Arbeitszeiten erfassen: Wie ist Arbeitszeit zu erfassen?
LL.M Gian Geel
Gian Geel, LL.M., ist Rechtsanwalt in der Fachgruppe Arbeitsrecht am Standort Zürich und Partner in der Kanzlei Reichenbach Rechtsanwälte AG.
Marc Ph. Prinz
Marc Ph. Prinz, LL.M., ist Leiter des Arbeitsrechtsteams der Kanzlei VISCHER. Er verfügt über langjährige Praxiserfahrung in allen Fragen des Arbeitsrechts. Er berät Arbeitgeber und Kader und vertritt diese in Gerichtsprozessen, insbesondere im Bereich Vergütung und Bonus.
Arbeitszeiten erfassen
In der heutigen Arbeitswelt sind die Arbeitszeiten häufig flexibel. Die Grenzen zur Freizeit werden immer unschärfer. Dank moderner Technik können beispielsweise am Abend zu Hause zwischendurch ein paar E-Mails beantwortet werden. Viele Arbeitgebende erwarten dies auch und setzen auf die Flexibilität ihrer Mitarbeitenden. Diese sollen nicht stur ihre Stunden im Büro absitzen, sondern dann arbeiten, wenn ihre Leistung gefragt ist.
Arbeitgebende sind jedoch gemäss Arbeitsgesetz verpflichtet, die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften einzuhalten und die zum Nachweis erforderliche Zeiterfassung sicherzustellen (Art. 46 ArG). Die Vornahme der Zeiterfassung können sie an die Mitarbeitenden delegieren, müssen aber ein dafür geeignetes Instrument zur Verfügung stellen und für eine mindestens stichprobenartige Überprüfung sorgen. Dabei ist die Form freigestellt (z.B. von Hand oder elektronisch), jedoch muss sie den Nachweis und die Herausgabe an die Behörden ermöglichen.
Fakt ist: In vielen Betrieben findet die Arbeitszeiterfassung nicht so statt wie gesetzlich vorgeschrieben.
Grundsätzlich systematische Erfassung
Grundsätzlich haben Arbeitgebende die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden umfassend und lückenlos zu erheben und zu dokumentieren. Nach Art. 73 Abs. 1 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) muss u.a. die (täglich und wöchentlich) geleistete Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage erfasst werden (lit. c). Dazu gehören auch die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr (lit. e), die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge (lit. h) sowie die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, die nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen (lit. d). Die Unterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Abs. 2). Werden fixe Arbeitszeiten vereinbart oder wird nach einem Schichtplan gearbeitet, genügt dies, sofern auch die individuellen Abweichungen erfasst werden.
Keine Erfassung für höhere leitende Angestellte
Ausgenommen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sind Arbeitnehmende, auf die die Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen des Arbeitsgesetzes nicht anwendbar sind (siehe Art. 3 ArG). Dazu zählen insbesondere auch höhere leitende Angestellte, deren Status demjenigen von selbstständigen Unternehmern gleichkommt. Eine höhere leitende Tätigkeit übt gemäss Art. 9 ArGV1 aus, wer aufgrund seiner Stellung und Verantwortung sowie in Abhängigkeit von der Grösse des Betriebes über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügt oder Entscheide von grosser Tragweite massgeblich beeinflussen und dadurch auf die Struktur, den Geschäftsgang und die Entwicklung eines Betriebes oder Betriebsteils einen nachhaltigen Einfluss nehmen kann. Ein Betrieb im Sinne des Arbeitsgesetzes liegt vor, wenn eine arbeitgebende Person dauernd oder vorübergehend eine oder mehrere arbeitnehmende Personen beschäftigt, unabhängig davon, ob bestimmte Einrichtungen oder Anlagen vorhanden sind (Art. 1 Abs. 2 ArG.). Somit gilt z.B. auch eine blosse Niederlassung des arbeitgebenden Unternehmens als Betrieb.
Der Begriff der höheren leitenden Tätigkeit wird sehr streng ausgelegt, sodass in der Regel nur Top-Manager (z.B. CEOs, Geschäftsleitungsmitglieder, Betriebsleiter) darunterfallen. Die Rechtsprechung verwendet dazu u.a. folgende Kriterien, welche jeweils allein nicht ausschlaggebend sind:
- Vertrauensposition im Unternehmen
- Zeichnungsberechtigung
- Umfang des Weisungsrechts gegenüber anderen Mitarbeitenden
- Hierarchische Stellung
- Verantwortung für eine Abteilung oder eine betriebliche Unternehmenseinheit
- Anzahl unterstellter Mitarbeiter
- Einstellung und Kündigung von Mitarbeitern
- Höhe des Lohns
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