20.10.2017

Lohnabrechnung Vorlage: Die wichtigsten Berechnungsregeln im Überblick

Am häufigsten gilt es den Stundenlohn aus dem Monatslohn zu berechnen, weil Sie beispielsweise Mehr- oder Überstunden auszahlen möchten. Zudem gilt es den Ferienanteil bei Arbeitnehmenden im Stundenlohn auf der Abrechnung richtig auszuweisen oder Ferientage am Ende des Arbeitsverhältnisses auszuzahlen. Entschädigungen für Feiertage sind bei Stundenlohn-Angestellten freiwillig. Freiwillig heisst auch, dass Sie als Arbeitgeber 2%, 3%, 4% einsetzen können, wie Ihnen beliebt. Das mag aber nicht so richtig befriedigen, weil Sie dann bei Nachfragen über keine Berechnungsgrundlagen verfügen. Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Berechnungsregeln bei der Lohnabrechnung in diesem Beitrag und profitieren Sie von der unten verfügbaren Lohnabrechnung-Vorlage zum Download.

Von: Thomas Wachter   Drucken Teilen  

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren im Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, aktuell als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

Lohnabrechnung Vorlage

Lohnabrechnung Vorlage - Eintritt, Austritt, Urlaub

Bei nur anteilmässiger Beschäftigung unter dem Monat ist der Lohn anteilmässig zu entrichten.

Arbeitstage

Sehr oft rechnen Unternehmen mit Arbeitstagen. Bei einem Eintritt am 10. Oktober werden die Anzahl Arbeitstage bis Ende Monat gezählt. Das sind dann beispielsweise 16 Arbeitstage. Als Basis werden die Anzahl Arbeitstage des Oktobers eingesetzt (je nach Jahr 21, 22 oder 23) oder die durchschnittliche Anzahl Arbeitstage pro Monat (21.75). In der Lohnabrechnung wird dann also beispielsweise mit 16/21.75 gerechnet.

Kalendertage

Am einfachsten ist die Berechnung mit Kalendertagen. Bei einem Eintritt am 16. April bezahlen Sie 15/30 des Monatslohns, bei einem Eintritt am 16. Mai sind es 16/31. Nachteil dieser Methode u.a.: bei einem unbezahlten Urlaub vom 20. Februar bis am 10. März sind unterschiedliche Tagesansätze zu rechnen.

30-Tage-Methode

Diese Methode beseitigt den obigen Nachteil und normalisiert den Monat auf 30 Tage. Wegen der Schwierigkeit der Berechnung empfiehlt es sich, diese Berechnungsweise nur zu übernehmen, falls das Lohnabrechnungsprogramm die 30-Tage-Methode unterstützt.

Swissdec empfiehlt im Zusammenhang mit dem ALV- und UVG-Maximum, mit folgender Formel zu rechnen:

Anzahl Tage = (Austrittsmonat - Eintrittsmonat) x 30 + Austrittstag - Eintrittstag + 1 

wobei

  • Ist der Ein- bzw. Austrittstag der 31. eines Monats, dann ist mit dem 30. als Ein- bzw. Austrittstag zu rechnen.
  • Ist der Ein- bzw. Austrittstag der 28. oder 29. Februar, dann ist mit dem 30. als Ein- bzw. Austrittstag zu rechnen.

Die Lohnabrechnungsprogramme übernehmen in der Regel diese Berechnungsweise auch für die Berechnung von Ein- und Austritten.

Berechnung 13. Monatslohn

13. Monatslohn = anrechenbare Bruttolohn-Auszahlungen/12

Praxis-Beispiel

Arbeitsverhältnis vom 14. März bis 19. Juni. 2016. Monatslohn CHF 6250.–. Unbezahlter Urlaub vom 11. April bis 17. April. Ihr Lohnprogramm hat folgende Bruttolöhne errechnet:  

  • März CHF 3 541.65
  • April CHF 4 791.65
  • Mai CHF 6 250.00
  • Juni CHF 3 958.35

    Total CHF 18 541.65

Der 13. Monatslohn beträgt CHF 18 541.65 / 12 = CHF 1 545.15

Stundenlohn aus dem Monatslohn

U.a. für die Auszahlung von Überstunden muss der Stundenlohn berechnet werden.

Stundenlohn = Jahreslohn / (Anzahl wöchentlicher Arbeitsstunden x 52)

Praxis-Beispiel

  • Monatslohn von CHF 5000 (x 13) und wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden: CHF 5000 x 13 / 40 x 52 = CHF 65 000 / 2080 = CHF 31.25
  • Monatslohn von CHF 3360 (x 13) und wöchentlicher Arbeitszeit von 42 Stunden: CHF 3360 x 13 / 42 x 52 = CHF 43 680 / 2184 = CHF 20.00

Auszahlung Überstunden

Lohn pro Überstunde = Stundenlohn x 125%

Praxis-Beispiel

  • Monatslohn von CHF 5000 (x 13) und wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden: Stundenlohn CHF 31.25 (sh. oben) x 1.25 = CHF 39.05 inkl. 25 % Zuschlag

Wir empfehlen

  • für Mehr- und Überstunden den 13. Monatslohn einzurechnen. Teilweise wird der Ansatz für Mehr- und Überstunden nur aus dem Monatslohn, also ohne Anteil 13. Monatslohn, berechnet. Bisher stehen dieser Berechnungsweise keine Gerichtsurteile entgegen.
  • den Überstundenzuschlag vertraglich zu regeln und auf die sinnvollen Anwendungen einzuschränken. Damit fällt der finanzielle Anreiz zur Leistung von unnötigen Überstunden weg.

Ferienguthaben pro rata

Bei Ein- und Austritten während des Jahres ist das Ferienguthaben pro rata zu berechnen.

Ferienguthaben = Ferienguthaben pro Jahr x gearbeitete Monate / 12 Monate

Praxis-Beispiel

Arbeitsverhältnis vom 1. März bis 31. Oktober. Ferienguthaben für ein ganzes Jahr 20 Tage:

20 Tage x 8 / 12 = 13.33 Tage, Rundung auf 13.5 Tage

Ferienanspruch in % bei Stundenlohn

Achtung: Auszahlung des Ferienanspruches ist nur bei unregelmässigen Arbeitseinsätzen möglich. Der Ferienanspruch ist sowohl im Arbeitsvertrag wie auf der Lohnabrechnung in CHF auszuweisen.

Ferienzuschlag in % = Anzahl Ferientage / (260 – Anzahl Ferientage)

 

Ferienanspruch in WochenFerienanspruch in TagenBerechnung FerienzuschlagZuschlag in % somit
4 Wochen20 20 / (260 - 20) 8.33%
5 Wochen2525 / (260 - 25)10.64%
6 Wochen30 30 / (260 - 30)13.04%

Es hat sich eingebürgert, diese Berechnung mit 260 Arbeitstagen vorzunehmen, obwohl korrekterweise mit 261 Tagen gerechnet würde.

Berechnung des Stundenlohns inkl. Ferienzuschlag

Praxis-Beispiel

  • Monatslohn CHF 4550.– (x 13), Arbeitszeit 42 Stunden, Ferienanspruch 20 Tage
  • Basislohn = (CHF 4550.– x 13) / (52 x 42) = CHF 59 150.– / 2184 = CHF 27.08

Im Vertrag:

Stundenlohn CHF 27.08
Ferienzuschlag 8.33% CHF 2.26
Total pro Stunde CHF 29.34

In der Lohnabrechnung:

Stundenlohn CHF 27.08 10 CHF 270.80
Ferienzuschlag CHF 27.08 8.33%10 CHF 22.60
Bruttolohn CHF 293.40

Feiertagszuschlag in % bei Stundenlohn

Der Feiertagszuschlag von Mitarbeitenden im Stundenlohn war lange umstritten. Mit Urteil 4A_54/2010 vom 4.5.2010 hat das Bundesgericht entscheiden: Ein Anspruch auf Abgeltung der von den Kantonen definierten Feiertage besteht laut Bundesgericht nicht. Lediglich der 1. August ist zu bezahlen, sofern dieser auf einen Werktag fällt. Damit widerspricht das Bundesgericht der Genfer Justiz sowie Arbeitsrechtsexperten, die ein solches Recht aus dem UNO-Pakt I ableiten wollten.

Also: Der Feiertagszuschlag für Mitarbeitende im Stundenlohn ist nicht vorgeschrieben und - sofern nicht vereinbart - freiwillig. Dennoch betrachten wir es aus personalpolitischen Gründen als richtig, auch Angestellten im Stundenlohn die Feiertage abzugelten.

Wir empfehlen folgende Feiertagszuschläge:

bezahlte FeiertageFeiertagszuschlag
62.50%
72.75%
83.25%
93.75%
104.00%
114.50%
125.00%
135.50%
145.75%
156.25%

Erläuterung der Berechnung am Beispiel 10 bezahlte Feiertage (inkl. 1. August):

a. Anzahl Feiertage:

Die variablen Feiertage wie Ostermontag fallen immer auf einen Wochentag. Die fixen Feiertage wie der 25. Dezember fallen nur zu 5/7 auf einen Wochentag. Für die Berechnung wird angenommen, dass je die Hälfte der Feiertage variabel resp. fix sind. Dies ergibt 5 plus 5*5/7 = 8.57 Feiertage.

b. Ferientage:

Die Berechnung geht von durchschnittlich 22.5 Ferientagen aus, was 22.5 / (260.0 - 22.5) = 9.47% Lohnzuschlag ergibt.

c. Total Tage:

Total sind 22.50 + 8.57 = 31.07 Tage durch Zuschlag abzugelten, was in Lohnprozenten 31.07 / (260.00 - 31.07) = 13.57% entspricht. d. Der Feiertagszuschlag beträgt folglich 13.57% - 9.47% = 4.10%, gerundet auf 0.25% = 4.00%

Da der Feiertagszuschlag freiwillig ist, kann dieser auf einer durchschnittlichen Berechnung erfolgen und im Unternehmen einheitlich umgesetzt werden.

Berechnung des Stundenlohns inkl. Ferien- und Feiertagszuschlag

Praxis-Beispiele (wie oben)

Monatslohn CHF 4550.– (x 13), Arbeitszeit 42 Stunden, Ferienanspruch 20 Tage Basislohn = (CHF 4550.– x 13) / (52 x 42) = CHF 59 150.– / 2184 = CHF 27.08

Im Vertrag:

Stundenlohn CHF 27.08
Ferienzuschlag 8.33% CHF 2.26
Feiertagszuschlag 4.00% CHF 1.08
Total pro Stunde CHF 30.42

In der Lohnabrechnung:

 

Stundenlohn CHF 27.08 10 CHF 270.80
Ferienzuschlag CHF 27.08 8.33% 10 CHF 22.60
Feiertagszuschlag CHF 27.08 4.00% 10 CHF 10.80
Bruttolohn CHF 304.20

Ferientage am Ende des Arbeitsverhältnisses

Grundsätzlich sind die Ferientage während dem Arbeitsverhältnis zu beziehen und nicht durch Geld zu entschädigen. Das gilt auch am Ende des Arbeitsverhältnisses. Dennoch sind in der Praxis immer wieder Ferientage bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses auszuzahlen.

1 Ferientag = Jahreslohn / 261

Praxisbeispiel

Monatslohn CHF 4550.– (x 13) Basislohn = (CHF 4550.– x 13) / 261 = CHF 59 150.– / 261 = CHF 226.65

Ein Teil der Unternehmen entschädigt mehr. Dies aus folgender Überlegung: Würden die Ferientage nicht ausbezahlt, sondern das Arbeitsverhältnis verlängert bis alle Ferien bezogen sind, ergibt sich ein höherer Ferienanspruch. Die Unternehmen rechnen deshalb noch den Ferienanspruch auf den Ferienentschädigung ein. Bei einem Ferienanspruch von 20 Tagen ergibt dies folgendes: 108.33% x CHF 226.65 = CHF 245.55

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