08.02.2017

Inventur und Inventar: Das Inventar als Bestandteil der Rechnungslegung

Das Schweizer Obligationenrecht fordert in Artikel 958c Abs. 2 OR von rechnungslegungspflichtigen Unternehmen, dass diese den Bestand der einzelnen Positionen in der Bilanz und im Anhang durch ein Inventar oder alternativ dazu auf andere Art nachweisen.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen   Kommentieren  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

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Inventur und Inventar

Das Invetar im Vermögensbereich

Das Inventar umfasst folglich alle Vermögensgegenstände und Schulden, so dass aus dem Inventar auch der Saldo aus beiden erkennbar wird, welcher das Reinvermögen einer Unternehmung angibt. Entgegen weit verbreiteter Ansicht bezieht sich das Inventar somit nicht lediglich auf physische Bestände des Vorratsvermögens, sondern gemäss Gesetzeswortlaut auf alle Aktiven und Passiven der Bilanz und des Anhangs. Unbestritten bleibt jedoch, dass gerade die Erstellung eines Inventars im Bereich des Vorratsvermögens zu erheblichem manuellen Aufwand führt und daher auch aus Kostengesichtspunkten heraus möglichst effizient umgesetzt werden sollte.

Das Inventar eines Unternehmens sorgt für zusätzliche Transparenz betreffend die stichtagsbezogene Feststellung des Vermögens, der Schulden sowie deren genaue Zusammensetzung. Es führt damit zu einem gewünschten Abgleich zwischen dem Bestand gemäss Buchführung (Soll-Bestand) mit dem tatsächlichen Bestand (Ist-Bestand) und dient damit einer vorsichtigen Bilanzierung und Bewertung im Rahmen der OR-Rechnungslegung.

Für viele Unternehmen kommt daher zum Ende des Geschäftsjahres wieder die Erinnerung an eine alljährliche Übung, die auch mit dem Begriff Inventur bezeichnet wird. Das Wort Inventur leitet sich dabei etymologisch aus dem lateinischen Verb invenire ab, was so viel bedeutet wie einen Gegenstand (vor-)finden. Demzufolge ist die Inventur auch als Bestandsaufnahme des Vermögens zu verstehen und findet in Form einer körperlichen Inventur im Hinblick auf das Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe, Waren, fertige und unfertige Erzeugnisse) sowie als Buchinventur für Forderungen, Wertpapiere oder andere Vermögenswerte statt. Ein Unternehmen hat somit seine Vorräte regelmässig mindestens einmal jährlich mengenmässig, das heisst durch Zählen, Messen oder Wiegen, aufzunehmen. Zum Vorratsvermögen werden alle für die Leistungserstellung vorgesehenen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie die bereits im Leistungserstellungsprozess befindlichen Halbfabrikate und die bereits erstellten Fertigfabrikate gezählt. Die einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden sind nach Bestandsaufnahme in einem mengenmässigen und wertmässigen Verzeichnis, dem Inventar, zu erfassen.

Vor allem dann, wenn das Unternehmen Lagerstätten besitzt, die sich im unmittelbaren Zugriffsbereich von Dritten befinden, steigen die Anforderungen an die organisatorische Planung der Inventur. So wird ein so genanntes Konsignationslager bspw. vom Lieferanten im Unternehmen des Kunden eingerichtet und betrieben, wobei der Kunde je nach Bedarf Material entnehmen kann. Die Bestände verbleiben allerdings bis zur Entnahme im Eigentum des Lieferanten. Erst zum Zeitpunkt der Entnahmemeldung durch den Kunden erfolgt später die Berechnung durch den Lieferanten.

Die Aufstellung des Inventars sowie die Durchführung der Inventur folgt von Seiten des Rechnungslegungsrechts den Grundsätzen der ordnungsmässigen Rechnungslegung, namentlich vor allem den Grundsätzen der Vollständigkeit, Klarheit und Vorsicht.

Für Unternehmen, die der ordentlichen Revision unterstellt sind, gilt, dass der externe Revisor bei dieser mengenmässigen Bestandsaufnahme anwesend sein soll, sofern die Vorratsbestände für den Abschluss wesentlich sind. Er wird weiterhin die organisatorische Vorbereitung der Inventur sowie existierende Instruktionen der Unternehmensleitung zur eigentlichen Durchführung der Inventur in seine Prüfung mit einbeziehen.

Organisatorische Herausforderungen im Zusammenhang mit einer Inventur

So sind bereits bei der Vorbereitung der Inventur im Unternehmen zahlreiche organisatorische Fragen zu klären, die das folgende Spektrum betreffen:

  • Terminplanung (Zeitpunkt der Inventur).
  • Personalplanung (Beteiligte und deren Befugnisse und Verantwortlichkeiten).
  • Raumplanung (Inventurorte und Lagerstätten).
  • Ablaufplanung (Inventurdurchführung).
  • Beendigungs- und Dokumentationsplan (Klärung von Fragen zum Einsammeln, Auswerten und zur Aufbewahrung der Zähllisten und -blätter).

Die organisatorische Vorbereitung der Inventur wird im Regelfall durch eine Inventurrichtlinie dokumentiert, die an alle Beteiligten früh genug vor der Inventur abgegeben und möglichst auch erläutert werden sollte, so dass im Zweifel aufkommende Fragen und Unsicherheiten vorab geklärt werden können.

Folgende Inhalte und Bestandteile sollten in einer Inventurrichtlinie bzw. -weisung geregelt sein:

  • Termine der Inventurdurchführung.
  • Termine für Schulungen bzw. Informationsveranstaltungen.
  • Benennung der Inventurleitung sowie weiterer verantwortlicher Personen für verschiedene Bereiche oder Tätigkeiten einschliesslich einer Information, wie diese Personen während der Inventurdurchführung erreicht werden können.
  • Erläuterung von Zweck und Bedeutung der Inventur und zu allgemeinen und formalen Anforderungen (Insbesondere hinsichtlich Ordnungsmässigkeit).
  • Beschreibung des Ablaufs der Inventur, Hinweise zu den aufzunehmenden Vermögensgegenständen und dazu, wie die verschiedenen Arten von Vermögensgegenständen zu erfassen sind.
  • Beschreibung der Aufgaben und Befugnisse der Aufnahmeteams.
  • Beschreibung der Aufgaben der Kontrolleure.
  • Anlagen: Inventurbereiche, Aufnahmeteams, Aufnahmelisten/-zettel mit Mustereinträgen, Termine.

Stichtagsinventur

Vor allem in kleinen Unternehmen dominiert das Verfahren der Stichtagsinventur. Die Durchführung der Inventur am Bilanzstichtag bzw. die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur ist noch immer sehr weit verbreitet. In der Praxis ist die reine Stichtagsinventur am letzten Tag des Geschäftsjahres allerdings eher Theorie, weil sie aus personellen, organisatorischen, produktionsbezogenen oder anderen Gründen oft nicht möglich ist. Alternativ wird daher auf eine zeitnahe Inventur gewechselt werden, die jedoch dann eine Fortschreibung oder Rückrechnung der Bestandswerte erfordert.

Hinsichtlich der Vor- und Nachteile der Stichtagsinventur ist zu sagen, dass diese den wesentlichen Vorteil bietet, dass im Unternehmen keine oder nur geringe Aufzeichnungen über Bestandsveränderungen notwendig sind, da ja eine stichtagsbezogene Gesamtkontrolle aller Vorratsgegenstände erfolgt, die sich dann mit der Buchhaltung abstimmen lässt. Nachteilig ist jedoch, dass die betrieblichen Abläufe durch die Stichtagsbezogene Aufnahme aller Vermögensgegenstände zu organisatorischen Beeinträchtigungen oder sogar bis zum Betriebsunterbruch bzw. zur vorübergehenden Schliessung der Verkaufsräume führt. Auch ist ein erhöhter Personalbedarf am Inventurtag der Fall, an dem wenig bis keine zeitliche Flexibilität besteht und somit zugleich ein verhältnismässig hoher zeitlicher Druck vorliegt, der die Qualität der Bestandsaufnahme zusätzlich beeinträchtigen kann.

Permanente Inventur

Auf eine körperliche mengenmässige Bestandsaufnahme durch Zählen, Messen und Wiegen am Bilanzstichtag kann dann verzichtet werden, wenn der Bestand für diesen Stichtag nach Art und Menge anhand der Lagerbuchhaltung festgestellt werden kann. Die permanente Inventur hat daher auch in der Praxis eine grosse Bedeutung und bildet den Regelfall in Grossunternehmen, da sie jederzeit exakte Bestandsinformationen zum Vorratsvermögen liefert. Dies liegt daran, dass auch in der (Lager-)Buchführung jede bestandsmässige Veränderung zeitnah erfasst wird und so immer der aktuelle Bestand abrufbar ist. Voraussetzung hierfür ist somit, dass alle Zu- und Abgänge im Vorratsvermögen laufend erfasst werden. Nur so kann die geforderte laufende Fortschreibung der Vorratsbestände unter Berücksichtigung des Anfangsbestandes während des Geschäftsjahres zur gewünschten Transparenz der Bestände führen.

Die permanente Inventur erstreckt sich als laufende Bestandskontrolle somit über das gesamte Geschäftsjahr auf beliebig viele Termine. Die Erstellung des Inventars zum Abschlussstichtag erfolgt dann direkt aus der Lagerbuchhaltung heraus.

Aus diesem Grund muss die Lagerbuchhaltung jederzeit ordnungsmässig sein und alle Bestände sowie alle Zugänge und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge erfasst haben. Einmal jährlich ist im Geschäftsjahr die Richtigkeit der Bestände der Lagerbuchhaltung zu überprüfen, wobei der Kontrolltermin frei wählbar ist, aber planmässig erfolgen muss, damit die Vollständigkeit gewährleistet wird. Dies bietet die Möglichkeit, Differenzen zwischen Ist- und Buchbestand zu analysieren.

Zu den Vorteilen der permanenten Inventur gehört die zeitliche Flexibilität der körperlichen Bestandsaufnahme, während ansonsten der genaue Bestand des Vorratsvermögens jederzeit ermittelbar ist, da er sich der Lagerbuchhaltung entnehmen lässt. So sind vor allem die Entscheidungsträger im Unternehmen täglich über die Bestände und Bestandsbewegungen informiert. Dies zeigt zugleich den wichtigsten Nachteil der permanenten Inventur auf, der darin besteht, dass vergleichsweise hohe Implementierungskosten für die Einrichtung, Führung und Kontrolle der notwendigen Lagerbuchführung aufgrund organisatorischer und/oder personeller Anpassungen anfallen.

Fazit zu Inventur und Inventar

Die Aufstellung des Inventars und Durchführung der alljährlichen Inventur wird bei rechtzeitiger organisatorischer Vorbereitung zum Routine-Ereignis im Unternehmen am Geschäftsjahresende. Vor allem die Möglichkeit der permanenten Inventur wird durch zahlreiche Anwendungssoftwaresystem unterstützt und reduziert somit bereits den Aufwand für eine Inventur im Unternehmen. Für Handelsunternehmen, die nicht nur am Jahresende exakte Bestandsinformationen benötigen und ihr Netto-Umlaufvermögen auch bereits unterjährig optimal steuern wollen, ist eine permanente Inventur und die jährliche Bestandsaufnahme der Warenvorräte unverzichtbar.

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