Shadow AI: Wie Unternehmen Schatten-KI in den Griff bekommen
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Shadow AI entsteht, wenn Mitarbeitende private KI-Dienste für geschäftliche Zwecke nutzen. Dies birgt Risiken für den Schutz von Personendaten und Geschäftsgeheimnissen. Ein generelles Verbot ist oft nicht ausreichend; stattdessen braucht es eine präzise formulierte KI-Policy, die zulässige Anwendungen definiert und klare Grenzen setzt. Technische Prävention und verhältnismässige Kontrollen sind dabei wichtiger als ständige Überwachung.
Die wichtigsten Punkte:
- Private KI-Nutzung unterliegt dem Weisungsrecht des Arbeitgebers (Art. 321d OR).
- Personendaten in Prompts unterliegen strikt dem Datenschutzgesetz (DSG).
- Geschäftsgeheimnisse dürfen nicht in unkontrollierte externe Dienste eingegeben werden.
- Eine wirksame Policy muss konkrete Anwendungs- und Verbotsregeln enthalten.
- Technische Massnahmen wie Firewalls sind der Verhaltensüberwachung vorzuziehen.
David Schneeberger
Dr. David Schneeberger, Rechtsanwalt, M.A. HSG in Law & Economics
David Schneeberger schloss sein Studium der Rechts- und Wirtschaftswissenschaften an der Universität St. Gallen im Jahr 2013 ab. Nach dem absolvierten Anwaltspraktikum erwarb er das Anwaltspatent im Jahr 2016. Anschliessend arbeitete er in einer renommierten Wirtschaftskanzlei in Zürich. In den Jahren 2016 bis 2019 promovierte er zum Aktienrecht und baute von 2016 bis 2018 ein Unternehmen zur digitalen Kundenvermittlung auf. Ab 2018 wechselte er in die Justiz, wo er zuerst als Gerichtsschreiber und alsdann als wissenschaftlicher Mitarbeiter bzw. Leiter Stab arbeitete. Hierbei verantwortete er die grossen Digitalisierungsinitiativen. Von 2023 bis 2025 war er als Generalsekretär an der Universität St. Gallen tätig. Heute arbeitet er als Rechtsanwalt mit Fokus auf KI, Datenschutz und digitale Geschäftsmodelle. Er unterstützt KMU, Behörden und Rechtsdienste bei der Umsetzung dieser Themen durch Schulungen, Referate und Beratungsleistungen. Er verfügt über einen CAS «Change Management und Projekt Leadership», einen CAS «Legal Tech» sowie einen CAS «Datenschutz». Er hat einen Lehrauftrag an der HSG und publiziert zu verschiedenen Fachthemen rund um Recht und Digitalisierung.
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Shadow AI: Dürfen Mitarbeitende private KI-Konten für die Arbeit nutzen?
Der Arbeitgeber kann über die Ausführung der Arbeit und das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb allgemeine Anordnungen erlassen und besondere Weisungen erteilen. Die Arbeitnehmer müssen rechtmässige Weisungen nach Treu und Glauben befolgen (Art. 321d Abs. 1–2 OR).
Darauf kann eine KI-Policy gestützt werden. Das Unternehmen kann darin bestimmen, ob private KI-Konten für geschäftliche Zwecke zulässig sind, nur für klar abgegrenzte Anwendungsfälle verwendet werden dürfen oder vollständig verboten sind. Eine Weisung darf jedoch weder widerrechtlich noch unsittlich sein. Sie wird zudem durch den Persönlichkeitsschutz der Mitarbeitenden und den arbeitsvertraglichen Rahmen begrenzt (BGer 4A_613/2010 E. 3).
Das Bundesgericht hatte sich mit der Nutzung eines privaten E-Mail-Kontos für geschäftliche Inhalte in einem sicherheitssensiblen Umfeld zu befassen. Die Vorinstanzen qualifizierten die Verwendung des privaten Kontos als Verstoss gegen die einschlägige ICT-Policy. Das Bundesgericht hielt fest, dass private Kommunikationsdienste nach dem Wortlaut dieser Policy als private ICT-Mittel erfasst waren, trat aber auf die gegen diese Auslegung gerichtete Rüge nicht ein (BGer 4A_498/2020 E. 3.3.1–3.3.3). Der Entscheid betrifft keine generative KI. Er zeigt aber, dass der Geltungsbereich einer betrieblichen Policy präzise formuliert sein muss.
Praxis-Tipp: Die KI-Policy klar und arbeitsnah gestalten
Ein blosses Verbot von «KI» lässt offen, welche Dienste und Handlungen gemeint sind. Eine Policy sollte deshalb konkret festhalten, welche Anwendungen freigegeben sind, wann eine fachliche oder datenschutzrechtliche Freigabe nötig ist und welche Inhalte nie in externe KI-Dienste eingegeben werden dürfen.
Als praktische Regelung empfiehlt es sich, private KI-Konten ausdrücklich zu erfassen und zwischen unproblematischen Anfragen ohne Personen- oder Geschäftsbezug und betrieblichen Inhalten zu unterscheiden. Die Policy kann beispielsweise vorsehen, dass Mitarbeitende keine Personendaten, vertraulichen Geschäftsunterlagen, Vertragsentwürfe, Zugangsdaten oder sicherheitsrelevanten Informationen in nicht freigegebene KI-Dienste eingeben dürfen. Dies ist eine Gestaltungsempfehlung, nicht eine gesetzlich vorgegebene Formulierung.
Ebenso sollte das Unternehmen eine Meldepflicht bei Fehlübermittlungen vorsehen. Nur so kann es prüfen, ob betroffene Personen informiert, Zugangsdaten geändert oder weitere Schutzmassnahmen getroffen werden müssen.
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