Revision Lohnbuchhaltung: Empfehlungen zur Vorbereitung der Revision
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Eine professionelle Revision der Lohnbuchhaltung gelingt, wenn Unternehmen pro Jahr einen dedizierten Ordner anlegen, der alle relevanten Unterlagen für die AHV, die ordentliche Revision und die Quellensteuer enthält. Entscheidend ist die frühzeitige Abstimmung zwischen dem Lohnaufwand in der Finanzbuchhaltung und der deklarierten AHV-Lohnsumme, da das Fehlen dieser Herleitung negative Konsequenzen in der Risikobeurteilung durch die Ausgleichskasse hat. Zudem sollte geprüft werden, ob Lohnzahlungen korrekt verbucht sind oder sich fälschlicherweise in anderen Konten wie Werbeaufwand verstecken.
Die wichtigsten Punkte:
- Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren und müssen bei der Revision sofort verfügbar sein.
- Die Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und AHV-Lohnsumme muss vor Revisionsbeginn vorliegen.
- Ein Revisionsordner (physisch oder elektronisch) dient als zentrale Ablage für alle Prüfungsbereiche.
- Die Risikobeurteilung der Firma hängt direkt von der Qualität des Personalwesens und der Eignung der Software ab.
Brigitte Zulauf
Brigitte Zulauf, PwC, Partner, Leiterin Treuhand Schweiz, absolvierte die Grundausbildung Wirtschaftsmatura, erwarb anschliessend das Lehrerpatent und 1992 den Fachausweis Treuhänder. Sie bildet sich seitdem laufend weiter und hat im November 2013 den Master of Advanced Studies ZFH in Human Capital Management abgeschlossen. Nebst der Gesamtverantwortung für den Bereich Treuhand bei PwC prägt sie vor allem die Weiterentwicklung der Outsourcing- und Beratungsdienstleistungen rund um die Personal- und Saläradministration.
Passende Arbeitshilfen
Wie bereite ich meine Lohnbuchhaltung optimal auf die Revision vor?
Empfehlungen für die Revision Lohnbuchhaltung
Damit die Revision Lohnbuchaltung ohne Verzug in professioneller Weise präsentiert werden kann, empfiehlt es sich, pro Jahr einen Ordner (physisch oder elektronisch) anzulegen.
AHV-Revision
Grundlage für die AHV-Revision sind die Weisungen an die Revisionsstellen über die Durchführung der Arbeitgeberkontrollen WRA.
Alle Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren.
Auszug aus der WRA: Rechte und Pflichten des Revisors
Das Einsichtsrecht des Revisors erstreckt sich auf alle für die Durchführung der Kontrolle erforderlichen Unterlagen des Rechnungs- und Personalwesens (Art. 209 Abs. 1 AHVV). Die Arbeitgebenden haben dem Revisor ausserdem im Rahmen der Kontrolle Auskünfte zu erteilen.
Die für die Beurteilung der richtigen Aufgabenerfüllung notwendigen Unterlagen umfassen unter anderem:
- Lohnbuchhaltungen, Hilfsbuchhaltungen und Belege;
- Finanzbuchhaltung (Bilanz- und Erfolgskonten);
- Jahresabschlüsse mit Gewinnverwendung;
- Abstimmung zwischen Lohnaufwand in der Finanzbuchhaltung und der deklarierten AHV-Lohnsumme (Herleitung der Differenzen, soll bei Revisionsbeginn vorliegen);
- Alle sich beim Arbeitgebenden befindlichen Unterlagen betreffend der berufliche Vorsorge;
- Unterlagen zu Fürsorgekassen und patronalen Stiftungen;
- Bei Unternehmen mit Holdingstrukturen die Unterlagen sämtlicher Tochter- und Schwestergesellschaften, soweit sie derselben Ausgleichskasse angeschlossen sind.
Die Revisionsstelle kann die für die Durchführung der Revision erforderlichen Unterlagen von der Ausgleichskasse verlangen, sofern diese nicht bereits zur Verfügung gestellt wurden.
Der Revisor hat den Arbeitgeber über den Zeitpunkt der Kontrolle rechtzeitig zu orientieren und aufzufordern, die notwendigen Unterlagen bereit zu halten. Dabei hat er aufzulisten, in welche Unterlagen er Einsicht nehmen will.
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