Unsere Webseite nutzt Cookies und weitere Technologien, um die Benutzerfreundlichkeit für Sie zu verbessern und die Leistung der Webseite und unserer Werbemassnahmen zu messen. Weitere Informationen und Optionen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Ok
Weka Plus

Anschaffung von Zeiterfassungssystemen: Welches ist das Richtige für mich?

Viele Firmen wickeln die Zeiterfassung noch sehr klassisch und arbeitsintensiv ab, oder aber mit Systemen, die dem heutigen Arbeitsmarkt gar nicht gewachsen sind. Sollte nicht gerade diese administrative Aufgabe möglichst wenig Zeit brauchen? Die Gesetzgebung und die von ihr geforderte Flexibilität schreien förmlich nach dem bestmöglichen Zeiterfassungssystem. Es geht also nicht darum, ob Sie eines einführen sollen, sondern welches.

14.12.2021 Von: Max Keller
Anschaffung von Zeiterfassungssystemen

Für die Anschaffung von Zeiterfassungssystemen oder die Ablösung eines bestehenden Systems empfiehlt sich unbedingt eine professionelle Evaluation. Dabei stellen sich Ihnen wie auch dem potenziellen Anbieter eine ganze Reihe von Fragen, angefangen bei den gesetzlichen Vorgaben und dem betrieblichen Arbeitszeitreglement. Bei kleineren Systemen genügt ein gut aufgebauter Fragebogen, während bei grösseren Installationen oder spezifischen Anforderungen ein klares Pflichtenheft unabdingbar ist.

Zuerst: Bedürfnisse klar formulieren

Verschiedene Gründe können eine Software-Evaluation auslösen: Der Wunsch nach Kostenoptimierung, Effizienzsteigerung, besserer Integration in die Unternehmung sowie mehr Funktionalität und Flexibilität. Es ist daher wichtig, dass Sie bereits bei der Projektidee Ihre Vorstellungen und Rahmenbedingungen kennen, im Verlauf der Evaluation verfeinern und in geeigneter Form festhalten.

Pflichtenheft und Bewertungsdokumente

Das Pflichtenheft ist das Herzstück jeder Evaluation! Es muss durch die Verantwortlichen sowie die beteiligten Fachbereiche im Vorfeld erstellt werden. Da die Anforderungen an eine zukünftige Softwarelösung bereits vor dem ersten Anbieterkontakt definiert werden, sind subjektive Einschätzungen von bestehenden Produkten oder sonstige Präferenzen zu vermeiden.

Die gemeinsame Definition der Detailanforderungen bezieht die Mitarbeitenden frühzeitig ins Projekt mit ein. Das ist entscheidend für die spätere Akzeptanz der neuen Lösung. Es ist wichtig, die Bedürfnisse schriftlich festzuhalten und in einen Fragebogen an den Lieferanten einzuarbeiten. Stellen Sie klare Fragen, die mit «Ja» oder «Nein» beantwortet werden können.

Vorteile des Pflichtenhefts:

  • Bietet beiden Seiten eine gewisse Rechtssicherheit
  • Missverständnisse werden bereits im Vorfeld vermieden
  • Die Zusammenarbeit zwischen Kunde und Lieferant wird einfacher und effizienter
  • Preise und Produkte von verschiedenen Anbietern lassen sich vergleichen
  • Bietet dem Kunden eine gewisse Planungssicherheit für die Evaluation und Einführung

Jetzt weiterlesen mit Weka+

  • Unlimitierter Zugriff auf über 1100 Arbeitshilfen
  • Alle kostenpflichtigen Beiträge auf weka.ch frei
  • Täglich aktualisiert
  • Wöchentlich neue Beiträge und Arbeitshilfen
  • Exklusive Spezialangebote
  • Seminargutscheine
  • Einladungen für Live-Webinare
ab CHF 24.80 pro Monat Jetzt abonnieren Sie haben schon ein W+ Abo? Hier anmelden
Newsletter W+ abonnieren