Operatives Kostenmanagement: Strategien in Krisenzeiten
KURZ ZUSAMMENGEFASST
In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit reicht ein rein operativer Ansatz zur Kostensenkung oft nicht aus, da dieser häufig nur geringe Erfolge zeigt. Erfolgreiche Unternehmen verbinden die kurzfristige Reduktion von Ausgaben mit einer strategischen Neuausrichtung, um ihre Kernkompetenzen und die Kundenzufriedenheit zu schützen. Durch Methoden wie die ABC-Analyse, die Gemeinkostenwertanalyse und den gezielten Einsatz digitaler Technologien lassen sich Einsparpotenziale identifizieren, ohne die langfristige Wettbewerbsfähigkeit zu gefährden.
Die wichtigsten Punkte:
- Nicht nur inkrementell sparen, sondern disruptive Massnahmen für eine echte Kostentransformation ergreifen.
- Priorisieren Sie Einsparungen basierend auf der ABC-Analyse, wobei A-Objekte (höchste Kosten) im Fokus stehen.
- Schützen Sie bei Massnahmen stets die Kernkompetenzen des Unternehmens und die Qualität gegenüber Kunden.
- Nutzen Sie Digitalisierungstools wie Cloud-Lösungen und KI, um Prozesse zu automatisieren und Effizienz zu steigern.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Wie können Unternehmen in Krisenzeiten ihr operatives Kostenmanagement erfolgreich umsetzen und gleichzeitig ihre Zukunftsfähigkeit sichern?
Hintergrund
Wie eine Studie zur strategischen Kostentransformation zeigt, bei der rund 1200 Führungskräfte aus 24 Ländern befragt wurden, erreichen Kostensenkungsmassnahmen nur in 11% der Fälle die selbst gesteckten Sparziele der Unternehmen. Die Ursachen für diesen niedrigen Zielerreichungsgrad liegen gemäss den Autoren der Studie im konservativen, inkrementellen Vorgehen bei der Kostenreduktion, der in vielen Firmen vorherrscht, weshalb es sich für eine wirksame und zugleich zukunftsweisende Kostentransformation eher empfiehlt, mutige und disruptive Massnahmen zu wählen (Deloitte, 2019).
Zudem lässt sich feststellen, dass sich viele Unternehmen in einer Dilemma-Situation befinden: während ihr Geschäftsmodell konjunkturell oder transformationsbedingt unter Druck ist, worauf nicht selten mit operativen Massnahmen zur Kosteneinsparung reagiert wird, ergibt sich gleichzeitig neuer, teils überdurchschnittlicher Investitionsbedarf, um die eigene Zukunftsfähigkeit sicherzustellen (Gleich, 2024).
Im vorliegenden Beitrag werden die wichtigsten Aspekte des kurzfristigen Kostenmanagements erläutert, darunter die Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten, die Festlegung geeigneter Massnahmen zur Kostenreduktion und die Umsetzung derselben im Rahmen von Restrukturierungs- oder Sanierungsplänen.
Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten
Die Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten bildet den ersten Schritt im operatives Kostenmanagement. Dabei gilt, dass Unternehmen zunächst eine Zusammenstellung ihrer Ausgaben vornehmen und diese in einem zweiten Schritt dann überprüfen, um diejenigen Bereiche zu identifizieren, in denen Einsparungen möglich sind. Dazu gehören eine gründliche Analyse der Kostenstruktur des Unternehmens und die Identifizierung von Unternehmensbereichen, in denen unnötige Ausgaben getätigt werden.
Eine bekannte Methode, um zunächst die wichtigsten Kostenarten eines Unternehmens zu identifizieren, ist die Durchführung einer ABC-Analyse (Rautenstrauch, 2022). Auf der Basis einer Übersicht aller Kostenarten mit aktuellen Werten gilt es, zunächst die grössten bzw. wichtigsten Kostenblöcke zu ermitteln. Die ABC-Analyse hilft in diesem Zusammenhang, die Prioritäten zu erkennen, indem sie die Gesamtheit der Kostendaten ihrer Art nach in drei Objektklassen einteilt:
- A-Objekte: höchste Priorität, sehr kostenintensiv
- B-Objekte: mittlere Priorität, durchschnittlich kostenintensiv
- C-Objekte: unwesentlich, niedrige Kostenintensität
Zunächst werden die prioritären A-Kosten des Unternehmen genauestens analysiert. Dabei werden alle Ausgaben des Unternehmens erfasst und kategorisiert. Anschliessend werden die Ausgaben in jeder Kategorie aufgelistet und bewertet, um festzustellen, wo Einsparungen möglich sind. Die Ergebnisse der Kostenanalyse können dann als Grundlage für die Entwicklung von Einsparungsplänen dienen. Anschliessend werden die B-Kosten analysiert, während die C-Kosten aufgrund fehlender Wesentlichkeit für verzichtbar gehalten werden.
Ein weiterer Ansatz zur Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten besteht darin, die Ausgaben des Unternehmens in Bezug auf ihre Notwendigkeit und ihren Nutzen zu bewerten. Dabei werden Ausgaben, die nicht notwendig sind oder nur einen geringen Nutzen haben, identifiziert und gestrichen.
Ein Beispiel für ein Kostenreduktionskonzept ist die Gemeinkostenwertanalyse (GWA), welche sich in folgende vier Teilphasen untergliedert, wobei für jede dieser Teilphasen ein Zeitraum von einer Woche vorgesehen ist:
- Strukturierung von Leistungen und Kosten
- Entwicklung von Rationalisierungsideen
- Bewertung der Realisierbarkeit
- Beantragung von Massnahmen
Berner (2022) weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass top-down festgelegte Einsparziele immer auch Ungenauigkeiten und Fehleinschätzungen bei den Entscheidungsträgern beinhalten, weshalb eine rigide Durchsetzung zu unkalkulierbaren Risiken für Produktivität, Qualität und Kundenzufriedenheit führen kann.
Priorisierung von Kostenreduktionsmassnahmen
Nach der Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten müssen Unternehmen die Prioritäten festlegen, welche Massnahmen zuerst umgesetzt werden sollten. Dabei müssen sie die Auswirkungen auf das Unternehmen und seine Mitarbeiter berücksichtigen. So können Massnahmen, die zu einem signifikanten Personalabbau führen, kurzfristige Einsparungen erzielen, aber langfristig das Geschäft beeinträchtigen.
Ein wichtiger Aspekt der Priorisierung von Kosteneinsparungsmassnahmen besteht darin, die Auswirkungen auf die strategischen Kernkompetenzen des Unternehmens zu bewerten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie ihre Kernkompetenzen beibehalten und weiterentwickeln, um ihre Wettbewerbsposition zu erhalten. Kostenreduktionen in Bereichen, die nicht zu den Kernkompetenzen des Unternehmens gehören, können kurzfristige Einsparungen erzielen, aber langfristig die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmung beeinträchtigen.
Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Priorisierung von Kostenreduktionsmassnahmen ist die Auswirkung auf die Kunden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Einsparungen nicht zu einer Verschlechterung der Qualität oder des Kundenservice führen. Kunden sind das Herzstück jedes Unternehmens, und die Auswirkungen von Kosteneinsparungen auf die Kundenzufriedenheit müssen daher sorgfältig abgewogen werden. Eine Möglichkeit besteht darin, den Kunden eine höhere Wertschätzung zu vermitteln, indem man sich auf das Angebot von Qualitätsprodukten und –dienstleistungen konzentriert und die Effizienz in der Geschäftsabwicklung verbessert, ohne den Kundenservice zu beeinträchtigen. Kunden, die sich in schwierigen wirtschaftlichen Zeiten auf ein Unternehmen verlassen, werden es zu schätzen wissen, wenn das Unternehmen sich um ihre Bedürfnisse und Anliegen kümmert.
Aus diesem Grund schlägt Berner (2022) vor, anhand der folgenden vier Fragen bei der Priorisierung von Kosteneinsparungsmassnahmen vorzugehen:
- Was ist die Mindestmenge an Ressourcen, die benötigt wird, um die heutigen Aufgaben in akzeptabler Qualität zu erfüllen?
- Wie viel Geld kann inskünftig noch für die Erledigung der Aufgaben ausgegeben werden?
- Was sind die Ergebnisse, die als Gegenleistung für die Ausgaben erwartet werden können?
- Welche Mindestleistungen müssen erbracht werden, um weiterhin erfolgreich auf dem Markt zu bleiben?
Umsetzung von Kostenmanagementplänen
Nach der Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten und der Priorisierung von Kostenreduktionsmassnahmen müssen Unternehmen ihre Kostenmanagementpläne umsetzen. Dazu müssen klare Ziele und Massnahmen festgelegt werden, um die gewünschten Einsparungen zu erzielen. Die Umsetzung von Kostenmanagementplänen erfordert oft eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams im Unternehmen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten verstehen, was von ihnen erwartet wird.
Im Rahmen einer Gemeinkostenwertanalyse sind beispielsweise die Leiter der Untersuchungseinheiten auch verantwortlich für die Rationalisierungsideen und deren Umsetzung. Daher hängt der Umsetzungserfolg massgeblich von deren Kreativität und Engagement ab, wobei sie verpflichtet sind, alle Leistungen dahin gehend zu prüfen, ob sie reduziert werden können oder ob es Wege gibt, die Effizienz der Leistungserstellung zu erhöhen.
Diese Abbildung zeigt das Beispiel eines Ideenbaums für ein operatives Kostenmanagement im Rahmen einer GWA (in Anlehnung an Joos, 2014).
Die Umsetzung von Kostenmanagementplänen erfordert auch eine klare Kommunikation mit den Mitarbeitern. Mitarbeiter müssen verstehen, warum bestimmte Massnahmen ergriffen werden und wie sie betroffen sein werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Feedback zu geben und ihre Bedenken und Vorschläge zu äussern.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Umsetzung von Kostenmanagementplänen besteht darin, den Fortschritt zu überwachen und zu messen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die angestrebten Einsparungen tatsächlich erreicht werden und dass die Massnahmen wie geplant funktionieren. Dies erfordert eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Kostenmanagementpläne, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen.
Gleich (2024) weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass gemäss einer Studie bei führenden Unternehmen die folgenden ressourcenbezogene Kosteneinsparungsmassnahmen im Vordergrund standen:
- Personalkostenmanagement,
- IT-Kostenmanagement und
- Materialkostenmanagement.
Im Hinblick auf Prozesseinsparungen wurden ergänzend dazu Massnahmen durch eine Prozesskostenrechnung und ein Prozess-Benchmarking unterstützt.
Zu den drei nutzungsintensivsten Kostenmanagement-Tools auf der Produktebene zählten darüber hinaus die mehrstufige DB-Rechnung, das Target Costing und das Cost Benchmarking mit einem Fokus auf Produkte.
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Die Rolle der Digitalisierung bei der Umsetzung des Kostenmanagements
Durch die Nutzung von Technologien im Kontext der Digitalisierung können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren, was Zeit und Kosten senkt.
Ein Beispiel hierfür ist die digitale Rechnungsstellung. Unternehmen können durch die Einführung eines digitalen Rechnungsprozesses Zeit und Kosten sparen, indem sie manuelle Prozesse reduzieren. Digitale Rechnungsprozesse ermöglichen es Unternehmen, Rechnungen automatisch zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Durch die Verwendung von automatisierten Prozessen können Unternehmen auch menschliche Fehler vermeiden, die zu zusätzlichen Kosten führen können.
Ein weiteres Beispiel für die Digitalisierung von Prozessen ist die Implementierung von Cloud-Technologien. Unternehmen können durch die Verwendung von Cloud-Technologien Kosten sparen, indem sie ihre IT-Infrastruktur auf eine cloudbasierte Plattform verlagern. Dies ermöglicht es ihnen, ihre IT-Ressourcen effektiver zu nutzen und/oder sogar zu skalieren, um durch Betriebsgrössenvorteile (economies of scale) mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Die Verwendung von Cloud-Technologien kann auch die Notwendigkeit reduzieren, teure IT-Infrastrukturen und Hardware anzuschaffen, was ebenfalls zu Kosteneinsparungen führen kann.
Ein weiterer Bereich, in dem die Digitalisierung Kosten einsparen kann, ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Durch die Verwendung von Automatisierungstechnologien (Intelligent Automation) in Verbindung mit künstlicher Intelligenz (genauer maschinelles Lernen) können Unternehmen menschliche Arbeitskraft einsparen und die Effizienz ihrer Prozesse verbessern. Beispiele für Automatisierungstechnologien sind RPA (Robotic Process Automation) und KI (künstliche Intelligenz). RPA ermöglicht es Unternehmen, repetitive und zeitaufwendige Routineprozesse und Aufgaben automatisch auszuführen, während KI-Systeme Unternehmen bei der automatisierten Entscheidungsfindung unterstützen können.
Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Digitalisierung von Unternehmen ist die Verwendung von Datenanalysen. Durch die Analyse von Daten können Unternehmen bessere Einblicke in die Zusammenhänge und Ursachen der Kostenentstehung gewinnen und somit gezielte Kosteneinsparentscheidungen treffen. Die Verwendung von Datenanalysen kann Unternehmen auch dabei helfen, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu verbessern. Durch die Identifizierung von ineffizienten Prozessen können Unternehmen Massnahmen zur Optimierung der Prozessabläufe treffen und so Kosteneinsparungen erreichen.
Es gibt jedoch auch einige Herausforderungen bei der Digitalisierung von Unternehmen. Eine der grössten Herausforderungen ist die Investition in die notwendigen Ressourcen, zu denen nicht nur die Technologie, sondern auch qualifizierte Mitarbeitende und Experten gehören, um die Technologie effektiv zu nutzen.
Checkliste
- Erfassen Sie alle Ausgaben des Unternehmens und erstellen Sie eine vollständige Kostenübersicht.
- Führen Sie eine ABC-Analyse durch, um die kostenintensivsten Bereiche (A-Objekte) zu identifizieren.
- Bewerten Sie jede Kostenart auf ihren Nutzen und ihre Notwendigkeit für den Geschäftsbetrieb.
- Prüfen Sie, ob top-down festgelegte Sparziele realistisch sind und keine Risiken für die Qualität bergen.
- Definieren Sie die Mindestressourcen, die für die Aufrechterhaltung der Kernkompetenzen notwendig sind.
- Analysieren Sie die Auswirkungen von geplanten Einsparungen auf Mitarbeiter und Kundenzufriedenheit.
- Setzen Sie auf Kommunikation: Klären Sie das Team über Ziele und Massnahmen transparent auf.
- Evaluieren Sie den Einsatz von Digitalisierung (z. B. RPA, Cloud) zur Prozessoptimierung.
- Richten Sie ein Monitoring-System ein, um den Fortschritt der Einsparungen kontinuierlich zu messen.
- Integrieren Sie neue Kostentreiber aus Trends oder Regulatorik in das Management-System.
Fazit und Ausblick
Operatives Kostenmanagement ist in Zeiten eines konjunkturellen Abschwungs unverzichtbar, um die wirtschaftlichen Herausforderungen einer aufkommenden Krise zu bewältigen. Unternehmen müssen ihre Kostenstruktur überprüfen und die Bereiche identifizieren, in denen Einsparungen möglich sind. Dabei müssen sie die Auswirkungen auf das Unternehmen, seine Mitarbeiter und Kunden berücksichtigen. Durch eine sorgfältige Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten, Priorisierung von Kostenreduktionsmassnahmen und Umsetzung von Kostenmanagementplänen können Unternehmen ihre Kosten im Griff behalten und langfristige Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen.
In diesem Zusammenhang weist Gleich (2024) darauf hin, dass Controllerinnen und Controller sich kontinuierlich und zugleich intensiv mit den Tools des Kostenmanagements auseinandersetzen und gleichzeitig immer wieder einen Blick auf bisherige Kostentreiber aus dem Kerngeschäft werfen sollten. Zusätzlich gilt es „neue“ Kostentreiber aufgrund von aufkommenden Trends oder Regulatorik zu identifizieren, in ihrer Kostenwirkung für das eigene Unternehme abzuschätzen und bei Bedarf in das Kostenmanagement-System zu integrieren.
Gemäss den den Erkenntnissen aus der o.g. Studie der Deloitte sind es Technologien wie Cloud, der Einsatz von künstlicher Intelligenz oder Robotic Process Automation (RPA), denen eine hohe Erfolgsquote im Kostenmanagement attestiert wird. Somit besteht mit zunehmender digitaler Disruption zugleich die Erwartung, dass mittels der zugehörigen neuen Technologien auch grössere Kosteneinsparpotenziale genutzt werden können.
Die Verwendung von digitalen Prozessen, Cloud-Technologien, Automatisierungstechnologien und Datenanalysen kann Unternehmen dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten, ihre Kostenposition zu verbessern sowie wettbewerbsfähiger zu werden. Andererseits gibt es auch Herausforderungen im Kontext der Investition in Technologie und Schulung der Mitarbeitenden, durch die notwendige Überwindung von allfälligen Ängsten und Widerständen der Mitarbeitenden und Führungskräfte gegen Veränderungen sowie Risiken der Cybersicherheit.
Quellenhinweise
Berner, W. (2022). Restrukturierung und Sanierung: Konsequente Kostensenkung und Neuausrichtung. In: Reorganisation und Restrukturierung. Schäffer-Poeschel, Stuttgart. https://doi.org/10.34157/978-3-7910-5403-2_14
Deloitte (2019): Strategische Kostentransformation, 09/2019, online unter: www2.deloitte.com/de/de/pages/operations/articles/strategische-kostentransformation.html
Joos, Thomas (2014): Controlling, Kostenrechnung und Kostenmanagement: Grundlagen – Anwendungen – Instrumente, 5. Aufl., SpringerGabler, Wiesbaden.
Rautenstrauch, Thomas (2022): ABC-Analyse: Senkung der betrieblichen Beschaffungskosten, WEKA, 10.2.2022, online unter: www.weka.ch/themen/finanzen-controlling/controlling/kosten-und-leistungsrechnung/article/abc-analyse-senkung-der-betrieblichen-beschaffungskosten/
FAQ: Operatives Kostenmanagement
Warum erreichen viele Unternehmen ihre Sparziele bei Kostensenkungen nicht?
Studien zeigen, dass dies oft an einem zu konservativen, inkrementellen Vorgehen liegt. Wirksame Kostentransformation erfordert mutigere, disruptive Massnahmen und eine strategische Ausrichtung, die über reine Kürzungen hinausgeht.
Wie funktioniert die ABC-Analyse im Kostenmanagement?
Die ABC-Analyse teilt Kostenarten in drei Klassen ein: A-Objekte sind sehr kostenintensiv und haben höchste Priorität, B-Objekte sind durchschnittlich, und C-Objekte sind unwesentlich. Der Fokus liegt auf der detaillierten Analyse und Optimierung der A-Kosten.
Was ist die Gemeinkostenwertanalyse (GWA) und wie hilft sie?
Die GWA ist ein Konzept zur Rationalisierung, das in vier Phasen unterteilt ist: Strukturierung, Entwicklung von Ideen, Bewertung der Realisierbarkeit und Beantragung. Sie hilft, unnötige Gemeinkosten zu identifizieren und Effizienzsteigerungen zu planen.
Welche Rolle spielt die Digitalisierung beim Kostenmanagement?
Digitalisierung ermöglicht die Automatisierung von Prozessen (z. B. durch RPA oder KI), die Verlagerung von IT-Infrastruktur in die Cloud und tiefere Datenanalysen. Dies senkt Kosten durch Effizienzsteigerung und vermeidet menschliche Fehler.
Wie schützt man die Wettbewerbsfähigkeit bei Kostensenkungen?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass Einsparungen nicht die Kernkompetenzen oder die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Massnahmen sollten strategisch priorisiert werden, um langfristige Risiken wie Qualitätsverlust oder Personalabbau in Schlüsselbereichen zu vermeiden.
