21.04.2015

Spesenreglement: Schritt für Schritt Anleitung

Sofern nichts anderes vereinbart ist, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle für die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese aktuelle Arbeitshilfe zeigt Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt ein möglichst optimales Spesenreglement zusammenstellen können.

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Spesenreglement


Schritt 1: Arbeitsplatz im Betrieb  

Klären Sie ab, ob dem Arbeitnehmer alle Einrichtungen, EDV, Materialien und Geräte zur Verfügung stehen, die er für die Ausführung seiner Tätigkeit benötigt. Überprüfen Sie im Weiteren, ob alle gesetzlichen Vorschriften bezüglich Gebäudeeinrichtung, Sicherheit am Arbeitsplatz, Licht, Lüftung, Temperatur usw. eingehalten werden (vgl. dazu u.a. ArG und Verordnungen, VUV).

Schritt 2: Der Arbeitsweg im Spesenreglement  

Der Weg zur und von der Arbeit geht sowohl bezüglich Arbeitszeit als auch Fahrtkosten zu Lasten des Arbeitnehmers (Art. 13 ArGV 1). Klären Sie ab, ob im Arbeitsvertrag der übliche Arbeitsort und allenfalls weitere Einsatzorte in der Umgebung definiert worden sind. Andernfalls sollte das nachgeholt werden.

Schritt 3: Gibt es Einsätze ausserhalb des Arbeitsplatzes?  

Muss der Arbeitnehmer Einsatzorte aufsuchen, die ausserhalb des Betriebes sind, müssen ihm die deshalb entstandenen längeren Arbeitswege vergütet werden. Dabei kann aber der ohnehin entstandene Arbeitsweg zum Betrieb in Abzug gebracht werden. Deshalb entstandene höhere Fahrauslagen sind zu ersetzen (siehe unten).

Schritt 4: Fahrtkosten im nahen Umkreis

Legen Sie fest, welche Fahrtkosten für solche Fälle vergütet werden: 

  • Abrechnung nach Einzelbilletten 
  • Halbtaxabonnement
  • Monatskarte 

Schritt 5: Auswärtige Reisen  

Für auswärtige Reisen (auch ins Ausland) ist ebenfalls festzulegen, welche Reisekosten vergütet werden:

  • Bahnkosten (Klasse, Halbtaxabo, Generalabonnement)
  • Flugkosten (ab welcher Distanz sind Flüge erlaubt, Klasse, wem gehören allfällige Bonuspunkte)  

Schritt 6: Kosten für auswärtige Verpflegung und Übernachtung  

Legen Sie fest, welche Ansätze für auswärtige Verpflegung (Morgen-, Mittag- und Abendessen), Kundenessen, Übernachtungen usw. vergütet werden.  

Hinweis: Sind auswärtige Verpflegungen betriebsnotwendig, kann kein Abzug für allfällig eingesparte Essenauslagen am üblichen Arbeitsort vorgenommen werden. Übliche Ansätze können bei der AHV oder gängigen Gesamtarbeitsverträgen nachgesehen werden.

Schritt 8: Repräsentations- und Kleinausgaben  

Halten Sie im Spesenreglement fest, welche Repräsentations- und Kleinausgaben in welcher Höhe vergütet werden sollen.

Schritt 9: Kreditkarten  

Regeln Sie, ob der Arbeitnehmer vom Betrieb eine Kreditkarte erhält und mit welcher Limite.

Schritt 10: Fahrzeug, Mobiltelefon  

Falls der Arbeitnehmer ein Fahrzeug für seine Tätigkeit benötigt, entscheiden Sie sich, ob er den Privatwagen benutzen soll oder ob ihm ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung gestellt wird (in beiden Fällen sind die Unterhaltskosten vom Arbeitgeber zu übernehmen; bei der Benutzung des Privatwagens auch noch ein Anteil an die Amortisation).  

Regeln Sie, ob dem Arbeitnehmer ein Mobiltelefon zur Verfügung gestellt wird.  

In beiden Fällen sollte auch die Möglichkeit der privaten Nutzung ausserhalb der Arbeitszeit (Freizeit, Ferien, Arbeitsverhinderungen) geregelt werden; ebenso die Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers und der Zeitpunkt der Rückgabe im Falle einer Freistellung.

Schritt 11: Abrechnungsmodus  

Legen Sie fest, wie der Abrechnungsmodus gehandhabt wird (Spesenabrechnung durch den Arbeitnehmer, Spesenbelege ab welchem Betrag, Vertrauensspesen, Spesenpauschale, Zeitpunkt der Abgabe der Spesenabrechnung, ab welchen voraussichtlichen Auslagen ein Spesenvorschuss gewährt wird).

Schritt 12: Verfassen des Spesenreglements

Erstellen Sie ein Spesenreglement. Geben Sie vor der definitiven Abfassung allenfalls ihrem Revisor oder Ihrer Treuhandstelle das Spesenreglement zur Überprüfung. Halten Sie in den zukünftigen Arbeitsverträgen fest, dass dieses Reglement integrierender Bestandteil des Arbeitsvertrages ist.

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