Planungshandbuch: Praktischer Leitfaden zur korrekten Erstellung
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
In Kürze: Die strategische Planung ist ein zentrales Aufgabenfeld des Controllings und bildet das Fundament für die langfristige Unternehmenssteuerung. Damit die Planung im betrieblichen Alltag effizient funktioniert und nicht von direkten Eingriffen der Unternehmensspitze abhängt, braucht es klare Regeln, einheitliche Begriffe und einen verbindlichen Ablauf. Genau diese organisatorische Bedingungsstruktur liefert das Planungshandbuch als zentrales Instrument der Metaplanung. Es dokumentiert das Planungs- und Kontrollsystem, definiert Planungsorgane und Planungskalender, regelt das Zusammenspiel von Strategieentwicklung und strategischem Controlling und schafft so die Grundlage für einen strukturierten Planungsprozess in drei Schritten: Textteil, Zahlenteil und Aktionsteil. Eine bewährte Gliederung nach Horváth umfasst acht Bausteine, von der Einleitung über das Planungs- und Kontrollsystem bis hin zum Planungslexikon.
Bedeutung der Metaplanung
Unter dem Begriff Metaplanung kann man vereinfacht die formale Aufgabe der Gestaltung der Planungsaufgabe zusammenfassen. Es handelt sich dabei um den Aufbau und die laufende Anpassung des Planungssystems, die Erstellung der Richtlinien sowie die Erarbeitung von Methoden, Verfahren und Instrumenten.
Nach Buchner sollte die Metaplanung folgende Gestaltungsparameter beinhalten.
- funktional: Planungsphilosophie, Plan- und Kontrollsystem sowie Planungsaufgaben
- institutionell: Aufbauorganisation, Planungsprozess und Planungspersonal
- instrumental: Planungsinputs, Planungstechnologie und Formalisierung
Durch die Koordination der Planungsaktivitäten in einem Planungshandbuch kann diese ohne direkte Eingriffe der Unternehmensspitze funktionieren. Angesichts der Schaffung von gemeinsamen Werten, Basiszielen und Grundbegriffen werden die Effizienz der Planung und deren Kommunikation im betriebsinternen Alltag massgebend gesteigert.
Im vorliegenden Beitrag werden die Grundlagen von einem Planungshandbuch dargestellt, das als Hilfsmittel und Werkzeug des Unternehmenscontrollings eine zentrale Dokumentationsfunktion einnimmt.
Struktureller Aufbau und Inhalt von einem Planungshandbuch
Das strategische Controlling-Verständnis soll entlastungsorientiert angelegt sein. Dazu ist es unverzichtbar, dass seitens des Controllings bei der Schaffung und Weiterentwicklung des Planungs- und Kontrollsystems mitgewirkt wird, um einen führungsunterstützenden Katalog mit Aufgaben zu erstellen.
So sollte durch die verantwortlichen Planungsbeteiligten im Unternehmen kooperativ an der Konzeption, der Implementierung sowie an der Entwicklung des Planungs- und Kontrollsystems mitgewirkt werden. Es empfiehlt sich, dass der gesamte Planungsbericht, welcher dem jährlichen Planungsprozess entspricht, in drei Schritten erstellt wird:
Schritt 1:
Zuerst sollen im Textteil die strategische Ausgangsposition, die Problemstellungen sowie die Aktionen und Massnahmen beschrieben werden.
Schritt 2:
In einem zweiten Teil, dem Zahlenteil, soll ein Überblick über die gesamte geplante Entwicklung geschaffen werden.
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