ERP-Systeme: Digitale Effizienz für Schweizer Unternehmen
Begriffsbestimmung: Das ist ein ERP-System
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Übersetzt bedeutet das so viel wie Unternehmens-Ressourcen-Planer. Es geht also um die Verwaltung, Organisation und transparente Steuerung von Ressourcen, aus denen ein Unternehmen schöpft oder schöpfen kann. Darunter fallen:
- Waren aus dem Lagerbestand
- Werkzeuge aus Werkstätten
- Finanzielle Mittel
- Personal
- Rohstoffe oder auch Lebensmittel
- Zeit bzw. Arbeitszeit
- Verpackungseinheiten
Gründe für computergestütztes ERP
Bevor wir zu konkreten Einblicken aus den ERP-Systemen kommen, sollten wir auf die Vorteile schauen, mit denen das ERP die Schweiz sowie Österreich und Deutschland zu hochkarätigen Wirtschaftsstandorten machen kann. Die Entscheidung für eine digitale Verwaltung fusst auf die folgenden zentralen Gründe:
- Kostenkontrolle und Transparenz
ERP-Systeme erlauben eine kleinteilige Erfassung aller Kostenstellen und Ausgaben. Damit wird vermieden, dass Budgets überschritten oder Ressourcen erschöpft werden. Es kann besser gehaushaltet werden. - Standardisierung von Prozessen
Mit einheitlichen Abläufen sorgt ERP-Software für eine schnellere Einarbeitung neuer Angestellter und reduziert Fehlerquellen. Standardprozesse bilden ausserdem die Grundlage für Skalierbarkeit, wenn Unternehmenswachstum erwünscht oder in Aussicht ist. Auch ein Rückgang des Auftragsvolumens stellt kein Hindernis für den Einsatz dar. - Echtzeit-Datenanalyse
Entscheidungen können basierend auf aktuellen Daten getroffen werden, die sich zu jedem Zeitpunkt erheben lassen. Unternehmen sind nicht an monatliche Reportings gebunden, obwohl diese trotzdem zur Verfügung stehen, um eine aufschlussreiche Rückschau zu erhalten. - Flexibilität und Skalierbarkeit
Mit modularen Tools wächst das System zusammen mit dem Unternehmen. Neue Funktionen können bedarfsgerecht hinzugefügt werden, ohne dass bestehende Abläufe gestört werden - Wettbewerbsvorteil
Unternehmen, die digitale ERP-Tools nutzen, sind in der Lage, schneller auf Veränderungen im Marktumfeld zu reagieren. Veränderungen zu saisonalen Hochzeiten lassen sich leichter analysieren. Das hilft bei der Vorbereitung auf diese Zeiten im Folgejahr.
Gerade in der Schweiz, einem Land mit einem hohen Lohnniveau und einem starken Fokus auf modernen Arbeitsprozesse, hilft diese Software dabei, die Qualität der Arbeit hochzuhalten und dabei die Wirtschaftlichkeit nicht aus dem Blick zu verlieren.
Arten von Tools: ERP und Einzelanwendungen im Fokus
Wer eine ERP-Software in der Schweiz nutzt, kommt nicht daran vorbei, sich mit den Fähigkeiten dieser Anwendungen zu beschäftigen. Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein, mit Einzelanwendungen die Leistung des ERP zu ergänzen. Ein effektives digitales Ökosystem kombiniert mehrere Programme, um alle relevanten Prozesse abzudecken – insbesondere, wenn es um die interne Kommunikation und das Projektmanagement geht.
Passende Produkt-Empfehlungen
Fähigkeiten: Das sollten ERP-Systeme leisten
Damit das ausgewählte ERP-System den maximalen Mehrwert liefert, sollte es folgende Anforderungen erfüllen:
Leichte Integration
Benutzerfreundliche Schnittstellen zwischen der Anwendung und dem zu messenden Bereich (zum Beispiel via EAN-Scanner bei der Warenwirtschaft und Lagerhaltung).
Vermeidung von Redundanzen
Fehlbelegungen wie doppelte Lagerplätze sollten mit einem ERP vermieden werden können.
Mobilität
Der Zugriff von unterwegs schafft für Entscheidungsträger die Möglichkeit, auch bei Terminen ausserhalb einen Überblick zu behalten und Aufgaben zu delegieren.
Modularität und Skalierbarkeit
Unternehmen verändern sich und wachsen. Manchmal schrumpfe sie auch. Entsprechend sollte ein ERP-System in der Lage sein, um Funktionen ergänzt zu werden und seine Fähigkeiten gemeinsam mit dem Unternehmen zu verändern.
Sicherheit
Die erhobenen Kennzahlen sind sensible Daten und verraten viel über die internen Prozesse. Insbesondere bei der Verwaltung von Kunden- oder Lieferantendaten besteht ein hoher Bedarf für den Schutz dieser Daten.
Intuitives Reporting
Flexible Berichte und Analysen helfen, auch in unregelmässigen Abständen den Überblick zu behalten. Das spontane Monitoring von Ausgaben und Einnahmen sowie Lagerbeständen und vielen weiteren Kennzahlen sollte ebenso möglich sein, wie die Erstellung monatlicher Berichte.
Transaktionshistorie
Bei der Nutzung in Vertrieb und Verkauf ist es unerlässlich, eine schnell einsehbare und vollständige Historie jeder Transaktion, Lieferung oder Retoure nachvollziehen zu können. Das ermöglicht gegebenenfalls Verbesserungen in diesem Prozess, wenn dieser mangelhaft erscheint.
Empfehlung für Unternehmen in der Schweiz
Moderne ERP-Lösungen bieten Cloud-Versionen an, sodass in der Schweiz ansässige Unternehmen ohne eine lokale Serverinfrastruktur auskommen können. Updates erfolgen auf diesem Wege automatisch und Datenschutzanforderungen und werden so abgedeckt.
Ergänzende Tools für effektives Ressourcenmanagement
Um auch über ein Programm eines ERP-Anbieters in der Schweiz hinaus sorgfältig mit den eigenen Ressourcen umgehen zu können, bietet es sich an, zusätzlich auf einzelne Anwendungen zu setzen, die ergänzend einen Mehrwert hinzufügen.
Kommunikationstools für interne Zwecke
Reibungslose interne Kommunikation ist die Basis für die erfolgreiche Abarbeitung von Projekten. Da E-Mails für spontane Gespräche in der Regel nicht geeignet sind, ist ein Unternehmens-Messenger eine gute Lösung für unmissverständliche Gespräche in Echtzeit. Diese Tools bieten folgende Funktionen, die die Leistungen eines ERP-Systems hervorragend ergänzen:
- Chat und Kanäle
- Videokonferenzen
- Audiokonferenzen
- File Sharing
- Präsenzstatus
- Erinnerungs- und Kalenderfunktion
- Schnittstellen zu anderen Anwendungen
Projektmanagement-Tools mit Kanban-System
Agile Arbeitsmethoden haben Einzug in immer mehr Schweizer Unternehmen erhalten. Mit einem Projektmanagement nach dem Kanban-System können Projekte systematisch und mittels Checklisten abgearbeitet werden. Durch die Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Rechten ist die Aufgabenstellung eindeutig und unkompliziert. Kanban-Boards visualisieren Aufgaben verständlich. Zudem bieten viele Anbieter Schnittstellen zu anderen Anwendungen wie ERP-Systemen und Messenger-Tools. Hilfreiche Funktionen sind:
- Spalten für Projektphasen
- Aufgaben-Karten
- Status-Updates (per Mail und Messenger)
- Priorisierung nach selbst gewählten Kategorien
Buchhaltungs-Tools
Digitale Buchhaltungssoftware sorgt für korrekte, schnelle Abwicklung aller Finanzprozesse, insbesondere bezüglich der Rechnungsstellung. Sie unterstützt Unternehmen in der Schweiz und der ganzen Welt bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Stichwort E-Rechnung). Damit wird sie zu einer hilfreichen aber gleichzeitig auch notwendigen Ergänzung zu einem ERP-System. Teil des Leistungsumfangs ist häufig:
- Einfache Belegverwaltung
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
- Mehrwertsteuerabrechnung
- EÜR
- Jahresabschluss
- Direkte Anbindung an Konten
- Automatische Buchung der Zahlungseingänge
Businessplan-Tools
Ein solider Businessplan ist die Basis für Finanzierungen, Partnerschaften und strategische Entscheidungen. Unternehmen, die sich an der Realisierung neuer Projekte und Unternehmen beteiligen oder federführend dabei sind, sollten auch bei diesen auf die Planung mittels klassischem Businessplan setzen. Moderne Businessplan-Software führt durch alle relevanten Schritte und bietet:
- Marktanalyse
- Finanzplanung und Finanzierungsaspekte
- Risikoanalyse und Notfallfahrplan
- Meilensteinplan
