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Spesenreglement: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sofern nichts anderes vereinbart ist, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle für die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie Schritt-für-Schritt ein möglichst optimales Spesenreglement erstellen können.

19.04.2022 Von: David Schneeberger
Spesenreglement

Schritt 1: Arbeitsplatz im Betrieb  

Klären Sie ab, ob dem Arbeitnehmer alle Einrichtungen, EDV, Materialien und Geräte zur Verfügung stehen, die er für die Ausführung seiner Tätigkeit benötigt. Überprüfen Sie im Weiteren, ob alle gesetzlichen Vorschriften bezüglich Gebäudeeinrichtung, Sicherheit am Arbeitsplatz, Licht, Lüftung, Temperatur usw. eingehalten werden (vgl. dazu u.a. ArG und Verordnungen, VUV).

Schritt 2: Der Arbeitsweg im Spesenreglement  

Der Weg zur und von der Arbeit geht sowohl bezüglich Arbeitszeit als auch Fahrtkosten zu Lasten des Arbeitnehmers (Art. 13 ArGV 1). Klären Sie ab, ob im Arbeitsvertrag der übliche Arbeitsort und allenfalls weitere Einsatzorte in der Umgebung definiert worden sind. Andernfalls sollte das nachgeholt werden.

Schritt 3: Gibt es Einsätze ausserhalb des Arbeitsplatzes?  

Muss der Arbeitnehmer Einsatzorte aufsuchen, die ausserhalb des Betriebes sind, müssen ihm die deshalb entstandenen längeren Arbeitswege vergütet werden. Dabei kann aber der ohnehin entstandene Arbeitsweg zum Betrieb in Abzug gebracht werden. Deshalb entstandene höhere Fahrauslagen sind zu ersetzen (siehe unten).

Schritt 4: Fahrtkosten im nahen Umkreis

Legen Sie fest, welche Fahrtkosten für solche Fälle vergütet werden: 

  • Abrechnung nach Einzelbilletten 
  • Halbtaxabonnement
  • Monatskarte 

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