Lohnausweise: Praxishinweise zur korrekten Erstellung der Lohnausweise
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, den Mitarbeitenden jährlich einen einheitlichen Lohnausweis zuzustellen. Dieses Dokument dient nicht nur als Nachweis über die bezahlte Entschädigung, sondern ist auch massgeblich für die Steuererklärung und die Sozialversicherungen. Eine korrekte Deklaration aller Lohnbestandteile, inklusive Fringe Benefits, ist essenziell, um steuerliche Nachteile oder Sanktionen zu vermeiden.
Die wichtigsten Punkte:
- Der Lohnausweis wird schweizweit mit einem einheitlichen Formular ausgestellt und muss alle geldwerten Vorteile enthalten.
- Gehaltsnebenleistungen (Fringe Benefits) sind grundsätzlich zum Marktwert zu bewerten und separat aufzuführen.
- Bestimmte Vergünstigungen wie Halbtaxabonnemente oder branchenübliche Rabatte sind unter bestimmten Bedingungen nicht deklarationspflichtig.
- Unregelmässige Leistungen wie Boni sollten insbesondere bei einem unterjährigen Arbeitsverhältnis separat unter Ziffer 3 ausgewiesen werden.
- Bei Mitarbeiterbeteiligungen sind die erforderlichen Detailangaben auf einem Beiblatt auszuweisen, das eindeutig dem entsprechenden Lohnausweis zugeordnet werden kann.
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Passende Arbeitshilfen
Wie erstellt man in der Schweiz korrekt die Lohnausweise für Mitarbeitende?
Ziele der Lohnausweise
Seit der Einführung der Lohnausweise konnten folgende Gesichtspunkte zumindest teilweise umgesetzt werden:
- Schweizweit ein einheitliches Formular
- Transparenz der Darstellung
- Mehr Rechtsgleichheit
- Anpassung an das harmonisierte Steuerrecht
- Informative Wegleitung und Kurzanleitung
- FAQ
Dabei konnte Klarheit in folgenden Bereichen geschaffen werden:
- Private Nutzung von Arbeitswerkzeug
- Halbtaxabonnement
- Kinderkrippe
- Rabatte auf Waren
- Überobligatorische Versicherungen
- Usw.
Aufgepasst: Die aktuellste Version der Lohnausweise finden Sie hier hinterlegt.
Was ist wo zu deklarieren?
Im Grundsatz sollte immer die aktuelle Wegleitung zum Ausfüllen der Lohnausweise und die FAQ’s (Fragen und Antworten zum Lohnausweis) konsultiert werden.
Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt A-H abgebildet.
A/B: X = Lohnausweis (Bescheinigung von Leistungen der Arbeitslosenversicherung) oder Rentenbescheinigung
C: AHV-Nummer/Geburtsdatum des Mitarbeitenden
D: Einkommensjahr
E: Dauer der Beschäftigung (Beginn erste Beschäftigung, Ende letzte Beschäftigung)
F: Unentgeltliche Beförderung
G: Kantinenverpflegung / Lunchschecks
H: Name und Adresse des Mitarbeitenden
Nicht enthalten sind (Kopfteil)
- Arbeitsort, Abteilung
- Formular für Kant. Steuerbehörde, Arbeitnehmender, Arbeitgebender
- Schichtarbeits- und Lohnausfalltage
Wenn als Information für den Mitarbeitenden für die Steuererklärung wichtig, kann der Arbeitgebende dies in den Bemerkungen resp. auf einem Beiblatt zeigen. Dies ist jedoch Entscheid des Arbeitgebenden (Beispiel: dichtes Filialnetz eines Warenhauses in der Schweiz mit häufigen Wechseln betr. Arbeitsort unterjährig).
Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt 1. bis 11. abgebildet.
- Lohn / Rente (soweit diese nicht später speziell aufgeführt werden müssen)
- Ordentliche Saläre
- Sämtliche Zulagen, wie z.B. Kinder-/Familienzulagen
- Schicht-, Pikett-, Versetzungs-, Nacht-, Sonntags-, Schmutz- und Wegzulagen, alle Prämien usw.
- Provisionen
- Vergütungen für den Arbeitsweg
- Alle Barbeiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort
Gehaltsnebenleistungen
Unter Ziffer 2.3 sind weitere vom Arbeitgebenden ausgerichtete und von ihm bewertbare Gehaltsnebenleistungen (Fringe Benefits) anzugeben.
Als Gehaltsnebenleistungen im Sinne von Ziffer 2 gelten alle Leistungen des Arbeitgebenden, die nicht in Geldform ausgerichtet werden. Sie sind grundsätzlich zum Marktwert bzw. Verkehrswert zu bewerten. Dabei gilt der im Markt üblicherweise zu bezahlende bzw. der üblicherweise ausgehandelte Preis.
Werden mehrere solche Leistungen entrichtet, so sind sie zu bezeichnen und die Werte separat aufzuführen.
Passende Produkt-Empfehlungen
Unter Ziffer 14 sind Gehaltsnebenleistungen aufzuführen, die der Arbeitgebende nicht selber bewerten kann. Als solche gelten geldwerte Vorteile verschiedenster Art. Dazu gehören insbesondere Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitnehmende gratis oder zu einem besonders tiefen Vorzugspreis erworben hat.
Ein Hinweis ist nicht notwendig, wenn es sich um eine geringfügige jährliche Vergünstigung bis CHF 2'500 handelt. Als geringfügig gelten branchenübliche Rabatte, sofern der Arbeitgebende diese ausschliesslich dem Arbeitnehmenden zum Eigengebrauch und zu einem Preis gewährt, der mindestens die Selbstkosten deckt.
Unregelmässige Leistungen freiwillig, sonst Ziffer 1
Z. B. Bonuszahlungen, An-/Austrittsentschädigungen, Treueprämien, Dienstaltersgeschenke, Jubiläumsgeschenke, Umzugsentschädigungen usw.
Die separate Deklaration unter Ziffer 3 ist insbesondere bei einem unterjährigen Arbeitsverhältnis sinnvoll. Bei einem ganzjährigen Arbeitsverhältnis kann auf die separate Deklaration verzichtet und der entsprechende Betrag als Bestandteil des Lohnes unter Ziffer 1 ausgewiesen werden.
Beispiel für Auswirkungen von unregelmässigen Leistungen, bei entsprechender Deklaration im Lohnausweis:
- Mitarbeitender ist beschäftigt vom 1.1. bis 31.3.
- Monatlicher Lohn ist CHF 5000.–, somit CHF 15 000.–
- Im Februar erhält er einen Bonus von CHF 20 000.–
- Im Lohnausweis werden CHF 35 000.– bescheinigt
- Mitarbeitender verlässt die Schweiz und muss eine unterjährige Steuererklärung einreichen
- Wenn ausserordentliches Einkommen nicht ausgeschieden wird (Ziffer 3), so wird der Mitarbeitende CHF 35 000.– zum Satz von CHF 140 000.– versteuern müssen
- Wenn ausgeschieden, erfolgt die Besteuerung von CHF 35 000.– zum Satz von CHF 80 000.–
Kapitalleistungen
Grund zur separaten Angabe besteht insbesondere dann, wenn möglicherweise ein reduzierter Steuersatz Anwendung finden könnte, wie z.B. Abgangsentschädigungen, Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter, Lohnnachzahlungen (nicht anzugeben sind Vorsorgeleistungen, die zu Recht von der selbständigen Vorsorgestiftung ausbezahlt werden)
- Beteiligungsrechte
- Aktien
- Optionen
- Phantomaktien etc.
Bei Mitarbeiterbeteiligungen ist unter Ziffer 5 das im entsprechenden Kalenderjahr zugeflossene Erwerbseinkommen anzugeben. Die erforderlichen Detailangaben sind zusätzlich auf einem Beiblatt zum Lohnausweis auszuweisen.
- Leistungen, die ihren Grund im Arbeitsverhältnis haben und nicht unter Ziffer 1–6 oder Ziffer 14 aufgeführt werden, wie z.B.:
- Trinkgelder
- Taggelder der Versicherung, Leistungen der Arbeitslosenversicherung, Leistungen der EO, soweit durch Arbeitgeber ausbezahlt
- Beiträge an Versicherungen, wie z.B. Krankenkasse, alle Formen der freien Vorsorge usw.
- Bruttolohn total / Rente (ist Total von 1–7)
- Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV
Checkliste
- Aktuelle Wegleitung und FAQ der ESTV konsultieren, da sich Regeln jährlich ändern können.
- Alle ordentlichen Löhne, Zulagen und Provisionen unter Ziffer 1 korrekt erfassen.
- Geldwerte Vorteile zum Markt- bzw. Verkehrswert bewerten und je nach Art unter Ziffer 2.1, 2.2 oder 2.3 deklarieren.
- Nicht deklarationspflichtige Vergünstigungen (z.B. Halbtax, übliche Rabatte) prüfen und entsprechend ausschliessen.
- Unregelmässige Leistungen insbesondere bei einem unterjährigen Arbeitsverhältnis separat unter Ziffer 3 ausweisen.
- Kapitalleistungen und Beteiligungsrechte gemäss Ziffer 4 und 5 korrekt aufteilen und dokumentieren.
- Spesenvergütungen gemäss den Vorgaben zu Ziffer 13 deklarieren.
- Bei Mitarbeiterbeteiligungen die erforderlichen Detailangaben auf einem Beiblatt ausweisen.
- Bemerkungsfeld für Transparenz nutzen, z.B. für genehmigte Spesenreglemente oder Arbeitsortwechsel.
- Vor Versand finale Prüfung durch Personalabteilung oder Steuerberater durchführen.
10. Berufliche Vorsorge
10.1 Ordentliche Beiträge
10.2 Beiträge für den Einkauf ohne Beiträge für Einkauf aus
Lohnerhöhungen (= ordentliche Beiträge)
11. Nettolohn / Rente
Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt 12. bis 15. abgebildet.
- Quellensteuerabzug
- Spesenvergütungen
- Effektive und Pauschalspesen, Aus- und Weiterbildung
- Gehaltsnebenleistungen
- Bemerkungen
z.B. Genehmigtes Spesenreglement inkl. Genehmigungsdatum
Generell: Bemerkungen, die der Transparenz dienen
I: Ort und Datum und Arbeitgeberangaben
Nicht zu deklarierende Gehaltsnebenleistungen
- Gratis abgegebene Halbtaxabonnement der SBB (für Generalabonnemente vgl. Rz 9
- Vergünstigungen für vom Arbeitgebenden abgegebene Produkte oder Dienstleistungen Dritter bis maximal 20 % je Leistung und insgesamt maximal CHF 600 pro Jahr. Zu deklarieren ist unter Ziffer 2.3 lediglich der Teil der Vergünstigung, der diese Grenzen übersteigt.
- übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr. Übersteigt der Wert diese Grenze, ist der gesamte Betrag unter Ziffer 2.3 zu deklarieren. Bargeldgeschenke sind immer als Lohnbestandteil anzugeben.
- Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer usw.) im üblichen Rahmen;
- Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften (nicht aber Abonnemente für Fitnessclubs) bis CHF 1000.– im Einzelfall. Bei Beiträgen, die diesen Betrag übersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 15 des Lohnausweises)
- Beiträge an Fachverbände unbeschränkt
- Rabatte auf Waren, die zum Verzehr und Eigenbedarf bestimmt und branchenüblich sind
- Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 600 pro Kalenderjahr. Zu deklarieren sind lediglich Beiträge, soweit sie CHF 600 pro Kalenderjahr übersteigen.
- Die Bezahlung von Reisekosten für den Ehegatten oder den Partner bzw. die Partnerin, die den Arbeitnehmer aus geschäftlichen Gründen auf Geschäftsreisen begleiten;
- Beiträge an Kinderkrippen, die für Kinder des Arbeitnehmenden verbilligte Plätze anbieten. Kommen die Beiträge des Arbeitgebenden jedoch bestimmten Arbeitnehmenden zugute, sei es durch Bezahlung an den Arbeitnehmenden oder direkt an die Krippe, sind sie im Lohnausweis unter Ziffer 1 zum Bruttolohn hinzuzurechnen oder in Ziffer 7 separat zu deklarieren
- Gratis-Parkplatz am Arbeitsort
- Kosten für ärztliche Vorsorgeuntersuchungen, die auf Verlangen des Arbeitgebenden oder der Pensionskasse erfolgen
- Gutschriften von Flugmeilen. Diese sind für geschäftliche Zwecke zu verwenden.
Beiblatt zum Lohnausweis
Bei Mitarbeiterbeteiligungen sind sämtliche erforderlichen Detailangaben auf einem Beiblatt zum Lohnausweis auszuweisen. Das Beiblatt muss die persönlichen Daten des Mitarbeitenden enthalten und eindeutig dem entsprechenden Lohnausweis zugeordnet werden können. Die erforderlichen Angaben richten sich nach der Mitarbeiterbeteiligungsverordnung.
FAQ: Lohnausweise
Muss ich das Halbtaxabonnement des Mitarbeitenden im Lohnausweis deklarieren?
Nein. Gratis abgegebene Halbtaxabonnemente des öffentlichen Verkehrs sind nicht deklarationspflichtig. Bei einem Generalabonnement hängt die Behandlung davon ab, ob eine geschäftliche Notwendigkeit besteht. Wird das Generalabonnement aus geschäftlichen Gründen zur Verfügung gestellt, ist grundsätzlich Feld F anzukreuzen. Besteht keine geschäftliche Notwendigkeit, ist der Marktwert unter Ziffer 2.3 zu deklarieren; Feld F wird in diesem Fall nicht angekreuzt.
Wie werden unregelmässige Leistungen wie ein Jahresbonus im Lohnausweis ausgewiesen?
Bei einem unterjährigen Arbeitsverhältnis liegt die separate Deklaration eines Bonus unter Ziffer 3 im Interesse des Mitarbeitenden. Bei einem ganzjährigen Arbeitsverhältnis kann der Bonus stattdessen als Bestandteil des Lohnes unter Ziffer 1 ausgewiesen werden.
Welche Grenzen gelten für Naturalgeschenke wie Weihnachtsgeschenke?
Übliche Naturalgeschenke bis maximal CHF 600.– pro Kalenderjahr sind nicht deklarationspflichtig. Übersteigt der Wert diese Grenze, ist der gesamte Betrag unter Ziffer 2.3 anzugeben. Bargeldgeschenke sind immer als Lohnbestandteil zu deklarieren.
Brauche ich ein Beiblatt, wenn die Angaben auf dem Formular nicht mehr passen?
Bei Mitarbeiterbeteiligungen sind die erforderlichen Detailangaben auf einem Beiblatt auszuweisen. Dieses muss die persönlichen Daten des Mitarbeitenden enthalten und eindeutig dem entsprechenden Lohnausweis zugeordnet werden können.
