Spesenmanagement: Diese Punkte müssen beachtet werden
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein strukturiertes Spesenmanagement unterscheidet klar zwischen effektiven Spesen, die gegen Beleg erstattet werden, und Pauschalspesen, die unabhängig von tatsächlichen Kosten festgelegt sind. Unternehmen sind verpflichtet, Originalbelege zehn Jahre lang aufzubewahren, um die Vorsteuer zurückfordern zu können und steuerrechtlichen Anforderungen der ESTV zu genügen. Die Digitalisierung dieser Prozesse reduziert manuelle Kontrollaufwände und minimiert Fehlerquoten in der Abrechnung.
Die wichtigsten Punkte:
- Unterscheidung zwischen effektiven Spesen (gegen Beleg) und Pauschalspesen (zeitbasiert) ist entscheidend.
- Originalbelege müssen gemäss ESTV für 10 Jahre lesbar aufbewahrt werden.
- Vorgesetzte tragen die Verantwortung für die Einhaltung des Spesenreglements.
- Digitale Prozesse senken Kosten und erhöhen die Sicherheit bei der Vorsteuererstattung.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Wie ist ein effizientes und rechtssicheres Spesenmanagement in Schweizer KMU aufgebaut?
Spesenabrechnung als Prozess
Häufig werden die folgenden Arten von Ausgaben zu den Spesen gezählt:
- Fahrtkosten
- Verpflegungsaufwendungen
- Repräsentationskosten
- Kosten für die Übernachtung
- Kosten für die Kommunikation
Ausgaben für Spesen werden entweder als Pauschalbetrag oder entsprechend den tatsächlich angefallenen Kosten geltend gemacht.
Für das Spesenmanagement ist vor allem zwischen Effektiven Spesen und Pauschalspesen zu unterscheiden. Zu den Effektiven Spesen zählen alle Spesenentschädigungen, die im Rahmen der effektiv entstandenen Kosten gegen Beleg vergütet werden. Eine Ausnahme bilden pauschale Vergütungen, die für jedes tatsächlich stattgefundene Ereignis vergütet werden, beispielsweise eine Pauschale von CHF 20.– pro Mittagessen im Ausseneinsatz und somit aus Vereinfachungsgründen zu den Effektivspesen zählen.
Dagegen gelten als Pauschalspesen alle in einem festgelegten Zeitraum und unabhängig von den tatsächlichen Kosten entrichteten Pauschalen, wie beispielsweise Telefon- oder Internetpauschalen für die geschäftliche Nutzung der privaten Geräte und Infrastruktur. Ebenso zu den Pauschalspesen werden die pauschalen Repräsentationsspesen von leitendem Personal und Aussendienstmitarbeitern gerechnet, die anstelle der effektiven Entschädigung von kleinen Auslagen erfolgt.
Zur Erstattung der Ausgaben muss der Mitarbeiter entsprechende Originalbelege als Nachweise erbringen. Die zur Spesenabrechnung gehörenden Originalbelege, wie z. B. Parktickets, Restaurantquittung u.a. werden im Regelfall dem Formular zur Spesenabrechnung physisch oder elektronisch beigefügt.
Die Spesen sind unternehmerische Auslagen und können als Ertragsminderung geltend gemacht werden. Darüber hinaus können mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen die Vorsteuer auf Spesenbelegen zurückerstattet bekommen. Gemäss Eidgenössischer Steuerverwaltung (ESTV) müssen diese Originalbelege aufbewahrt werden. Im Regelfall werden Spesenbelege gemeinsam mit der Spesenkostenabrechnung als Buchungsbelege vom Rechnungswesen über die gesetzlich vorgegebene Frist (10 Jahre) aufbewahrt.
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Da das Unternehmen die Vorsteuer regelmässig zurückfordern will, liegt es auch in seiner Verantwortung, dass die Belege für 10 Jahre vorhanden und lesbar sind. Gerade im Hinblick auf die bei Belegen mit zunehmendem Alter oft nur noch eingeschränkte Lesbarkeit sollte zusätzlich eine digitale Kopie des Belegs aufbewahrt werden.
In vielen Unternehmen ist das Rechnungswesen für die Spesenabrechnung zuständig. Hier wird die Spesenabrechnungen geprüft und anschliessend gemäss Unterschriftsreglement des Unternehmens den jeweiligen Vorgesetzten zur Unterzeichnung vorlegt. Nach Unterzeichnung der Spesenabrechnung durch die vorgesetzte Stelle ist eine Auszahlung der Spesen möglich. Bei Nichteinhaltung des Spesenreglements, unkorrekten oder unvollständigen Angaben wird das Rechnungswesen regelmässig die Abrechnung zurückweisen und Präzisierungen bzw. Ergänzungen von den die Spesenabrechnung einreichenden Mitarbeitenden verlangen.
Für die Einhaltung des Spesenreglements durch die Mitarbeitenden sind die direkten Vorgesetzten verantwortlich und somit in die Überwachungsfunktion eingebunden.
Checkliste
- Definieren Sie im Spesenreglement klar, welche Ausgabenarten als Spesen anerkannt werden.
- Legen Sie fest, ob und wann Pauschalen (z. B. Mittagessen) anstelle von Belegen akzeptiert werden.
- Sichern Sie sicher, dass Originalbelege physisch oder digital für 10 Jahre archiviert werden.
- Stellen Sie sicher, dass alle Belege lesbar sind und im Zweifel digitale Kopien angefertigt werden.
- Prüfen Sie, ob das Rechnungswesen oder Vorgesetzte die Freigabe der Abrechnungen übernehmen.
- Implementieren Sie ein Unterschriftsreglement für die Validierung der Spesenabrechnungen.
- Bewerten Sie den aktuellen Prozess auf manuelle Schwachstellen und Fehlerquellen.
- Analysieren Sie die Machbarkeit einer Digitalisierung des Kontenplans und des Reglements.
- Sorgen Sie für Schulungen der Mitarbeitenden bezüglich der korrekten Belegführung.
- Führen Sie regelmässige Audits durch, um die Einhaltung des Reglements zu überprüfen.
Automatisierungspotenziale im Prozess der Spesenabrechnung
Viele Unternehmen, vor allem KMUs, nutzen heute noch den Papierweg für die Spesenabrechnung. Allenfalls wird dieser durch ein Excel-Formular begleitet, in dem die Beträge eingetragen, berechnet und kontiert sind.
Zudem erfordert das Spesenmanagement mit den oben dargestellten typischen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen von den Vorgesetzen heute manuelle Kontrollen, die vor dem Hintergrund der Prozesszeiten enorme Prozesskosten verursachen und noch dazu fehleranfällig sind.
Das Spesenmanagement eignet sich daher in besonderer Weise für eine Teilautomatisierung bzw. sogar vollständige Automatisierung. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Unternehmung ihr Spesenreglement als Regelwerk digitalisiert und dieses so für automatisierte Prüfungen verarbeitet werden kann.
Weitere Voraussetzungen für eine Automatisierung des Spesenabrechnungsprozesses finden sich im Datenmanagement. Relevante Daten für die Abrechnung bilden dabei der Kontenplan, das Spesenreglement, Fremdwährungskurse oder auch weitere Richtlinien und Weisungen z.B. aus dem HR-Bereich.
Fazit Spesenmanagement
Viele Unregelmässigkeiten und Prozess-Schwächen in Zusammenhang mit der Spesenabrechnung haben ihre Ursache in der Organisation der Abläufe sowie in der Einhaltung von Regeln, die insbesondere die Einhaltung des Spesenreglements betreffen. Im vorliegenden Beitrag bezieht sich der Prozess in erster Linie auf effektive Spesenvergütungen, welche anhand von Belegen oder in Form von Einzelfallpauschalen deklariert werden.
Weitere Beiträge zu diesem Thema:
- Mehr Informationen zum Spesenreglement und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung finden Sie im Beitrag «Spesenregelement».
- Welche steuerrechtliche Bestimmungen gelten und wie mit Pauschalspesen umzugehen ist, lesen Sie im Beitrag «Spesen».
FAQ: Spesenmanagement
Welche Belege müssen für die Spesenabrechnung aufbewahrt werden?
Es müssen Originalbelege wie Parktickets, Restaurantquittungen oder Rechnungen für Übernachtungen und Kommunikation für die gesetzlich vorgeschriebene Frist von 10 Jahren aufbewahrt werden. Eine digitale Kopie wird empfohlen, um die Lesbarkeit über die Jahre zu sichern.
Was ist der Unterschied zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen?
Effektive Spesen werden gegen Vorlage konkreter Belege erstattet, wobei Ausnahmen für kleine Einzelfallpauschalen gelten. Pauschalspesen werden unabhängig von tatsächlichen Kosten für einen definierten Zeitraum oder eine Tätigkeit (z. B. Telefonpauschale) ausbezahlt.
Wer trägt die Verantwortung für die Einhaltung des Spesenreglements?
Die direkten Vorgesetzten sind primär für die Einhaltung des Reglements durch die Mitarbeitenden verantwortlich und übernehmen eine Überwachungsfunktion, bevor das Rechnungswesen die Abrechnung prüft und freigegeben wird.
Warum lohnt sich eine Automatisierung des Spesenprozesses?
Manuelle Prozesse in Excel oder auf Papier sind fehleranfällig und verursachen hohe Prozesskosten. Eine Automatisierung reduziert den Aufwand für Kontrollen, beschleunigt die Auszahlung und erhöht die Genauigkeit bei der steuerlichen Erfassung.
