Bewerber-Screening: Bauchgefühl allein reicht nicht

Wie können Unternehmen in der Schweiz Bewerberlügen und Integritätsrisiken vor der Einstellung effektiv erkennen?

Es ist nicht immer einfach, die richti­gen Fachleute fürs Unternehmen zu finden. Besonders in Zeiten, in welchen der Arbeitsmarkt ausgetrocknet ist und Bewerber mit spezifischen Fachkenntnissen und Erfahrungen Mangelware sind, wird es zu einer Challenge. Die Schweiz hat wenigstens den Vorteil, ein interna­tional orientierter Arbeitsmarkt und ein einkommensstarkes Land zu sein, was es für Ausländer attraktiv macht, sich hier vorübergehend niederzulassen und zu bewerben.

Die Überprüfungen ausländischer Bewer­bender im Recruiting­-Verfahren verlangen von Schweizer Recruiter*innen zusätzli­che Sprachkenntnisse, um Referenzen ab­zuklären, Diplome ausländischer Instituti­onen zu verifizieren und die angegebene Arbeitserfahrung im Ausland zu überprü­fen. Diese Punkte sind für eine gründliche Hintergrund-­ und Referenzprüfung essen­ziell. Unsere Erfahrung aus der Durchfüh­rung forensischer Untersuchungen zeigt eindrücklich, dass in der Mehrheit der Fäl­le, die wir bearbeitet haben, gründliche Abklärungen zu Beginn des Bewerbungs­verfahrens dazu geführt hätten, dass Kri­minelle, Mobber und Belästiger gar nicht erst angestellt worden wären.

Genau hinschauen lohnt sich

Hand aufs Herz, würde man jemanden einstellen wollen, wenn man im Einstel­lungsverfahren feststellt, dass er oder sie sich vorsätzlich solcher Gaunereien be­dient? Spielt es da eine Rolle, für welche Funktion oder Stelle man sich bewirbt? Möglicherweise schon, denken sich die einen und fahren mit Sätzen wie «Alles eine Frage der Verhältnismässigkeit» oder «Alles halb so relevant» auf. Andere wie­derum zweifeln dann (zu Recht) an der Integrität der Person und wählen lieber andere Kandidaten.

Heutzutage ist es sehr einfach, Diplome zu fälschen. Und die hoch automatisier­ten Einstellungsverfahren ermöglichen es, gefälschte Zeugnisse in Sekunden­schnelle hochzuladen. Während des Ein­stellungsverfahrens gehört deshalb die Überprüfung von Diplomen, Berufserfah­rung und der Referenzen zu den grundle­genden Abklärungen. In der Realität wird aber oft darauf verzichtet, weil sie zeit­aufwendig und kostspielig sind oder weil es ganz einfach «unangenehm» ist. Für Agenturen, die sich mit der Suche nach Führungskräften befassen, gibt es noch einen weiteren Grund, nicht «zu tief» ein­zutauchen. Abgesehen vom Zeit-­Kosten­-Faktor kann dies auch ein zusätzlicher «Deal Breaker» sein. Denn man möchte es sich mit den KandidatInnen auch im Hinblick auf künftige Mandate nicht ver­scherzen.

Viele Recruiter verlassen sich auf ihr Bauchgefühl, es lohnt sich jedoch, die Angaben des Bewerbenden kritisch zu prüfen. Findet man «die Leichen» näm­lich erst zu spät, muss der neue Arbeitgeber die Konsequenzen und die damit verbundenen Kosten tragen. Es liegt in der Verantwortung der Recruiter, abzu­schätzen, inwiefern sie ihr Bauchgefühl absichern wollen.

Pre-employment Bewerber-Screening, ein schrittweiser Ansatz

Die Durchführung einer Integrity Due Di­ligence bei potenziellen beginnt immer mit einer Einverständnis­erklärung des Bewerbenden, gefolgt von einer Überprüfung der zur Verfügung gestellten Informationen. Manchmal sind auch Hintergrundinformationen aus einem ersten Gespräch mit der Personal­abteilung oder einem Personalvermittler hilfreich.

In den meisten Fällen wird eine OSINT-­Recherche (Open Source Intelligence) durchgeführt, um weitere Hintergrund­informationen über die Kandidaten zu erhalten, um die von ihnen gemachten Angaben zu überprüfen. Öffentlich zu­gängliche Informationen aus Handels­registern, Risiko­ und Sanktionsdaten­banken und aus Medienartikeln werden zusammengetragen und analysiert. Das­selbe gilt für Bonitätsprüfungen, Betrei­bungsregisterauskünfte und eingereichte Strafregisterauszüge sowie die öffentli­chen Social­-Media-­Einträge der Kandi­datInnen, aber nur, sofern die Erhebung dieser Informationen verhältnismässig und für die Stelle relevant und notwendig erscheint. Aufgepasst bei Recherchen in den sozialen Medien. Die meisten Einträ­ge sind privater Natur und dürfen deshalb nicht in die Analyse einfliessen.

Anschliessend werden die spezifischen Angaben des Bewerberdossiers über­prüft. Bildungseinrichtungen (zumindest für die relevanten Abschlüsse) und Refe­renzen sollten kontaktiert werden. Bei der Besetzung von leitenden oder sonstigen Schlüsselfunktionen ist die Überprüfung von potenziellen Interessenkonflikten ein wichtiger Bestandteil der gründlichen Hintergrundabklärung. Hier ist es interessant, die von den KandidatInnen gemachten Angaben mit den Informationen aus öffentlichen Quellen zu vergleichen. Aus Erfahrung wissen wir, dass Kandidat*innen manchmal «vergessen», bestimmte persönliche/geschäftliche Interessen offenzulegen, die zu offensichtlichen Interessenkonflikten mit der neuen Aufgabe führen könnten.

Das Integrity-Interview dient schliesslich dazu, die Auffälligkeiten aus der Hintergrundabklärung zu klären und die Ergebnisse aus der Dossier-Analyse mit den Bewerbenden zu besprechen. Die Beurteilung von Fällen aus der Praxis, die Diskussion von relevanten Compliance-Themen und die Beurteilung der Integrität anhand verschiedener Dilemma-Situationen runden das Gespräch ab.

FAQ: Bewerber-Screening

Warum reicht das Bauchgefühl beim Recruiting nicht aus?

Das Bauchgefühl ist subjektiv und kann durch gut gemachte Fälschungen oder gezieltes «Aufpeppen» von Lebensläufen getäuscht werden. Systematische Abklärungen decken Risiken auf, die menschliche Intuition oft übersieht, und schützen das Unternehmen vor späteren Kosten.

Was ist OSINT im Kontext des Bewerber-Screenings?

OSINT (Open Source Intelligence) bezeichnet die Recherche und Analyse öffentlich zugänglicher Informationen. Dazu gehören Einträge in Handelsregistern, Medienberichten, Sanktionslisten und sozialen Medien, sofern diese für die Stelle relevant und datenschutzkonform sind.

Dürfen private Social-Media-Einträge bei der Prüfung berücksichtigt werden?

Nein, die meisten Einträge in sozialen Medien sind privater Natur und dürfen aus Datenschutzgründen nicht in die Analyse einfliessen. Die Prüfung muss verhältnismässig sein und sich auf für die Stelle relevante, öffentlich zugängliche Informationen beschränken.

Wann ist ein Integrity-Interview notwendig?

Ein Integrity-Interview ist sinnvoll, wenn die Hintergrundabklärung Auffälligkeiten aufgedeckt hat. Es dient dazu, diese mit dem Bewerber zu besprechen, seine Integrität in Dilemma-Situationen zu testen und Compliance-Themen zu diskutieren.

Wie geht man mit gefälschten Diplomen um?

Fälschungen von Diplomen und Zeugnissen müssen durch direkte Kontaktaufnahme mit den ausstellenden Bildungseinrichtungen verifiziert werden. Sobald eine Fälschung nachgewiesen ist, sollte der Bewerberprozess beendet und der Kandidat ausgeschlossen werden.