Konsignation: Ablauf und Vertragsklauseln
Die Bezeichnung geht auf das so genannte Konsignationsgeschäft zurück. Dieses ist eine besondere Form einer Kommission. Ein Importeur vermittelt in Kommission für einen Exporteur den Verkauf von Waren und bekommt hierfür eine Provision.
Die Waren bleiben so lange Eigentum des Lieferanten (Konsignant), bis entweder eine festgelegte Frist verstreicht oder der Kunde (Konsignator) die Ware aus dem Konsignationslager abruft. Das Konsignationslager befindet sich normalerweise räumlich separiert auf dem Werksgelände des Kunden oder eines Dienstleisters.
Die Konsignation beruht auf einem Logistikvertrag. Dieser regelt die Einzelheiten der Konsignation. Häufig besteht auch ein Rahmenvertrag.
Eine Konsignsation läuft folgendermassen ab:
- Lieferung an das Konsignationslager: Dabei wird die Menge der Waren kommissioniert. Nach der Kommissionierung der Ware wird die Lieferung vom Lieferanten als Warenausgang gebucht. Die Ware befindet sich nun im Konsignationsbestand des Kunden, ist aber immer noch Eigentum des Lieferanten.
- Eine regelmässige Bestandsübersicht im Konsignationslager zeigt, welche Produkte dem Lager durch den Lieferanten zugeführt und welche durch den Kunden übernommen wurden.
- Konsignationsbeschickungsauftrag: Wenn das Lager im Werk des Kunden aufzufüllen ist, kann der Auftrag durch eine Nachricht des Kunden erteilt werden. Möglich ist auch die automatische Belieferung, wenn festgestellt wird, dass der Lagerbestand zu niedrig ist. Vorläufig ist eine Fakturierung noch nicht notwendig.
- Konsignationsentnahme: Der Kunde lässt sich Ware aus dem Konsignationslager liefern. Dann wird die Ware nach den Vereinbarungen über Preise fakturiert. Durch die Lieferung an das Lager des Kunden vollzieht sich der Eigentumsübergang vom Lieferanten an den Kunden. Dem Kunden wird für die Ware Rechnung gestellt.
- Konsignationsentnahmeauftrag: Dabei wird die Menge der vom Kunden verkauften Artikel erfasst.
- Konsignationsabholung bzw. Konsignationsretoure bedeutet, dass der Lieferant nicht verbrauchte, allenfalls unzulängliche Waren aus dem Konsignationslager in seine eigenen Lager zurücktransportiert.
Die Idee des Konsignationslagers besteht darin, dass Ersatzteile für den schnellen Zugriff vor Ort zur Verfügung stehen, aber erst bei tatsächlichem Verbrauch bezahlt werden. Weitere Vorteile der Konsignation bestehen in einem erheblich vereinfachten Ablauf gegenüber der konventionellen Ersatzteilbeschaffung. Zu berücksichtigen ist andererseits die Kapitalbindung durch die Ersatzteile im Konsignationslager. Diese können durch Abschreibung und technische Alterung an Wert verlieren. Auch der Rücktransport der nicht vom Kunden verbrauchten Teile kann Geld kosten. Ein wesentlicher Nutzen für den Kunden ist die schnelle Verfügbarkeit von Ersatzteilen. Es ermöglicht ihm, hohe Verfügbarkeitszusagen einzuhalten.
Der Konsignationsvertrag kann je nach Situation als gemischter Vertrag Elemente folgender Verträge enthalten:
- Kaufvertrag
- Auftrag, allenfalls Werkvertrag, wenn die Lieferungen mit der Herstellung von speziellen Produkten oder Installationen verbunden sind.
- Kommissionsvertrag wenn die Ware von einem Dritten verkauft wird und der Konsignant den Verkauf vermittelt
- Hinterlegungsvertrag. Wird das Konsignationslager von einem vom Verkäufer oder Kunden unabhängigen Dienstleister geführt, ist auch mit diesem ein Vertrag notwendig, wobei je nach Situation die Bestimmungen über den Hinterlegungsvertrag[5] und über den Frachtvertrag zu berücksichtigen sind.
Der Konsignationsvertrag hat einige Ähnlichkeit mit dem Vendor Managed Inventory (VMI). VMI bedeutet, dass der Lieferant die Lagerdisposition für seine direkten Abnehmer übernimmt. Der Lieferant erhält genaue Informationen über den Lagerbestand und die aktuelle Nachfrage beim Abnehmer. Auf der Grundlage dieser Informationen entscheidet der Lieferant dann über den Zeitpunkt und die Menge, die an den Abnehmer geliefert wird. Auch wenn beim Konsignationsvertrag der Kunde die Lieferung durch den so genannten Beschickungsauftrag auslöst, werden die Lager wie beim VMI durch Computerprogramme gesteuert.
Regelungen im Konsignationsvertrag
In einem Konsignationsvertrag regelt man mit Vorteil mindestens folgende Punkte:
- Eigentumsübergang: Solange die Ware sich im Konsignationslager befindet, ist sie Eigentum des Lieferanten. Die Frage ist, wann der Eigentumsübergang stattfindet, sofern die Ware ins Lager des Kunden transportiert werden muss. Es liegt in der Natur der Sache, dass der Eigentumsübergang erst dann stattfindet, wenn die Ware das Konsignationslager verlässt. Das bedeutet, dass der Lieferant auch verantwortlich ist für ordnungsgemässe Verpackung.
- Gefahrübergang: Dies bedeutet, dass der Käufer von einem bestimmten Zeitpunkt an zur Zahlung des Kaufpreises verpflichtet ist, auch wenn die Ware anschliessend untergeht oder sich verschlechtert. Gesetzliche Regelungen darüber findet man in Art. 185 OR. Demnach gehen bei Verträgen, die unter einer aufschiebenden Bedingung geschlossen werden, Nutzen und Gefahr der Sache mit dem Eintritt der Bedingung auf den Erwerber über. Der Kunde kann über die Sache erst verfügen, wenn sie das Konsignationslager verlassen hat. Deswegen ist es sinnvoll, dass der Gefahrübergang gleichzeitig mit dem Eigentumsübergang stattfindet, wenn die Ware das Konsignationslager verlässt.
- Lieferungs- bzw. Abnahmemenge: Es ist zu empfehlen, die Mengen der regelmässigen Lieferungen bzw. Abnahmen festzulegen. Es ist einem Lieferanten nicht zuzumuten, das Konsignationslager und damit seine Waren zu blockieren, ohne dass der Kunde verpflichtet ist, eine bestimmte Menge abzunehmen. Andererseits ist es auch nicht günstig für den Kunden, wenn er immer auf Waren warten muss.
- Risiko: Notwendig ist es, eine Einigung zu finden, wie das eventuelle Risiko eines plötzlichen, völlig unverhofften Absatzrückgangs zwischen Zulieferer und Kunden aufzuteilen ist. Das kann passieren, wenn die Nachfrage stoppt oder der Produktlebenszyklus vorzeitig endet und der Kunde den von bereits gelieferten, aber noch nicht bezahlten Nachschub nichts mehr absetzen kann. Für solche Fälle kann man beispielsweise vereinbaren, dass der Kunde die Ware vergütet, die der Zulieferer nicht anderweitig verkaufen kann. Für den Fall, dass der Zulieferer weniger Ware liefert, als der Kunde benötigt, oder sich Lieferungsverzögerungen ergeben, kann der Kunde sich ausdrücklich vorbehalten, diese bei einem anderen Lieferanten zu beziehen.
- Gewährleistung: Dabei ist zu vereinbaren, wie weit der Lieferant für Mängel haftet und welche Garantiefrist besteht. Dies gilt, wenn die Elemente des Kaufvertrags überwiegen. Der Kunde hat Mängel im Prinzip unverzüglich zu melden. Überwiegen die Elemente des Werkvertrags gilt für Gewährleistung Art. 368 OR.
- Vergütung: Dabei muss man die Kosten für die aus dem Konsignationslager bezogenen Waren festlegen und, bei schwankenden Preisen, wie man diese berechnet. Dabei ist besonders wichtig zu vereinbaren, wie oft Rechnung gestellt wird und welche Dienstleistungen extra zu verrechnen sind und wer Nebenkosten wie Transport, Versicherungen, Gebühren usw. übernimmt. Ausserdem sind beide Parteien häufig ein Glied in einer längeren Logistikkette. Für allfälligen Mehraufwand und Lagerkosten vereinbart man am besten eine klar zu berechnende Vergütung, z.B. nach Menge oder Zeitaufwand oder beides. Zu regeln ist auch, wie bei Zahlungsverzögerung verfahren wird.
- Aufwand für das Konsignationslager: Zu vereinbaren ist, wie der Aufwand für das Konsignationslager zu verteilen ist bzw. die Kosten für den Dienstleister, den man beauftragt, ein solches zu führen. Dabei muss man auch abmachen, wer verpflichtet ist, das Lager zu versichern, und wie die Prämien aufgeteilt werden. Es wäre logisch, dass der Konsignant als Eigentümer verantwortlich wäre für den Aufwand des Konsignationslagers, die Sicherheit und die Versicherungen. Liegt das Konsignationslager auf dem Gelände des Konsignators, kann es auch sinnvoll sein, die Kosten für das Konsignationslager diesem zu berechnen.
- Beizug von Dritten: Besonders wenn der Vertrag mit Geschäftsgeheimnissen verbunden ist und die Elemente des Werkvertrages vorherrschen, z. B. bei individuell hergestellten Produkten, sollte man regeln, ob der Lieferant Dritte mit der Produktion beauftragen kann. Der Lieferant haftet dann für Schäden, die Angestellte oder Beauftragte verursachen. Je nach Fall ist ausser der speziellen Regelung auch Art. 55 oder Art. 101 OR anzuwenden.
- Datenschutz: Natürlich gelten die Regeln des Datenschutzes und der Datensicherung auch für Konsignationslager. Rechtliche Regelungen über Datenschutz und Datensicherheit sind im Datenschutzgesetz (DSG) und in der Datenschutzverordnung festgelegt.
- Informationspflicht: Im Konsignationslager ist eine regelmässige Bestandesaufnahme notwendig. Die Parteien sollten sich darauf einigen, wer diese führt, und die andere Partei darüber informiert. Dafür sind Kontaktpersonen zu bestimmen.
- Geheimhaltung: Eine Geheimhaltungsklausel ist empfehlenswert, wenn Know-how zwischen den Parteien ausgetauscht wird. Beide Parteien verpflichten sich, alle technischen und wirtschaftlichen Informationen die sie im Zusammenhang mit dem Konsignationsvertrag erhalten, geheim zu halten. Dabei ist es gleich, ob solche Informationen unmittelbar von der Vertragspartei oder von Dritten stammen. Die Informationen dürfen weder mündlich, schriftlich, noch in Form von Zeichnungen, Mustern oder EDV-Daten an Dritte weitergegeben werden. Die Parteien haben auch dafür zu sorgen, dass Angestellte die Daten geheim halten und die Grundsätze der Datensicherung befolgen. Mit Dritten, denen Informationen weitergegeben werden, sollte man einen ebenso strengen Geheimhaltungsvertrag abschliessen. Am besten vereinbart man, dass die Geheimhaltungspflicht auch nach Beendigung des Vertrages besteht, mindestens solange die betreffenden Produkte aktuell auf dem Markt sind.
- Investitionen: Allenfalls ist es notwendig, unterschiedliche Logistiksysteme kompatibel zu gestalten. Eine wichtige Frage ist, wie die Investitionen für neue oder die Aufrüstung von bestehenden Programmen zwischen den Parteien aufzuteilen sind. Allenfalls sind auch Investitionen für die Einrichtung des Lagers notwendig, deren Kosten ebenfalls aufzuteilen sind.
- Entscheidungskompetenz: Für unvorhergesehene Ereignissen ist zu regeln, wer für welche Entscheidungen zuständig ist. Für solche Fälle ist zu empfehlen, dass man eine obligatorische Kontaktaufnahme zwischen bestimmten Personen oder ihren Stellvertretern vereinbart, die im Vertrag zu nennen sind. Für den Fall, dass dies aus schwerwiegenden Gründen nicht möglich ist, kann jede Partei die Kompetenz für ihre Angelegenheiten übernehmen, z.B. der Lieferant muss das Recht haben, die Zulieferung zu stoppen, bzw. der Kunde, sie zu bremsen. Beide Parteien sollten sich aber verpflichten, die andere über solche Entscheidungen möglichst rasch zu informieren.
- Kündigung des Vertrages: Im Interesse beider Parteien ist eine Kündigungsfrist zu vereinbaren. Diese sollte nicht zu lange, aber ausreichend sein, dass einerseits der Kunde einen anderen Lieferanten finden und der Zulieferer für den Kunden beschaffte Ware noch an ihn verkaufen kann. Im Fall von fristloser Auflösung wäre nach dem Prinzip von Treu und Glauben die vom Lieferanten für den Kunden beschaffte Ware noch zu bezahlen. Beide Parteien könnten Schadenersatz für Verluste verlangen. Zu regeln ist auch, wer Investitionen bezahlt, die kurz vor der Kündigung vorgenommen wurden.
