Digitalisierung in KMU: Reporting praxisnah gestalten
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Schritt 1: Ausgangslage analysieren und Ziele definieren
Bevor Sie mit der Digitalisierung in KMU ihres Management Reportings beginnen, empfiehlt es sich, zunächst den aktuellen Stand der bisherigen Reporting-Prozesse zu analysieren. Dabei steht die Beantwortung der folgenden Fragen im Mittelpunkt:
a. Welche Berichte werden derzeit erstellt, und wie bzw. aus welchen Quellen werden die Daten erhoben?
b. Welche Herausforderungen bestehen (z.B. lange Bearbeitungszeiten, fehleranfällige manuelle Prozesse)?
c. Welche Berichte und Analysen benötigen die Führungskräfte der Unternehmung regelmässig, um fundierte Entscheidungen zu treffen?
Das Ergebnis dieses ersten Schritts sollte sein, dass klare und messbare Ziele für die Digitalisierung des Management Reportings definiert werden. Dies könnte z.B. die Reduzierung manueller Aufwände für die Berichterstellung, die Beschleunigung der Berichterstellung (gemessen in Anzahl Tagen) oder die Verbesserung der Datenqualität (gemessen durch den Minderaufwand für Datenbereinigungen) sein.
Schritt 2: Die passende Technologie auswählen
Die Wahl der geeigneten Technologie sowie der geeigneten Tools ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Digitalisierung in KMU. Hierbei sollte auf Folgendes geachtet werden:
a. Software: Entscheidet sich ein KMU für eine Business-Intelligence-(BI-)Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Beliebte Optionen sind z.B. Power BI, Tableau oder Qlik. Eine Business-Intelligence-(BI-)Lösung ist eine Software-Anwendung oder eine Sammlung von Technologien, die dazu dient, Daten aus verschiedenen Quellen innerhalb eines Unternehmens zu sammeln, zu konsolidieren, zu analysieren und in verwertbare Informationen umzuwandeln.
Derartige BI-Tools bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, leistungsstarke Visualisierungen und Integrationsmöglichkeiten. Zu den Komponenten einer BI-Anwendung gehören die Datenintegration, Datenanalyse und die Datenvisualisierung, welche hier vorgestellt werden:
- Datenintegration: BI-Tools sammeln und integrieren Daten aus verschiedenen Quellen wie z.B. ERP-Systemen, CRM-Systemen, Buchhaltungssoftware und externen Datenquellen. Diese Daten werden in einem zentralen Data Warehouse oder einem Data Mart gespeichert.
- Datenanalyse: BI-Tools bieten leistungsstarke Analysemöglichkeiten, einschliesslich OLAP (Online Analytical Processing) und Data Mining. Solche Techniken helfen dabei, Trends zu erkennen, Muster zu identifizieren und zukünftige Entwicklungen vorherzusagen.
- Berichterstellung und Visualisierung: BI-Lösungen ermöglichen es, Daten in benutzerfreundlichen Dashboards und Berichten darzustellen, die in Echtzeit aktualisiert werden können. Diese Visualisierungen sind oft interaktiv und bieten die Möglichkeit, tiefer in spezifische Datenbereiche einzutauchen.
b. Cloud vs. On-Premise: In Abhängigkeit von den jeweils vorhandenen IT-Ressourcen und den Sicherheitsanforderungen können KMU zwischen Cloud-basierten und On-Premise-Lösungen wählen. Während bei On-Premise die Unternehmen über die notwendige IT-Infrastruktur (Server, Netze etc.) und die Daten selbst verfügen (müssen), werden diese bei Cloud-Lösungen vom Cloud-Anbieter nach Bedarf gegen Gebühr zur Verfügung gestellt, was den Vorteil der Skalierbarkeit und des Zugriffs von überall besitzt.
c. Datenintegration: Im Hinblick auf die Datenintegration ist eine Lösung, die eine einfache Integration mit Ihren bereits bestehenden Systemen (z.B. Buchhaltungssoftware, ERP-Enterprise Resource Planning, CRM-Customer Relationship Management, SCM-Supply Chain Management) ermöglicht, um eine nahtlose Datenbereitstellung zu gewährleisten. BI-Tools sammeln und integrieren Daten aus den verschiedenen Quellsystemen und externen Datenquellen, welche in einem zentralen Data Warehouse oder einer Data Mart gespeichert werden.
Schritt 3: Datenquellen identifizieren und konsolidieren
Ein zentrales Element der Digitalisierung in KMU ist die Konsolidierung aller relevanten Datenquellen, wobei ein möglichst automatisierter Datenimport von Vorteil ist, um manuelle Fehler zu minimieren und die Aktualität der Daten zu gewährleisten.
Hierzu gehören:
- Finanzdaten: Integration von Buchhaltungssoftware, um automatisierte Finanzberichte zu erstellen.
- Vertriebs- und Marketingdaten: Nutzung von CRM-Systemen, um Verkaufszahlen, Kundenanalysen und Marketing-KPIs in das Reporting einzubinden.
- Operative Daten: Einbindung von Produktions- und Logistikdaten, um eine umfassende Sicht auf die Unternehmensleistung zu erhalten.
Schritt 4: Automatisierte Reports und Dashboards einrichten
Auch für die Erstellung von automatisierten Reports und Dashboards stellt sich die Frage nach dem richtigen Tool und dessen Einsatz. Dabei gehören folgende Funktionen heute bei modernen BI-Tools zum State of the Art:
- Standardberichte: Diese decken den standardisierten, regelmässig anfallenden Informationsbedarf der Entscheidungsträger im Unternehmen ab. Solche standardisierten Reports werden idealerweise regelmässig (z.B. wöchentlich oder monatlich) automatisch generiert und an die Empfängergruppen unter Berücksichtigung der jeweiligen Zugriffsberechtigungen verteilt.
- Echtzeit-Dashboards: Mit sogenannten Dashboards können Echtzeit-Einblicke in Daten und die Darstellung der wichtigsten Key Performance Indicators (KPIs) des Unternehmens angeboten werden. Solche Dashboards sind für unterschiedliche Nutzergruppen (Geschäftsleitung, Bereichs- oder Abteilungsleitung, Teamleitung) oder Funktionsbereiche (Verkauf, Einkauf, Produktion, Kundenservice u.a.) individuell anpassbar.
- Alarmfunktionen: Hierbei geht es darum, Warnmeldungen einzurichten, die automatisch ausgelöst werden, wenn bestimmte KPIs vordefinierte Schwellenwerte überschreiten. Diese Funktion ist im alltäglichen Führungsalltag eine wichtige Unterstützung bei der Trennung von wichtigen und weniger wichtigen Reporting-Inhalten.
Passende Produkt-Empfehlungen
Hier ist eine Übersicht über gängige Business-Intelligence-(BI-)Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU):
| Anbieter | Eigenschaften |
| Microsoft Power BI | Eine der am häufigsten genutzten BI-Lösungen für KMU, vor allem aufgrund der tiefen Integration mit Microsoft 365 und den zugehörigen Tools wie Excel und andere, was die Kosteneffizienz erhöht. |
| Tableau | Bekannt für seine aussergewöhnlichen Visualisierungsmöglichkeiten, eignet sich Tableau für Unternehmen, die datengetriebene Entscheidungsfindung priorisieren. |
| Qlik Sense | Bietet eine assoziative Datenverarbeitungs-Engine, die es ermöglicht, Verbindungen zwischen verschiedenen Datenquellen intuitiv zu erkennen und zu analysieren. |
| SAP Analytics Cloud | Geeignet für Unternehmen, die SAP-Systeme nutzen und eine BI-Lösung benötigen, die nahtlos integriert ist und fortgeschrittene Analysen bietet. |
| Looker | Eine Plattform, die stark auf die Integration mit Google Cloud fokussiert ist, ideal für Unternehmen, die bereits Google-Services nutzen. |
| IBM Cognos Analytics | Bietet integrierte KI-Funktionen, die bei der Datenanalyse unterstützen, und ist flexibel genug für verschiedene Geschäftsanforderungen. |
| MicroStrategy | Sticht durch seine Mobilitätslösungen und fortschrittlichen Funktionen für Daten-Discovery und KI-Integration hervor. |
Die jeweiligen Kosten für den Einsatz dieser BI-Lösungen können je nach spezifischem Einsatz, Nutzeranzahl und benötigtem Funktionsumfang variieren. Es empfiehlt sich daher, vor der Wahl des BI-Tools eine detaillierte Bedarfsanalyse durchzuführen, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
Schritt 5: Schulung und Change-Management
Die Einführung eines digitalen Reporting-Systems erfordert auch eine Veränderung in der Arbeitsweise, weshalb vor allem die Mitarbeitenden im Finanzbereich in den Change-Prozess einbezogen werden sollten und durch Schulung im Umgang mit den neuen Tools und Prozessen qualifiziert werden. Hierbei sollte es auch darum gehen, den Mitarbeitenden die Bedeutung und den Nutzen der Digitalisierung zu vermitteln und allfällige Unterstützung anzubieten, um eventuelle Barrieren im Umgang mit den neuen Technologien zu überwinden.
Studien haben gezeigt, dass die Vorteile der Digitalisierung in KMU den Mitarbeitenden durch entsprechende Schulungen vermittelt werden sollten, um Widerstände zu reduzieren und die Akzeptanz im Team zu erhöhen.
Schritt 6: Regelmässige Überprüfung und Anpassung
Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Unternehmen sind deshalb gut beraten, wenn sie regelmässig
- die Effizienz der neu gestalteten Reporting-Prozesse überprüfen.
- Feedback von den Nutzern sammeln, auswerten und entsprechende Anpassungen vornehmen.
- technologische Entwicklungen aktiv beobachten und ihr System entsprechend weiterentwickeln.
Fazit
Die Digitalisierung des Management Reportings bietet KMU die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Durch die Auswahl der richtigen Technologie, die Automatisierung von Datenprozessen und die Implementierung benutzerfreundlicher Dashboards kann ein Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Qualität der Entscheidungsfindung signifikant verbessern. Dabei gilt eine adäquate Business-Intelligence-Software als wichtiges Werkzeug, um die Management-Reporting-Prozesse im KMU erfolgreich zu digitalisieren und zu optimieren. Sie bietet Echtzeit-Einblicke, steigert die Effizienz und unterstützt eine fundierte, datenbasierte Entscheidungsfindung. Durch die Integration einer solchen BI-Lösung in die bestehende Software-Umgebung können KMU ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und ihre Geschäftsprozesse effizienter und effektiver gestalten.
Quellenhinweise
Appelfeller, W., Feldmann, C. (2023). Stufenweise Transformation der Elemente des digitalen Unternehmens. In: Die digitale Transformation des Unternehmens. Springer Gabler, Berlin, Heidelberg.
Grinninger, J., Kaiser, P., Lieb, C. (2023). Status quo und Hürden der Digitalisierung im Supply Chain Management bei KMU. In: Schallmo, D.R.A., Lang, K., Werani, T., Krumay, B. (eds). Digitalisierung. Schwerpunkt Business Model Innovation. Springer Gabler, Wiesbaden.
Hecht, N., Scherrer, P. (2020). Nutzen und Stolpersteine bei der Einführung einer Business Intelligence-Lösung für KMU am Beispiel der Firma SIGA. In: Keimer, I., Egle, U. (eds). Die Digitalisierung der Controlling-Funktion. Springer Gabler, Wiesbaden.
Schallmo, D.R.A.; Lang, K.; Werani, T., Krumay, B. Digitalisierung – Fallstudien, Tools und Erkenntnisse für das digitale Zeitalter. Springer Gabler, Wiesbaden.
Stoffers, P., Karla, J. & Kaufmann, J. Digitalisierung von Management-Reporting-Prozessen – Ein technologieorientiertes Reifegradmodell zum Einsatz in KMU. HMD 59, 940–960 (2022).
