Outlook: Outlook – ohne Exchange?
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Microsoft Outlook ist der Standard-Mailclient in vielen Büros, doch der Betrieb eines eigenen Exchange-Servers ist für kleinere Unternehmen oft zu teuer und personell aufwendig. Es existieren jedoch verschiedene Alternativen, die eine Groupware-Funktionalität mit geteilten Kalendern, Kontakten und Aufgaben ermöglichen, ohne eine eigene Server-Infrastruktur vorzuhalten. Diese Lösungen reichen von Cloud-basierten Diensten wie Microsoft 365 bis hin zu Software, die einen bestehenden PC als Server nutzt oder alternative Groupware-Systeme mit Outlook-Connectoren kombiniert.
Die wichtigsten Punkte:
- Ein eigener Exchange-Server ist für viele KMU finanziell und personell nicht tragbar.
- Microsoft 365 und Hosted Exchange bieten Cloud-Lösungen ohne lokale Serverwartung.
- Spezialsoftware wie SimpleSyn ermöglicht die Synchronisation über einen lokalen PC als Server.
- Alternative Groupware-Systeme (z. B. MDaemon) arbeiten oft mit Connectoren gut mit Outlook zusammen.
- Die direkte Freigabe von PST-Dateien im Netzwerk wird von Microsoft nicht unterstützt und ist instabil.
Lars Behrens, Dipl.-Paed
Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.
Wie funktioniert Outlook ohne Exchange-Server in einem KMU?
Outlook: Umfassende Groupwarelösung
Vielleicht haben auch Sie es in der zurückliegenden Zeit mit Lockdowns und Covid-19-bedingtem Boom des Homeoffices verflucht oder genossen - das mobile Arbeiten mit einer mehr oder weniger zuverlässigen Anbindung an Ihr gewohntes Netzwerk. Eine der zentralen Funktionen des digitalen Arbeitens sind gemeinsame Kontakte, Adressbücher und Aufgabenlisten. Wie bringen Sie diese ins Netzwerk, ohne gleich eine teure Groupware anschaffen und betreiben zu müssen?
Ein Netzwerk haben wir ja immer dann, wenn zwei oder mehr Leute ein gemeinsames IT-System benutzen. Was gehört meistens noch dazu? Ein oder mehrere Server für Dateien, Mails, Drucker und so weiter. Was aber tun Sie, wenn Sie keine grosse und aufwendige IT betreiben wollen, auf gemeinsame Mails, Kontakte und Kalender aber nicht verzichten mögen? Ausgehen tun wir bei der Beantwortung dieser Frage davon, dass Sie mit Microsofts Outlook arbeiten.
Der Platzhirsch und unangefochtene «King of the castle» in den Büros zwischen Hamburg und Haiti, Kapstadt und Kanada dürfte Microsofts Mailclient aus dem Office-Paket sein. Wussten Sie, dass es auch ein Outlook für Mac gibt? Falls nicht, wissen Sie es jetzt. Outlook bietet ja auch fast alles, was des Büroarbeiters Herz begehrt: Mails, Kontakte, Kalender, Aufgabenlisten und einiges mehr. Was aber, wenn sich zwei oder mehr Benutzer im Büro tummeln und einige Ressourcen im Outlook gemeinsam nutzen wollen, dabei aber kein Exchangeserver zur Verfügung steht? Denn ein eigener Exchange-Server lohnt sich für Einzelkämpfer und kleinere bis mittlere Büros einfach nicht - viel zu teuer und aufwendig sind Anschaffung, Einrichtung und Betrieb. Vor allem müssen Sie auf die personellen Ressourcen zurückgreifen können - ein erfahrener Administrator, der sich um die Wartung des Servers kümmert, bei Problemen schnell eingreifen kann und zudem noch eine Vertretung hat.
Outlook: Nicht immer standardkonform
Wir müssen bei der Betrachtung verschiedener Möglichkeiten der Arbeit mit Outlook beziehungsweise Exchange beachten, dass Outlook sich nicht unbedingt an allgemeine Standards hält. Microsoft hat immer schon gerne sein eigenes Süppchen gekocht und begnügt sich beispielsweise nicht mit den Standardprotokollen wie IMAP, SMTP oder WebDAV, CalDAV und CardDAV. Das ist übrigens auch der Grund dafür, dass sich die zahlreichen Groupwarealternativen zum Exchange (MDaemon, Kolab, Zimbra, Scalix oder OpenXchange,um nur einige zu nennen) so schlecht mit Outlook als Client verstehen. Haben Sie - als Beispiel - in der Weboberfläche Ihres Kolab hübsch unterschiedliche Kalender für Büro, Team, Produktion und so weiter erstellt, können Sie per Webmailer noch mit verschiedenen Benutzern darauf zugreifen, und auch einige Clientprogramme wie Thunderbird oder Apples Kalender kommen noch damit klar - aber spätestens am lokal genutzten Outlook ist die Herrlichkeit dann meist vorbei. Manchmal kann man sich mit besonderen Erweiterungen für Outlook helfen, aber auch das funktioniert nicht immer in allen Kombinationen. Es hilft nichts - wer in der Welt von Microsoft bleiben will, sollte auch Microsoft nutzen - ob man das nun gut findet oder nicht. Es ist aber nicht ganz alternativlos - aber dazu kommen wir gleich.
Microsoft 365
Als erstes kommt dabei natürlich Office 365 – seit einiger Zeit als Microsoft 365 vermarktet – in Betracht. Entschliessen Sie sich für eine der unterschiedlichen Abo-Varianten, benötigen Sie keinen eigenständigen Exchangeserver mehr. Vor allem Unternehmen aus dem KMU-Bereich machen verstärkt von einer Outlooknutzung über die Microsoft-Cloud Gebrauch.
Passende Produkt-Empfehlungen
Hosted Exchange
Eine Möglichkeit, die es schon länger gibt, heutzutage aber gerne unter dem Begriff «Cloud» vermarktet wird, ist die Möglichkeit, sich einfach ein oder mehrere Exchange-Postfächer bei einem entsprechenden Anbieter zu mieten. Dabei handelt es sich also quasi um einen «Webmailer Deluxe». Man kann auf solche «angemieteten» Postfächer per Browser seiner Wahl oder fast immer auch mit einem so genannten MUA (Mail User Agent, der Mail-Client in Form von Thunderbird, Outlook, Mail.app o.a.) zugreifen.
Nicht immer ist übrigens ganz klar, ob es sich bei den Exchangelösungen «aus der Cloud» (die ja oftmals gar keine Cloud im eigentlichen Sinne sind) um ein «Managed Exchange» oder ein «Hosted Exchange» handelt. Für unser heutiges Thema soll die Unterscheidung genügen, dass es Exchangeserver im Internet gibt, auf denen Sie eines oder mehrere Postfächer anmieten oder gleich den ganzen Exchangeserver. Bei letzterer Option haben Sie - je nach Anbieter - quasi den Exchangeserver für sich zur Verfügung, ohne sich um Kauf der Hardware plus Lizenzen, Installation, Einrichtung und Verwaltung, Datensicherung, Updates und so fort kümmern zu müssen.
Gemeinsame Nutzung von Adressbüchern und Kalendern
Bei beiden Lösungen soll Ihr Outlook Mails, Aufgaben, Kalender und Kontakte auf allen Endgeräten synchron halten. Gerade die gemeinsame Nutzung von Adressbüchern und Kalendern ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl für oder gegen eine bestimmte Lösung. Achten Sie bei angemieteten Exchangepostfächern aber darauf, ob der Anbieter eine Datensicherung mit einschliesst - sonst ist das versehentlich im Webmailer gelöschte Email auch auf Server, Tablet, Smartphone oder anderen Endgeräten verschwunden und auch nicht mehr aus dem Datenhimmel zurück zu holen. Und nicht alle Anbieter stellen öffentliche Ordner zur Verfügung - zumal Microsoft dieses beliebte Feature mit der vorletzten Exchangeversion am liebsten komplett verbannt hätte.
Kommen wir nun zu den versprochenen Alternativen zu Exchange. es gibt inzwischen eine ganze Reihe an Tools und Helferlein, um auch ohne Exchange-Server Daten aus Outlook gemeinsam nutzen zu können. So bietet das bundesdeutsche Unternehmen CreativBox mit SimpleSyn eine recht einfache Möglichkeit, die Ressourcen von Outlook mit mehreren Nutzern zu teilen:
Dabei agiert einer der PCs als «Server» - schliesslich ist es wie im richtigen Büro, einer muss eben das Sagen haben. Die anderen Outlook-Clients synchronisieren Kontakte, Kalender und so weiter umgehend, je nach Einstellung und Berechtigung können dabei Ressourcen geteilt, freigegeben oder auch nur zum Lesen geöffnet werden. Weitere Lösungen aus der Kategorie "Outlook ohne Exchange" sind beispielsweise Public ShareFolder, OLFolders und Syncing.net.
Wenn Sie sich für ein Hosted Exchange nicht so recht erwärmen können und vielleicht nur ein kleines Netzwerk betreiben, sollten Sie Sich Communigate Pro und Scalix einmal näher ansehen - beide Groupware-Systeme bieten ohne einen dahinter stehenden Exchange-Server einen Zugriff per Outlook.
Ebenfalls eine sehr interessante Alternative zu Exchange, die per eigenem Connector sogar gut mit Outlook zusammenarbeitet, ist MDaemon:
Checkliste
- Prüfen Sie, ob die Cloud-Lösung Microsoft 365 für Ihr Unternehmen in Frage kommt.
- Analysieren Sie das Budget für monatliche Abo-Gebühren versus Investitionskosten für Hardware.
- Bewerten Sie die Verfügbarkeit interner IT-Ressourcen für den Betrieb eines eigenen Servers.
- Klären Sie, ob der Anbieter von Hosted Exchange Datensicherungen und öffentliche Ordner umfasst.
- Untersuchen Sie, ob spezielle Anforderungen an die Synchronisation von Kalendern und Kontakten bestehen.
- Testen Sie bei lokalen Lösungen (z. B. SimpleSyn), ob die Netzwerkstabilität für die Synchronisation ausreicht.
- Achten Sie bei Alternativen zu Exchange auf die Kompatibilität mit Ihrem aktuellen Outlook-Client.
- Stellen Sie sicher, dass die gewählte Lösung auch mobile Zugriffe und VPN-Anbindungen unterstützt.
- Überprüfen Sie, ob die Lösung mit Schweizer Datenschutzanforderungen vereinbar ist.
- Planen Sie ein Backup-Konzept, bevor Sie mit der Migration der Daten beginnen.
Alternativen zu Outlook
Wie bei einigen der genannten Lösungen deutlich wird, ist auch Outlook nicht konkurrenzlos. Neben dem bekannten Thunderbird – welches aber nicht an die Funktionalität von Outlook heranreicht, zumindest nicht ohne Erweiterungen (Plugins und Add-Ons) – ist zum Beispiel eM Client zu nennen:
PST-Datei im Netzwerk freizugeben
Falls Sie etwas mehr von dem technischen Unterbau des Outlooks verstehen und überlegen, einfach die PST-Datei jedes Nutzers im Netzwerk freizugeben - vergessen Sie es lieber gleich. Zum einen werden solche Lösungen in keinster Weise von Microsoft unterstützt, zum anderen handelt es sich auch um keineswegs stabil und verlässlich funktionierende Notkonstrukte. Sollten Sie auf die Software eines Drittanbieters stossen, der genau dieses Feature anbietet, sollten Sie genau prüfen, was Ihnen da angeboten wird und es ausgiebig testen - und das natürlich erst, nachdem Sie ein Backup Ihres Outlooks angelegt haben!
VPN-Verbindungen
Letzter Punkt: Was ist, wenn Sie von unterwegs die Outlook-Ressourcen teilen wollen? Den Zugriff auf die Daten Ihres(r) Server(s) erlangen Sie ja über VPN-Verbindungen und vielleicht auch die Möglichkeit der Offline-Dateien. Selbst Druckaufträge lassen sich per VPN aus der Ferne ausgeben - was womöglich zu einem gewissen Aufschrecken bei Ihren daheimgebliebenen Kollegen führt, wenn Sie rein physisch hunderte von Kilometern entfernt sind, aber Ihre Dokumente aus dem heimischen Drucker marschieren. Andernfalls lassen Sie die Druckaufträge eben in der Warteschlange lagern, bis Sie wieder Verbindung zum Netzwerk des Büros haben. Was aber geschieht mit Ihrem Outlook?
Das hängt davon ab, welche Art der Synchronisierung Sie gewählt haben. Bei einem Hosted (oder Managed) Exchange können Sie natürlich per Browser auf Ihre Mails, Kontakte und so fort zugreifen. Einige Anbieter verwenden eigene Oberflächen, andere greifen auf das bewährte und im Exchange integrierte OWA (Outlook Web Access) von Microsoft zurück. Die Cloudlösung von Microsoft benötigt ohnehin keinen VPN (mehr). Bei einem lokalen Outlook verwenden Sie entweder eine VPN-Verbindung oder verbinden sich per Outlook Anywhere - dies ermöglicht Outlook-Nutzern den verschlüsselten Zugriff auf ein Exchange-Konto über das Internet, und zwar ohne VPN-Tunnel.
Heisst die Zukunft «Cloud»?
Auch, wenn gerade beim De-Facto-Groupware-Standard Outlook / Exchange die Microsoft Cloud ihre Stärken ausspielt – gemäss eines Artikels in der Fachzeitschrift «IT-Business» kann «On Premise statt Cloud bei Mailsuiten ein Verkaufsargument» sein (IT-Business 13/2021, S. 4 / 43).
FAQ: Outlook
Kann ich Outlook ohne Exchange-Server nutzen?
Ja, Outlook kann ohne einen eigenen Exchange-Server genutzt werden. Dies gelingt entweder durch Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 oder Hosted Exchange, oder durch Software, die einen lokalen PC als Synchronisations-Server nutzt.
Was sind die Nachteile von Hosted Exchange?
Bei Hosted Exchange hängt die Verfügbarkeit und Datensicherheit vom Anbieter ab. Es muss geprüft werden, ob Backups inklusive sind und ob öffentliche Ordner unterstützt werden, da Microsoft dieses Feature in neueren Versionen eingeschränkt hat.
Ist die Freigabe von PST-Dateien im Netzwerk eine gute Lösung?
Nein, die direkte Freigabe von PST-Dateien im Netzwerk wird von Microsoft nicht unterstützt. Diese Konstrukte gelten als instabil und unzuverlässig; Datenverluste sind ein hohes Risiko.
Welche Alternativen zu Outlook gibt es für den Exchange-Zugriff?
Neben Outlook sind Programme wie Thunderbird, eM Client oder Apple Mail möglich, wobei die Kompatibilität mit bestimmten Groupware-Systemen (wie Kolab oder Scalix) variieren kann und oft Erweiterungen erfordert.
Brauche ich ein VPN für den Zugriff auf Outlook-Ressourcen von unterwegs?
Bei Hosted Exchange oder Microsoft 365 ist oft kein VPN mehr nötig, da der Zugriff über das Internet direkt erfolgt. Bei lokalen Lösungen ohne Cloud-Backend ist meist eine VPN-Verbindung oder Outlook Anywhere erforderlich.
