Microsoft 365: Schneller und strukturierter mit diesen Tipps

Bereinigen Sie den Posteingang

Ein weiterer Punkt betrifft die interne Arbeitsweise. Wenn E-Mails nur als Zwischenstation dienen und Inhalte immer wieder an andere Kollegen weitergeleitet werden, wächst das Volumen unnötig. Sinnvoller ist es, den ursprünglichen Absender an die richtige Stelle zu lenken oder Regeln für automatische Weiterleitungen einzusetzen. Zusätzlich lohnt sich die regelmässige Sichtung von Newslettern und Verteilerlisten. Alles, was keinen direkten Nutzen hat, gehört aus dem Posteingang entfernt. Der eigentliche Zeitgewinn liegt in der geringeren Menge an Nachrichten, die überhaupt verarbeitet werden muss.

Kalender, Terminabstimmung und Zeitblöcke gezielt steuern

Viele Besprechungen kosten schon vor dem eigentlichen Termin Zeit, nur für die Abstimmung eines freien Zeitfensters. Outlook und Teams bieten dafür mehrere Funktionen, die im Alltag oft ungenutzt bleiben. Öffnen Sie in Outlook den Kalender und klicken Sie auf "Neue Besprechung". Im Terminfenster finden Sie den "Terminplanungs-Assistent". Dort zeigt Outlook die Verfügbarkeit der eingeladenen Personen an. Freie und belegte Zeiten sind sofort sichtbar, wodurch Rückfragen entfallen.

Für grössere Gruppen oder externe Teilnehmer eignet sich zusätzlich die Terminplanungs-Umfrage. In neueren Outlook-Versionen finden Sie diese Funktion im Terminfenster über "Terminplanungs-Umfrage". Dort schlagen Sie mehrere Zeitfenster vor, die Teilnehmer stimmen ab und Outlook ermittelt automatisch einen passenden Termin. Diese Funktion reduziert den üblichen E-Mail-Verkehr bei der Terminfindung deutlich.

Kategorisieren Sie Termine in Outlook und planen Sie Termine effektiver

Sobald Termine angelegt sind, sollte der Kalender mehr leisten als nur Start- und Endzeiten. Farbige Kategorien bringen Struktur in volle Wochen. Öffnen Sie einen Termin und wählen Sie im Terminfenster "Kategorisieren". Dort lassen sich Farben und Bezeichnungen für verschiedene Terminarten vergeben. Interne Abstimmungen, externe Kundentermine oder reservierte Fokuszeiten sind damit auf einen Blick zu unterscheiden. Gerade in der Monatsansicht bringt das eine direkte Orientierung.

Aufgaben richtig planen

Ebenso wichtig ist die Wochenplanung. Aufgaben, die nur in Listen stehen, werden oft verschoben. Sinnvoller ist es, für grössere Aufgaben konkrete Zeitfenster im Kalender zu blockieren. In Outlook lassen sich Aufgaben in den Kalender ziehen, wenn die Aufgabenliste eingeblendet ist. Öffnen Sie dazu das Register "Ansicht", klicken Sie auf "Aufgabenleiste" und aktivieren Sie "Aufgaben". Danach sehen Sie Aufgaben neben dem Kalender und können diese auf freie Zeitfenster ziehen. Die Aufgabe bleibt in der Liste erhalten, zugleich ist ein Arbeitsblock reserviert. Dieser Ansatz reduziert nicht die Menge an Arbeit, verbessert aber die Planbarkeit spürbar. 

Im neuen Outlook binden Sie die Aufgaben über "Weitere Apps" auf der linken Seite ein. Verwenden Sie dazu die App "To Do". Diese ersetzt im neuen Outlook die klassischen Aufgaben aus dem klassischen Outlook. To-Do steht dabei auch als eigene App zur Verfügung. 

Aufgaben dort sichtbar machen, wo gearbeitet wird

E-Mails lassen sich im klassischen Outlook direkt in Aufgaben umwandeln. Ziehen Sie eine Nachricht mit der Maus auf das Symbol "Aufgaben" oder verwenden Sie QuickSteps. So bleibt der Schriftverkehr mit der Aufgabe verknüpft und muss später nicht erneut gesucht werden. 

Wer mit dem neuen Outlook oder mit Microsoft To Do arbeitet, erhält den gleichen Effekt über die Synchronisation zwischen beiden Diensten. To Do ergänzt das durch "Mein Tag". Dort erscheinen nur die Aufgaben, die für den aktuellen Arbeitstag ausgewählt wurden. Das hält die Liste klein und reduziert Überladung. Kennzeichnen Sie E-Mails im neuen Outlook und erstellen Erinnerungen für E-Mails, erscheinen diese ebenfalls in To Do. 

Sobald Aufgaben mehrere Personen betreffen, reicht die persönliche Liste nicht mehr aus. An diesem Punkt ist Planner sinnvoll. Öffnen Sie in Teams einen Kanal, klicken Sie oben auf "Plus" und wählen Sie "Planner". Aufgaben lassen sich dort mit Zuständigkeiten, Fälligkeiten, Checklisten und Anhängen versehen. Für Projektarbeit bringt das deutlich mehr Übersicht als einzelne E-Mails oder lose Excel Tabellen. In einigen Teams lässt sich Planner sogar für feste Besprechungen zweckentfremden, etwa als laufende Agenda für regelmässige Jour fixe Termine. Auch das ist im Alltag praktikabel, sofern die Struktur einfach bleibt.

Erstellen von Aufgaben in Teams mit dem Planner