit bei Nachtarbeit überprüfen.

In grösseren Betrieben (ab 50 Mitarbeitenden), welche über eine Arbeitnehmervertretung verfügen, wird die vereinfachte Arbeitszeiterfassung in einer kollektiven Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und der Arbeitnehmervertretung einer Branche oder eines Betriebs vorgesehen. Als Arbeitnehmervertretung für diese Verhandlungen und die Genehmigung kann eine Gewerkschaft, die im Betrieb bereits verankert ist, oder auch die gewählte interne Personalkommission gemäss Mitwirkungsgesetz gelten. In grösseren Betrieben (ab 50 Mitarbeitenden) ohne eine interne Arbeitnehmervertretung kann die vereinfachte Arbeitszeiterfassung im Einverständnis mit der Mehrheit der Arbeitnehmenden eines Betriebs eingeführt werden. Eine Möglichkeit ist beispielsweise, eine Projektgruppe durch die Mitarbeitenden bestimmen zu lassen, welche den Vorentwurf des Arbeitgebers prüft und allfällige Verbesserungen bespricht. Anschliessend wird dieser den Arbeitnehmern des Betriebs zur Abstimmung vorgelegt. Erforderlich ist, dass eine Mehrheit der Arbeitnehmer der vereinfachten Arbeitszeiterfassung zustimmt. Das Mitwirkungsgesetz (Artikel 5–7) sieht vor, dass ein Anspruch auf eine Personalkommission in Betrieben ab 50 Mitarbeitenden besteht. Die Mitarbeitenden können somit verlangen, dass erst eine solche gewählt wird.

In kleinen Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden ist es möglich, eine Vereinbarung individuell abzuschliessen.

Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung kann nur für Arbeitnehmende eingeführt werden, die über eine gewisse Autonomie in der Festsetzung ihrer Arbeitszeiten verfügen. Nur gleitende Arbeitszeiten zu haben, erfüllt dieses Kriterium nicht. Dieses Kriterium ist nur erfüllt, wenn die Arbeitnehmenden über mindestens einen Viertel ihrer Arbeitszeit frei verfügt können. In der Vereinbarung ist festzulegen, welches die Arbeitnehmerkategorien bzw. die Stellen im Betrieb sind, die über den erforderlichen Grad von Zeitautonomie verfügen, so dass eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung erfolgen kann. Es handelt sich dabei meistens um Personen im mittleren Kader oder solche mit Funktionen, die nicht direkt in die Produktion und Leistungserbringung des Betriebes eingespannt sind und somit zeitliche Freiheiten geniessen.

Da keine detaillierte Arbeits- und Ruhezeiterfassung stattfindet, ist auch keine Überprüfung der Einhaltung der Ruhezeiten möglich. Daher ist in Betrieben mit 50 und mehr Mitarbeitenden in der Vereinbarung zu erläutern, mit welchen Massnahmen dafür gesorgt wird, dass die Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen eingehalten werden. Zudem muss sichergestellt sein, dass ein periodischer Austausch zwischen den betroffenen Arbeitnehmern, bzw. deren Vertretung, und dem Arbeitgeber zur Umsetzung der Vereinbarung stattfindet.

In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden ist in der Vereinbarung auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitvorschriften hinzuweisen. Zudem ist ein Endjahresgespräch zu führen zur Frage der Arbeitsbelastung, welches ebenfalls dokumentiert werden muss.

Auch beim Vorliegen einer Vereinbarung zur vereinfachten Arbeitszeiterfassung kann der einzelne Arbeitnehmer oder die einzelne Arbeitnehmerin entscheiden, die Arbeitszeiten lückenlos zu dokumentieren. Der Arbeitgeber hat dafür ein geeignetes Instrument zur Verfügung zu stellen.

Ausnahme 3: Vertrauensarbeitszeit

Unter folgenden Bedingungen kann die Vertrauensarbeitszeit umgesetzt werden und auf die Erfassung der Arbeitszeit verzichtet werden, wobei die Kriterien kumulativ erfüllt sein müssen:

Die Möglichkeit des Verzichts auf die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten muss in einem Gesamtarbeitsvertrag vorgesehen werden, welcher von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen, insbesondere der Branche oder des Betriebs, unterzeichnet sein muss. Die Detailbestimmungen finden sich in der Verordnung zum Arbeitsgesetz. Es ist nicht vorgeschrieben, dass es sich um einen allgemein verbindlich erklärten Gesamtarbeitsvertrag handeln muss.

Der Gesamtarbeitsvertrag hat besondere Massnahmen für den Gesundheitsschutz und für die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten vorzusehen. So sind im Gesamtarbeitsvertrag der Bezug der Pausen und Ruhezeiten zu regeln.

Im Gesamtarbeitsvertrag muss auch eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bezeichnung einer internen Anlaufstelle für Fragen zu den Arbeitszeiten verankert sein. Diese Anlaufstelle hat u.a. die Aufgabe, regelmässig den Stand der Arbeitsbelastung der Arbeitnehmenden zu eruieren und frühzeitig Massnahmen vorzuschlagen, falls Handlungsbedarf festgestellt wird.

Auf die Arbeitszeiterfassung verzichten können nur Arbeitnehmende, die bei ihrer Arbeit über eine grosse Gestaltungsautonomie verfügen und ihre Arbeitszeiten mehrheitlich selber festsetzen können (mindestens die Hälfte der Arbeitszeit). Dabei sind zwingenden Präsenszeiten, obligatorische Sitzungen oder zwingende Blockzeiten, Erreichbarkeit, etc. zu berücksichtigen. Ob diese Bedingungen erfüllt sind, ist im Einzelfall zu prüfen.

Die Arbeitnehmenden müssen über ein Bruttojahreseinkommen, inklusive Boni, von mehr als CHF 120 000.– verfügen. Für die Bestimmung des Bruttojahreseinkommens ist auf den massgebenden AHV-pflichtigen Lohn des Vorjahres abzustützen. Dies bedeutet, dass allfällige Bonuszahlungen mitberücksichtigt, Sozialzulagen hingegen nicht miteingeschlossen werden. Bei Teilzeitanstellung reduziert sich dieser Betrag anteilsmässig. Bei Neuanstellungen ist auf den im Arbeitsvertrag vereinbarten Lohn abzustützen. Der Betrag von CHF 120 000.– ist an den Höchstbetrag des versicherten Verdiensts nach dem UVG von CHF 148 200.– gekoppelt. Der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung muss zusätzlich individuell und schriftlich mit jedem betroffenen Arbeitnehmer und jeder betroffenen Arbeitnehmerin vereinbart werden (auch in elektronischer Form möglich).

Der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung kann jährlich durch eine Seite (Arbeitnehmer oder Arbeitgeber) per Ende Jahr widerrufen werden.

Die Befreiung von der Arbeitszeiterfassung ist somit nicht an eine Kaderstufe gebunden. Hierarchisch hoch eingereihte Mitarbeitenden können infolge von direkt an den Leistungserstellungsprozess gebundenen Aufgaben nicht über die vorgesehene Arbeitszeitautonomie verfügen, da ihre Arbeitszeit direkt an die betrieblichen resp. Kundenbedürfnisse gebunden sind. Hingegen können hierarchisch tiefer eingereihte Mitarbeitende, welche zum Beispiel als Fachexperten tätig sind, über eine hohe Arbeitszeitautonomie verfügen.

Vorschriften aus dem OR

Zu beachten sind für alle Personalgruppierungen die verschiedenen Pflichten und Rechts des Arbeitgebers, welche sich aus dem OR ergeben, insbesondere:

  • Gewährung der Ferien resp. Ferienkürzung
  • Lohnfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit wie Krankheit, Unfall, Militärdienst
  • Sperrfristen

In der Regel verlangen die Betriebe deshalb auch bei einem Wegfall der Arbeitszeiterfassung eine Abwesenheitskontrolle. In Gerichtsfällen stehen regelmässig die bezogenen Ferien und Feiertage zur Debatte mit teilweise hohen Nachforderungen. Wenn auch den Mitarbeitenden eine Mitwirkungspflicht bei der Erfassung von bezogenen Ferien- und Freitagen zukommt, ist letztlich der Arbeitgeber in der Pflicht, den Ferien- und Feiertagsbezug nachzuweisen.

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