Lohnausweis: Diese Lohnbestandteile sind zu deklarieren
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Zentrale Punkte zum Lohnausweis
Das Formular ist schweizweit einheitlich. Sprachen: d/f/i oder d/f/e. Der Lohnausweis darf maschinell aus dem Lohnabrechnungsprogramm erstellt werden. Gegenüber der Steuerbehörde müssen auch geringfügige Lohnauszahlungen angegeben werden (keine Geringfügigkeitsgrenze). Der AHV-pflichtige Lohn ist nicht gleichzusetzen mit demjenigen, der gegenüber der Steuerbehörde zu deklarieren ist. Auch im Nebenerwerb erzieltes Einkommen ist steuerbar (in der Steuererklärung kann der Arbeitnehmer einen Pauschalabzug geltend machen. Lediglich Geschenke, soweit sie das gängige Mass nicht übersteigen, sind steuerfrei.
Praxis-Tipp: Zur Unterstützung beim Ausfüllen des Lohnausweises steht Ihnen eine einfach zu installierende Software zur Verfügung. Eine Kurzwegleitung ist integriert und immer am unteren Bildrand sichtbar. Die Software kann von der Webseite der eidgenössischen Steuerverwaltung heruntergeladen werden (ein direkter Link findet sich auf www.steuerkonferenz.ch).
Was ist wo zu deklarieren?
Buchstabe A: | ankreuzen |
|---|---|
Buchstabe C: | neue AHV-Nummer |
Buchstabe D: | Massgebendes Kalenderjahr |
Buchstabe E: | Lohnperiode (von 01.01. resp. Beginn der ersten Anstellung, bis 31.12. resp. Ende der letzten Anstellung im Kalenderjahr) |
Buchstabe F: | Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort. Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer keine Kosten für den Arbeitsweg erwachsen:
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Buchstabe G: | Kantinenverpflegung/Lunch-Checks. Das Feld ist anzukreuzen, falls
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Ziffer 1 | Lohn in Geldform, mit Ausnahme von einmaligen Entschädigungen (diese kommen in Ziffer 3)
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Ziffer 2 | Gehaltsnebenleistungen. Als Gehaltsnebenleistungen gelten alle Leistungen, die nicht in Geldform ausgerichtet werden (Naturalleistungen, Fringe Benefits). In den Feldern 2.1 bis 2.3 des Lohnausweises sind die durch den Arbeitgeber zu bewertenden Gehaltsnebenleistungen anzugeben. Sie sind grundsätzlich zum Marktwert bzw. Verkehrswert zu bewerten. |
Ziffer 2.1 | Verpflegung und Unterkunft (Zimmer). Beispiel: Arbeitnehmerin im Gastgewerbe |
Ziffer 2.2 | Privatanteil Geschäftsauto. Pro Monat 0,8%, resp. pro Jahr 9,6% des Kaufpreises ohne MWST1), mindestens aber CHF 150.– pro Monat. Beispiel: Kaufpreis CHF 45 842.–, zu deklarierender Betrag = CHF 4401.– |
Ziffer 2.3 | Andere Gehaltsnebenleistungen: Weitere Gehaltsnebenleistungen, die der Arbeitgeber bewerten kann. Beispiele: Generalabonnement für den privaten Gebrauch, Abonnement für den Arbeitsweg, verbilligte Abwartswohnung, Gratiswohnung. Diese Leistungen zählen dann zum steuerpflichtigen Lohn. Bei einem unter Ziffer 2.3 deklarierten Abonnement ist folglich das Feld F nicht anzukreuzen. |
Ziffer 3 | Unregelmässige Leistungen. Beispiele:
Bei ganzjährigem Arbeitsverhältnis können unregelmässige Leistungen auch in Ziffer 1 aufgeführt werden. |
Ziffer 4 | Kapitalleistungen. Diese werden teilweise mit einem reduzierten Satz besteuert. Beispiele:
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Ziffer 5 | Beteiligungsrechte gemäss Beiblatt aus Mitarbeiterbeteiligungen (Aktien, Optionen usw.). Das Erwerbseinkommen wird auf Grund der Differenz zwischen Verkehrswert und Abgabe- bzw. Erwerbspreis berechnet. In allen Fällen von Mitarbeiterbeteiligungen sind sämtliche Detailangaben auf einem Beiblatt zum Lohnausweis auszuweisen. |
Ziffer 6 | Verwaltungsratsentschädigungen |
Ziffer 7 | Andere Leistungen. Beispiele:
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Ziffer 8 | Bruttolohn |
Ziffer 9 | Beiträge des Arbeitnehmers an die AHV/IV/EO, die ALV und die NBU (ohne Krankentaggeldversicherung) |
Ziffer 10 | Berufliche Vorsorge (2. Säule) |
Ziffer 10.1 | Ordentliche Beiträge des Arbeitnehmers an die berufliche Vorsorge |
Ziffer 10.2 | Beiträge für den Einkauf in die berufliche Vorsorge. Zusätzlich sind die vom Arbeitgeber übernommenen Arbeitnehmerbeiträge anzugeben, sofern sie in Ziffer 7 des Lohnausweises aufgeführt sind. |
Ziffer 11 | Nettolohn |
Ziffer 12 | Quellensteuerabzug |
Die Spesen sind wie folgt zu deklarieren:
Ziffer 13 | Spesenvergütungen (Rückerstattungen an Mitarbeitende sowie Spesenauslagen über eine Firmenkreditkarte) |
|---|---|
Ziffer 13.1.1 | Werden die Maximalbeträge eingehalten oder liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, genügt es, im kleinen Feld ein Kreuz zu setzen. Andernfalls sind die Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen, die effektiv vergütet worden sind, betragsmässig anzugeben. |
Ziffer 13.1.2 | Übrige effektive Spesen. Dazu gehören auch die vom Arbeitgeber bezahlten Entschädigungen für die besonderen (abzugsfähigen) Berufskosten von Expatriates. |
Ziffer 13.2 | Pauschalspesen. Diese müssen immer angegeben werden, auch dann, wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. |
Ziffer 13.2.1 | Pauschale Repräsentationsspesen |
Ziffer 13.2.2 | Pauschale Autospesen |
Ziffer 13.2.3 | Übrige Pauschalspesen. Dazu gehören insbesondere die Pauschalentschädigungen für Expatriates (die besonderen Berufskosten gemäss ExpaV sind allerdings in 2.3 zu deklarieren). |
Ziffer 13.3 | Beiträge an die Weiterbildung:
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In den letzten beiden Ziffern des Lohnausweises sind folgende Deklarationen vorzunehmen:
Ziffer 14 | Weitere Gehaltsnebenleistungen: Gehaltsnebenleistungen des Arbeitgebers, die er nicht selbst bewerten kann und deshalb nicht unter Ziffer 2 deklariert sind |
|---|---|
Ziffer 15 | Bemerkungen:
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Am Schluss des Lohnausweises sind Ort, Datum, Name und Adresse zu erfassen. Die Lohnausweise sind handschriftlich zu unterzeichnen. Bei maschinell erstellten Lohnausweisen kann auf die Unterschrift verzichtet werden.
Beiblatt | Für das Beiblatt bestehen keine Formvorschriften, es muss aber Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer enthalten. Es können folgende Angaben gemacht werden: Detailangaben pro Rubrik, wenn der Platz auf dem Formular nicht reicht
Bei Mitarbeiterbeteiligungen sind die Bescheinigungspflichten gemäss Mitarbeiterbescheinigungsverordnung (MBV) einzuhalten. |
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Hinweis Aussendienst: Bei Mitarbeitenden, welche praktisch ausschliesslich im Aussendienst tätig sind, wird das Feld G «Kantinenverpflegung/Lunch-Checks» nicht angekreuzt, dafür wird unter Ziffer 15 «Bemerkungen» der Hinweis «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt» angebracht. Zudem sind die Spesen auszuweisen (falls unter den Maximalansätzen lediglich ein Kreuz in Ziffer 13.1.1)
Seminar-Empfehlungen
Auszuweisende Lohnbestandteile
Gegenüber dem Fiskus muss normalerweise jeder vergütete Frankenbetrag angegeben werden. Dabei spielt es in der Regel keine Rolle, ob die Vergütungen als Lohn oder als Lohnersatz wegen Krankheit oder Unfall erbracht wurden. Der AHV-pflichtige Lohn ist nicht gleichzusetzen mit demjenigen, der gegenüber der Steuerbehörde zu deklarieren ist. Auch im Nebenerwerb erzieltes Einkommen ist steuerbar, hier kann jedoch vom Arbeitnehmer in der Steuererklärung eine Pauschale abgezogen werden. Lediglich Geschenke, soweit sie das gängige Mass nicht übersteigen, sind steuerfrei.
Es sind folgende Lohnbestandteile im Lohnaufweis aufzuführen:
Barvergütungen
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Monatslohn, Stundenlohn
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Familienzulagen (in der AHV nicht pflichtig)
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13. Monatslohn, Gratifikation, Boni, Provisionen etc.
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Überstundenentschädigungen etc.
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Alle Zulagen wie Nacht- und Sonntagszulagen, Kleiderzulage für Zivilkleider, Anerkennungsprämie für Verbesserungsvorschläge etc.
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Dienstalters- und Jubiläumsgeschenke, Bargeschenk beim Bestehen von beruflichen Prüfungen
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Lohnbeitrag ans Mittagessen
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Barentschädigung für den Arbeitsweg (in Lohn einrechnen)
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Bargeschenke (nicht jedoch Naturalgeschenke oder Gutscheine bis CHF 500.– pro Ereignis)
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Spesenentschädigung als Auslageersatz (in der Regel nur Kreuz, Details untenstehend)
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Pauschalspesen (immer zu deklarieren, steuerpflichtig nur, falls kein genehmigtes Spesenreglement oder soweit nicht nachgewiesenermassen Ersatz für berufsbedingte Auslagen)
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An die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter ausbezahlte Weiterbildungskosten (können – sofern berufsbezogen – in der Steuererklärung wieder abgezogen werden)
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Spesenentschädigung im Zusammenhang mit Weiterbildungen (bei den Spesen)
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Alle Erwerbsausfallentschädigungen, welche über den Arbeitgeber ausbezahlt werden
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Trinkgelder, sofern diese einen erheblichen Anteil am Lohn ausmachen
Naturalleistungen (Sachleistungen) und nicht an den Arbeitnehmer bezahlte Leistungen
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Kost und Logis z.B. Mahlzeiten am Arbeitsort, Unterkunft am Arbeitsort
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Vergünstigte oder gratis Firmenwohnung
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Lunchchecks bis CHF 180.– pro Monat (nur Feld G ankreuzen)
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Lunchchecks über CHF 180.– pro Monat
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Gratis-Leistungen des Arbeitgebers wie Warenbezüge über ca. CHF 500.– jährlich
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Abonnement für den Arbeitsweg, Generalabonnement (sofern dieses nicht für Geschäftsfahrten erforderlich ist)
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Verwendung des Geschäftsautos auch für private Fahrten (z.B. unbeschränkt oder nur für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsort)
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Übernahme von Kosten für das Privatauto (z.B. Leasingraten)
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Gratis oder übermässig vergünstigte Reka-Checks (nicht jedoch Vergünstigungen bis 20% bis CHF 600.– pro Jahr)
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Unentgeltlich zugeteilte Mitarbeiteraktien
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Übernahme der vollen Kosten für eine Kinderkrippe (das gilt nicht bei blosser Reduktion der Kosten resp. bei einer firmeneigenen Kinderkrippe)
Im Lohnausweis nicht aufzuführen sind:
Nicht deklarationspflichtige Leistungen
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Naturalgeschenke oder Gutscheine bis CHF 500.– pro Ereignis
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Rabatte auf Waren für den Eigenbedarf im branchenüblichen Rahmen (in der Regel 10 bis 30%)
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REKA-Checks vergünstigt abgegeben bis 20% und CHF 600.– Vergünstigung pro Jahr
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Privatgebrauch von Arbeitswerkzeugen wie Mobiltelefons oder Laptop in beschränktem Rahmen
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Nicht regelmässige Naturalleistungen wie Einladungen zu Mittagessen etc.
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Zwischenverpflegungen am Arbeitsort
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Firmenparkplatz
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Gratis Dienstkleider und Uniformen
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Halbtaxabonnement
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Gutschriften von Flugmeilen
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Firmeneigene Kinderkrippenplätze, verbilligte Krippenplätze
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An den Weiterbildungsanbieter bezahlte Weiterbildungskosten, sofern berufsbezogen und Rechnung auf die Firma lautet
Wichtig: Ab Steuerjahr 2022 gilt eine neue Regelung der steuerlichen Deklaration zur Nutzung des Geschäftsautos.
Lohndeklaration am Jahresende
Am Ende des Jahres resp. zu Beginn des Folgejahres stehen folgende administrative Arbeiten an:
Die definitive Abrechnung mit der Ausgleichskasse erfolgt zu Beginn des Folgejahres aufgrund der Jahreslohnbescheinigung. Das Formular für die Jahreslohnbescheinigung wird dem Arbeitgeber zugestellt.
Auch für die Unfallversicherung wird eine Vorausprämie festgelegt, welche vom Arbeitgebenden zu bezahlen ist. Auf der Basis der jährlichen Lohndeklaration wird dann die definitive Prämienabrechnung für das zurückgelegte Jahr erstellt.
Die Pensionskassen kennen als einzige Sozialversicherung die vorschüssige Deklaration. Das heisst, bereits Anfang Jahr werden in der Regel die zukünftigen Löhne bestimmt und die monatlichen Beiträge aufgrund dieser Deklaration definitiv festgelegt.
Ausgleichskasse
Die Ausgleichskassen erheben die Beiträge der AHV/IV/EO und ALV während des Jahres durch monatliche Akontobeiträge. Ausnahme: Bei einer Lohnsumme unter CHF 200 000.– erfolgt die Rechnungsstellung vierteljährlich.
Bei einem konstanten Personalbestand ist dieses Vorgehen problemlos. Wird jedoch der Personalbestand aufgestockt, kann dies zu einem grösseren Ausstand Ende Jahr führen.
Praxis-Tipp: Falls sich die Lohnsumme erheblich ändert, setzen Sie die Ausgleichskasse davon in Kenntnis. Unterlassen Sie dies, so erhebt die Ausgleichskasse Zins ab der Fälligkeit der höheren Beiträge.
Die definitive Abrechnung auf der effektiv ausbezahlten Lohnsumme erfolgt zu Beginn des Folgejahres aufgrund der Jahreslohnbescheinigung. In der Folge werden dann Nachzahlungen erhoben, resp. Rückzahlungen gewährt. Es handelt sich somit um eine nachschüssige Deklaration.
Gleichzeitig werden auch die ausbezahlten Familienzulagen abgerechnet.
Das Formular für die Jahreslohnbescheinigung wird dem Arbeitgeber zugestellt. Dieses ist bis Ende Januar einzureichen. Die Liste kann meist direkt aus dem Lohnprogramm oder Personalinformationssystem gedruckt werden.
Unfallversicherer
Auch für die Unfallversicherung wird eine Vorausprämie festgelegt, welche vom Arbeitgebenden zu bezahlen ist. Auf der Basis der jährlichen Lohndeklaration wird dann die definitive Prämienabrechnung für das zurückgelegte Jahr erstellt.
Die Jahreslohnliste sieht ähnlich aus wie die AHV-Liste, wobei die AHV-Lohnsumme gemäss den Angaben auf dem Formular des Unfallversicherers in UVG-pflichtige Löhne umgerechnet werden muss.
Auf dieser Grundlage wird gleichzeitig die neue Vorausprämie für das Folgejahr veranlagt.
Berufliche Vorsorge
Die Pensionskassen kennen als einzige Sozialversicherung die vorschüssige Deklaration. Das heisst, bereits Anfang Jahr werden in der Regel die zukünftigen Löhne bestimmt und die monatlichen Beiträge aufgrund dieser Deklaration definitiv festgelegt.
Bei vielen Pensionskassen werden lediglich bei grösseren Veränderungen (je nach Reglement Lohnänderung um 10 oder 20%, grössere Pensenanpassungen) die monatlichen Beiträge angepasst. Eine zunehmende Zahl von Pensionskassen passt die versicherten Löhne flexibel auch unter dem Jahr an. In jedem Fall sind Eintritte, Austritte und unbezahlter Urlaub zu mutieren.
Oft werden im Voraus nicht bestimmbare oder ausserordentliche Lohnbestandteile nicht berücksichtigt (Zulagen, Boni, freiwillige Gratifikation etc.). Voraussetzung ist dabei, dass das Reglement der Vorsorgeeinrichtung dies festlegt.
Vereinfachtes Lohnmeldeverfahren
Um die Lohnmeldung zu vereinfachen, wurde die nicht kommerzielle Organisation Swissdec (www.swissdec.ch) gegründet. Mit «ELM», dem Lohnstandard-CH von Swissdec entfällt das manuelle Ausfüllen unzähliger Formulare vollständig und wird durch die elektronische Übermittlung einer einheitlichen, papierlosen, elektronischen Lohnmeldung via Internet ersetzt. Unternehmen werden entlastet, indem sie ihre Löhne an alle Lohndatenempfänger nur einmal melden müssen. «ELM»-Lohndatenempfänger sind die AHV-Ausgleichskassen, Versicherer (Unfall, Unfallzusatz, Berufliche Vorsorge), die Suva, Steuerämter (Quellensteuer, Lohnausweise) sowie das Bundesamt für Statistik (Lohnstrukturerhebung).
Voraussetzung ist ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm. Die Zertifizierung umfasst nebst fachlichen Themen auch umfangreiche Sicherheitsprüfung. Sie wird im Auftrag von swissdec durch die Suva durchgeführt. Ein Grossteil der heue auf dem Markt verfügbaren Lohnprogramme ist Swissdec-zertifiziert. Die Liste findet sich auf www.swissdec.ch.
