Es kann auch die technische Einrichtung durch zu viele Internetzugriffe überlastet werden oder sogar abstürzen. Ebenso kann die Speicherkapazität überlastet werden. Es empfiehlt sich daher, ein entsprechendes Reglement zu erlassen, welche die Rechte und Verbote klar regelt. Wie weit Sie als Arbeitgeber die Internutzung der Angestellten überwachen dürfen, regelt der Datenschutzbeauftragte (www.edoeb.admin.ch).
Schritt 1: Art und Umfang der Internetnutzung definieren
Definieren Sie, welche Art und welches Ausmass der Internetnutzung die Angestellten benötigen.
Schritt 2: Definition der verbotenen Internetzugriffe
Erstellen Sie einen Katalog für die Internetnutzung und definieren Sie, welche Zugriffe erlaubt oder verboten sind, zum Beispiel.:
- Zugriff auf Daten mit rechtswidrigem, rassistischen, sexistischen, pornografischem oder gewaltsverherrlichendem Inhalt usw. sowie dessen Verbreitung
- das Herunterladen von ausführbaren Dateien und Programmen -
- welche sonstigen Dateien und Dokumente heruntergeladen oder versandt werden dürfen -
- keine Installation eigener Programme ohne Zustimmung der Geschäftsleitung
- kein Öffnen von Spam-Meldungen
- Versenden von Massensendungen, Kettenbriefen und Spam
Schritt 3: Abklären der technischen Schutzmöglichkeiten
Klären Sie mit der IT-Abteilung ab, welche technischen Möglichkeiten vorhanden sind, um die verpönten Zugriffe von vornherein zu verhindern.
Schritt 4: Regelung des E-Mail-Verkehrs
Entscheiden Sie sich, ob eine Trennung zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails vorgenommen werden soll, ebenso, ob die Angestellten einen privaten E-Mail-Account erstellen dürfen. Legen Sie fest, in welchem zeitlichen Umfang das Internet privat genutzt werden darf.
Schritt 5: Abwesenheiten, Um- und Weiterleitungen
Regeln Sie, wieweit bei längeren Abwesenheiten eine automatische Abwesenheitsmeldung aufgeschaltet werden soll und an wen in dieser Zeit E-Mails weiter- oder umgeleitet werden sollen.
Schritt 6: Austritt eines Angestellten
Regeln Sie, was mit den gespeicherten Daten geschieht, wenn ein Angestellter austritt (Sicherung der persönlichen Daten, Weiterleitung pendenter Daten, Sperrung und Löschung des Accounts), allenfalls wird noch eine gewisse Zeit lang eine Information an Dritte verschickt.
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