Anschaffung von Zeiterfassungssystemen: Welches ist das Richtige für mich?
Inhalt
- Wie führe ich eine professionelle Evaluation für die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems durch?
- Zuerst: Bedürfnisse klar formulieren
- Pflichtenheft und Bewertungsdokumente
- Praxistipps
- Was wird es kosten?
- Wie finde ich überhaupt die Anbieter?
- Erste Hürde: Die Offertprüfung
- Dann waren‘s nur noch drei
- Wenn die Würfel fallen
- Jetzt wird’s ernst
- Die Mitarbeiterakzeptanz ist wichtig
- In Kürze
- FAQ: Anschaffung von Zeiterfassungssystemen
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Einführung eines modernen Zeiterfassungssystems ist für Schweizer KMU heute weniger eine Frage des Ob als vielmehr des Wie. Angesichts gesetzlicher Vorgaben und des Bedürfnisses nach administrativer Effizienz steht eine professionelle Evaluation im Zentrum des Projekts. Ein klar definiertes Pflichtenheft bildet dabei das Fundament, um Anforderungen präzise zu formulieren, Anbieter objektiv zu vergleichen und die spätere Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu sichern.
Die wichtigsten Punkte:
- Eine professionelle Evaluation ist unabdingbar, um das richtige System für die spezifischen Bedürfnisse zu finden.
- Ein detailliertes Pflichtenheft schafft Rechtssicherheit und ermöglicht einen fairen Anbietervergleich.
- Die Einbindung der Mitarbeitenden frühzeitig im Prozess erhöht die Akzeptanz der neuen Lösung massiv.
- Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie ERP oder Lohnprogrammen müssen klar definiert werden.
- Neben den Investitionskosten sind auch laufende Betriebs- und Wartungskosten in die Kalkulation einzubeziehen.
Max Keller
Max Keller ist Geschäftsführer der Firma Siaxma AG in Oensingen. Siaxma entwickelt Software für das Sicherheits- und Zeitmanagement sowie die Personalverwaltung.
Wie führe ich eine professionelle Evaluation für die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems durch?
Für die Anschaffung von Zeiterfassungssystemen oder die Ablösung eines bestehenden Systems empfiehlt sich unbedingt eine professionelle Evaluation. Dabei stellen sich Ihnen wie auch dem potenziellen Anbieter eine ganze Reihe von Fragen, angefangen bei den gesetzlichen Vorgaben und dem betrieblichen Arbeitszeitreglement. Bei kleineren Systemen genügt ein gut aufgebauter Fragebogen, während bei grösseren Installationen oder spezifischen Anforderungen ein klares Pflichtenheft unabdingbar ist.
Zuerst: Bedürfnisse klar formulieren
Verschiedene Gründe können eine Software-Evaluation auslösen: Der Wunsch nach Kostenoptimierung, Effizienzsteigerung, besserer Integration in die Unternehmung sowie mehr Funktionalität und Flexibilität. Es ist daher wichtig, dass Sie bereits bei der Projektidee Ihre Vorstellungen und Rahmenbedingungen kennen, im Verlauf der Evaluation verfeinern und in geeigneter Form festhalten.
Pflichtenheft und Bewertungsdokumente
Das Pflichtenheft ist das Herzstück jeder Evaluation! Es muss durch die Verantwortlichen sowie die beteiligten Fachbereiche im Vorfeld erstellt werden. Da die Anforderungen an eine zukünftige Softwarelösung bereits vor dem ersten Anbieterkontakt definiert werden, sind subjektive Einschätzungen von bestehenden Produkten oder sonstige Präferenzen zu vermeiden.
Die gemeinsame Definition der Detailanforderungen bezieht die Mitarbeitenden frühzeitig ins Projekt mit ein. Das ist entscheidend für die spätere Akzeptanz der neuen Lösung. Es ist wichtig, die Bedürfnisse schriftlich festzuhalten und in einen Fragebogen an den Lieferanten einzuarbeiten. Stellen Sie klare Fragen, die mit «Ja» oder «Nein» beantwortet werden können.
Vorteile des Pflichtenhefts:
- Bietet beiden Seiten eine gewisse Rechtssicherheit
- Missverständnisse werden bereits im Vorfeld vermieden
- Die Zusammenarbeit zwischen Kunde und Lieferant wird einfacher und effizienter
- Preise und Produkte von verschiedenen Anbietern lassen sich vergleichen
- Bietet dem Kunden eine gewisse Planungssicherheit für die Evaluation und Einführung
Passende Produkt-Empfehlungen
Praxistipps
Schnittstellen
Beschreiben Sie Ihre Software-Umgebung und welche Systeme mit der Zeiterfassung zusammenarbeiten sollen, z.B. ERP, Lohnprogramm etc. Überlegen Sie sich, ob sich daraus für Sie ein Mehrwert ergibt und ob Sie die Schnittstellen sofort oder später einrichten wollen. Diverse Zeiterfassungssysteme bieten Zusatzmodule wie Leistungserfassung, Abwesenheits- und Einsatzplanung etc. (vgl. Produktvergleich auf den Seiten 10–13). Denken Sie zukunftsorientiert und berücksichtigen Sie bei der Evaluation auch diese Optionen.
Kombisysteme
Klären Sie bei einem kombinierten System, z.B. Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, ob es mit nur einer Datenbank arbeitet oder ob zwei einzelne über eine Schnittstelle miteinander verbunden werden. Dies bedeutet doppelten Wartungsaufwand und höhere wiederkehrende Kosten.
Infrastruktur
Zeichnen Sie Ihre IT-Struktur auf und stellen Sie klare Anforderungen in Bezug auf die Systemeigenschaften, damit die Integration in Ihre IT-Umgebung ohne unangenehme Überraschungen möglich ist. Machen Sie sich Gedanken, ob Sie die digitalen Daten inhouse verarbeiten und speichern wollen (On-Premises) oder ob allenfalls eine Hosting-Lösung mit Auslagerung der Daten in die Cloud Sinn macht. Ein Hosting ist vergleichbar mit der Miete von Soft- und Hardware und ist vor allem für KMU interessant.
Support
Einige Kunden wollen neben der täglichen Bedienung auch selbstständig Konfigurationsänderungen vornehmen können, andere überlassen dies lieber dem Hersteller. Definieren Sie, welchen Support Sie vom Hersteller wünschen bzw. erwarten.
Was wird es kosten?
Man unterscheidet zwischen Investitionskosten (einmalig) und Betriebskosten (wiederkehrend). Beachten Sie, dass neben den externen auch interne Kosten entstehen können. Berücksichtigen Sie ausserdem die späteren Instandhaltungskosten durch Updates und Upgrades. Nach der Inbetriebnahme sind Sie über viele Jahre auf eine gute Zusammenarbeit mit dem Lieferanten angewiesen. Dazu sind transparente Vereinbarungen über den Umfang der Unterstützung und die Folgekosten erforderlich.
Wie finde ich überhaupt die Anbieter?
Wie können für die Anschaffung von Zeiterfassungssystemen in einem Softwaremarkt die potenziellen Anbieter herausgefiltert werden? Neben Ihren persönlichen Kenntnissen stehen Ihnen beispielsweise folgende Quellen zur Verfügung: Internet, Fachliteratur/Branchenbücher, Kongresse/Seminare, Referenzen/Empfehlungen, Verbände/Vereinigungen und Fachmessen. Ausserdem gibt es auch unabhängige, Berater die während der gesamten Einführungsphase zur Seite stehen.
Erste Hürde: Die Offertprüfung
Am besten gehen Sie mehrstufig vor. In der Grobevaluation ermitteln Sie mögliche Anbieter aufgrund der wichtigsten Anforderungen. Dann überprüfen Sie alle eingegangenen Offerten auf Darstellung, Klarheit, Vollständigkeit und Konsistenz. Wurden die K.o-Kriterien erfüllt? Wird ein Muss-Kriterium nicht erfüllt, scheidet dieser Anbieter hier aus.
Checkliste
- Bedürfnisse und Rahmenbedingungen des Unternehmens schriftlich festhalten.
- Ein detailliertes Pflichtenheft mit Ja/Nein-Fragen für Lieferanten erstellen.
- Bestehende IT-Infrastruktur und notwendige Schnittstellen (ERP, Lohn) analysieren.
- Entscheidung treffen: On-Premises-Lösung oder Cloud-Hosting?
- Kombisysteme (z. B. Zeiterfassung plus Zutrittskontrolle) auf Datenbank-Architektur prüfen.
- Anforderungen an den Support und Konfigurationsmöglichkeiten definieren.
- Investitions- und Betriebskosten sowie Folgekosten für Updates kalkulieren.
- Potenzielle Anbieter über Fachliteratur, Referenzen und Messen identifizieren.
- In der Grobevaluation Anbieter nach K.o.-Kriterien selektieren.
- In der Detailevaluation maximal drei Anbieter mit Demo-Live-System testen und Referenzkunden einholen.
Dann waren‘s nur noch drei
In der Detailevaluation konzentrieren Sie sich auf maximal drei Anbieter. Erarbeiten Sie einen Auswertungsplan, in dem Sie die von Ihnen geforderten Punkte mit einer Wertung versehen. Grundsätzlich geht es darum, den Erfüllungsgrad und die Kosten der offerierten Lösung möglichst exakt zu ermitteln. Als Hilfsmittel dienen Bewertungsblätter mit den Gewichtungen der einzelnen Kriterien. Lassen Sie sich die Funktionen zudem an einem Demo-Live-System zeigen und holen Sie sich anschliessend Meinungen eines Referenzkunden ein.
Wenn die Würfel fallen
Nachdem Sie die Nutzwerte und die Gesamtkosten erfasst haben, können Sie anhand dieser zwei Komponenten die «beste Lösung» ermitteln. Ein Kosten-Nutzen-Diagramm kann hier helfen.
Jetzt wird’s ernst
Haben Sie sich für eine Software-Lösung entschieden, müssen die Einführungsphase und Vertragsverhandlungen geplant werden. Falls Sie bereits ein Zeiterfassungssystem im Einsatz haben, ist wichtig, zu definieren, was für Daten (Feriensaldi, Überzeitsaldi etc.) aus dem bestehenden System übernommen werden sollen. Dadurch kann das neue System auf das alte abgestimmt werden.
Die Mitarbeiterakzeptanz ist wichtig
Je besser die Systemverantwortlichen und Vorgesetzten vor der Einführung geschult werden, desto mehr Vertrauen haben später die Mitarbeitenden in das System. Halten Sie deshalb fest, wie lange und bei welchen Schritten der Lieferant Sie in der Einführungsphase begleitet. Lassen Sie vom Lieferanten ein Schulungskonzept ausarbeiten. Den Mitarbeitenden sollte das System später selbsterklärend erscheinen. Die Arbeitszeitregelungen und die mit der Zeiterfassung verbundenen Pflichten müssen den Mitarbeitenden bekannt sein. Ein gutes System beinhaltet die Option, dass die Mitarbeitenden nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch die Absenzen und die Korrekturen selbständig erfassen sowie Abfragen und Reports generieren können.
In Kürze
Die Anschaffung von Zeiterfassungssystemen will sorgfältig vorbereitet sein. Um eine professionelle Evaluation von mehreren Produkten kommen Sie kaum herum. Überlegen Sie sich genau, was Sie benötigen und erwarten. Halten Sie Ihre Anforderungen und Fragen – und jene Ihrer Mitarbeitenden – detailliert fest, bevor Sie den ersten Kontakt mit einem Anbieter herstellen. Denken Sie langfristig und überlegen Sie sich, ob Drittsysteme eingebunden werden sollen. Prüfen Sie die Angebote genau und selektionieren Sie systematisch. Wenn Sie strukturiert vorgehen und eine saubere Evaluation durchführen, werden Sie mit grosser Wahrscheinlichkeit das richtige Produkt für Ihre Bedürfnisse finden.
Diese Checklisten auf https://www.siaxma.ch/download (Dokumentart «Checklisten») können Ihnen dabei helfen:
- Anforderungsarten an ein Zeiterfassungssystem
- Aufbau eines Pflichtenhefts
Hinweis:
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht nach wie vor. Seit Juli 2023 wurden die gesetzlichen Bestimmungen jedoch teilweise flexibilisiert: Für bestimmte Branchen (IKT, Treuhand, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung) sind unter klar definierten Voraussetzungen Jahresarbeitszeitmodelle und verkürzte Ruhezeiten zulässig. Für die Mehrheit der Betriebe gelten jedoch weiterhin die bisherigen Regeln gemäss Arbeitsgesetz und Verordnung 1.
FAQ: Anschaffung von Zeiterfassungssystemen
Warum ist ein Pflichtenheft bei der Anschaffung eines Zeiterfassungssystems so wichtig?
Das Pflichtenheft dient als Herzstück der Evaluation. Es definiert die Anforderungen vor dem ersten Kontakt mit Anbietern, vermeidet Missverständnisse, schafft Rechtssicherheit und ermöglicht einen objektiven Vergleich von Preisen und Funktionen verschiedener Lösungen.
Sollte ich eine On-Premises-Lösung oder eine Cloud-Lösung wählen?
Die Entscheidung hängt von der IT-Struktur und den Sicherheitsvorstellungen ab. On-Premises bedeutet Datenverarbeitung im eigenen Haus, während eine Cloud-Lösung (Hosting) Soft- und Hardware gemietet wird und besonders für KMU interessant sein kann, da sie weniger eigene Infrastruktur erfordert.
Wie gehe ich bei der Auswahl der Anbieter vor?
Ein mehrstufiger Prozess ist empfehlenswert: Zuerst eine Grobevaluation basierend auf K.o.-Kriterien, gefolgt von einer Detailevaluation mit maximal drei Anbietern. Nutzen Sie Bewertungsblätter, lassen Sie sich Funktionen in einem Live-System zeigen und holen Sie Meinungen von Referenzkunden ein.
Welche Rolle spielt die Mitarbeitendenakzeptanz bei der Einführung?
Die Akzeptanz ist entscheidend für den Erfolg. Durch frühzeitige Einbindung, Schulungen der Systemverantwortlichen und ein selbsterklärendes System, das Mitarbeitenden auch die Erfassung von Absenzen und Korrekturen ermöglicht, wird das Vertrauen in die neue Lösung gestärkt.
Gibt es gesetzliche Änderungen zur Arbeitszeiterfassung, die bei der Anschaffung beachtet werden müssen?
Ja, seit Juli 2023 wurden die Bestimmungen teilweise flexibilisiert. Für bestimmte Branchen wie IKT oder Treuhand sind unter Voraussetzungen Jahresarbeitszeitmodelle zulässig. Für die Mehrheit der Betriebe gelten jedoch weiterhin die Regeln gemäss Arbeitsgesetz und Verordnung 1, was bei der Systemkonfiguration berücksichtigt werden muss.
