Personalreglement: Dos and Don’ts
Marco S. Meier
Marco S. Meier, RA, MLaw, CIPP/E, Informatiker EFZ, ist Partner bei Binder Rechtsanwälte KLG. Er berät und vertritt nationale und internationale Klienten in sämtlichen Bereichen des IT-, Technologie-, Datenschutz-, Cyber-Security- und Immaterialgüterrechts sowie in technologiebezogenen Compliance-Fragen, wie beispielsweise dem Einsatz oder der Entwicklung von künstlicher Intelligenz (KI). Zudem ist er versiert in Software- und Lizenzfragen sowie Technologie- und Outsourcing-Projekten in diversen Branchen. Die Beilegung von Streitigkeiten im ICT-Bereich sowie die Beratung bezüglich digitaler Marketingaktivitäten und IT/IP M&A-Transaktionen sind weitere Schwerpunkte seiner Tätigkeit.
Anna Neukom Chaney, lic. iur.
Anna Neukom Chaney ist Fachanwältin SAV Arbeitsrecht und Partnerin bei Binder Rechtsanwälte KLG. Sie steht Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer bezüglich aller Aspekte privat- als auch öffentlich-rechtlicher Arbeitsverhältnisse beratend zur Seite und vertritt diese als langjährige Prozessanwältin auch vor Gericht.
Muss jedes Unternehmen ein Personalreglement haben?
Die einfache Antwort auf die Frage lautet «nein». In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Regelung, welche vorschreibt, dass ein Personalreglement1 eingeführt werden muss. Mit anderen Worten ist jedes Unternehmen in der Ausgestaltung des Personalreglements frei, solange kein zwingendes Recht verletzt wird (z. B. die zwingenden Bestimmungen im Schweizer Obligationenrecht zum Arbeitsvertrag). Nichtsdestotrotz gelten bestimmte Grundregeln.
Arbeitgeber haben gegenüber Mitarbeitenden ein Weisungsrecht. Dadurch ist es der Arbeitgeberin möglich, bestimmte für die Mitarbeitenden verbindlichen Anordnungen zu treffen (z. B. zum Arbeitsbeginn, zum Absenzenwesen, Pausenregelungen, zur Berücksichtigung von Ferienwünschen usw.). Solche Anordnungen müssen von den Mitarbeitenden zur Kenntnis genommen und eingehalten werden. Damit die entsprechenden Regelungen den Weisungscharakter nicht verlieren (weil sie Teil eines arbeitsvertraglichen Dokuments werden), ist jedoch zu empfehlen, entweder klar auf die Abänderbarkeit der einzelnen Weisungsbestimmungen hinzuweisen oder aber solche Weisungen separat – und nicht als Teil eines Personalreglements, welches unterschriftlich zum integrierenden Bestandteil des Arbeitsvertrags erklärt wird – zu erlassen.
Bei einigen arbeitsrechtlichen Themen ist jedoch gesetzlich vorgesehen, dass zu deren Regelung, Abänderung oder Abweichungen vom Gesetz eine schriftliche Vereinbarung nötig ist. Dazu gehören beispielsweise:
- Regelungen zu und Abgeltung von Überstunden (Art. 321c OR)
- vom Gesetz abweichende Kündigungsfristen (Art. 335c OR)
- die Vereinbarung einer längeren Probezeit (Art. 335b OR)
- gleichwertige Regelungen zur Lohnzahlung bei Krankheit (Art. 324a/b OR)
- die Regelung von Pauschalspesen (Art. 327a OR)
- das Eingehen eines Konkurrenzverbots
Mit Ausnahme des letzten Aufzählungszeichens können Regelungen zu den obigen Themen ins Personalreglement aufgenommen werden, sofern sie Allgemeingültigkeit beanspruchen sollen. Damit sie aber als verbindlich vereinbart gelten, müssen sie gültig in die einzelnen Arbeitsverträge einbezogen werden. In der Praxis erfolgt dies durch einen klaren Verweis auf das Personalreglement im Arbeitsvertrag (bestenfalls sogar unter Auflistung der Themen, welche eine Regelung erfahren) oder durch selbstständige Unterzeichnung des Personalreglements. Wie bereits oben ausgeführt, ist dies nur dann nicht notwendig, wenn rein organisatorische Weisungen bzw. Regelungen, für welche das Gesetz kein Schriftformerfordernis vorsieht, im Personalreglement enthalten sind.
Die Vereinbarung eines Konkurrenzverbots mittels Einbezugs in ein Personalreglement ist gemäss unserer Empfehlung nicht sinnvoll, weil erstens jeweils eine individuelle Ausgestaltung erforderlich ist und zweitens eine sogenannte Globalübernahme eines Personalreglements («integrierender Bestandteil») entfällt, wenn die Regelung ungewöhnlich ist.
Welche Zwecke erfüllt ein Personalreglement?
Ein Personalreglement erfüllt verschiedene Zwecke. Primär dient es der Arbeitgeberin dazu, bestimmte Grundregeln oder -bedingungen, welche für alle Mitarbeitenden gelten, in einem Dokument zu regeln. Somit bezweckt das Personalreglement die Schaffung von Transparenz und Klarheit.
Zudem kann das Personalreglement dazu dienen, sich als attraktive Arbeitgeberin auf dem Arbeitsmarkt zu positionieren, insbesondere dann, wenn bestimmte Bedingungen besonders arbeitnehmerfreundlich ausgestaltet werden und das Dokument optisch ansprechend dargestellt wird.
Weshalb sind überlange Personalreglemente zu vermeiden?
Lange, ausführliche und komplizierte Dokumente werden von den Mitarbeitern regelmässig nicht oder nur oberflächlich gelesen bzw. verstanden. Viele Themen werden ohne Not vermischt. Dazu gehören die Vorgaben zur Nutzung der IT und Social Media, Passwort vorgaben, der Umgang mit Personendaten im Unternehmen oder datenschutzrechtliche Informationspflichten.
Aus diesem Grund sollte das Personalreglement so einfach wie möglich formuliert werden. Spezifische Dokumente (z. B. Weisungen zum Umgang mit der IT, Social-Media-Richtlinien, Passwortvorgaben, Datenschutzweisungen, datenschutzrechtliche Informationspflichten etc.) sollten idealerweise gesondert erlassen und geführt werden. Sofern notwendig, kann im Personalreglement auf die spezifischen Dokumente verwiesen werden. Dadurch wird das Personalreglement konziser und für Mitarbeitende einfacher verständlich und verdaubar.
Gerade sehr spezifische Vorgaben (z. B. in den Bereichen IT, Datenschutz, Social Media etc.) sind in der Umsetzung für die Unternehmen sehr herausfordernd. Diese wichtigen Themen sollten darum in gesonderten und spezifischen Dokumenten geregelt werden.
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