iPhone und iPad: Einbindung in ein Unternehmensnetzwerk
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Integration von Apple-Geräten in Unternehmensnetzwerke ist heute Standard, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung der Groupware-Anbindung und der Synchronisation. Während E-Mails via Exchange oder IMAP meist reibungslos funktionieren, stellen Kalender und Kontakte oft eine Herausforderung dar, insbesondere bei nicht-standardisierten Serverlösungen. Für den professionellen Einsatz ist zudem die zentrale Verwaltung von Signaturen und die Nutzung von Web-Apps oder spezifischen Clients entscheidend, um die Kompatibilität mit bestehenden ERP- und CRM-Systemen zu gewährleisten.
Die wichtigsten Punkte:
- Exchange und IMAP bieten die stabilste Basis für E-Mail-Synchronisation.
- Kalender und Kontakte benötigen oft CalDAV/CardDAV-Unterstützung oder spezifische Serverlösungen.
- Web-Apps und responsive Designs ersetzen zunehmend native Apps für den Zugriff auf interne Dienste.
- Zentrale Signaturen sind essenziell, um die Corporate Identity im mobilen Bereich zu wahren.
- VoIP-Lösungen erweitern das iPhone zu einem vollwertigen Telefonie-Endgerät im Datennetz.
Lars Behrens, Dipl.-Paed
Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.
Wie binden Sie iPhones und iPads sicher in Ihr Unternehmensnetzwerk ein?
Einsatzmöglichkeiten von iPhone und iPad
Web-Apps dominieren
Apple hat recht früh dafür gesorgt, seinen iPhones die Möglichkeit zur Einbindung in ein typisches Business-Umfeld mitzugeben: Mails, vor allem die Anbindung an den Platzhirsch Exchange, Kalender, Kontakte – viel mehr braucht der moderne Geschäftsmann doch nicht, um laufend up to date und "busy" zu sein. Dabei darf nicht übersehen werden, dass sich in der Mitte des zweiten Jahrzehnts dieses Jahrhunderts Web-Apps immer mehr zum Quasi-Standard entwickeln. Die App ist out, es lebe die App – nämlich die Web-App!
Groupware als Dreh- und Angelpunkt
Bei der Einbindung eines iPhones oder iPads in ein typisches durchschnittliches Unternehmens-Netzwerk wird in der Regel irgend eine zentrale Branchenlösung (ERP/CRM) und zumeist ein Groupware-Server im Einsatz sein – falls es sich nicht um einen Exchange handelt (selbst betrieben oder in der Cloud bei Microsoft als Exchange Online), dürfte es sich um eines der zahlreichen Konkurrenzprodukte handeln: Kopano (ehemals Zarafa), OpenXchange, Kolab, SoGo, Groupwise, IBM (Lotus) Notes, Atmail und so weiter. Bei einem IMAP-Server geschieht das Einbinden unproblematisch über die integrierte Mail-App von Apple. In dieser stehen Ihnen dann alle (abonnierten) Mailordner zur Verfügung, die Sie auch an Ihrem stationären PC oder Laptop sehen würden, das iPhone verhält sich hier also nicht viel anders als jeder sonstige IMAP-Client. Je nach Einstellung auf Ihrem iPhone oder iPad synchronisiert die Mail-App auch gesendete und gelöschte Objekte.
Möglichkeiten des Clients sind entscheidend
Eine weitere Möglichkeit ist das Andocken per spezifischem Client, also einer App, die Sie sich auf das iPhone laden. Sofern der Mailserver einen solchen eigenen Client anbietet, sollten Sie diesem den Vorzug geben. Dies ist zum Beispiel bei IBM Notes der Fall, wo es mit dem IBM Notes Traveler eine eigenständige App gibt. Falls all dies nicht funktioniert, bleibt Ihnen, wie bereits oben erwähnt, immer noch der gute, alte Webmailzugriff, der sich in letzter Zeit sehr gemausert hat und den schwergewichtigen Desktopprogrammen irgendwann den Rang ablaufen könnte. Damit das Ganze überhaupt les- und bedienbar wird, muss die entsprechende Webmailseite selbstverständlich im sogenannten Responsive Design erstellt sein, sich also an verschiedene Bildschirmgrössen anpassen. Und naturgemäss macht die Arbeit mit einem der iPhone-Modelle mit grösserem Display wie dem iPhone Max mehr Spass als mit den kleineren Schwestermodellen.
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Schwachstelle Kalender und Kontakte
Ein etwas heikleres Thema sind Kalender und Kontakte – sofern Sie keinen vollwertigen Groupwareserver im Einsatz haben, müssen Sie hier auf irgendetwas zurückgreifen, was CalDAV und CardDAV unterstützt. Einige Cloudlösungen wie z.B. NextCloud (vormals ownCloud) stellen diesen Standard zur Verfügung. Erfahrungsgemäss hakt es aber immer wieder beim Abgleich von Kalendern und Kontakten zwischen iPhone und den verschiedenen Lösungen, selbst wenn Letztere auf den Standards iCal und CardDAV beruhen. Entscheidend ist die Umsetzung dieser Lösungen bei den jeweiligen Anbietern, und diese ist eben nicht standardisiert, sondern bietet im schlimmsten Fall Ärger durch Inkompatibilitäten.
Dokumente bearbeiten
Dokumente auf dem iPhone zu bearbeiten macht naturgemäss wenig Spass – ansehen können Sie diese aber zumindest per entsprechender App. So gibt es Office Mobile für das iPhone und iPad, und Apps zum Einbinden von Fileshares und zum Browsen darin gibt es ebenso reichlich, zum Beispiel FileBrowser. Auch an SharePoint lässt sich ein iPhone anbinden – dies geschieht mit den Bordmitteln des iPhone sprich mit dem Browser und dem integrierten Mail.app.
VOIP
Zu guter Letzt sei noch das Thema Telefonie erwähnt – Voice-over-IP-Lösungen sind heutzutage Standard. mehr und mehr an Bedeutung. Für einige dieser Lösungen gibt es eine Endgeräte-App für das iPhone. Sie können das iPhone dann per Datennetz als VoIP-Endgerät nutzen. Allerdings fallen hierfür – je nach VoIP-Lösung – eventuell auch Lizenz- oder Nebenstellenkosten an.
Checkliste
- Prüfen Sie die Kompatibilität Ihrer Groupware-Lösung (Exchange, Kopano, OpenXchange etc.) mit iOS.
- Stellen Sie sicher, dass CalDAV und CardDAV für Kalender- und Kontaktabgleich unterstützt werden.
- Konfigurieren Sie die AutoDiscovery-Funktion für eine automatische Servererkennung.
- Richten Sie zentrale Exchange-Transportregeln oder externe Tools für Signaturen ein.
- Testen Sie den Zugriff auf Fileshares und Dokumente über entsprechende Apps oder den Browser.
- Evaluiert Sie VoIP-Apps für die Telefonie und klären Sie Lizenzkosten.
- Sichern Sie, dass Webmail-Oberflächen responsive für mobile Displays optimiert sind.
- Definieren Sie Richtlinien für den Umgang mit privaten und geschäftlichen Geräten (BYOD).
- Aktualisieren Sie iOS auf allen Geräten, um Zertifikatsprobleme bei Cloud-Zugriffen zu vermeiden.
Exchangezugang schnell einrichten
Zwar nicht seit den ersten iOS-Versionen, aber nun schon seit einigen Jahren stellt die Anbindung eines iPhones oder iPads an einen Exchangeserver kein Problem mehr dar. Dies geschieht über den Assistenten für das Hinzufügen eines Exchange-Kontos:
- Gehen Sie am iPhone oder iPad auf Einstellungen.
- Dort gehen Sie auf "Mail, Kontakte, Kalender" und auf "Konto hinzufügen".
- Im nächsten Schritt tragen Sie die Daten des Exchange-Kontos ein:
- Die E-Mail-Adresse, die Sie im iPhone einbinden wollen, Kennwort, eine beliebige Beschreibung.
- Anhand der Domäne und des DNS-Servers sollte Ihr iPhone per AutoDiscovery-Funktion den korrekten Exchange-Server finden. Klappt dies nicht, müssen Sie die Daten manuell eintragen.
- Im nächsten Schritt können Sie weitere Felder setzen – dies gilt aber nur, falls der Server auf Basis der E-Mail-Domäne nicht gefunden werden kann. In der Regel wird das iPhone die Einstellungen automatisch setzen, was auch für die Anbindung an Microsoft 365 gilt. Die eventuell auftauchende Meldung, dass das iPhone den Server nicht verifizieren kann, müssen Sie bestätigen – sofern Sie sicher sind, auf den Exchangeserver zuzugreifen, der zu Ihrem Unternehmen gehört. Wer Exchange in der Microsoft-Cloud nutzt, hat mit den Zertifikaten ohnehin keine Probleme – ausser, wenn er oder sie eine vollkommen veraltete Version des iOS nutzt.
- Abschliessend müssen Sie nur noch auswählen, was synchronisiert werden soll (Mails, Kalender, Notizen usw.).Zum Abschluss speichern Sie die Konfiguration. Wollen Sie später Einstellungen ändern, nehmen Sie das wieder in diesem Bereich vor.
- Zum Abschluss speichern Sie die Konfiguration. Wollen Sie später Einstellungen ändern, nehmen Sie das wieder in diesem Bereich vor.
Signatur auf iPhone und iPad
Was viele Anwender von iPhone und iPad immer wieder gerne übersehen, ist die Anlage einer seriösen Signatur. Der Satz "Gesendet von meinem iPhone" als Signatur wirkt nicht besonders professionell – und schon gar nicht passt er in die Corporate Identity eines Unternehmens. Hier sollten Sie als Administrator oder IT-Verantwortlicher entweder mit zentral vorgegebenen Signaturen arbeiten (beispielsweise per Exchange Transportregel) oder ein externes Tool wie beispielsweise Exclaimer nutzen – oder schlicht eine Dienstanweisung zum vernünftigen Umgang mit Signaturen verteilen.
Wie sich Signaturen mit Bordmitteln des Exchange Online erstellen lassen, finden Sie beispielsweise hier: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/setup/create-signatures-and-disclaimers?view=o365-worldwide
FAQ: iPhone und iPad
Wie kann ich verhindern, dass die Signatur «Gesendet von meinem iPhone» unprofessionell wirkt?
Als Administrator sollten Sie Signaturen zentral über Exchange-Transportregeln oder externe Tools wie Exclaimer verwalten, statt sie auf dem Gerät einzeln zu konfigurieren.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Synchronisation von Kalendern und Kontakten?
Häufig entstehen Inkompatibilitäten, wenn Serverlösungen CalDAV und CardDAV unterschiedlich umsetzen. Eine klare Abstimmung mit dem Anbieter oder der Nutzung standardisierter Cloudlösungen wie NextCloud ist ratsam.
Lohnt sich der Einsatz nativer Apps oder sind Web-Apps vorzuziehen?
Web-Apps entwickeln sich zum Quasi-Standard, da sie plattformunabhängig sind und sich an Bildschirmgrössen anpassen. Native Apps sollten jedoch genutzt werden, wenn der Mailserver spezifische Clients (wie IBM Notes Traveler) anbietet.
Kann das iPhone als VoIP-Endgerät im Unternehmensnetz genutzt werden?
Ja, über entsprechende VoIP-Apps im Datennetz. Dabei sind jedoch eventuelle Lizenz- oder Nebenstellenkosten sowie die Netzwerkkonfiguration zu beachten.
