Ferienentschädigung: Rückstellungen und Auszahlungen korrekt abwickeln
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Bei Stundenlohn ist die direkte Auszahlung von Ferienentschädigungen während eines laufenden Arbeitsverhältnisses rechtlich problematisch, da Ferien grundsätzlich tatsächlich bezogen werden müssen. Die praktikabelste Lösung für Arbeitgeber ist daher die monatliche Rückstellung des Ferienguthabens auf einem separaten Konto. Dieses Guthaben wird erst beim tatsächlichen Ferienbezug aufgelöst und ausbezahlt, was die Einhaltung des Arbeitsgesetzes, die korrekte Lohnabrechnung sowie die Sozialversicherungsbeiträge sicherstellt.
Die wichtigsten Punkte:
- Ferien dürfen im laufenden Arbeitsverhältnis nicht einfach in Geld abgegolten werden.
- Bei Stundenlohn empfiehlt sich eine monatliche Rückstellung des Ferienguthabens.
- Die Rückstellung wird erst beim tatsächlichen Ferienbezug ausbezahlt.
- Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuer fallen erst beim Bezug an.
- Eine klare Ausweisung des Ferienanteils auf der Lohnabrechnung ist zwingend.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Wie wird die Ferienentschädigung bei Stundenlohn korrekt als Rückstellung abgewickelt?
In Kürze: Bei Stundenlohn ist die Ferienentschädigung sorgfältig auszuweisen und korrekt abzurechnen. Ferien dürfen während eines laufenden Arbeitsverhältnisses grundsätzlich nicht einfach ausbezahlt werden. In der Praxis bietet sich deshalb eine monatliche Rückstellung an: Das Ferienguthaben wird aufgebaut und beim tatsächlichen Ferienbezug ausbezahlt. So bleiben Ferienanspruch, Lohnabrechnung, Sozialversicherungen und Quellensteuer sauber nachvollziehbar.
Die rechtliche Ausgangslage von Ferienentschädigungen
Ferien dürfen im laufenden Arbeitsverhältnis nicht in Geld abgegolten werden, sondern sind tatsächlich zu beziehen. Lediglich am Ende des Arbeitsverhältnisses dürfen die Ferien, soweit sie aus betrieblichen Gründen nicht mehr bezogen werden können, ausbezahlt werden. Erfahrungsgemäss unproblematisch ist eine Ferienentschädigung bei sehr kurzen Arbeitsverhältnissen oder bei sehr unregelmässigen Arbeitsverhältnissen, bei welchen ein Ferienbezug gar nicht möglich ist.
Das Bundesgericht hat die laufende Auszahlung von Ferien unter drei Bedingungen zugelassen: Erstens muss es sich um eine unregelmässige Beschäftigung handeln; zweitens muss der für die Ferien bestimmte Lohnanteil klar und eindeutig im Arbeitsvertrag ausgewiesen sein; drittens muss in den einzelnen schriftlichen Lohnabrechnungen der Ferienlohn durch Angabe eines bestimmten Betrags oder eines Prozentsatzes als solcher separat aufgeführt sein.
Ferienentschädigung: Rückstellung und Auszahlung
Bei allen übrigen Anstellungen im Stundenlohn ist der Ferienbezug zwingend vorgeschrieben. Dies geschieht am einfachsten über eine monatliche Rückstellung des Ferienguthabens in Franken. Beim Bezug von Ferien wird diese Rückstellung ganz oder teilweise aufgelöst und der entsprechende Betrag ausbezahlt.
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Lohnabrechnung August 20XX
| Lohn und Zulagen | |||||
| LA | Bezeichnung | Basis | Anzahl | Ansatz | Total |
| 1100 | Stundenlohn | CHF 28.00 | 64.50 | CHF 1'806.00 | |
| 1765 | Ferienbezug | CHF 28.00 | 16.80 | CHF 470.40 | |
| 1772 | Feiertagszulage in % | CHF 1'806.00 | 4% | CHF 72.25 | |
| 5000 | Bruttolohn | CHF 2'348.65 | |||
| Abzüge | |||||
| LA | Bezeichnung | Basis | Ansatz | Total | |
| 6100 | AHV-Beitrag | CHF 2'348.65 | 5.300% | CHF 124.50 | |
| 6200 | ALV-Beitrag | CHF 2'348.65 | 1.100% | CHF 25.85 | |
| 6320 | NBU-Beitrag | CHF 2'348.65 | 1.270% | CHF 29.85 | |
| 6420 | PK-/BV-Beitrag | CHF 12.00 | |||
| 7000 | Total Abzüge | CHF 192.20 | |||
| 8000 | Nettolohn | CHF 2'156.45 | |||
| 9000 | Auszahlung | CHF 2'156.45 | |||
| Information zum Ferienanspruch | |||||
| Ferienguthaben | CHF 1'009.05 | ||||
| Feriengutschrift abgerechneter Monat | CHF 1'806.00 | 10.64% | CHF 192.15 | ||
| Ferienbezug abgerechneter Monat | CHF -470.40 | ||||
| Ferienguthaben neu | CHF 730.80 |
Checkliste
- Prüfen Sie, ob die Beschäftigung als unregelmässig gilt, um eine direkte Auszahlung zu rechtfertigen.
- Ermitteln Sie den korrekten Ferienprozentanteil (z. B. 10,64 % für fünf Wochen) für die Berechnung.
- Richten Sie ein separates Ferienkonto oder eine entsprechende Buchungsstelle in Ihrer Lohnsoftware ein.
- Berechnen Sie monatlich den Rückstellungsbetrag auf Basis der gearbeiteten Stunden.
- Geben Sie den Rückstellungsbetrag auf der Lohnabrechnung als «Feriengutschrift» separat aus.
- Beim Ferienbezug: Lösen Sie den entsprechenden Betrag aus dem Rückstellungskonto auf.
- Stellen Sie sicher, dass Sozialversicherungsbeiträge erst beim Auszahlungszeitpunkt berechnet werden.
- Dokumentieren Sie den Ferienbezug und die Auflösung der Rückstellung in den Lohnunterlagen.
- Berücksichtigen Sie bei Stundenlohn optional eine Feiertagsentschädigung per Zulage oder Rückstellung.
- Überprüfen Sie regelmässig das Ferienguthaben auf Plausibilität und Vollständigkeit.
Beispiel einer Lohnabrechnung
Im laufenden Monat werden 64,50 Stunden abgerechnet und eine Ferienentschädigung von 16,80 Stunden ausbezahlt.
Die Rückstellung wird gleich berechnet, wie der monatlich ausbezahlte Ferienanteil berechnet würde: mit dem Prozentsatz 10,64% für fünf Wochen Ferien. Der Betrag wird jedoch nicht ausbezahlt, sondern auf einem Ferienkonto gutgeschrieben.
Sozialversicherungspflichtig und steuerpflichtig wird der Ferienanteil erst beim Bezug. Es ergeben sich somit bei den Sozialversicherungsabzügen, beim Lohnausweis sowie bei der Quellensteuerpflicht keine besonderen Schwierigkeiten.
Bei Stundenlohn besteht kein Anspruch auf eine Feiertagsentschädigung. Aus Fairnessgründen empfehlen wir, Feiertage trotzdem zu entschädigen. Dies kann wie hier durch eine laufend ausbezahlte Zulage erfolgen oder aber indem die Feiertagsentschädigung ebenfalls zurückgestellt und bei Bezug ausbezahlt wird.
FAQ: Ferienentschädigung
Darf ich die Ferienentschädigung bei Stundenlohn monatlich direkt ausbezahlen?
Grundsätzlich nein. Ferien müssen im laufenden Arbeitsverhältnis tatsächlich bezogen werden. Eine direkte Auszahlung ist nur zulässig, wenn es sich um eine unregelmässige Beschäftigung handelt und der Ferienanteil klar im Arbeitsvertrag und auf der Lohnabrechnung ausgewiesen ist. In der Praxis ist die monatliche Rückstellung die sicherere Methode.
Wann fallen Sozialversicherungsbeiträge auf die Ferienentschädigung an?
Sozialversicherungsbeiträge und Steuern fallen auf den Ferienanteil erst beim tatsächlichen Bezug der Ferien an, nicht bei der monatlichen Rückstellung. Die Rückstellung dient lediglich dem Aufbau des Guthabens.
Wie berechne ich den Rückstellungsbetrag bei Stundenlohn?
Der Rückstellungsbetrag wird analog zur Ferienabgeltung berechnet, indem der Stundenlohn mit dem gesetzlichen Ferienprozentanteil (z. B. 10,64 % für fünf Wochen) multipliziert wird. Dieser Betrag wird jedoch nicht ausbezahlt, sondern dem Ferienguthaben gutgeschrieben.
Was passiert mit der Feiertagsentschädigung bei Stundenlohn?
Bei Stundenlohn besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Feiertagsentschädigung. Aus Fairnessgründen wird jedoch empfohlen, Feiertage zu entschädigen, entweder als laufende Zulage oder durch eine separate Rückstellung, die beim Ferienbezug ausbezahlt wird.
Muss der Ferienanteil auf der Lohnabrechnung separat ausgewiesen werden?
Ja, eine klare und eindeutige Ausweisung des Ferienanteils auf der Lohnabrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere wenn eine direkte Auszahlung in Ausnahmefällen erfolgt oder die Rückstellung gebucht wird.
