Spesen: Steuerrechtliche Bestimmungen
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Steuerrechtliche Bestimmungen
Spesenvergütungen sind, soweit diese beruflich bedingten Auslagenersatz darstellen, steuerfrei. Dabei sind zwei wichtige Abgrenzungen zu beachten:
- Entschädigungen für Auslagen, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen, stellen in steuerlicher Hinsicht keine Spesenvergütungen dar. Dazu gehören Entschädigungen seitens des Arbeitgebers an den Arbeitsweg und die Verpflegungskosten am Wohn- oder üblichen Arbeitsort. Diese gehören meist zu den Berufsunkosten, welche in der Steuererklärung beschränkt abzugsfähig sind.
- Übersetzte Spesenentschädigungen meist in Form von Pauschalspesen («Phantasiespesen») übersteigen den tatsächlich anrechenbaren Auslagenersatz. Es ist somit in steuerlicher Hinsicht zwischen anrechenbarem Auslagenersatz und Lohn zu unterscheiden.
Deklaration der Spesen
Gemäss der Wegleitung zum Lohnausweis können die Unternehmen können zwischen drei Möglichkeiten wählen:
1. Spesen gegen Beleg/Maximalbeträge einhalten
Effektive Spesenvergütungen, welche anhand von Belegen oder in Form von Einzelfallpauschalen deklariert werden.
Dazu gehören:
- Übernachtungsspesen gegen Beleg
- Effektive Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen (in der Regel maximal CHF 35.–) oder Einzelfallpauschalen von maximal CHF 30.–
- Kundeneinladungen gegen Originalquittung
- Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) gegen Beleg
- Kilometerentschädigung für die geschäftliche Nutzung des Privatautos (maximal 70 Rappen pro Kilometer)
- Kleinspesen gegen Beleg oder in Form einer Einzelfallpauschale pro Tag von maximal CHF 20.–
Werden diese Vorgaben eingehalten, müssen gegenüber den Steuerbehörden die Spesen nicht betragsmässig ausgewiesen werden. Es reicht dann, wenn im Lohnausweis bei den Spesen ein Kreuz im entsprechenden kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 gemacht wird, dass Spesen bezahlt wurden.
2. Genehmigtes Spesenreglement Arbeitgeber
Die von den obigen einfachen Regeln abweichen müssen oder wollen, können bei der Steuerbehörde des Sitzkantons ein Gesuch um Genehmigung des Spesenreglements stellen. Es empfiehlt sich, Spesenreglemente nach dem Musterreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz zu gestalten. Die Genehmigung durch den Sitzkanton umfasst sowohl die Festsetzung der effektiven als auch der pauschalen Spesenvergütungen.
3. Betragsmässige Erfassung der Spesen
Sind die obigen Vorgaben nicht erfüllt, müssen alle effektiven und pauschalen Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen betragsmässig angegeben werden. Dies gilt auch, wenn die effektiven Spesen gegen Beleg erstattet wurden.
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Pauschalspesen
Pauschale Spesenvergütungen für einen bestimmten Zeitabschnitt, z.B. monatliche Auto- oder Repräsentationsspesen, sind immer zu deklarieren. Lediglich die erwähnten Einzelfallpauschalen fallen nicht darunter.
Tipp: Gerade bei Pauschalspesen empfiehlt sich, das Spesenreglement genehmigen zu lassen. Mit Pauschalspesen entfällt die administrativ aufwändige Bearbeitung in der Buchhaltung und Erstattung von Kleinspesen. Pauschale Spesenvergütungen müssen jedoch in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
Mit Pauschalspesen werden meist leitenden Angestellten oder Aussendienstmitarbeitenden Kleinspesen (in der Regel Einzelauslagen bis CHF 50.–) und repräsentative Auslagen (z.B. für private Einladungen zu Hause) ersetzt. Begünstigte dürfen dann solche Kleinspesen bis CHF 50.– pro Ereignis nicht mehr als effektive Spesen abrechnen.
Beispiele, was durch Repräsentationsspesen abgegolten wird
Kleinspesen, welche mit Repräsentationsspesen abgegolten werden, sind gemäss Musterreglement insbesondere:
- Einladungen von Geschäftspartnern zu kleineren Verpflegungen im Restaurant oder zu Hause
- Geschenke bei Einladungen von Geschäftsfreunden (z.B. Blumen und Alkoholikas)
- Zwischenverpflegungen (ohne Mittag- und Abendessen auf Geschäftsreisen)
- Trinkgelder
- Geschäftstelefone von privaten Telefonen aus
- Einladungen von Mitarbeitenden und Geschenke an Mitarbeitende
- Beiträge an Institutionen, Vereine etc.
- Nebenauslagen für und mit Kunden ohne Quittungen
- Kleinauslagen bei Besprechungen und Sitzungen
- Tram-, Bus-, Taxifahrten
- Parkgebühren
- Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen im Ortsrayon (Radius 30 km)
- Post- und Telefongebühren
- Kleiderreinigungen
Pauschale Autospesen und Vergütung von Mahlzeiten
Pauschalspesen werden aber nicht nur zur Abgeltung von Repräsentationskosten gewährt. Möglich sind beispielsweise pauschale Autospesen. Dies wird von den Steuerbehörden akzeptiert, wenn das Privatfahrzeug oft geschäftlich verwendet werden muss (in der Regel mehrere tausend Kilometer pro Jahr). Auch die Vergütung von Mahlzeiten oder Kleinspesen können pauschal erfolgen. Die Praxis bei der Genehmigung eines Spesenreglements durch die Steuerbehörden ist eher restriktiv. Dennoch können betriebliche Besonderheiten akzeptiert werden.
Pauschalspesen ohne genehmigtes Spesenreglement
Selbstverständlich ist es den Unternehmen erlaubt, Pauschalspesen ohne Spesenreglement oder gemäss einem nicht genehmigten Spesenreglement auszuzahlen und im Lohnausweis anzugeben. Die Steuerbehörde wird dann möglicherweise die effektiven Spesennachweise einfordern und die Differenz zwischen belegten Ausgaben und Pauschalspesen als Einkommen aufrechnen. Das Risiko ist insbesondere bei grösseren Beträgen gegeben.
Es empfiehlt sich, Pauschalspesen nach den tatsächlichen Gegebenheiten und nicht nur aufgrund der hierarchischen Position im Unternehmen festzulegen. Während eine Aussendienstmitarbeiterin zu Recht grössere Pauschalspesen bezieht, hat ein Kollege im Innendienst oder im Einkauf keine entsprechenden Auslagen. Das gilt auch auf Direktionsstufe. Der Marketingdirektor wird wohl höhere Auslagen haben als die Finanzleiterin. Es empfiehlt sich also hier auf ein genehmigtes Spesenreglement abzustützen.
Entschädigungen für den Arbeitsweg und die Verpflegung
«Spesen»-Entschädigungen für den Arbeitsweg können nicht durch das Ankreuzen des Feldes F («Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort») deklariert werden, da die maximal abzugsfähigen Arbeitswegkosten für die Bundessteuer und teilweise auch für die kantonalen Steuern beschränkt sind. Sowohl Entschädigungen für den Arbeitsweg wie für die Verpflegung sind somit in Ziffer 2.3 bzw. 1 in den Lohn einzurechnen.
Hingegen ist bei Vergütung der effektiven Autokilometerkosten (70 Rappen pro Kilometer) an Aussendienstmitarbeiter, die mit dem Privatfahrzeug überwiegend von zu Hause direkt zu den Kunden, also nicht zuerst zu den Büros ihres Arbeitgebers, fahren nur mit dem Ankreuzen des Feldes für unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort zu deklarieren.
