Excel im Personalwesen: So erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag
Inhalt
- Welche Excel-Funktionen erleichtern Datums- und Zeitberechnungen im Personalwesen?
- Excel im Personalwesen: Einige Datumsfunktionen
- Wochentage
- Berechnung von Zeitintervallen
- Berechnungen nach der 30-Tage-Methode
- Berechnungen mit Arbeitstagen
- Excel im Personalwesen: Ein Fazit
- FAQ: Excel im Personalwesen
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Excel im Personalwesen ermöglicht die präzise Berechnung von Datumsangaben, Arbeitstagen und Beschäftigungsdauern ohne manuelle Fehlerquellen. Funktionen wie HEUTE(), EDATUM() und NETTOARBEITSTAGE.INTL automatisieren die Ermittlung von Altersdaten, Feiertagsbereinigungen und Zeitintervallen. Durch den Einsatz dieser Werkzeuge werden Lohnprozesse und die Personaladministration effizienter und verlässlicher.
Die wichtigsten Punkte:
- Funktionen wie TAG(), MONAT() und JAHR() extrahieren einzelne Datumsbestandteile.
- NETTOARBEITSTAGE.INTL berechnet Arbeitstage unter Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen.
- BRTEILJAHRE ermittelt präzise Beschäftigungsdauern und Altersbruchteile.
- Die 30-Tage-Methode (TAGE360) unterstützt buchhalterische Berechnungen.
- Die Funktion TEXT wandelt Zahlenwerte in lesbare Wochentagsnamen um.
Fabrice Zecchin
Fabrice Zecchin, Direktor, Absolvent der ESCEA, Ausbilder. Er war Ausbildungsleiter bei La Gestion Electronique SA in Martigny (Herausgeberin der Software WinBIZ Business Solutions) und gründete dann seine eigene Firma WinPartner Sàrl. Seine Haupttätigkeit liegt in der Entwicklung & Schulung, Microsoft Excel sowie Datenverarbeitung & Reporting.
Welche Excel-Funktionen erleichtern Datums- und Zeitberechnungen im Personalwesen?
In Kürze: Excel im Personalwesen erleichtert wiederkehrende HR-Berechnungen rund um Datum, Arbeitstage, Zeitintervalle, Alter und Beschäftigungsjahre. Mit den richtigen Funktionen lassen sich Personaladministration und Lohnprozesse effizienter, präziser und fehlerärmer abwickeln.
Excel im Personalwesen: Einige Datumsfunktionen
| Funktionen | Beschreibung |
|---|---|
| TAG(), MONAT(), JAHR() | Diese drei Funktionen beinhalten nur ein Argument (ein Datum). Sie ermöglichen es, den Tag, den Monat oder das Jahr vom ausgewählten Datum zu extrahieren. |
| HEUTE() | Die Funktion HEUTE() zeigt das aktuelle Datum (welches jeden Tag automatisch aktualisiert wird) an. Diese Funktion beinhaltet keine Argumente. Sie kann zur Berechnung von Intervallen verwendet werden. Wenn eine Person beispielsweise 1990 geboren wurde, können Sie zur Bestimmung ihres Alters folgende Formel verwenden: = JAHR( HEUTE())-1990 |
| JETZT() | Gibt das aktuelle Datum und die Uhrzeit zurück. |
| DATUM() | Ermöglicht durch Eingabe von drei Argumenten, ein Datum aufzustellen: Jahr, Monat und die Zahl des Tages. Syntax: =DATUM(Jahr; Monat; Tag) |
| EDATUM() | Ermöglicht es, eine Anzahl von Monaten einem Ausgangsdatum schnell hinzuzufügen oder von diesem abzuziehen. Sie erfordert zwei Argumente: das Anfangsdatum und die Anzahl der Monate, die Sie addieren oder subtrahieren möchten. Um Monate zu subtrahieren, geben Sie als zweites Argument eine negative Zahl ein. Syntax: =MONATSENDE (Ausgangsdatum; Nombre de mois à décaler) |
| MONATSENDE() | Gibt den letzten Tag des Monats vom gewählten Datum an (Argument Ausgangsdatum). Das Argument Monat gibt die Anzahl der Monate vor oder nach dem ausgesuchten Datum an. Syntax: =MONATSENDE (Ausgangsdatum; Monat) |
Wochentage
Wochentage stellen häufig ein Problem dar. Es gibt die nachfolgenden Möglichkeiten. Die Funktion WOCHENTAG gibt einen Wochentag in Form von ganzen Zahlen zwischen 0 und 7 zurück. Die Syntax lautet wie folgt: WOCHENTAG(Zahl, Typ)
| Argument | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Das Ausgangsdatum muss vor dem Enddatum liegen oder gleich dem Enddatum sein. |
| Typ der Rückgabe | Legt die Verwendung der europäischen oder amerikanischen Methode in der Berechnungsmethode fest. |
Um den Wochentag in Buchstaben zu extrahieren, verwenden Sie die Funktion TEXT, die eine Zahl in Text konvertiert, indem sie das Format «TTTT» anwendet (siehe Abbildung 1).
Berechnung von Zeitintervallen
Für Excel ist ein Datum eine Zahl. Sie können einem Datum eine Anzahl von Tagen abziehen oder addieren. Beachten Sie, dass bei der Berechnung einer Arbeitszeit der erste und der letzte Tag des Zeitraums einbezogen werden müssen; es muss also eins zur Berechnung addiert werden (+1) (siehe Abbildung 2).
Berechnungen nach der 30-Tage-Methode
Die Funktion TAGE360 gibt die Anzahl der zwischen zwei Datumsangaben liegenden Tage, ausgehend von einem Jahr, das 360 Tage (12 Monate mit je 0 Tagen) umfasst und in einigen Berechnungen der Buchhaltung verwendet wird, zurück. Die Syntax lautet wie folgt: TAGE360(Ausgangsdatum; Enddatum; Methode)
| Argument | Beschreibung |
|---|---|
| Ausgangs- und Enddatum | Das Ausgangsdatum muss vor dem Enddatum liegen oder gleich dem Enddatum sein. |
Legt die Verwendung der europäischen oder amerikanischen Methode in der Berechnungsmethode fest: Wahr – Europäische Methode. Ausgangs- und Endtermine, die dem 31. Tag eines Monats entsprechen, werden der 30. Tag desselben Monats. Falsch – US-Methode |
Beachten Sie das Verhalten dieser Funktion, wenn das Enddatum am letzten Tag des Monats endet. In der Regel ist es vorzuziehen, dass das Enddatum einem Monatsanfang entspricht (siehe Abbildung 3).
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Berechnungen mit Arbeitstagen
Funktion NETTOARBEITSTAGE.INTL
Die Funktion NETTOARBEITSTAGE.INTL gibt, mithilfe von Parametern, die Wochenendtage und Feiertage bestimmen, die Anzahl zwischen zwei Daten liegender ganzer Arbeitstage zurück. Die Syntax lautet wie folgt: ARBEITSTAGE.INTL(Ausgangsdatum; Enddatum;[Wochenende];[Freie_Tage])
| Argument | Beschreibung |
|---|---|
| Ausgangs- und Enddatum | Erforderlich: Anfangs- und Enddatum, die den zu bearbeitenden Zeitraum angeben |
| Wochenende | Optional: Zeigt die Tage der Woche an, die die Wochenendtage darstellen und nicht in der Anzahl der Arbeitstage, die zwischen dem Ausgangs- und Enddatum liegen, enthalten sind:
|
| Freie Tage | Optional: Satz von einem oder mehreren Datumsangaben, die aus dem Arbeitstagkalender ausgeschlossen werden sollen |
Siehe dazu das Beispiel wie in Abbildung 4 dargestellt.
Checkliste
- Prüfen Sie, ob die Zellen als Datumsformat vorliegen, bevor Sie Berechnungen starten.
- Nutzen Sie HEUTE() für dynamische Berechnungen des aktuellen Datums.
- Stellen Sie sicher, dass bei Zeitintervallen der erste und letzte Tag addiert werden (+1).
- Definieren Sie bei NETTOARBEITSTAGE.INTL explizit die Wochenendtage und Feiertage.
- Verwenden Sie BRTEILJAHRE mit dem Basis-Parameter 4 für die europäische Zählweise.
- Setzen Sie EDATUM() ein, um Fristen oder Verträge um ganze Monate zu verschieben.
- Kontrollieren Sie die Syntax von DATUM(), um gültige Datumsstrukturen zu gewährleisten.
- Nutzen Sie MONATSENDE(), um automatisch den letzten Tag eines Monats zu ermitteln.
- Testen Sie die TAGE360-Funktion für buchhalterische Konsistenz bei Monatsenden.
- Dokumentieren Sie verwendete Formeln für die Nachvollziehbarkeit in der Lohnabrechnung.
Funktion ARBEITSTAG.INTL
Die Funktion ARBEITSTAG.INTL gibt das Datum vor oder nach einer angegebenen Anzahl von Arbeitstagen zu einem bestimmten Datum mit den Parametern Wochenendtage und freie Tage zurück. Die Syntax lautet wie folgt: ARBEITSTAGE.INTL(Ausgangsdatum; Enddatum;[Wochenende];[Freie_Tage])
| Argument | Beschreibung |
|---|---|
| Ausgangsdatum | Erforderlich: Ausgangsdatum, ab dem das Argument Tage hinzugefügt werden soll |
| Tage | Erforderlich: Anzahl der Arbeitstage vor oder nach dem Ausgangsdatum |
| Wochenende | Optional: Zeigt die Tage der Woche an, die die Wochenendtage darstellen und nicht in der Anzahl der ganzen Arbeitstage, die zwischen dem Ausgangsund Enddatum liegen, enthalten sind:
|
| Freie Tage | Optional: Satz von einem oder mehreren Datumsangaben, die aus dem Arbeitstagkalender ausgeschlossen werden sollen |
Siehe dazu das Beispiel wie in Abbildung 5 dargestellt.
Alter und Beschäftigungsjahre
Die Spalte Alter wird anhand der Differenz zwischen dem Geburtsjahr und dem Jahr des aktuellen Datums berechnet (siehe Abbildung 6).
Die Funktion BRTEILJAHRE berechnet den Bruchteil eines Jahres zwischen zwei Daten. Die Syntax lautet wie folgt: BRTEILJAHRE (Ausgangsdatum; Enddatum; [Basis])
| Argument | Beschreibung | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ausgangs- und Enddatum | Anfangs- und Enddatum, die den zu bearbeitenden Zeitraum angeben | ||||||||||
| Basis | Stellt den Typ der Zählgrundlage für die zu verwendenden Tage dar:
|
Siehe dazu die Beispiele wie in Abbildung 7 und 8 dargestellt.
Excel im Personalwesen: Ein Fazit
Richtig eingesetzt, wird Excel im Personalwesen zum präzisen Arbeitsinstrument für Datumsberechnungen, Arbeitstage, Zeitintervalle, Alter und Beschäftigungsjahre. Gerade im HR-Alltag spart das Zeit, reduziert Fehler und schafft verlässliche Grundlagen für Personaladministration, Lohnabrechnung und Planung.
FAQ: Excel im Personalwesen
Wie berechne ich das Alter eines Mitarbeiters in Excel?
Verwenden Sie die Formel = JAHR(HEUTE()) - Geburtsjahr oder nutzen Sie BRTEILJAHRE für präzisere Altersangaben mit Dezimalstellen.
Wie berücksichtige ich Feiertage bei der Berechnung von Arbeitstagen?
Nutzen Sie die Funktion NETTOARBEITSTAGE.INTL und geben Sie die Feiertage als optionalen Parameter im Bereich «Freie Tage» an.
Was ist der Unterschied zwischen TAGE360 und normalen Datumsberechnungen?
TAGE360 basiert auf einem Jahr mit 360 Tagen (12 Monate à 30 Tage) und wird oft in der Buchhaltung verwendet, während normale Subtraktionen die tatsächlichen Kalendertage berücksichtigen.
Wie kann ich den Wochentag eines Datums als Text ausgeben?
Verwenden Sie die Funktion TEXT mit dem Format «TTTT», um eine Datumszahl in den entsprechenden Wochentag (z. B. «Montag») zu konvertieren.
Welche Funktion eignet sich, um ein Datum um Monate zu verschieben?
Die Funktion EDATUM() erlaubt das Hinzufügen oder Subtrahieren einer beliebigen Anzahl von Monaten zu einem Ausgangsdatum.
