Spesen: Steuerrechtliche Bestimmungen
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Spesenvergütungen sind in der Schweiz steuerfrei, sofern sie den beruflich bedingten Auslagenersatz genau decken. Entscheidend ist die Abgrenzung zu Entschädigungen für den Arbeitsweg oder Verpflegungskosten am üblichen Arbeitsort, die als Berufsunkosten gelten und nur beschränkt abzugsfähig sind. Werden Pauschalen gezahlt, die den tatsächlichen Aufwand übersteigen («Phantasiespesen»), muss der übersteigende Teil als Lohn behandelt und versteuert werden.
Die wichtigsten Punkte:
- Nur beruflich bedingte Auslagenersatz ist steuerfrei.
- Arbeitsweg und Verpflegung am Wohnort sind keine steuerfreien Spesen.
- Pauschalspesen müssen dem effektiven Aufwand entsprechen, sonst wird der Unterschied als Lohn besteuert.
- Kilometerentschädigung für das Privatauto beträgt maximal 75 Rappen pro Kilometer.
- Genehmigte Spesenreglemente vereinfachen die Abrechnung und deklaratorischen Pflichten.
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Wie sind Spesenentschädigungen in der Schweiz steuerlich korrekt zu behandeln und im Lohnausweis zu deklarieren?
Steuerrechtliche Bestimmungen
Spesenvergütungen sind, soweit diese beruflich bedingten Auslagenersatz darstellen, steuerfrei. Dabei sind zwei wichtige Abgrenzungen zu beachten:
- Entschädigungen für Auslagen, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen, stellen in steuerlicher Hinsicht keine Spesenvergütungen dar. Dazu gehören Entschädigungen seitens des Arbeitgebers an den Arbeitsweg und die Verpflegungskosten am Wohn- oder üblichen Arbeitsort. Diese gehören meist zu den Berufsunkosten, welche in der Steuererklärung beschränkt abzugsfähig sind.
- Übersetzte Spesenentschädigungen meist in Form von Pauschalspesen («Phantasiespesen») übersteigen den tatsächlich anrechenbaren Auslagenersatz. Es ist somit in steuerlicher Hinsicht zwischen anrechenbarem Auslagenersatz und Lohn zu unterscheiden.
Deklaration der Spesen
Gemäss der Wegleitung zum Lohnausweis können die Unternehmen können zwischen drei Möglichkeiten wählen:
1. Spesen gegen Beleg/Maximalbeträge einhalten
Effektive Spesenvergütungen, welche anhand von Belegen oder in Form von Einzelfallpauschalen deklariert werden.
Dazu gehören:
- Übernachtungsspesen gegen Beleg
- Effektive Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen (in der Regel maximal CHF 35.–) oder Einzelfallpauschalen von maximal CHF 30.–
- Kundeneinladungen gegen Originalquittung
- Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) gegen Beleg
- Kilometerentschädigung für die geschäftliche Nutzung des Privatautos (maximal 75 Rappen pro Kilometer)
- Kleinspesen gegen Beleg oder in Form einer Einzelfallpauschale pro Tag von maximal CHF 20.–
Werden diese Vorgaben eingehalten, müssen gegenüber den Steuerbehörden die Spesen nicht betragsmässig ausgewiesen werden. Es reicht dann, wenn im Lohnausweis bei den Spesen ein Kreuz im entsprechenden kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 gemacht wird, dass Spesen bezahlt wurden.
2. Genehmigtes Spesenreglement Arbeitgeber
Die von den obigen einfachen Regeln abweichen müssen oder wollen, können bei der Steuerbehörde des Sitzkantons ein Gesuch um Genehmigung des Spesenreglements stellen. Es empfiehlt sich, Spesenreglemente nach dem Musterreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz zu gestalten. Die Genehmigung durch den Sitzkanton umfasst sowohl die Festsetzung der effektiven als auch der pauschalen Spesenvergütungen.
3. Betragsmässige Erfassung der Spesen
Sind die obigen Vorgaben nicht erfüllt, müssen alle effektiven und pauschalen Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen betragsmässig angegeben werden. Dies gilt auch, wenn die effektiven Spesen gegen Beleg erstattet wurden.
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Pauschalspesen
Pauschale Spesenvergütungen für einen bestimmten Zeitabschnitt, z.B. monatliche Auto- oder Repräsentationsspesen, sind immer zu deklarieren. Lediglich die erwähnten Einzelfallpauschalen fallen nicht darunter.
Tipp: Gerade bei Pauschalspesen empfiehlt sich, das Spesenreglement genehmigen zu lassen. Mit Pauschalspesen entfällt die administrativ aufwändige Bearbeitung in der Buchhaltung und Erstattung von Kleinspesen. Pauschale Spesenvergütungen müssen jedoch in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
Mit Pauschalspesen werden meist leitenden Angestellten oder Aussendienstmitarbeitenden Kleinspesen (in der Regel Einzelauslagen bis CHF 50.–) und repräsentative Auslagen (z.B. für private Einladungen zu Hause) ersetzt. Begünstigte dürfen dann solche Kleinspesen bis CHF 50.– pro Ereignis nicht mehr als effektive Spesen abrechnen.
Beispiele, was durch Repräsentationsspesen abgegolten wird
Kleinspesen, welche mit Repräsentationsspesen abgegolten werden, sind gemäss Musterreglement insbesondere:
- Einladungen von Geschäftspartnern zu kleineren Verpflegungen im Restaurant oder zu Hause
- Geschenke bei Einladungen von Geschäftsfreunden (z.B. Blumen und Alkoholikas)
- Zwischenverpflegungen (ohne Mittag- und Abendessen auf Geschäftsreisen)
- Trinkgelder
- Geschäftstelefone von privaten Telefonen aus
- Einladungen von Mitarbeitenden und Geschenke an Mitarbeitende
- Beiträge an Institutionen, Vereine etc.
- Nebenauslagen für und mit Kunden ohne Quittungen
- Kleinauslagen bei Besprechungen und Sitzungen
- Tram-, Bus-, Taxifahrten
- Parkgebühren
- Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen im Ortsrayon (Radius 30 km)
- Post- und Telefongebühren
- Kleiderreinigungen
Checkliste
- Prüfen, ob die Spesen tatsächlich beruflich bedingte Auslagen darstellen.
- Unterscheidung treffen zwischen Arbeitsweg (Lohn) und Geschäftsreisen (Spesen).
- Belege für Übernachtungen, Verpflegung und Transportmittel sammeln und aufbewahren.
- Kleinspesen bis CHF 20.– pro Tag entweder mit Beleg oder als Einzelfallpauschale abrechnen.
- Kilometerentschädigung auf maximal 75 Rappen pro km begrenzen.
- Bei Pauschalspesen ein Spesenreglement nach Muster der Schweizerischen Steuerkonferenz erstellen.
- Genehmigung des Spesenreglements beim Sitzkanton einholen, um administrative Last zu reduzieren.
- Im Lohnausweis bei Ziffer 13.1.1 ein Kreuz setzen, wenn Spesen nach Beleg oder genehmigtem Reglement bezahlt wurden.
- Bei nicht genehmigten Pauschalspesen alle Beträge betragsmässig im Lohnausweis deklarieren.
- Differenz zwischen Pauschale und effektivem Aufwand bei nicht genehmigten Reglementen als Einkommen versteuern.
Pauschale Autospesen und Vergütung von Mahlzeiten
Pauschalspesen werden aber nicht nur zur Abgeltung von Repräsentationskosten gewährt. Möglich sind beispielsweise pauschale Autospesen. Dies wird von den Steuerbehörden akzeptiert, wenn das Privatfahrzeug oft geschäftlich verwendet werden muss (in der Regel mehrere tausend Kilometer pro Jahr). Auch die Vergütung von Mahlzeiten oder Kleinspesen können pauschal erfolgen. Die Praxis bei der Genehmigung eines Spesenreglements durch die Steuerbehörden ist eher restriktiv. Dennoch können betriebliche Besonderheiten akzeptiert werden.
Pauschalspesen ohne genehmigtes Spesenreglement
Selbstverständlich ist es den Unternehmen erlaubt, Pauschalspesen ohne Spesenreglement oder gemäss einem nicht genehmigten Spesenreglement auszuzahlen und im Lohnausweis anzugeben. Die Steuerbehörde wird dann möglicherweise die effektiven Spesennachweise einfordern und die Differenz zwischen belegten Ausgaben und Pauschalspesen als Einkommen aufrechnen. Das Risiko ist insbesondere bei grösseren Beträgen gegeben.
Es empfiehlt sich, Pauschalspesen nach den tatsächlichen Gegebenheiten und nicht nur aufgrund der hierarchischen Position im Unternehmen festzulegen. Während eine Aussendienstmitarbeiterin zu Recht grössere Pauschalspesen bezieht, hat ein Kollege im Innendienst oder im Einkauf keine entsprechenden Auslagen. Das gilt auch auf Direktionsstufe. Der Marketingdirektor wird wohl höhere Auslagen haben als die Finanzleiterin. Es empfiehlt sich also hier auf ein genehmigtes Spesenreglement abzustützen.
Entschädigungen für den Arbeitsweg und die Verpflegung
«Spesen»-Entschädigungen für den Arbeitsweg können nicht durch das Ankreuzen des Feldes F («Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort») deklariert werden, da die maximal abzugsfähigen Arbeitswegkosten für die Bundessteuer und teilweise auch für die kantonalen Steuern beschränkt sind. Sowohl Entschädigungen für den Arbeitsweg wie für die Verpflegung sind somit in Ziffer 2.3 bzw. 1 in den Lohn einzurechnen.
Hingegen ist bei Vergütung der effektiven Autokilometerkosten (75 Rappen pro Kilometer) an Aussendienstmitarbeiter, die mit dem Privatfahrzeug überwiegend von zu Hause direkt zu den Kunden, also nicht zuerst zu den Büros ihres Arbeitgebers, fahren nur mit dem Ankreuzen des Feldes für unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort zu deklarieren.
FAQ: Spesen
Sind Pauschalspesen immer steuerpflichtig?
Nein, Pauschalspesen sind steuerfrei, wenn sie den tatsächlichen Auslagenersatz in etwa decken und auf einem genehmigten Spesenreglement basieren. Überschreiten sie den Aufwand, wird der Unterschied als Lohn besteuert.
Wie muss die Kilometerentschädigung für das Privatauto deklariert werden?
Die Kilometerentschädigung für geschäftliche Fahrten mit dem Privatauto ist bis zu einem Maximum von 75 Rappen pro Kilometer steuerfrei. Sie muss im Lohnausweis bei Ziffer 13.1.1 angekreuzt werden, sofern Belege oder ein genehmigtes Reglement vorliegen.
Was passiert, wenn ein Spesenreglement nicht genehmigt ist?
Ohne Genehmigung müssen alle Spesenbeträge (effektiv und pauschal) betragsmässig im Lohnausweis deklariert werden. Die Steuerbehörde kann im Zweifel die Differenz zwischen Pauschale und Nachweisen als Einkommen nachversteuern.
Gehört die Verpflegung am üblichen Arbeitsort zu den steuerfreien Spesen?
Nein, Verpflegungskosten am Wohn- oder üblichen Arbeitsort gelten als Berufsunkosten. Sie sind nicht als steuerfreie Spesen absetzbar, sondern können in der Steuererklärung nur beschränkt als Berufsauslagen geltend gemacht werden.
