Lohnausweise: Praxishinweise zur korrekten Erstellung der Lohnausweise
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Arbeitgeber in der Schweiz sind verpflichtet, ihren Mitarbeitenden jährlich einen einheitlichen Lohnausweis auszustellen. Dieses Dokument dient der Transparenz und Rechtsgleichheit und muss alle relevanten Einkommensbestandteile, Sozialversicherungsbeiträge und Gehaltsnebenleistungen korrekt erfassen. Besonders bei unregelmässigen Leistungen oder Kapitalzahlungen ist eine sorgfältige Zuordnung zu den entsprechenden Ziffern des Formulars entscheidend, um eine korrekte Besteuerung des Arbeitnehmers zu gewährleisten.
Die wichtigsten Punkte:
- Der Lohnausweis muss schweizweit einheitlich und bis Ende Januar für das vergangene Jahr erstellt werden.
- Alle ordentlichen Löhne, Zulagen und Barbeiträge sind unter Ziffer 1 zu deklarieren.
- Gehaltsnebenleistungen (Fringe Benefits) sind grundsätzlich zum Marktwert zu bewerten und separat auszuweisen.
- Unregelmässige Leistungen wie Boni sollten bei unterjähriger Steuerpflicht separat in Ziffer 3 geführt werden.
- Geringfügige Vergünstigungen bis zu definierten Grenzen (z. B. CHF 500.– für Geschenke) müssen nicht deklariert werden.
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Passende Arbeitshilfen
Wie erstelle ich einen korrekten Lohnausweis in der Schweiz und welche Leistungen müssen deklariert werden?
Ziele der Lohnausweise
Seit der Einführung der Lohnausweise konnten folgende Gesichtspunkte zumindest teilweise umgesetzt werden:
- Schweizweit ein einheitliches Formular
- Transparenz der Darstellung
- Mehr Rechtsgleichheit
- Anpassung an das harmonisierte Steuerrecht
- Informative Wegleitung und Kurzanleitung
- FAQ
Dabei konnte Klarheit in folgenden Bereichen geschaffen werden:
- Private Nutzung von Arbeitswerkzeug
- Halbtaxabonnement
- Kinderkrippe
- Rabatte auf Waren
- Überobligatorische Versicherungen
- Usw.
Aufgepasst: Die aktuellste Version der Lohnausweise finden Sie hier hinterlegt.
Was ist wo zu deklarieren?
Im Grundsatz sollte immer die aktuelle Wegleitung zum Ausfüllen der Lohnausweise und die FAQ’s (Fragen und Antworten zum Lohnausweis) konsultiert werden.
Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt A-H abgebildet.
A/B: X = Lohnausweis (Bescheinigung von Leistungen der Arbeitslosenversicherung) oder Rentenbescheinigung
C: AHV-Nummer/Geburtsdatum des Mitarbeitenden
D: Einkommensjahr
E: Dauer der Beschäftigung (Beginn erste Beschäftigung, Ende letzte Beschäftigung)
F: Unentgeltliche Beförderung
G: Kantinenverpflegung / Lunchschecks
H: Name und Adresse des Mitarbeitenden
Nicht enthalten sind (Kopfteil)
- Arbeitsort, Abteilung
- Formular für Kant. Steuerbehörde, Arbeitnehmender, Arbeitgebender
- Schichtarbeits- und Lohnausfalltage
Wenn als Information für den Mitarbeitenden für die Steuererklärung wichtig, kann der Arbeitgebende dies in den Bemerkungen resp. auf einem Beiblatt zeigen. Dies ist jedoch Entscheid des Arbeitgebenden (Beispiel: dichtes Filialnetz eines Warenhauses in der Schweiz mit häufigen Wechseln betr. Arbeitsort unterjährig).
Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt 1. bis 11. abgebildet.
- Lohn / Rente (soweit diese nicht später speziell aufgeführt werden müssen)
- Ordentliche Saläre
- Sämtliche Zulagen, wie z.B. Kinder-/Familienzulagen
- Schicht-, Pikett-, Versetzungs-, Nacht-, Sonntags-, Schmutz- und Wegzulagen, alle Prämien usw.
- Provisionen
- Vergütungen für den Arbeitsweg
- Alle Barbeiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort
Gehaltsnebenleistungen
Unter Ziffer 2.3 (oder 7 = andere Leistungen) sind weitere vom Arbeitgebenden ausgerichtete und von ihm bewertbare Gehaltsnebenleistungen (Fringe Benefits) anzugeben.
Als Gehaltsnebenleistungen im Sinne von Ziffer 2 gelten alle Leistungen des Arbeitgebenden, die nicht in Geldform ausgerichtet werden. Sie sind grundsätzlich zum Marktwert bzw. Verkehrswert zu bewerten. Dabei gilt der im Markt üblicherweise zu bezahlende bzw. der üblicherweise ausgehandelte Preis.
Werden mehrere solche Leistungen entrichtet, so sind sie zu bezeichnen und die Werte separat aufzuführen.
Passende Produkt-Empfehlungen
Unter Ziffer 14 sind Gehaltsnebenleistungen aufzuführen, die der Arbeitgebende nicht selber bewerten kann. Als solche gelten geldwerte Vorteile verschiedenster Art. Dazu gehören insbesondere Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitnehmende gratis oder zu einem besonders tiefen Vorzugspreis erworben hat.
Ein Hinweis ist nicht notwendig, wenn es sich um eine Vergünstigung handelt, die als geringfügig betrachtet wird. Als geringfügig gelten die branchenüblichen Rabatte, sofern der Arbeitgebende diese ausschliesslich dem Arbeitnehmenden zu dessen Eigengebrauch und zu einem Preis, der mindestens die Selbstkosten deckt, zukommen lässt.
Unregelmässige Leistungen freiwillig, sonst Ziffer 1
Z. B. Bonuszahlungen, An-/Austrittsentschädigungen, Treueprämien, Dienstaltersgeschenke, Jubiläumsgeschenke, Umzugsentschädigungen usw.
Besonderes Augenmerk sollte den Fragen im Zusammenhang mit der korrekten Umrechnung auf Jahresbasis bei unterjähriger Steuerpflicht geschenkt werden. Diese sollten insbesondere bei unterjähriger Steuerpflicht, wenn möglich separat ausgewiesen werden (Ziffer 3 – ausserordentliche Einkommen).
Teilweise Deklarationspflicht im alten Lohnausweis unter Ziffer 2. (z.B. Dienstaltersgeschenke)
Beispiel für Auswirkungen von unregelmässigen Leistungen, bei entsprechender Deklaration im Lohnausweis:
- Mitarbeitender ist beschäftigt vom 1.1. bis 31.3.
- Monatlicher Lohn ist CHF 5000.–, somit CHF 15 000.–
- Im Februar erhält er einen Bonus von CHF 20 000.–
- Im Lohnausweis werden CHF 35 000.– bescheinigt
- Mitarbeitender verlässt die Schweiz und muss eine unterjährige Steuererklärung einreichen
- Wenn ausserordentliches Einkommen nicht ausgeschieden wird (Ziffer 3), so wird der Mitarbeitende CHF 35 000.– zum Satz von CHF 140 000.– versteuern müssen
- Wenn ausgeschieden, erfolgt die Besteuerung von CHF 35 000.– zum Satz von CHF 80 000.–
Kapitalleistungen
Grund zur separaten Angabe besteht insbesondere dann, wenn möglicherweise ein reduzierter Steuersatz Anwendung finden könnte, wie z.B. Abgangsentschädigungen, Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter, Lohnnachzahlungen (nicht anzugeben sind Vorsorgeleistungen, die zu Recht von der selbständigen Vorsorgestiftung ausbezahlt werden)
- Beteiligungsrechte
- Aktien
- Optionen
- Phantomaktien etc.
In Bezug auf Beteiligungsrechte sind auf Lohnausweise folgende Angaben zu machen:
- Verkehrswert
- Zeitpunkt des Einkommenszuflusses
- Deklaration auf Beiblatt gem. Mitarbeiterbeteiligungsgesetz und -verordnung
- Verwaltungsratsentschädigungen
Andere Leistungen
Leistungen, die ihren Grund im Arbeitsverhältnis haben und nicht unter Ziffer 1–6 aufgeführt wurden, wie z.B.
- Trinkgelder
- Taggelder der Versicherung, Leistungen der Arbeitslosenversicherung, Leistungen der EO, soweit durch Arbeitgeber ausbezahlt
- Beiträge an Versicherungen, wie z.B. Krankenkasse, alle Formen der freien Vorsorge usw.
- Bruttolohn total / Rente (ist Total von 1–7)
- Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV
Checkliste
- Prüfen Sie, ob die aktuellste Version der Wegleitung und des Formulars verwendet wird.
- Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder (A bis H im Kopfteil) korrekt ausgefüllt sind.
- Kontrollieren Sie die Summenbildung von Ziffer 1 bis 7 für den Bruttolohn total.
- Überprüfen Sie die Bewertung von Sachleistungen und geldwerten Vorteilen nach Marktwert.
- Identifizieren Sie unregelmässige Leistungen und weisen Sie diese bei Bedarf in Ziffer 3 aus.
- Deklarieren Sie Beteiligungsrechte, Optionen und Aktien separat mit Verkehrswert und Zuflusszeitpunkt.
- Ermitteln Sie den Aussendienstanteil des Mitarbeitenden (effektiv oder pauschal gemäss ESTV).
- Prüfen Sie, ob Beiträge an Kinderkrippen oder Vereinsmitgliedschaften die Freigrenzen überschreiten.
- Fügen Sie bei komplexen Sachverhalten ein Beiblatt mit detaillierten Erläuterungen bei.
- Vergewissern Sie sich, dass die Bemerkungen (Ziffer 15) alle relevanten Zusatzinformationen enthalten.
10. Berufliche Vorsorge
10.1 Ordentliche Beiträge
10.2 Beiträge für den Einkauf ohne Beiträge für Einkauf aus
Lohnerhöhungen (= ordentliche Beiträge)
11. Nettolohn / Rente
Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt 12. bis 15. abgebildet.
- Quellensteuerabzug
- Spesenvergütungen
- Effektive und Pauschalspesen, Aus- und Weiterbildung
- Gehaltsnebenleistungen
- Bemerkungen
z.B. Genehmigtes Spesenreglement inkl. Genehmigungsdatum
Neu seit FABI muss auch der Aussendienstanteil des Mitarbeitenden deklariert werden. Dies kann entweder effektiv (bspw. ermittelt anhand eines Bordbuchs oder ähnlichen Hilfsmitteln) oder pauschal gemäss Berufs- und Funktionsgruppenliste der ESTV erfolgen.
Generell: Bemerkungen, die der Transparenz dienen
I: Ort und Datum und Arbeitgeberangaben
Nicht zu deklarierende Gehaltsnebenleistungen
- Gratis abgegebene Halbtaxabonnement der SBB (für Generalabonnemente vgl. Rz 9
- REKA-Checks-Vergünstigungen bis CHF 600.– jährlich (zu deklarieren sind lediglich Vergünstigungen, soweit sie CHF 600.– pro Jahr übersteigen)
- Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500.– pro Ereignis. Bei solchen Naturalgeschenken, die diesen Betrag übersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 2.3 des Lohnausweises)
- Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer usw.) im üblichen Rahmen;
- Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften (nicht aber Abonnemente für Fitnessclubs) bis CHF 1000.– im Einzelfall. Bei Beiträgen, die diesen Betrag übersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 15 des Lohnausweises)
- Beiträge an Fachverbände unbeschränkt
- Rabatte auf Waren, die zum Verzehr und Eigenbedarf bestimmt und branchenüblich sind
- Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500.– pro Ereignis (zu deklarieren sind lediglich Beträge, soweit sie CHF 500.– pro Ereignis übersteigen)
- Die Bezahlung von Reisekosten für den Ehegatten oder den Partner bzw. die Partnerin, die den Arbeitnehmer aus geschäftlichen Gründen auf Geschäftsreisen begleiten;
- Beiträge an Kinderkrippen, die für Kinder des Arbeitnehmenden verbilligte Plätze anbieten. Kommen die Beiträge des Arbeitgebenden jedoch bestimmten Arbeitnehmenden zugute, sei es durch Bezahlung an den Arbeitnehmenden oder direkt an die Krippe, sind sie im Lohnausweis unter Ziffer 1 zum Bruttolohn hinzuzurechnen oder in Ziffer 7 separat zu deklarieren
- Gratis-Parkplatz am Arbeitsort
- Kosten für ärztliche Vorsorgeuntersuchungen, die auf Verlangen des Arbeitgebenden oder der Pensionskasse erfolgen
- Gutschriften von Flugmeilen. Sie sollen für geschäftliche Zwecke verwendet werden
Beiblatt zum Lohnausweis
Für das Beiblatt bestehen keine Formvorschriften, zwingend muss es aber Name, Adresse, AHV-Nummer und Sozialversicherungsnummer enthalten. Es wird dann eingesetzt, wenn die Informationen nicht auf dem Grundformular selber platziert werden können insbesondere für Details der Ziffern 2.3, 3, 4, 7, 13, 14 und 15 sowie Details zu den Mitarbeiterbeteiligungen.
Schichttage sollen unter Umständen im Interesse Ihres Mitarbeitenden aufgeführt werden, damit er die ihm zustehenden Abzüge für Verpflegung und Essensentschädigung geltend machen kann.
Es ist immer wieder damit zu rechnen, dass die Wegleitung zum Lohnausweis im Hinblick auf den Jahreswechsel Änderungen erfährt. Es sollte deshalb immer die aktuelle Version konsultiert werden. Auch einige Jahre nach Einführung des neuen Formulars ist immer wieder festzustellen, dass Arbeitgebende die Vorschriften nicht vollständig einhalten. Im Berufskostenbereich (Aus- und Weiterbildung, ExpaV) als auch im Bereich des Geschäftsautos sind Änderungen in Kraft getreten.
FAQ: Lohnausweise
Welche Gehaltsnebenleistungen müssen zwingend im Lohnausweis deklariert werden?
Alle Leistungen, die nicht in Geldform ausbezahlt werden, sind grundsätzlich zum Marktwert zu bewerten und in Ziffer 2.3 oder 7 aufzuführen. Dazu gehören private Nutzung von Arbeitsgeräten über den üblichen Rahmen, Rabatte über den Selbstkostenpreis, Fahrkarten oder Geschenke über den Freigrenzen (z. B. CHF 500.–).
Was ist bei einem Mitarbeitenden mit unterjähriger Steuerpflicht zu beachten?
Bei unterjähriger Steuerpflicht müssen ausserordentliche Einkommen (z. B. hohe Boni oder Abgangsentschädigungen) separat in Ziffer 3 ausgewiesen werden. Andernfalls wird der gesamte Betrag mit dem progressiven Steuersatz des vollen Einkommens versteuert, was zu einer höheren Steuerlast führen kann.
Müssen alle Spesen und Reisekosten im Lohnausweis eingetragen werden?
Effektive und Pauschalspesen sowie Aufwendungen für Aus- und Weiterbildung sind in Ziffer 13 zu deklarieren. Reisekosten für Ehegatten oder Partner auf Geschäftsreisen sind ebenfalls zu erfassen, sofern sie vom Arbeitgeber getragen werden.
Gibt es Leistungen, die nicht deklariert werden müssen?
Ja, geringfügige Vergünstigungen wie übliche Weihnachts- oder Geburtstagsgeschenke bis CHF 500.– pro Ereignis, branchenübliche Rabatte auf Waren zum Eigenbedarf oder die private Nutzung von Arbeitswerkzeugen im üblichen Rahmen sind nicht deklarationspflichtig.
Wann ist ein Beiblatt zum Lohnausweis erforderlich?
Ein Beiblatt ist notwendig, wenn Informationen nicht auf dem Grundformular Platz finden oder Details zu den Ziffern 2.3, 3, 4, 7, 13, 14 und 15 sowie zu Mitarbeiterbeteiligungen erläutert werden müssen. Es muss zwingend Name, Adresse, AHV-Nummer und Sozialversicherungsnummer enthalten.
