24.02.2020

Planungshandbuch: Praktischer Leitfaden zur korrekten Erstellung

Das Controlling wirkt massgebend bei Konzeption, Implementierung und Entwicklung des Planungs- und Kontrollsystems mit. Diesen Vorgang nennt man Metaplanung. In einem Planungshandbuch werden diese Ergebnisse der Metaplanung fixiert und liefern die organisatorische Bedingungsstruktur für das Zusammenwirken von Strategieentwicklung und strategischem Controlling.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch  DruckenTeilen 

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich und seit Januar 2019 Leiter des Departments Business Analytics & Technology sowie Mitglied der Schulleitung. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

Planungshandbuch

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Bedeutung der Metaplanung

Unter dem Begriff Metaplanung kann man vereinfacht die formale Aufgabe der Gestaltung der Planungsaufgabe zusammenfassen. Es handelt sich dabei um den Aufbau und die laufende Anpassung des Planungssystems, die Erstellung der Richtlinien sowie die Erarbeitung von Methoden, Verfahren und Instrumenten.

Nach Buchner sollte die Metaplanung folgende Gestaltungsparameter beinhalten (Buchner, 2002, S. 51 f.):

  • funktional: Planungsphilosophie, Plan- und Kontrollsystem sowie Planungsaufgaben
  • institutional: Aufbauorganisation, Planungsprozess und Planungspersonal
  • instrumental: Planungsinputs, Planungstechnologie und Formalisierung

Durch die Koordination der Planungsaktivitäten in einem Planungshandbuch kann diese ohne direkte Eingriffe der Unternehmensspitze funktionieren. Durch die Schaffung von gemeinsamen Werten, Basiszielen und Grundbegriffen, werden die Effizienz der Planung und deren Kommunikation im betriebsinternen Alltag massgebend gesteigert. Angesichts der Schaffung von gemeinsamen Werten, Basiszielen und Grundbegriffen werden die Effizienz der Planung und deren Kommunikation im betriebsinternen Alltag massgebend gesteigert.

Im vorliegenden Beitrag wird der strukturierte Aufbau und Inhalt eines Planungshandbuchs dargestellt. Als Hilfsmittel und Werkzeug des Unternehmenscontrollings nimmt es eine zentrale Dokumentationsfunktion ein.

Struktureller Aufbau und Inhalt eines Planungshandbuchs

Das strategische Controlling-Verständnis soll entlastungsorientiert angelegt sein. Dazu ist es unverzichtbar, dass seitens des Controllings bei der Schaffung und Weiterentwicklung des Planungs- und Kontrollsystems mitgewirkt wird, um einen führungsunterstützenden Katalog mit Aufgaben zu erstellen.

So sollte durch die verantwortlichen Planungsbeteiligten im Unternehmen kooperativ an der Konzeption, der Implementierung sowie an der Entwicklung des Planungs- und Kontrollsystems mitgewirkt werden. Es empfiehlt sich, dass der gesamte Planungsbericht, welcher dem jährlichen Planungsprozess entspricht, in drei Schritten erstellt wird:

Schritt 1

Zuerst sollen im Textteil die strategische Ausgangsposition, die Problemstellungen sowie die Aktionen und Massnahmen beschrieben werden.

Schritt 2

In einem zweiten Teil, dem Zahlenteil, soll ein Überblick über die gesamte geplante Entwicklung geschaffen werden.

Schritt 3

Im dritten Teil, welcher als Aktionsteil beschrieben werden kann, sollen dann die notwendigen Massnahmen aufgezeigt werden.

Gemäss Horvath ist die folgende Einteilung für ein Planungshandbuch sinnvoll und anzuraten (Horvath, 2006, S. 210):

  • Einleitung: In diesem Kapitel soll die Geschäftsleitung deutlich machen, dass sie hinter dem Dokument steht und dies explizit autorisiert hat. Weiter soll die Funktion niedergeschrieben werden.
    Durch Unterschrift der Führungspersonen wird die Wichtigkeit des Papiers unterstrichen (Horvath & Partners, 2009, S. 69).
  • Allgemeine Hinweise: Der Nutzer soll über die Funktionsweise informiert werden. Es soll aufzeigen, wie wichtige Informationen gefunden werden, und den Nutzer darüber informieren, wie der Gebrauch vorgesehen ist (Horvath & Partners, 2009, S. 69).
  • Allgemeine Hinweise zu Planung und Kontrolle: Die Planungsphilosophie des Unternehmens soll aufgezeigt und es soll erläutert werden, was mit der Planung erreicht werden soll (Horvath, 2006, S. 210). In diesem Kapitel sollen Ziele, Funktionen und Grenzen der Planung niedergeschrieben werden (Horvath & Partner, 2009, S. 69). Zur Unterstützung der Wichtigkeit sollen Ziel und Zweck des Planungshandbuchs beschrieben und die Führungsgrundsätze erläutert werden.
  • Das Planungs- und Kontrollsystem: Im vierten Kapitel soll zunächst die Gesamtarchitektur der Pläne und Kontrollen in ihrer hierarchischen Strukturierung dargestellt werden. Anschliessend werden die Einzelpläne hinsichtlich ihrer Zielsetzung, der Input- und Output-Daten, Planprämissen, Plankategorien, Planungskörper, IS-Unterstützung usw. konkretisiert. Details zum Planungs- und Kontrollsystem werden in einem separaten Kapitel behandelt.
  • Planungsorgane: Die Kompetenzen sowie die Aufgabenträger werden erörtert. Durch die Zuordnung von Planungsverantwortungen können Leerläufe eliminiert und kann der Personaleinsatz optimiert werden. Ein «Ressortegoismus» ist zu verhindern (Bardy, Piechota, Friedag & Schmidt, 2011, S. 69). Häufig werden die Planzahlen der Zentrale «bottom-up» angeliefert und dort verarbeitet. Besser wäre gemäss Horvath die sogenannte Methode des Frontloadings. Darin werden mithilfe von Strategieprozessen, Benchmarking, Forecasts und Simulationen gemeinsam die Ziele in Form einer Eckwertplanung erarbeitet (Horvath, 2015, S. 104).
    ControllerInnen nehmen in Unternehmen sowohl Planungs- als auch Kontrollfunktionen wahr. Bei der inhaltlichen Planung übernimmt der Controller primär eine beratende Funktion, wenn es um die Aufstellung und Verabschiedung von Teilplänen sowie die Koordination der Teilplanungen geht.
    Die Realisierung der Pläne zu überwachen sowie auf Abweichungen rechtzeitig hinzuweisen und deren Ursachen zu analysieren gehört ebenfalls zu den Aufgaben des Controllings.
  • Der Planungskalender: Hier wird der Zeitplan für die gesamten Aktivitäten des Planungshandbuchs festgehalten. Insbesondere die Gültigkeitsdauer und die Fristigkeit werden hervorgehoben (Horvath & Partners, 2009, S. 70). Genau festgelegte Arbeiten werden genau bestimmbaren Zeiträumen zugeordnet, und die Zeitspanne wird angegeben, in welcher die entsprechenden Arbeiten ausgeführt werden müssen. Der Detaillierungsgrad des Planungskalenders soll in der gleichen Genauigkeit erfolgen wie die später stattzufindenden Kontrollen. Als formaler Schluss der Planungsaktivitäten im Planungskalender gilt die Verabschiedung der Pläne durch das Top-Management. Ansonsten kann der Vollzug der Planung respektive die entsprechende Kontrolle nicht durchgeführt werden.
    Beim Planungskalender sollte zwischen kurz-, mittel- und langfristiger Planung unterschieden werden. Ein kurzfristiger Plan soll halbjährlich für ein Jahr fortlaufend geschrieben und monatlich überprüft werden. Ein mittelfristiger Plan soll für drei Jahre geschrieben und jährlich überprüft werden. Der langfristige Plan soll schlussendlich für sieben bis sogar 15 Jahre aufgestellt werden. Die Überprüfung kann jährlich oder auch alle zwei Jahre geschehen (Horvath, 2015, S. 102).
  • Planungsinstrumente: In diesem Abschnitt soll eine Übersicht über die zur Verfügung stehenden Instrumente geschaffen werden. Dies soll in systematischer Form geschehen.
  • Das Planungslexikon: Das Lexikon ist eine alphabetisch gegliederte Darstellung von zentralen Begriffen, die zu einem gemeinsamen Vokabular führen und die integrative Wirkung unterstützen.

Literatur

Bardy, R.; Piechota, S.; Friedag, H.; Schmidt, W. (2011): Betriebliche Planung – Von der Strategie bis zum Budget und darüber hinaus, Zürich (WEKA Business Media).

Buchner, H. (2002). Planung im turbulenten Umfeld: Konzeption idealtypischer Planungssysteme für Unternehmenskonfigurationen. München (Vahlen).

Horvath, P. (2006). Controlling (10. Auflage). München (Vahlen).

Horvath & Partners (2009). Das Controllingkonzept - Der Weg zu einem wirkungsvollen Controllingsystem (7. Auflage). München (DTB-Verlag).

Horvath, P. (2015). Controlling (13. Auflage). München (Vahlen).

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