Jahresabschluss Buchhaltung: Optimierung für mehr Erfolg
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Abschlussarbeiten im Jahresabschluss Buchhaltung
Mit jedem Jahreswechsel beginnt für zahlreiche Unternehmen wieder die Zeit des Jahresabschlusses, und dies bedeutet zugleich den Beginn eines befristeten Ausnahmezustands, der sich aufgrund seiner Komplexität bei Weitem nicht nur im Finanzbereich abspielt. Tatsächlich sind zahlreiche weitere Bereiche und Organisationseinheiten im Unternehmen in die Koordination und die Umsetzung der Abschlussarbeiten involviert, und gerade hierin liegt offenbar nicht selten eine besondere Herausforderung für die Organisation der Jahresabschlussarbeiten.
Anpassungen in der Ablauforganisation
Vor allem da, wo der Jahresabschlussprozess beschleunigt werden soll, braucht es neben Änderungen in der Finanzbuchhaltung und dem Rechnungswesen vor allem Anpassungen in der Ablauforganisation, die zu weniger Zeit- und Reibungsverlusten zwischen den beteiligten Organisationseinheiten führen. Zwar kann das Finanz- und Rechnungswesen oft bereits selbst durch Vereinfachungen bei der Bilanzierung und Bewertung die Komplexität und Fehleranfälligkeit der Jahresabschlussarbeiten verringern, aber für eine ganzheitliche Optimierung des Abschlussprozesses reicht das häufig nicht aus. Dies liegt auch daran, dass der Abschlussprozess nicht nur die Aufstellung des Jahresabschlusses, sondern ebenfalls die Jahresabschlussprüfung sowie seine Veröffentlichung im Geschäftsbericht miteinschliesst. So kommen neben internen Stellen auch noch weitere externe Anspruchsgruppen hinzu wie die externe Revisionsstelle und allenfalls Dienstleister, die bei der Veröffentlichung des Geschäftsberichts bzw. bei der Generalversammlung unterstützen.
Anforderungen Schweizer Aktienrecht
Im Zusammenhang mit dem Jahresabschlussprozess sind ausserdem die folgenden Anforderungen des Schweizer Aktienrechts von zentraler Bedeutung:
- Die Erstellung des Geschäftsberichts sowie die Vorbereitung der Generalversammlung gehören gemäss Art. 716a OR zu den unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben des Verwaltungsrats als oberstes Leitungsgremium.
- Gemäss Art. 958 Abs. 2 OR erfolgt die Rechnungslegung im Geschäftsbericht, welcher immer die Jahresrechnung (Einzelabschluss) enthält.
- Der Geschäftsbericht muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahrs erstellt und dem zuständigen Organ oder den zuständigen Personen zur Genehmigung vorgelegt werden.
Typische Stolperfallen im Jahresabschlussprozess
Der Jahresabschluss Buchhaltung ist für viele Unternehmen eine herausfordernde Phase, in der sich organisatorische, kommunikative und technische Schwächen besonders deutlich zeigen. Die Vielzahl beteiligter Abteilungen, enge Fristen und hohe regulatorische Anforderungen führen nicht selten zu Verzögerungen, Fehlern und unnötigem Stress. Wer den Jahresabschluss Buchhaltung effizient gestalten will, sollte sich daher frühzeitig mit typischen Stolpersteinen auseinandersetzen und geeignete Massnahmen zur Optimierung ergreifen.
Eine der häufigsten Schwierigkeiten ist die unklare Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeit. Oftmals fehlt eine eindeutige Zuordnung von Zuständigkeiten, wodurch sich Aufgaben verzögern oder mehrfach bearbeitet werden. Besonders in grossen Unternehmen mit komplexen Strukturen ist die Koordination zwischen Finanzbuchhaltung, Controlling, Einkauf, Vertrieb und Personalwesen eine Herausforderung. Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen frühzeitig einen detaillierten Jahresabschlussplan erstellen, in dem Verantwortlichkeiten klar definiert sind.
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